QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐH TÀI CHÍNH – MARKETING Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN

1. THÔNG TIN CHUNG VỀ HỌC PHẦN
1.1. Tên học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Tên tiếng Anh: Administrative Office Management

- Mã học phần: 020097 Số tín chỉ (lên lớp/thực hành/tự nghiên cứu): 3
- Áp dụng cho ngành/chuyên ngành đào tạo:

+ Bậc đào tạo: Đại học
+ Hình thức đào tạo: Chính quy
+ Yêu cầu của học phần: (Bắt buộc/Tự chọn) Bắt buộc
1.2. Khoa/Bộ môn phụ trách học phần:
1.3. Mô tả học phần:
- Mô tả học phần:
Môn học này giúp người học hiểu rõ về cơng tác hành chính văn phịng, trang
bị các kiến thức về nghiệp vụ hành chính văn phịng; hiểu rõ q trình quản trị hành
chính văn phịng; hình thành kỹ năng phân tích, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện,
giám sát các cơng việc hành chính văn phịng.
Tìm hiểu kiến thức và kỹ năng cần thiết để có thể đảm nhận tốt cơng tác quản
trị hành chính văn phịng trong các doanh nghiệp; giúp sinh viên biết cách điều hành
văn phòng, quản trị cơ sở vật chất văn phòng, cũng như quản trị thơng tin và nhân sự
trong văn phịng.

- Phân bổ giờ tín chỉ đối với các hoạt đợng:

+ Nghe giảng lý thuyết: 25
+ Làm bài tập trên lớp: 10
+ Thảo luận: 10
+ Tự học: 35

1.4 Các điều kiện tham gia học phần:
- Các học phần tiên quyết: (chỉ 1 môn) Quản trị học

1

- Các học phần học trước: (tối đa 2 môn) Quản trị nguồn nhân lực

- Các học phần học song hành: [Tên môn học, mã số môn học]

- Các yêu cầu khác đối với học phần (nếu có): [Các yêu cầu về kiến thức, kỹ
năng, thái đợ cần có khi tham gia khóa học]

- Phân bổ giờ tín chỉ đối với các hoạt đợng:
+ Nghe giảng lý thuyết: 25

+ Làm bài tập trên lớp: 10

+ Thảo luận: 10
+ Tự học: 35

2. MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN

3. CHUẨN ĐẦU RA
3.1 Chuẩn đầu ra của học phần

Mục tiêu Chuẩn đầu ra học phần Đáp ứng chuẩn đầu ra CTĐT
Hiểu được tổng quan về quản trị

Ks1 hành chính văn phòng K5: Thiết lập và triển khai được các hoạt

đợng quản trị hành chính văn phòng của

Ks2 Hiểu được cách thức tổ chức bộ doanh nghiệp.

máy văn phòng K6: Đánh giá các hoạt động quản trị hành

Ks3 Hiểu biết về cách thức lập kế hoạch chính văn phịng của doanh nghiệp.

HCVP
Ks4 Hiểu biết về cách thức soạn thảo K7: Đề xuất phương thức quản lý, điều

Kiến văn bản hành chính và quản lý hờ sơ hành họat đợng hành chính văn phịng của

thức trong doanh nghiệp doanh nghiệp.

Ks5 Hiểu biết về quản lý hồ sơ trong

doanh nghiệp

Ks6 Hiểu và biết cách quản lý cơ sở vật

chất trong văn phòng

Ks7 Hiểu biết về cách thức quản lý

nguồn cung ứng sản phẩm, dịch vụ

văn phòng trong doanh nghiệp

Ks8 Hiểu và biết cách tổ chức các sự

kiện văn phòng

Kỹ Ss1 Kỹ năng làm việc nhóm S2: Xây dựng kế hoạch hoạt động trong
năng

2

Kỹ năng tổ chức bộ máy, tổ chức lĩnh vực hành chính văn phịng của doanh

Ss2 công việc, tổ chức nhân sự. nghiệp.
S3: Tổ chức triển khai và kiểm tra, kiểm

Kỹ năng lập kế hoạch sốt các hoạt đợng quản trị hành chính văn
Ss3 phòng của doanh nghiệp.
S6: Kỹ năng giao tiếp, làm việc đợi nhóm.
Kỹ năng soạn thảo văn bản
Ss4

Kỹ năng quản lý hồ sơ
Ss5

Ss6 Kỹ năng quản lý cơ sở vật chất
trong văn phòng

Ss7 Kỹ năng quản lý nguồn cung ứng

Ss8 Kỹ năng tổ chức các sự kiện văn A2: Ý thức trách nhiệm xã hội và đạo đức
phòng nghề nghiệp.
As1 Khả năng tự chủ trong cơng việc A3: Có năng lực định hướng phát triển
Năng nghề nghiệp, phát triển bản thân.
lực tự As2 Khả năng phối hợp, làm việc nhóm A4: Có ý thức trong việc phát triển năng
chủ, lực kết nối và sử dụng hiệu quả các nguồn
Khả năng tự chịu trách nhiệm lực xã hội.
tự
chịu
trách As3
nhiệm

3.2 Ma trận liên kết nội dung của học phần với chuẩn đầu ra của học phần

Chuẩn đầu ra môn học

TT Nội dung Kiến Kỹ Thái

thức năng độ

CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ A s1

1 HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG K s1 S s1 A s2

A s3

A s1
2 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN K s2 S s2 A s2

PHÒNG
A s3

3

Chuẩn đầu ra môn học

TT Nội dung Kiến Kỹ Thái

thức năng độ

CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH A s1

3 VĂN PHÒNG K s3 S s3 A s2

A s3

A s1
4 CHƯƠNG 4 K s4 S s4 A s2

SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ỆP
A s3

CHƯƠNG 5 A s1

5 QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG DOANH K s5 S s5 A s2

NGHIỆP A s3

CHƯƠNG 5 A s1

6 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT VĂN PHÒNG K s6 S s6 A s2

A s3

CHƯƠNG 6 K s7 A s1

7 QUẢN LÝ NGUỒN CUNG ỨNG CÁC DỊCH S s7 A s2

VỤ VĂN PHÒNG A s3

CHƯƠNG 7 A s1

8 TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN VĂN PHÒNG K s8 S s8 A s2

A s3

4. NỘI DUNG HỌC PHẦN VÀ KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY

Thời Nội dung Hình thức tổ chức dạy-học Yêu cầu Ghi
sinh viên chú
gian GIỜ LÊN LỚP chuẩn bị
trước khi
Lý Thực Thực Tự đến lớp

thuyết hành hành học

tích hợp tại

(Bài phòng

tập/Thảo máy,

luận) phân

xưởng

4

Tuần 1 CHƯƠNG 1 Đọc tài

Từ…đến ĐẠI CƯƠNG VỀ liệu chính

QUẢN TRỊ HÀNH 1, 2,3

CHÍNH VĂN PHỊNG phần tổng

1.1. Nguồn gốc của các quan về

lý thuyết quản trị quản trị

hành chính HCVP

1.2. Khái niệm, vai trò Đọc thêm

của quản trị HCVP các tài

1.2.1. Khái niệm liệu tham

1.2.2. Vai trò khảo

1.3. Chức năng của phần giới

quản trị HCVP 3 thiệu tổng

1.3.1. Chức năng hoạch 1 3 quan về

định HCVP quản trị

1.3.2. Chức năng tổ HCVP

chức HCVP

1.3.3. Chức năng lãnh

đạo HCVP

1.3.4. Chức năng kiểm

soát HCVP

1.4. Các cấp bậc quản

trị HCVP

Tóm tắt

Câu hỏi thảo luận

Câu hỏi ôn tập

Tuần 2 CHƯƠNG 2 Đọc tài
liệu chính
Từ…đến TỔ CHỨC BỘ MÁY 1, 2 phần
tổ chức
VĂN PHÒNG bộ máy

2.1.Khái niệm 3

2.1.1.Tổ chức bộ máy

HCVP 3 1

5

2.1.2.Tổ chức công việc
HCVP
2.1.3.Tổ chức nhân sự
HCVP
2.2. Các yếu tố của cơ
cấu tổ chức HCVP
2.2.1. Chun mơn hóa
2.2.2. Tiêu chuẩn hóa
2.2.3. Phối hợp
2.2.4. Quyền hành
2.3. Hình thức tổ chức
bộ máy HCVP
2.3.1.Tổ chức tập trung
theo chức năng

2.3.2. Tổ chức tập trung
theo địa bàn
2.3.3.Tổ chức phân tán
2.3. Tiến trình tổ chức
bộ máy tổ chức HCVP
2.3.1. Xác định mục tiêu
2.3.2. Phân tích các hoạt
đợng quan trọng
2.3.3. Nhóm các hoạt
đợng chức năng
2.3.4. Vẽ sơ đồ cơ cấu
bộ máy HCVP
2.3.5. Xây dựng quy chế
hoạt động
2.3.6. Xây dựng chính
sách nhân sự
2.3.7. Tổ chức nhân sự
văn phịng
2.3.8. Rà soát, tái cấu

6

Tuần 3 trúc bộ máy Đọc tài
Từ…đến Tóm tắt
Bài tập liệu
Câu hỏi ôn tập
chính 1,
CHƯƠNG 3
LẬP KẾ HOẠCH 2, 3 phần
HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG

lập kế

3.1.Khái niệm, vai trò hoạch

của hoạch định HCVP Đọc thêm

3.1.1. Khái niệm các tài

3.1.2. Vai trò liệu tham

3.2.Các phương pháp khảo

lập kế hoạch 1,2,3

3.3.Các loại kế hoạch phần

HCVP hoạch

3.4.Quy trình ban 1 4 định

hành kế hoạch 3

3.4.1.Chuẩn bị

3.4.2.Lập kế hoạch dự

thảo

3.4.3.Trưng cầu ý kiến

kế hoạch dự thảo

3.4.4. Ban hành kế

hoạch chính thức

3.5.Các công cụ hoạch

định HCVP

3.5.1.Sơ đồ Gantt

3.5.2.Bảng phân công

công việc

3.5.3.Lịch công tác

3.5.4.Các công cụ dự

7

báo

Tóm tắt

Bài tập

Câu hỏi ôn tập

Tuần 4 CHƯƠNG 4 Đọc tài
liệu
Từ…đến SOẠN THẢO chính 1,2
phần soạn
VĂN BẢN HÀNH thảo văn
bản
CHÍNH
4
4.1. Khái niệm văn

bản hành chính

4.2. Thể thức trình bày

văn bản hành chính 2 2

4.3. Soạn thảo các văn

bản hành chính thơng

dụng

4.3.1. Quyết định

Tuần 5 4.3.2. Hợp đồng 2
Từ…đến 4.3.3. Thông báo 2

4.3.4. Công văn

4.3.5. Tờ trình

4.3.6. Biên bản

4.3.7. Báo cáo

Tóm tắt

Bài tập

Câu hỏi ôn tập

Tuần 6 CHƯƠNG 5 Đọc tài

Từ…đến QUẢN LÝ HỒ SƠ 2 2 4 liệu chính

5.1. Khái niệm, vai trò 1,2 phần

của quản lý hồ sơ quản lý

5.2. Công cụ quản lý hồ sơ

hồ sơ Đọc thêm

5.3. Quản lý văn thư tài liệu

đến, văn thư đi tham

8

5.3.1. Tổ chức bộ phận khảo
1,2,3
văn thư phần
quản lý,
5.3.2. Tổ chức công lưu trữ hồ
sơ
việc xử lý văn thư
Đọc tài
5.3.2.1.Xử lý văn thư liệu chính
1,2, 3
đến phần
quản lý
Tuần 7 5.3.2.2.Xử lý văn thư đi cơ sở vật
chất
Từ…đến 5.4. Quản lý con dấu 2 2 4

5.5. Quản lý lưu trữ hồ

sơ

5.5.1. Mục đích

5.5.2. Các nguyên tắc

lưu trữ hồ sơ

5.5.3. Phương pháp

phân loại, sắp xếp hồ sơ

Tuần 8 CHƯƠNG 6

Từ…đến QUẢN LÝ CƠ SỞ

VẬT CHẤT VĂN

PHÒNG

6.1.Thiết kế văn phòng

6.1.1. Quyết định vị trí

đặt văn phòng 2

6.1.2. Tổ chức không 2

gian làm việc

6.2. Quản lý trang

thiết bị văn phòng

6.2.1.Quản lý quá trình

mua sắm trang thiết bị

Tuần 9 văn phòng

Từ…đến 6.2.2.Quản lý quá trình

sử dụng trang thiết bị

văn phòng

6.2.2.Quản lý quá trình

9

sửa chữa trang thiết bị 2

văn phòng 2 4

6.3. Quản lý cấp phát, Đọc tài
liệu chính
sử dụng văn phòng 1,2 phần
quản lý
phẩm nguồn
cung ứng
6.3.1.Xây dựng định
4
mức

6.3.2.Quản lý quá trình

cấp phát

6.3.3.Quản lý tồn kho

Tóm tắt

Bài tập

Câu hỏi ôn tập

Tuần 10 CHƯƠNG 7

Từ…đến QUẢN LÝ NGUỒN

CUNG ỨNG CÁC

DỊCH VỤ VĂN

PHÒNG

7.1. Các loại hình dịch

vụ văn phòng

7.2. Lựa chọn nhà

cung cấp các dịch vụ

văn phòng

7.2.1.Thu thập thông tin

về nhà cung ứng 2

7.2.2.Lập danh sách nhà

cung ứng ban đầu

7.2.3.Lập tiêu chí đánh 2

giá

7.2.4.Tiến hành đánh

giá nhà cung ứng

7.2.5.Lập danh sách nhà

cung ứng chính thức

10

7.3.Quản lý nhà cung

cấp DVVP

7.3.1.Quản lý danh mục

nhà cung cấp

7.3.2.Quản lý mối quan

hệ với nhà cung cấp

Tóm tắt

Bài tập

Câu hỏi ôn tập

Tuần 11 CHƯƠNG 8 Đọc tài
liệu chính
Từ…đến TỔ CHỨC CÁC SỰ 1,2 phần
tổ chức
KIỆN VĂN PHÒNG các cuộc
hội họp
8.1.Các sự kiện văn
5
phòng

8.1.1.Các cuộc họp

8.1.2.Hội nghị

8.1.2.Các chuyến công

tác

8.2.Tổ chức các cuộc

họp thông thường

8.2.1.Kế hoạch chuẩn bị 2

8.2.2.Tổ chức thực hiện

8.2.3.Kiểm soát, đánh

giá hiệu quả 3

8.3.Tổ chức các cuộc

hội nghị

8.3.1.Lập kế hoạch

8.3.2.Tổ chức thực hiện

8.3.3.Kiểm soát đánh

giá hiệu quả

8.4.Tổ chức các

chuyến công tác

8.4.1. Lập kế hoạch các

11

chuyến công tác
8.4.2. Trách nhiệm của
thư ký trong chuyến
công tác.

Tóm tắt
Bài tập
Câu hỏi ôn tập
Ôn tập tổng kết môn
học

5. HỌC LIỆU

(Lưu ý: học liệu được chọn phải là những tài liệu được cập nhật mới nhất.)

5.1 Tài liệu chính: (tối đa 3 quyển)

1. Đào Duy Huân, Phạm Thị Ngọc Mai, Lê Văn Quí, Bùi Đức Tâm (2014),
Giáo trình Quản trị hành chính văn phịng, ĐH Tài chính Marketing.

2. Vương Thị Kim Thanh, Quản trị Hành chính Văn phịng – NXB Thống
Kê – 2001.

3. Zane K.Quible (2014), Administrative Office Management: An
Introduction, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New Jersey (files pdf, chưa
có trên thư viện)

5.2 Tài liệu tham khảo: (tối đa 5 quyển)

1. Mike Harvey, Cao Xuân Đỗ dịch (2001), Quản trị hành chính văn

phòng, NXB Thống kê.

2. Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành chính văn phịng, NXB Thống kê.

3. Nguyễn Hữu Thân (2003), Quản trị Hành chính Văn phịng, NXB

Thống Kê.

6. PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC TẬP HỌC PHẦN

Phương pháp đánh giá Tỷ trọng, %
10%
Kiểm tra thường xuyên Đánh giá thường xuyên 1
10%
(Tỷ trọng) Tính chuyên cần

Thái độ chủ đợng, tích cực trong học

tập

Đánh giá thường xuyên 2

Bài tập nhóm

12

Kiểm tra định kỳ Bài tập cá nhân 10%
(Tỷ trọng) ….
Bài kiểm tra 1 70%
Thi kết thúc học phần Bài kiểm tra 2 100%
(Tỷ trọng) … Trưởng Bộ môn
Lý thuyết
Thực hành
Tổng cộng

Ban Giám hiệu Trưởng khoa
Duyệt

TS. NGUYỄN VĂN HIẾN TS. HUỲNH THỊ THU SƯƠNG TS. CẢNH CHÍ HỒNG

13