Hệ thống quản lý thư viện tại trường đại học thương mại

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.36 MB, 21 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Giáo viên hướng dẫn: Trần Thị Nhung

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

II. NỘI DUNG...5

2.1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại...5

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

2.2.1 Giới thiệu đơn vị công - Trường Đại học Thương mại...5

2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ thư viện của trường Đại học Thương mại...9

2.1.3. Yêu cầu hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại...9

2.2. Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại học Thương mại...10

2.2.1. Xác định và mô tả các chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại...10

2.2.2. Các loại hồ sơ trong hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại...14

2.3. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu...15

2.3.1. Xây dựng mơ hình dữ liệu mức ngữ cảnh (DFD mức 0)...15

2.3.2. Xây dựng mơ hình dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1)...16

2.3.3. Xây dựng mô hình dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2)...17

III.KẾT LUẬN...21

TÀI LIỆU THAM KHẢO...22

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

I.LỜI MỞ ĐẦU

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở một cơng nghệ mũi nhọn, nó là ngành khoa học kĩ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thuư viện sách, kinh tế, thông tin, kinh doanh và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu,..

Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức đang rất phát triển và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, và những kiến thức, những suy nghĩ, những đào tạo chuyên sâu. Một số vấn đề cấp thiết đặt ra trong quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu trong trường, đặc biệt tại trừng Đại học Thương mại – ngôi trường mà chúng em đang theo học. Công tác quản lý thư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp học liệu cho học sinh, sinh viên. Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng với các dịch vụ của thư viện trường để nâng cao hiệu quả học tập của học viên. Chính vì thế chúng em quyết định nghiên cứu và tìm hiểu đề tài: Hệ thống quản lý thư viện tại trường Đại học Thương mại.

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành cơng việc nhưng do thời gian có hạn, thiếu kinh nghiệm cũng như kĩ năng chưa cao nên bài thảo luận cịn nhiều thiếu sót, kính mong q thầy cơ và các bạn góp ý, bổ sung để chúng em hoàn thiện bài thảo luận này được tốt hơn và đầy đủ nhất. Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Nhóm thảo luận

Nhóm 1

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

II. NỘI DUNG

2.1 Mơ tả nghiệp vụ hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại.

2.2.1 Giới thiệu đơn vị công - Trường Đại học Thương mại

a. Giới thiệu chung

Tên đơn vị: Trường Đại học Thương mại (tên tiếng Anh: Thuongmai

University, tên giao dịch quốc tế viết tắt: TMU) là trường đại học công lập trực thuộc hệ thống giáo dục quốc dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trường Đại học Thương mại đã được công nhận đạt chuẩn kiểm định chất lượng trường đại học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đảm bảo trình độ đại học, thạc sĩ và tiến sĩ; hoạt động theo cơ chế tự chủ.

Đại học Thương mại thành lập năm 1960, tiền thân là Trường Thương nghiệp Trung Ương. Đến năm 1994 đổi tên thành Trường Đại học Thương mại – là trường đại học công lập đa ngành, thuộc top 5 trường đại học tốt nhất Việt Nam về lĩnh vực kinh tế, kế toán, quản lý, kinh doanh và thương mại.

Thư viện Đại học Thương mại

Để đáp ứng nhu cầu về văn hóa đọc sách của sinh viên, ngày 7/1/2022 trường Đại học Thương mại đã cắt băng băng khánh thành Trung tâm học liệu và Giảng đường đa năng.

Trung tâm học liệu và Giảng đường đa năng Trường Đại học Thương mại gồm 11 tầng, trong đó có 7 tầng Thư viện với diện tích gần 6.000 m2 được thiết kế theo mơ hình khơng gian học tập chung (Learning Commons) gồm 7 tầng:

Tầng 1: Relaxing space – Không gian thư giãn (tiểu cảnh và ghế ngồi tự do).

Tầng 2: Connection space – Không gian kết nối (quầy tư vấn, tiếp nhận thông tin; khu vực giới thiệu và phát hành giáo trình; khu đọc báo – tạp chí giải trí, khơng gian văn hóa, giao lưu âm nhạc, trưng bày, triển lãm, các ghế đọc tự do, thư giãn).

Tầng 3: Building space - Không gian kiến tạo (khu vực tài liệu nghe nhìn, tài liệu đa phượng tiện, cụm màn hình giải trí, học ngoại ngữ, khu đọc báo – tạp chí chuyên ngành, tài liệu tra cứu, các cụm máy tính,…).

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Tầng 4: Resources and Study Zone – Khu vực tài liệu và học tập (Tài liệu tham khảo tiếng Việt, tiếng Anh đọc tại chỗ, các cụm máy tính, các khơng gian đọc,…).

Tầng 5: Learning material area – Khu vực tài liệu học tập (Tài liệu tham khảo tiếng Việt cho mượn về, các không gian đọc, không gian café sách, …).

Tầng 6: Research material area – Khu vực tài liệu nghiên cứu (1. Khu đọc tài liệu giáo trình, luận án, luận văn, khóa luận TN; 2. Khu mượn sách giáo trình; 3. Phòng đa chức năng, …)

Tầng 7: Library administrative area – Khu vực hành chính Trung tâm học liệu và Giảng đường đa năng

Với tôn chỉ lấy người học làm trung tâm, Trung tâm học liệu và Giảng đường đa năng Trường Đại học Thương mại có sứ mạng phục vụ, truyền cảm hứng nghiên cứu, học tập và khám phá tri thức mới trong mỗi giảng viên, học viên và sinh viên TMU. Góp phần tạo nên mơi trường phát triển trí tuệ và chuyển giao tri thức, xây dựng, đào tạo những cơng dân có tri thức, có trách nhiệm, sáng tạo và tiếp nối truyền thống, làm chủ tri thức, đóng góp cho sự phát triển và tiến bộ của xã hội.

b. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý thư viện gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này hoạt động có quan hệ tương đối độc lập trong nhiều quy trình xử lý công việc:

 Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật (ký hiệu là CNSX):

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là mua sách, nhập sách từ nhiều nguồn khác nhau. Liên hệ với bộ phận bạn đọc để có danh sách các u cầu cập nhật sách. Bộ phận này cịn có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những đầu sách được nhập về như đóng dấu, gán nhãn, làm hồ sơ cho sách, đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của thư viện, nhập vào cơ sở dữ liệu.

 Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu (ký hiệu là XDBM):

Khi nhận được sách từ bộ phận CNSX – bộ phận XDBM có trách nhiệm phân loại tài liệu thành nhiều thư mục, định ra từ khóa để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm, tra cứu tài liệu sau này. Bên cạnh đó bộ phận XDBM hồn thiện quy trình cập nhật sách bằng cách đưa sách về kho, phân loại sách theo từng kho và nhập cơ sở dữ liệu đối với những trường cần bổ sung đối với từng đầu sách.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

 Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả (ký hiệu là BDMT):

Có trách nhiệm trực tiếp tiếp xúc với bạn đọc, quản lý thơng tin tình hình sử dụng sách trong thư viện. Đối với những loại sách cần được bảo lưu cẩn thận cần có cơ chế đặc biệt để kiểm tra, gia hạn thời gian đọc và thông báo với bạn đọc trong trườnghợp những sách thuộc loại này đã quá hạn mượn. Bộ phận này còn cần có nhiệm vụphát hiện ra các sai sót về tài liệu được đem trả từ bạn đọc và phạt tiền trong trườnghợp tài liệu được đem trả có hư hỏng. Cần có quan hệ chặt chẽ với Phịng Đào tạo,văn phịng các Khoa, Bộ mơn trong trường để có kế hoạch rõ ràng cụ thể về việc cập nhật, bổ sung tài liệu cho bộ phận CNSX.

c. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý:

Khi có yêu cầu về cập nhật thêm đầu sách, số lượng sách từ Phòng Đào tạo, văn phòng Khoa, Bộ môn trong trường, bộ phận BDMT sẽ đưa những yêu cầu cập nhật đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ cho công tác bổ sung, cập nhật của bộ phận CNSX. Tùy theo mức độ ưu tiên của mỗi loại yêu cầu, hoặc hoàn cảnh của mỗi yêu cầu,bộ phận CNSX sẽ lập được kế hoạch bổ sung thêm đầu sách hay số lượng sách trong thư viện. Thông thường các yêu cầu này sẽ rơi nhiều vào các thời điểm như đầu một học kỳ ở trường.

Bên cạnh đó, bộ phận BDMT cũng là bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý kho sách của thư viện nên BDMT có thể nắm bắt được rất rõ tình hình hiện trạng các đầu sách của thư viện. Với những đầu sách mà số lượng sách hư hỏng hay nhu cầu cần phải đáp ứng quá nhiều, BDMT có thể tạo yêu cầu phải cập nhật thêm số lượng đầu sách này lên CNSX.

Tại mỗi thời điểm, thư viện có kế hoạch mua, bổ sung thêm sách, bộ phận CNSX sẽ thống kê và duyệt đối với các yêu cầu bổ sung sách, xem xét nhu cầu, cân đối kinh phí và lên một danh sách các đầu sách sẽ được đặt mua. Đối với những đầu sách đặc thù củaTrường, có thể khơng mua được những loại sách đó bên ngồi thì bộ phận CNSX có thể tạo rồi gửi yêu cầu được in hay thuê in ngay tại nhà máy in quen biết hoặc thuê in ở cácnhà máy in ngoài. Đối với nhiều loại sách mà bộ phận CNSX thấy có thể mua được ngaybên ngoài, bộ phận CNSX sẽ lên danh sách sách cần mua với các thông tin về nhà cungcấp và tạo đơn đặt mua sách.

Sau đó, bộ phận CNSX sẽ gửi đơn đặt sách đến các nhà cung cấp sách trên thị trường, sau khi nhận được sách và hóa đơn u cầu thanh tốn từ nhà cung cấp, bộ phận CNSX có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được, nếu có sai sót thì phải gửi khiếu nại lại nhàcung cấp, yêu cầu nhà cung cấp có thơng tin phản hồi.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Trong trường hợp hàng nhận được kiểm tra tốt, bộ phận CNSX đóng dấu hóa đơn nhận được rồi gửi hóa đơn u cầu thanh tốn đó đến ban tài chính của Trường.

Sau khi các thủ tục thanh tốn hồn tất, bộ phận CNSX sẽ nhận sách về và làm các công tác riêng của thư viện để chuẩn bị chuyển lên kho hay đưa đến bộ phận XDBM. Sau khi nhận sách về, bộ phận CNSX cũng có nhiệm vụ phải làm các công tác xử lý kỹ thuật như đóng dấu, gắn nhãn, làm hồ sơ cho sách.

Tiếp đó là đăng ký vào sổ tài sản của thư viện (điền các thông tin chung về đầu sách như tên sách, nhà xuất bản, mã sách…) và nhập vào cơ sở dữ liệu theo các form tương tự như đã ghi trong sổ tài sản của thư viện. Cuối cùng, sách sẽ được chuyển giao sang bộ phận XDBM. Tại đây, bộ phậnXDBM sẽ phân loại tiếp các tài liệu đã nhận được thành nhiều thư mục (như các chủ đề vềtốn, lý, hóa, vũ khí…). Tiếp theo, bộ phận XDBM sẽ xác định ra một số từ khóa cho từngđầu sách để phục vụ cho việc tìm kiếm. Kết quả của cơng việc này đó là sẽ in ra các phíchđể trong phịng tra tài liệu, và nhập các từ khóa này lên cơ sở dữ liệu của thư viện để phụcvụ cho việc tìm kiếm bằng máy tính.

Cuối cùng, bộ phận XDBM sẽ làm tiếp nhiệm vụ phân loại tài liệu về các loại kho khác nhau. Có những loại tài liệu mật sẽ được đưa lên các kho mật, những loại tài liệu này sẽ chỉ có một số ít người được phép đọc.

Một số tài liệu tự chọn cho bạn đọc nhưng không được đem về nhà, các loại tài liệu này thường được đưa lên kho của phòng đọc. Và một số tài liệu thuộc dạng giáo trình, haytài liệu tham khảo thì bạn đọc của thư viện có thể được mượn về nhà. Với mỗi kho khácnhau, bộ phận XDBM cịn cần phải ghi nhận lại vị trí giá của mỗi đầu sách trong cơ sở dữliệu, điều này cũng rất là cần thiết khi thủ thư tìm kiếm tài liệu.

Khi tài liệu mà bạn đọc mượn bị mất, bạn đọc cần phải thông báo với thư viện thông qua bộ phận BDMT bằng một phiếu thông báo mất sách để BDMT cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Việc này giúp bộ phận CNSX khi làm các thống kê có thể kiểm sốt được tình hình sách, tài liệu bị mất và có thể lên kế hoạch cập nhật nếu cảm thấy cần thiết.

Đối với yêu cầu mượn sách của bạn đọc, bạn đọc sẽ gửi một yêu cầu mượn sách tới bộ phận BDMT, bộ phận BDMT sẽ tìm kiếm và kiểm tra tình trạng hiện tại của đầu sách được mượn. Trước đó, bạn đọc có thể chủ động tìm kiếm về đầu sách mà mình mượn thơng qua một máy tính được đặt trong thư viện. Tùy

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

theo khả năng và hoàn cảnh, bộ phận BDMT có thể từ chối yêu cầu bởi các lý do như sách này không thể mượn hoặc đầu sách đó đã bị mượn hết. Nếu có thể mượn được sách, thủ thư của thư viện cần ghi nhận mã số thẻ và thông tin mượn sách trong yêu cầu mượn sách vào cơ sở dữ liệu.

Cuối cùng, khi bạn đọc đem tài liệu đến trả thư viện, người thủ thư trong bộ phận BDMT sẽ kiểm tra tài liệu được đem trả. Nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc mất mát, người thủthư có quyền từ chối nhận tài liệu được trả lại và có thể yêu cầu bạn đọc phải đền tiềnhoặc bằng vật chất tương đương với giá trị tài liệu (có xử lý tài liệu bị hư hỏng trong cơ sởdữ liệu). Nếu việc trả tài liệu thành công, thủ thư cũng cần cập nhật lại thông tin đầu sách vừa được trả lại. Bên cạnh đó, bộ phận BDMT cịn có trách nhiệm quản lý danh sách thẻbạn đọc, hủy, xóa đối với những thẻ đã quá hạn sử dụng, sửa hồ sơ thẻ cũng như gia hạncho thẻ bạn đọc.

2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ thư viện của trường Đại học Thương mại

Các hoạt động nghiệp vụ của quản lý thư viện trường Đại học Thương mại: - Thư viện tạo các thẻ sách gồm các thông tin: mã số sách, tên tác giả, tên nhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, giá tiền, tóm tắt nội dung,..Các đầu sách được phân theo chuyên ngành.

- Mỗi sinh viên sẽ sử dụng thẻ sinh viên, mã sinh viên khi muốn mượn sách. Khi muốn mượn sách, sinh viên tra cứu thẻ sách rồi ghi vào phiếu mượn.

- Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin phiếu mượn, thủ thư kiểm tra điều kiện mượn của độc giả và xác nhận cho phép mượn sách, thu tiền dặt cọc của sinh viên. Một số thông tin trong phiếu trong phiếu mượn được lưu lại để quản l, phiếu mượn sẽ được gài vào chỗ sách lấy mượn đi, sách được giao cho sinh viên.

- Khi sinh viên trả sách: xác nhận thẻ sinh viên, mã số sinh viên, xác định phiếu mượn, việc trả sách được ghi nhận vào dòng ngày trả và tình trạng. Phiếu mượn được lưu lại để quản lý và theo dõi.

- Sách bị trả trễ hẹn hoặc hỏng sẽ bị phạt.

2.1.3. Yêu cầu hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại.

Hệ thống thư viện được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầuchức năng sau:

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

- Giúp sinh viên tra cứu sách, giáo trình theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo ngôn ngữ, ... trên các máy tính trạm.

- Cung cấp cho thủ thư thơng tin về các đầu sách một sinh viên đang mượn và hạn phải trả, và các cuốn sách còn đang được mượn.

- Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo các chủ đề, tác giả,..Thống kê các đầu sách không cho người mượn trên 1 kì, 2 kì, 3 kì,..

- Hỗ trợ thủ thư cập nhập thông tin sách, xác nhận cho mượn sách và nhận lại sách khi sinh viên trả sách.

- Hỗ trợ quản lý các thông tin về sinh viên mượn sách dựa trên mã số sinh viên, thông tin phiếu mượn.

- Hỗ trợ chức năng quản trị chung hệ thống, trong đó người quản trị chung có thể thay đổi hoặc thêm bớt các thủ thư.

Hệ thống thư viện được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầuphi chức năng sau:

- Sinh viên có thể tra cứu thông tin sách trên môi trường mạng nội bộ của thư viện. tuy nhiên, việc mượn và trả sách phải được thực hiệ trực tiếp trên thư viện. Thư viện sử dụng hệ thống để cập nhập và quản lý q trình trả sách.

- Thơng tin thống kê phải được đảm bảo tính chính xác và khách quan. Các hình thức phạt đối với sinh viện quá hạn trả sách sẽ được lưu lại và thông báo cho độc giả biết.

- Thông tin thống kê phải đảm bảo tính chính xác, khách quan.

2.2. Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng hệ thống quản lý thư việntrường Đại học Thương mại.

2.2.1. Xác định và mô tả các chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại

a. Tại sao phải xây dựng mơ hình phân cấp chức năng:

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con. Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã các chức năng dần dần từ trên xuống).

</div>