Báo cáo thực tập thực hành nghiệp vụ lưu trữ

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Sinh viên thực hiện: Hạng A Tồng Say

Mã sinh viên: 211116010057

Lớp: 21QTVP

Giáo viên hướng dẫn: Vũ Thị Bích (Giảng Viên)

Hà Nội, tháng 05 năm 2023

LỜI NĨI ĐẦU

Cơng tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm vị
trí, vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước
nói chung. Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những cơng tác khơng thể thiếu, vì
nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng
cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Trong những năm qua, song song với sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước, thì cơng cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chú
trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu lực.
Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng - lưu trữ
học” nhấn mạnh hơn là công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những nhân
viên có đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cần thiết

của công việc hiện nay.

“Học đi đội với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phương châm
khơng bao giờ thay đổi. Vì vậy, thực tập chiếm vị trí quan trọng trong sự nghiệp đào
tạo của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương. Việc thực tế này giúp cho sinh viên
làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học
khi còn ngồi trên ghế Nhà trường vào cơng việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là
phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư - lưu trữ, là cơ hội cho sinh
viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU .............................................................................................................1
MỤC LỤC.................................................................................................................... 2
BẢN CỤM TỪ VIẾT TẮT .........................................................................................3
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................3
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰ TẬP NGÀNH QTVP.................................................4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP......................4
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY CP
ECOBA VIET NAM......................................................................................................4
II. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN TRỰC
THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM...............................................................7
CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ.....................................................................8
I. CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CP ECUBA VIET NAM
....................................................................................................................................... 8
II. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CỤ THỂ.........................................................................9
1.2.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ....................................................9

1.2.2. Lập danh mục hồ sơ........................................................................................10

1.2.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan................................................................15

1.2.4. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan........................................................................................................................ 16

III. NỘI DUNG BIÊN MỤC ĐÁNH SỐ TỜ..........................................................17
KẾ LUẬN................................................................................................................... 20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................21

BẢN CỤM TỪ BIẾT TẮT

ST Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

T Báo cáo
Cơ quan
1 BC Giáo viên hướng dẫn
Người hướng dẫn
2 CQ Học sinh,sinh viên
Khoa Giáo dục Nghề nghiệp
3 GVHD Quản trị Văn phòng

4 NHD

5 HS-SV

6 Khoa GDNN

7 QTVP

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới anh Dương, anh Bính cùng với các anh
chị nhân viên khác trong văn phòng làm việc tại phịng tổ chức - kế hoạch hành chính –
ECUBA VIET NAM, đã giúp đỡ tơi rất nhiệt tình trong suốt thời gian tơi về thực tập tại
văn phịng. Ngồi ra cho tôi cảm ơn tất cả các bạn thực tập sinh đã cùng tơi làm việc tại
văn phịng, các bạn đã chia sẻ công việc, giúp tôi rất nhiều.

Và bài cáo này sẽ khơng hồn thành tốt nếu khơng có sự giúp đỡ tận tình của cơ Vũ
Thị Bích – Giáo viên hướng dẫn, cơ đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong thời
gian qua để tơi có thể hồn thành tốt chuyến thực tập này.

Với thời gian thực tế là 8 tuần (bắt đầu từ ngày 6/02 đến 31/3/2023). Thời gian thực
tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của các GVHD và NHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng
lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn. Trong uốt thời gian thực tập, tơi đã có cơ
hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phịng thực thụ. Qua đó tơi đã tự
rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi
nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác VP.

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của NHD, các nghiệp
vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở của cá nhân tôi đã cải thiện
rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được.

Tôi viết bản BC này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa GDNN để nhận được sự
đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tơi hồn
thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tơi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt
nghiệp năm tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp
phần nhỏ trong cơng cuộc đổi mới đất nước, cơng cuộc cải cách nền hành chính nước
nhà.

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên trong khn khổ của bản
bản BC này khơng tránh khỏi những hạn chế, ai sót.

Một lần nữa cho phép tôi xin cảm ơn GVHD Vũ Thị Bích của khoa của nhà trường,
NHD tại phịng tổ chức - kế hoạch hành chính – ECUBA VIET NAM đã tạo điều kiện,
giúp đỡ để tơi hồn thành tốt BC này.

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰ TẬP NGÀNH QTVP

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CƠNG TY CP
ECOBA VIET NAM

Cơng ty CP Ecoba Việt Nam có thể có các cơ quan trực thuộc để quản lý và điều hành
các hoạt động của công ty. Một số cơ quan trực thuộc phổ biến trong cơng ty có thể bao
gồm:

1. Phịng Kinh doanh: có nhiệm vụ quản lý và triển khai các hoạt động kinh doanh của
cơng ty, bao gồm tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, quản lý dự án, v.v.

2. Phịng Kế tốn: có nhiệm vụ quản lý các hoạt động tài chính, kế tốn, thu chi, lập
báo cáo tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán.

3. Phịng Nhân sự: có nhiệm vụ quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm
tuyển dụng, đào tạo, chính sách phúc lợi, quản lý hiệu suất lao động, v.v.

4. Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế, phát triển và quản lý các sản phẩm, dịch vụ
của cơng ty. Phịng này cũng có thể tham gia vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm
mới.

5. Phòng Quản lý chất lượng: có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng của sản phẩm, dịch vụ
của cơng ty. Phịng này có thể đưa ra các tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra và giám sát q
trình sản xuất, v.v.

Ngồi các phịng ban trên, cơng ty CP Ecoba Việt Nam cịn có thể có các cơ quan trực
thuộc khác như Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, Ban đại diện pháp luật, v.v. Chức năng và
nhiệm vụ của mỗi cơ quan trực thuộc sẽ phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức của công ty và

mục tiêu kinh doanh củacông ty. Tuy nhiên, chức năng chung của các cơ quan trực thuộc
là đảm bảo hoạt động của công ty được diễn ra hiệu quả, tuân thủ các quy định pháp luật
và đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty.

+ Sơ đồ tổ chức cơ quan đơn vị của Công ty cp Ecoba Việt Nam

Marking BQánuảhnànlýg Giám Đốc
Đấu thầu ngân sách

HT kiểm soát chất Trợ lý
lượng từ Ecoba VN

PGD kinh PGD kỹ PGD QL
doanh thuật sản xuất

KHỐI PHÁT TRIỂN KINH HĐọiềauchhàđnịnhh SX NhâKn sHựTỐhiIếtKkếĨ TVHậtUtưẬTThHiếậtu cần KHỐI SẢM XUẤT
DOANH dự án dự án bị, kho
Chức năng Chức năng
Chức năng Bảo trì dự
Bảo hành dự
VQậLnThCànDhAdự án Kỹ thuật án QA/QC án

PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN PHÒNG/BAN/BỘ PHẬN
BP. MARKETING: P. TƯ VẤN THIẾT KẾ P. DỰ ÁN:

- Thiết kế thương hiệu - quản lý thiết kế: công nghệ, xây dựng, cơ khí - Điều phối, chuẩn bị, thực hiện dự án, đóng
- Phát triển thương hiệu P. ĐIỆN ĐIỀU KHIỂN: dự án
P. KINH DOANH: - Tổng hợp, báo cáo, đề xuất phương án bắt
- Xây dựng, triển khai và - quản lí thiết kế điện, tích hợp, phát triển phần kịp triển khai tiến độ dự án
kiểm soát kế hoạch bán hàng. mềm điều khiển tự động hóa - Nhân sự dự án
- Quản lí quan hệ khách hàng. P. HẬU CẦN: - Chịu trách nhiệm doanh thu và dòng tiền
P. ĐẤU THẦU: - Quản lí mua hàng, phát triển mạng lưới nhà cùng BP. Tài chính dự án
- Đánh giá tính khả thi dự án. cung cấp, thầu phụ BP. TCDA:
- Tổ chức thực hiện đấu thầu. - Phát triển hệ thống thu mua - Kiểm sốt hợp đồng A
BP. QUẢN LÍ NGÂN SÁCH: - Quản lí kho hàng - Kiểm sốt và quản lí về doanh thu tồn khối
- Lập và kiểm soát ngân sách P. O&M sản xuất
dự án. - Vận hành dự án - Kiểm soát và quản lí về Dịng Tiền A tồn
- Bảo hành, bảo trì dự án khối sản xuất
- Tổng hợp, báo cáo thông tin thu được từ khách - Quản lí và điều phối nhân sự QS cho khối
hàng sản xuất
BP. KỸ THUẬT:
- Sử dụng nguồn lực từ phòng chức năng
- Điều động tùy theo quy mô dự án

II. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN TRỰC
THUỘC CÔNG TY CP ECOBA VIET NAM

Văn phịng làm việc của một cơ quan trực thuộc cơng ty CP Ecoba Việt Nam có một số
đặc điểm chung như sau:

1. Vị trí và thiết kế: Văn phòng thường được đặt tại các tòa nhà văn phòng hoặc khu

vực trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển và giao dịch. Thiết kế văn phòng thường tập
trung vào tính tiện nghi, thoải mái cho nhân viên làm việc với không gian mở, ánh sáng tự
nhiên, hệ thống điều hịa khơng khí và chiếu sáng tốt.

2. Hệ thống trang thiết bị: Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết
để hỗ trợ cơng việc như máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại và hệ
thống mạng.

3. Tổ chức và quản lý: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP Ecoba
Việt Nam thường được tổ chức và quản lý theo các quy trình chuyên nghiệp, đảm bảo tính
hiệu quả và đạt được mục tiêu của cơng ty. Các quy trình này bao gồm quản lý tài liệu,
quản lý nhân sự, quản lý kế tốn và quản lý hành chính.

4. Đội ngũ nhân viên: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc cơng ty CP Ecoba
Việt Nam thường có đội ngũ nhân viên chun nghiệp, có trình độ và kinh nghiệm trong
lĩnh vực của mình. Các nhân viên này thường được đào tạo và hỗ trợ để phát triển kỹ
năng và năng lực của mình.

5. Văn hóa doanh nghiệp: Văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP
Ecoba Việt Nam cũng phản ánh văn hóa doanh nghiệp của cơngty. Cơng ty CP Ecoba
Việt Nam có thể có một văn hóa doanh nghiệp chú trọng vào sự chuyên nghiệp, tôn trọng
khách hàng và đối tác, tạo môi trường làm việc thoải mái và thân thiện cho nhân viên.
Văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trị quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy sự
phát triển của công ty.

6. Công nghệ và hệ thống thơng tin: Văn phịng của cơ quan trực thuộc công ty CP
Ecoba Việt Nam thường sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại để hỗ trợ cơng
việc, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin, giúp tăng năng
suất và hiệu quả làm việc.

7. An toàn và bảo mật: Các văn phòng làm việc của cơ quan trực thuộc công ty CP
Ecoba Việt Nam đều được đảm bảo an tồn và bảo mật thơng tin. Các biện pháp an ninh
vật lý và an ninh mạng được áp dụng để đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thơng tin
của cơng ty.

Tóm lại, văn phịng làm việc của cơ quan trực thuộc cơng ty CP Ecoba Việt Nam có
đặc điểm chung với các văn phịng làm việc của các cơng ty khác, tập trung vào thiết kế,

hệ thống trang thiết bị, tổ chức và quản lý, đội ngũ nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, cơng
nghệ và hệ thống thơng tin, an tồn và bảo mật. Tuy nhiên, mỗi cơng ty có thể có những
đặc điểm riêng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình.

CHƯƠNG II: SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
I. CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CP ECUBA VIET NAM
Trong công ty CP Ecuba Việt Nam, công tác nghiệp vụ lưu trữ được đảm nhiệm

bởi các chuyên viên có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về quản lý tài liệu và lưu
trữ. Công ty cung cấp các giải pháp lưu trữ cho các loại tài liệu khác nhau, bao gồm tài
liệu giấy, tài liệu số, hình ảnh và video.

Các hoạt động chính của cơng tác nghiệp vụ lưu trữ trong Ecuba Việt Nam bao
gồm:

1. Thu thập và tiếp nhận tài liệu từ khách hàng: Ecuba Việt Nam tiếp nhận các tài
liệu từ khách hàng bằng nhiều cách khác nhau như email, fax, hoặc giao hàng trực tiếp.
Sau đó, các tài liệu này sẽ được phân loại và sắp xếp theo từng loại để tiện quản lý.

2. Quét và số hóa tài liệu: Các tài liệu giấy sẽ được quét và số hóa để tiện lưu trữ
và tìm kiếm. Ecuba Việt Nam sử dụng các thiết bị quét tài liệu chuyên dụng và phần mềm
OCR để chuyển đổi các tài liệu giấy thành dạng số.

3. Lưu trữ tài liệu: Các tài liệu giấy và số hóa sau khi được phân loại sẽ được lưu
trữ trong các kho lưu trữ của Ecuba Việt Nam. Kho lưu trữ được thiết kế để đảm bảo rằng
các tài liệu được bảo quản tốt nhất và tránh khỏi các tác động tiêu cực của thời tiết, độ ẩm
và sự mất mát.

4. Quản lý tài liệu: Các tài liệu sẽ được quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản
lý tài liệu. Hệ thống này cho phép Ecuba Việt Nam tìm kiếm và truy cập các tài liệu một
cách dễ dàng và nhanh chóng.

5. Xử lý tài liệu cũ: Ecuba Việt Nam cũng cung cấp dịch vụ xử lý tài liệu cũ. Các
tài liệu khơng cịn sử dụng sẽ được tiêu hủy hoặc lưu trữ tại các kho lưu trữ dành riêng
cho tài liệu cũ.

Tất cả những hoạt động trên giúp Ecuba Việt Nam đảm bảo rằng các tài liệu của
khách hàng được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

II. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CỤ THỂ
1.2.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu của lập hồ sơ
* Một số khái niệm
Hồ sơ là một tập VB, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại VB; cơ
quan, tổ chức ban hành VB; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan,
tổ chức hoặc của một cá nhân.

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các VBQPPL , VB hướng dẫn về những mặt công tác
nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong q trình theo
dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

* Mục đích của việc lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán
bộ, viên chức; giúp cơ quan, đơn vị quản lý VB được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho công tác
lưu trữ.
* Yêu cầu về lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các VB; các
VB trong hồ sơ phải cùng giá trị, VB trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức VB, hồ sơ
cần phải được biên mục đầy đủ.

1.2.2. Lập danh mục hồ sơ
* Tác dụng của danh mục hồ sơ và căn cứ lập danh mục hồ sơ

Tác dụng của Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ có những tác dụng như: quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ
chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc
tổ chức lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và
khoa học; là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần
nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập
hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; là căn cứ để lựa chọn tài liệu
có giá trị để lưu giữ và phục vụ sử dụng.

Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập danh mục hồ sơ bao gồm: các VB quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổ

chức; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
tổ chức; kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, các đơn vị và của
mỗi cá nhân; danh mục hồ sơ của những năm trước; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục
lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

* Nội dung lập Danh mục hồ sơ

Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh
vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để
chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ,
chính xác và thuận tiện.

Trong đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị (đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức); hoặc các vấn đề trong phạm vi
một lĩnh vực hoạt động (đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động).

Trong mỗi đề mục nhỏ các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ
tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập
hồ sơ dựa trên các căn cứ lập danh mục hồ sơ đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm
vụ cơng tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của
từng cá nhân trong đơn vị.

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các
VB, tài liệu sẽ hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc.

Dự kiến thời gian bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

Đánh số ký hiệu, các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có)
trong từ đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập.

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu
(bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do
cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu và dễ nhớ.

* Quy trình lập danh mục hồ sơ

Lập danh mục hồ sơ được tiến hành qua các bước như sau:

Bước 1: Lập dự thảo danh mục hồ sơ, được thực hiện theo hai cách sau:

- Văn thư xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng
góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo trình lãnh đạo Văn phịng hoặc
Phịng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

- Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của
văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa
(nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính để trình
người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

Bước 2: Duyệt, ký ban hành danh mục hồ sơ, do người đứng đầu cơ quan, tổ chức

duyệt, ký ban hành vào đầu năm.

Bước 3: Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. 1.2.3. Lập hồ sơ công việc

* Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thơng tin ban đầu về hồ sơ như:
ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về cơng
việc đó (Theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục
hồ sơ).

* Thu thập, cập nhật VB, tài liệu vào hồ sơ

Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật VB, tài liệu hình thành trong q
trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh,
ghi âm.

* Kết thúc hồ sơ

Khi cơng việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách
nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của VB, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung
cho đủ.

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ các tài liệu: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có
bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến của lãnh đạo cơ quan hoặc ý

kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết
phải giữ lại); bản chụp VB, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

- Sắp xếp các VB, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết cơng việc hoặc theo
thời gian, tên loại, tác giả của VB... Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn bị bảo
quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.

- Đối chiếu với Danh mục hồ sơ để xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ.
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ
(nếu cần).
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc
hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào danh mục hồ sơ năm sau.

1.2.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan được
quy định như sau:

- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ ngày cơng việc kết thúc.

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và cơng nghệ: sau một năm kể
từ năm cơng trình được nghiệm thu chính thức.

- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi cơng trình được quyết tốn.

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

* Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi VB hết
hiệu lực thi hành.

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì).

- Các VB, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

* Thủ tục giao nộp

Khi nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai biên bản
"Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu". Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
giữ mỗi loại một bản.

* Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài
liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại
Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn
giữ lại không được quá hai năm.

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công

tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

1.2.4. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm
có các nhiệm vụ: tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình; tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập
hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công
việc đó.

Văn thư đơn vị có trách nhiệm: cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các
cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp
lưu; thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bàn giao hồ sơ,
tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm: xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức
làm căn cứ lập hồ sơ; chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập
hồ sơ; phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ
sơ trong cơ quan.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm: giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức.

III. NỘI DUNG BIÊN MỤC ĐÁNH SỐ TỜ

Biên mục đánh số tờ là một cách để xác định số thứ tự của mỗi tờ trong hồ sơ lưu
trữ. Việc đánh số tờ giúp cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu trong các hồ sơ lưu trữ trở
nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Các nội dung trong biên mục đánh số tờ có thể bao gồm:

1. Số tờ: Số thứ tự của mỗi tờ trong hồ sơ lưu trữ.

2. Nội dung tờ: Nội dung chính của từng tờ trong hồ sơ. Nếu hồ sơ lưu trữ có nhiều
chủ đề khác nhau, cần ghi rõ nội dung của tờ để dễ dàng phân loại và tìm kiếm.

3. Ngày tháng năm: Ngày tháng năm của mỗi tờ trong hồ sơ lưu trữ.

4. Mã số hồ sơ: Mã số định danh cho hồ sơ lưu trữ chứa tờ đó.

Ví dụ: Biên mục đánh số tờ của một hồ sơ lưu trữ gồm các thông tin sau:

Số tờ Nội dung tờ Ngày/tháng/năm Mã số hồ sơ
001 Báo cáo tài chính quý 1 năm 2023 01/04/2023 HS-001
002 Hợp đồng mua bán 3 năm 2023 15/03/2023 HS-001
003 Bản sao giấy phép kinh doanh 10/05/2023 HS-001

Trong biên mục trên, số tờ và nội dung tờ được ghi rõ để biết được nội dung chính

của từng tờ trong hồ sơ lưu trữ. Ngày tháng năm được ghi để xác định thời gian tạo ra
từng tờ, và mã số hồ sơ được ghi rõ để liên kết với hồ sơ lưu trữ chứa các tờ trên.

Để quản lý hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả, việc đánh số tờ hồ sơ là một bước quan
trọng trong quá trình lưu trữ tài liệu. Khi đánh số tờ hồ sơ, cần xác định các thơng tin cần
thiết để hệ thống hóa và tìm kiếm dễ dàng như:

1. Mã số hồ sơ: Mã số hồ sơ là một chuỗi ký tự được gán cho mỗi hồ sơ. Mã số này
cần được đánh liên tục và không được lặp lại trong toàn bộ hệ thống lưu trữ tài liệu.

2. Số tờ trong hồ sơ: Số tờ trong hồ sơ là số thứ tự của từng tờ trong hồ sơ. Số tờ này
cũng cần được đánh liên tục và không được lặp lại trong toàn bộ hồ sơ.

3. Mã đơn vị: Mã đơn vị là mã số được gán cho từng đơn vị trong tổ chức. Điều này
giúp cho việc phân loại và tìm kiếm được dễ dàng hơn.

4. Ngày tháng năm: Ngày tháng năm được ghi nhận để xác định thời gian tạo ra hồ
sơ.

Ví dụ: Một hồ sơ lưu trữ có thể được đánh số là HS-001/01/ABC/2023, trong đó:

- HS-001 là mã số hồ sơ.

- 01 là số tờ trong hồ sơ.

- ABC là mã đơn vị của người tạo ra hồ sơ.

- 2023 là năm tạo ra hồ sơ.

Việc đánh số tờ hồ sơ lưu trữ giúp cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu trong các hồ sơ

lưu trữ trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.

KẾT LUẬN

Để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ thì việc học tập trên ghế nhà trường
là chưa đủ mà còn là học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế. Là một sinh
viên năm hai, em ý thức được rằng để trang bị kiến thức và sự hiểu biết của mình thì ln
phải cố gắng trau rồi, học hỏi kiến thức trong lý thuyết cũng như thực tế để sau này làm
tốt cơng việc của mình.

Qua thời gian thực tập tại phịng Tổ chức - Hành chính Cơng ty CP Ecoba Việt
Nam, em đã trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân. Đó
khơng chỉ là nắm vững hơn các kỹ năng nghiệp vụ mà còn là kỹ năng sống, cách ứng xử
nơi công sở.

Trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu liên quan đến tổ chức và hoạt động của Trường
Cao đằng Sư phạm Trung ương cùng với những kiến thức thu thập được trong quá trình
thực tập tại phịng Tổ chức - Hành chính Cơng ty CP Ecoba Việt Nam đã giúp em củng cố
thêm kiến thức đã học trong hơn hai năm ngồi trên ghế Nhà trường. Với sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của lãnh đạo Văn phòng, trực tiếp là cán bộ chuyên viên bộ phận văn
thư, em có cơ hội áp dụng lý thuyết mà mình đã thu thập được trong các bộ phận chuyên
môn như: Kỹ thuật soạn thảo văn bản; Nghiệp vụ văn thư; Nghiệp vụ lưu trữ; Quản trị
văn phòng; … vào thực tế.

Để có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân thành cảm
ơn Cơ Vũ Thị Bích – giảng viên và các Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Giáo
dục nghề nghiệp trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương và NHD Công ty CP Ecoba Việt
Nam đã giảng dạy và trang bị cho em những kiến thức cơ bản. đã giúp đỡ và tạo điều kiện
thuận lợi giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập của mình.

Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế vẫn còn nhiều bỡ ngỡ
nên bài báo cáo của em sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót. Nên em mong nhận được ý
kiến đóng góp để em có thể đúc kết được nhiều bài học và kinh nghiệm cho bản thân, từ
đó giúp ích được nhiều cho em khi chính thức bước vào mơi trường làm việc bên ngồi.