Bài giảng quản lý dự án xây dựng chương 3

07-01-2023

Chương 3
HOẠCH ĐỊNH VÀ
TRIỂN KHAI DỰ ÁN

1

NỘI DUNG

I- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
II- CƠ CẤU TỔ CHỨC
III- CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)
IV- THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ
V- LẬP KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

2

1

07-01-2023

I- HOẠCH ĐỊNH DỰ AÙN

3

TRÌNH TỰ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

1- TÌM 2- 3- ĐỊNH HÌNH
HIỂU LÀM (THIẾT LẬP)
THÔNG VIỆC CẤU TRÚC TỔ

TIN VỚI CHỨC NỘI BỘ
CHUNG CHỦ TỔ CHỨC QLDA
VỀ DỰ ĐẦU
ÁN TÖ 4- PHAÂN CHIA
(HỌP) CÔNG VIỆC
(WBS) 5- PHOÅ
BIẾN 6- LẬP
TỔ CHỨC CÔNG KẾ
NHÂN SỰ (OBS)Ï VIỆC, HOAÏCH
TRÁCH DỰ ÁN
NHIEÄM
4 ĐẾN
TỪNG
THAØNH
VIEÂN
QLDA
(HOÏP)

2

07-01-2023

I.1- TÌM HIỂU THÔNG TIN CHUNG
VEÀ DỰ ÁN

5

1.1-XEM XÉT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN
(CNDA)

Tập trung các tài  Xác định quy mô công việc
liệu đã coù:
 Đảm bảo sự chấp thuận chi
 Báo cáo đầu phí dự án
tư,
 Sự thể hiện đầy đủ của tiến
 Dự án đầu tư độ

 Hợp đồng  Xác định các thông tin cần
QLDA với chủ thiết cho hoạt động của dự án
đầu tư

6

3

07-01-2023

1.2- XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO
CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

Quy mô ª Thiếu cái gì?
ª Có hợp lý không?
7 ª Cách làm tốt nhất?
ª Những thông tin cần bổ sung?
ª Cần chuyên môn naøo?
ª Cách thi công công trình?
ª Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu
ª Các tiêu chuẩn hoặc quy định áp duïng

trong dự án?

1.3- XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO
CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (tt)

Kinh phí ª Kinh phí dự trù có hợp lý không?
ª Dự toán được lập như thế nào?
ª Dự toán được lập khi naøo?
ª Có phần nào trong dự toán phải kiểm

tra laïi?
ª Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh

theo thời gian và địa phương?

8

4

07-01-2023

1.4- XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO
CAÙC HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (tt)

Tiến độ ª Tiến độ có hợp lý không?
ª Tiến độ đã được lập như thế nào?
ª Tiến độ được lập khi naøo?
ª Ai lập tiến độ?
ª Ngày hoàn thành dự án?

9

I.2- LÀM VIỆC VỚI CHỦ ĐẦU TÖ

10

5

07-01-2023

2.1- CUỘC HỌP BAN ĐẦU VỚI CHỦ ĐẦU TƯ
ª Mục đích cuộc họp: Tạo cơ hội cho CNDA và đại diện chủ

đầu tư gặp gỡ nhau.

ª Đại diện chủ đầu tư (ĐDCĐT): là người cung cấp thông tin
và làm rõ những yêu cầu của dự án, là người xét duyệt và
phê chuẩn trong giai đoạn thực hiện DA.

ª Nội dung cuộc họp:
 CĐT xác định các thành phần ưu tiên của DA;
 Mức độ liên quan của ĐDCĐT với DA;
 Cách thức làm việc và trao đổi thông tin.

11

2.2- CÁC YÊU CẦU CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

CHỦ Xác định 1. Yeâu cầu của dự án
ĐẦU TƯ 2. Mục tiêu của dự án

Sự tham gia cuûa  Thay đổi thiết kế
nhiều người  Phaùt sinh
 Vượt dự toán
Cần cái gì  Muốn cái gì  Công việc làm đi làm lại
Yêu cầu không rõ ràng

12

6

07-01-2023

II. CƠ CẤU TỔ CHỨC

13

II.1- CAÙC KHÁI NIỆM

 Sự tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp con
người và nguồn lực nhằm phối hợp lẫn nhau để hoàn
thành một mục tiêu.

 Cấu trúc tổ chức: + là cách thức mà trong đó các bộ
phận khác nhau của một tổ chức được sắp xếp một
cách chính thức.

 + là một hệ thống của các nhiệm

vụ, các quan hệ báo cáo và các kết quả của thông tin.

14

7

07-01-2023

II.2- CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Mục đích:
 Tạo ra kiểu mẫu để phối hợp hoạt động giữa các thành viên

trong tổ chức;
 Giao trách nhiệm và quyền lợi đến từng thành viên trong tổ

chức và thiết lập trách nhiệm cho các kết quả;
 Thiết lập các điều kiện cần thiết cho sự phối hợp lẫn nhau

giữa các thành viên.
 Bạn học được gì từ sơ đồ của một tổ chức:
 Sự phân chia công việc: Các vị trí và chức danh chỉ ra các

trách nhiệm.
 Các quan hệ giám sát: ai sẽ báo cáo đến ai
 Các kênh liên lạc: Chỉ ra dòng thông tin chính thức từ đâu

đến đâu
 Các cấu trúc chính bên dưới: Các vị trí mà báo cáo đến

nhà quản lý chung

 Các cấp độ của quản lý: Chỉ ra các phân lớp của quản lý

15

II.3- CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DỰ ÁN/CÔNG TY

 Cơ cấu tổ chức là phương tiện để đạt được các mục đích
và đối phó với các trục trặc.

 Đa dạng
 Các cơ cấu tổ chức dự án là rất phức tạp
 Nhà quản lý dự án cần phải hiểu rõ các ưu và khuyết

điểm của từng loại cơ cấu tổ chức để lựa chọn loại cơ
cấu tổ chức phù hợp

16

8

07-01-2023

II.4- CÁC LOẠI CẤU TRÚC CỦA DỰ ÁN
1. Cấu trúc theo chức năng;
2. Cấu trúc theo dự án;
3. Cấu trúc theo ma traän.

17

II.4.1- CẤU TRÚC CHỨC NAÊNG

BAN GIAÙM
ĐỐC

PHOØNG PHOØNG PHOØNG PHOØNG PHOØNG
KẾ TOÁN QUY HOẠCH DỰ ÁN KỸ THUẬT NHÂN SỰ
Hồ Văn E
Lê Một Lê Văn A
Tô Hai Thái Thị B Lâm Văn G
Traàn Ba Ngô Văn C Văn H
Leâ Boán
Traàn D Võ Văn K

18

9

07-01-2023

II.4.1- CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

 Cấu trúc chức năng là tập hợp các con người với kỹ
năng tương tự để làm nhưng nhiệm vụ tương tự.

 Lợi điểm:
Lợi thế theo quy mô với sự sử dụng nguồn lực có hiệu

quả
Nhiệm vụ phân công phù hợp với tài chuyên môn và sự

đào tạo
Giải quyết được vấn đề thuộc về kỹ thuật chất lượng cao
Đào tạo chuyên sâu và phát triển các kỹ năng trong vòng

các chức năng
Các con đường nghề nghiệp rõ ràng trong vòng các chức

naêng

19

II.4.1- CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (tt)

Khuyết điểm:
Thiếu sự phối hợp và giao tiếp chéo giữa các chức

năng (kênh giao tiếp, quyết định chủ yếu theo chiều
dọc)
Khả năng phản ứng kém với các thay đổi của môi
trường xung quanh

20

10

07-01-2023

II.4.2- CẤU TRÚC DỰ ÁN

BAN GIÁM ĐỐC

PH. DỰ ÁN 1 PH. DỰ ÁN 2 PH. DỰ ÁN 3 PH. DỰ ÁN 4 PH. DỰ AÙN 5

Leâ Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim
Nhân viên dự án 4 Nhân viên dự án 4 Nhân viên dự án 4
KEÁ TOÁN+TÀI CHÁNH
KINH DOANH KYÕ THUAÄT

21

II.4.2- CẤU TRÚC DỰ ÁN (TT)

 Một cấu trúc dự án là tập họp những cá nhân làm việc chung trong
một dự án với những đối tượng tương tự.

 Lợi điểm:
 Rất linh động trong phản ứng với các thay đổi của môi trường
 Cải thiện sự phối hợp chéo giữa các bộ phận chức năng
 Tài chuyên môn tập trung vào các đối tương cụ thể
 Dể dàng thay đổi kích thước bằng việc thêm vào hay bớt ra các dự án
 Khuyết điểm:
 Có thể làm giảm lợi thế theo quy mô
 Có thể làm gia tăng chi phí bởi sự trùng lắp trong nguồn lực và nổ lực

của các dự án khác nhau.
 Quá nhấn mạnh vào một dự án có thể làm tổn hại đến toàn bộ
 Có thể tạo ra canïh tranh không lành mạnh

22

11

07-01-2023

II.4.3- CẤU TRÚC MA TRẬN

Ban Giám đốc

Trưởng Trưởng Trưởng Trưởng
Phòng dự Phòng kinh Phòng kỹ Phòng kế

án doanh thuaät toaùn

CNDA 1
CNDA 2
CNDA 3

23

II.4.3- CAÁU TRÚC MA TRẬN

 Một cấu trúc ma trận là phương thức kết hợp giữa cấu trúc chức năng
và cấu trúc dự án.

 Lợi điểm:
 Sự phối hợp chức năng bên trong tốt hơn trong vận hành và xử lý rắc

rối.
 Gia tăng sự linh động trong thêm, bớt, thay đổi sự vận hành để phù

hợp với phía cầu (demand).
 Trách nhiệm thực hiện công việc của các thành viên tốt hơn xuyên qua

các chủ nhiệm dự án (project manager).
 Cải thiện thiện tiến trình ra quyết định xuyên qua nhóm dự án (project

team) ngay tại nơi làm việc vì tại đó thông tin tốt nhất là có sẳn
 Cải thiện sự quản lý chiến lược vì lãnh đạo được giải phóng khỏi việc

xử lý những vấn đề không cần thiết để tập trung giải quyết vào các nội
dung chiến lược.

24

12

07-01-2023

II.4.3- TRUÙC MA TRẬN

 Khuyết điểm:
 Hệ thống hai “xếp” có thể gây ra những trục trặc.
 Nhân viên của cấu trúc ma trận có thể nhận nhiệm

vụ mơ hồ vì nhận lệnh mâu thuẩn nhau từ hai “xếp”.
Có thể gây ra gia tăng chi phí vì sự gia tăng chi phí

lương của các trưởng nhóm
Lòng trung thành cao với nhóm có thể gây ra thiệt

hại cho các mục tiêu lớn hơn của tổ chức.

25

III CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIEÄC
(WBS)
-

26

13

07-01-2023

III.1 CÔ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Khái niệm:
 WBS là phương pháp xác định có hệ thống các

công việc, phân chia theo từng cấp cho đến khi
nào mỗi công việc được xác định rõ ràng, cụ thể.
 WBS trình bày một dự án trong một dạng thức
của thứ bậc theo mục đích, mục tiêu và công
việc.
Mục đích;
 Là nền tảng cho công tác QLDA: để hoạch định,
tổ chức và kiểm soát dự án;

27

III.1- CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (tt)

 Cách thức:
CHIA DỰ ÁN RA TỪNG HẠNG MỤC (MỤC TIÊU) -->
TỪNG NHÓM CÔNG VIỆC --> CÔNG VIỆC CỤ THỂ

 Mỗi công việc nên:
 Dễ dàng xác định được khối lượng;
 Có thời gian hoàn thành cụ thể (thời điểm bắt đầu và kết
thúc);
 Dể dàng ước lượng chi phí (CBS);
 Trách nhiệm rõ ràng của người được phân công (OBS).

 Các công tác trong WBS được phân chia mãi cho đến khi
toàn bộ dự án được hiển thị như là một hệ thống của các
công việc riêng biệt và không còn sự chồng chéo nhau giữa
các công việc!

28

14

07-01-2023

III.2- WBS CỦA MỘT DỰ ÁN
DỰ ÁN

HẠNG MỤC A HẠNG MỤC B HẠNG MỤC C

Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc
…… ……. ……

29 Công việc cụ thể

30

15

07-01-2023

31

32

16

07-01-2023

IV. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ QLDA

33

IV.1- THAØNH LẬP NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN
(Project team)

Tổ chức nhân sự thực hiện là chìa khóa thành công

của quản lý dự án.  Các công việc chính cần

Lập cơ cấu làm

phân chia  Danh mục liệt kê chi tiết các

công việc công việc và phân nhóm

(WBS) sơ công việc theo từng giai

bộ để xác đoạn thi công

định:  Lựa chọn tài nguyên và

chuyên môn của những

người thực hiện dự án

34

17

07-01-2023

IV.2- THÀNH LẬP NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN (tt)
NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN:
 Nhân sư:ï do CNDA và cấp quản lý tương ứng lựa chọn
 Số lượng nhân viên:  quy mô + độ phức tạp của dự án

MỖI THÀNH VIÊN TỰ NHẬN THỨC VAI TRÒ CỦA
MÌNH TRONG SỰ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN
 CHÌA KHÓA CỦA SỰ THÀNH CÔNG

VAI TRÒ CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN:
 Giữ vai trò lãnh đạo
 Tổ chức, phối hợp, kiểm tra quá trình thực hiện công việc

của nhóm thực hiện dự án

35

V- LẬP KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI
THÔNG TIN

36

18

07-01-2023

V.1- CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG (CHKĐ)

 Thời điểm: Hình thành xong đội ngũ những người thực hiện dự
án.

 Mục đích: Cung cấp thông tin về mục tiêu, yêu cầu, chi phí và
thời gian của dự án, phổ biến kế hoạch thực hiện dự án, phân
công thành viên trách nhiệm thực hiện công việc

 Cách thức tiến hành:
 CNDA phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, khối lượng, chi phí và

thời gian thực hiện dự án
 CNDA nên gặp các thành viên chủ chốt trước khi tiến hành

cuộc họp khởi động.
 CNDA điều khiển cuộc họp nhưng không nên đi quá sâu vào

chi tiết
 Lập biên bản cuộc họp

37

V.2- MA TRẬN GIAO TRÁCH NHIỆM

STT CÔNG TÁC CÁC THÀNH VIÊN CỦA NHÓM

CNDA A B C D

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI 4 1 2 2 2

1 Hồ sơ pháp lý 1 2 2 2 3
2 Lập kế hoạch đấu thầu
3 Lập tiến độ dự án 1 2 2 2 3
4 Kiểm sốt chi phí dự án
5 Giấy phép xây dựng 1 2 2 2 2
6 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu
7 Đánh giá hồ sơ dự thầu 4 1 2 2 1
8 Hợp đồng xây dựng
9 Khởi công 3 1 1 1 3

4 1 1 1 3

1 2 2 2 3

4 2 3 2 1

GHI CHÚ: 3 Phải được tham khảo
1 Trách nhiệm quản lý trực tiếp 4 Quản lý chung
2 Phải được thông báo

19

07-01-2023

V.3- TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁNTRÌNH TỰ THỰC HIỆN

1- Thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS)

2- Thành lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS)

3- Liên kết OBS và WBS (tức là thiết lập cấu
trúc hoạt động cơ bản cho dự án)

4- Lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa,
liên hệ các thành phần của WBS với chi phí

39

V.3.1- THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH THỰC
HIỆN DỰ ÁN

Dữ liệu  Tên và mã số của dự án
chung  Mục tiêu và quy mô của dự án
 Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án

(OBS)

Công việc  Danh muïc chi tiết liệt kê các công việc

40  Danh muïc chi tiết liệt kê các nhóm công
vieäc.

 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc cụ
theå (Work Package)

20