Slide thuyết trình cách sử dụng giao tiếp bằng email hiệu quả trong kinh doanh

GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

CÁCH SỬ DỤNG GIAO
TIẾP BẰNG EMAIL
HIỆU QUẢ TRONG
KINH DOANH

NHÓM 12

Thành viên nhóm 12

675711 Nguyễn Trang Minh 675773 Nguyễn Thị Bích Ngọc
675716 Vàng Thị Mơ 675761 Nguyễn Thị Minh Ngọc
6654210 Nguyễn Thùy Mỵ 6667268 Tạ Thị Hồng Ngọc
675731 Hoàng Thị Lê Na

Nội dung 1

I. Khái niệm giao tiếp qua V. Nên viết gì khi gửi email

email VI. Trong một số trường 2

II. tại sao cần phải có kỹ năng hợp sử dụng email giao tiếp
trong kinh doanh
giao tiếp qua email
VII. Ưu và nhược điểm khi
III. Các nguyên tắc khi giao
sử dụng email trong giao tiếp 3

tiếp qua email kinh doanh

IV. Cấu trúc của một địa VIII. Những lưu ý khi giao tiếp
chỉ email qua Email

4

I. Khái niệm giao tiếp qua email

Giao tiếp qua email là một quá trình
giao tiếp gián tiếp nhằm trao đổi và
tiếp nhận thơng tin giữa chủ thể này
với chủ thể khác để thực hiện mục

đích đề ra

II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email M

1 2T

Giúp truyền đạt thơng • Tạo hiệu quả công việc W
tin hiệu quả hơn so với
các hình thức giao tiếp cao

khác • Tăng cường sự kết nối

giữa người gửi với T

người nhận email

F

M

II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email

3 4 T

Là một cách thể Thông qua việc viết, gửi,
hiện thương hiệu cá
nhận email mọi người
nhân cũng sẽ đoán biết được W

phần nào con người, tính

cách, phong cách, quan

điểm làm việc, tư duy, T

cách nhìn nhận vấn đề

của bạn

F

III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M

1 2 T

Viết câu chủ Các luận điểm 3
động, cấu trúc quan trọng nhất
đơn giản, dễ phải đưa lên đầu Mọi ý đưa ra đều phải W

hiểu, cơ đọng. email, và highlight có dẫn chứng cụ thể.
Nên dùng số liệu,
hình ảnh một cách
tinh tế để tạo hiệu ứng T
mình muốn.

F

III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M

4 5 T

Diễn giải lại ý của Đoán trước được các 6
khách hàng theo thắc mắc khách hàng
cách mình hiểu, và sẽ có khi đọc mail Viết email phải luôn W
hỏi họ xem mình Ln ln, ln thể hiện sự tôn trọng
hiểu thế có đúng ln check grammar
và chính tả trong các khách hàng tuyệt
không. email gửi cho khách đối qua cách viết. T
hàng
F

III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email M

T

7 8 W

Truyền đạt luận Văn phong và
điểm của mình và thần thái

thuyết phục khách
hàng tin vào luận T

điểm đó.

F

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên định dạng
Giúp người đọc xác

định được ai là
người gửi email
đó.Tuy nhiên, hiện
nay khơng cịn dùng.

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên email
Là tên xác định hộp
thư của địa chỉ email
đó. Tên này được
người dùng tự tạo ra
miễn sao là duy nhất
và khác biệt với cái
địa chỉ email khác

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên miền
Là tên của nơi cung

cấp dịch vụ thư
điện tử. Phần này
thường bắt đầu
bằng dấu “@” và
tiếp sau đó là tên

miền.

IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Ví dụ

Peter Wilson
Với "Peter Wilson" là tên định dạng,
"peter_wilson" là tên email và
"businessmail.com" là tên miền.

V.Nên viết gì khi gửi email

1.Đặt chủ đề Email
(Subject)
Chủ đề email nhằm
giải thích cho mọi
người hiểu thơng tin
bạn muốn truyền đạt
một cách ngắn gọn

V.Nên viết gì khi gửi email M

2. Bắt đầu bằng một câu chào

• Nếu bạn đang viết email tới một người mà bạn chưa hề gặp. Vậy thì hãy T

bắt đầu email theo cách thơng thường như trong ví dụ sau đây:

‘Thân gửi Anna,

Tơi hy vọng rằng email này có thể đến được với bạn W

Tên của tôi là Jack và hiện tại tơi đang lãnh đạo dự án Phát triển Quốc tế.’

• Nếu như người nhận là đồng nghiệp mà bạn đã quen biết, bạn có thể mở T

lời chào một cách gần gũi hơn:

‘Xin chào Anna,

Tôi hy vọng rằng bạn vẫn khỏe

Đây là thông tin cập nhật nhanh về dự án Phát triển Quốc tế.’ F

V.Nên viết gì khi gửi email M

2. Bắt đầu bằng một câu chào

T

• Nếu bạn không biết rõ đối phương sẽ nhận email của bạn là ai ví dụ
như khi viết email xin việc hoặc gửi email đến group chung, bạn có

thể áp dụng cách như sau: W
‘Kính gửi nhà quản lý tuyển dụng’

• Nếu email gửi cho nhiều hơn một người nhận, bạn có thể kể tên từng

người hoặc gọi tắt như gợi ý này: T

‘Xin chào mọi người/ Chào mọi người.’

F

Câu hỏi: Bạn hãy nhìn vào bức dưới đây và cho biết
người nhận email thuộc trường hợp nào đã kể trên?

V.Nên viết gì khi gửi email

3. Nêu mục đích của email
 Cách thức diễn đạt cầu kỳ hay đơn giản tùy thuộc vào hồn cảnh và vị

trí của người gửi, tuy nhiên yếu tố cốt lõi là phải thể hiện rõ mục đích
viết email.
 Hồn tồn có thể lựa chọn cách viết ngắn gọn và rõ ràng như trong câu
sau:
‘Tôi viết thư này để hỏi về nguồn hỗ trợ cho dưu án Phát triển Quốc tế.’

V. Nên viết gì khi gửi email

P4h.ầLn ờciuốkiêuthưgọniêhnàbnổhsđuộnngglời kêu gọi hành động
nhằm chỉ rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn
người nhận email sẽ thực hiện trong thời gian tới

(tùy trường hợp để sử dụng), ví dụ như câu sau
đây:

“Bạn có thể vui lịng gửi cho tơi những tập
tin

quan trọng đó trước 3 giờ chiều thứ 5 ngày
14

được không”.

V. Nên viết gì khi gửi email M

5. Nhớ khép lại nội dung vào cuối thư

Email trước khi được gửi phải có T

câu cuối thư để cảm ơn người nhận

đã dành thời gian đọc thư này. Một W
ví dụ :

“Cảm ơn bạn đã giúp.”

“Tôi rất mong nhận được câu trả lời T

từ bạn”.

“Trân trọng/ Lời chúc tốt đẹp/ Mọi

điều tốt đẹp nhất”.

F