Đề tài XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN ppt

Đề tài
XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC
QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI
NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH
SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Contents
Contents 2
CH NG II:ƯƠ 11
PH NG PHÁP LU N C A TÀI – H TH NG THÔNG TIN QU N LÝƯƠ Ậ Ủ ĐỀ Ệ Ố Ả
NHÂN SỰ 11
I. T NG QUAN V H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ.Ổ Ề Ệ Ố Ả 11
I.1. H th ng thông tin v nguyên nhân d n t i vi c phát tri n m t h ệ ố à ẫ ớ ệ ể ộ ệ
th ng thông tin.ố 11
I.2. Các công o n phát tri n h th ng thông tin qu n lý.đ ạ ể ệ ố ả 12
II. KHÁI QUÁT V H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ NHÂN SỀ Ệ Ố Ả Ự 14
II.1. Khái quát chung v h th ng thông tin qu n lý nhân sề ệ ố ả ự 18
II.2. Phân lo i h th ng thông tin qu n lý nhân sạ ệ ố ả ự 19
II.3. C s d li u c a h th ng thông tin qu n lý nhân sơ ở ữ ệ ủ ệ ố ả ự 21
Gi i thi u chung v ngôn ng l p trình Visual Basic 6.0ớ ệ ề ữ ậ 22
M t s tính n ng c a VB 6.0.ộ ố ă ủ 23
II.4. Các công c mô hình hoáụ 23
I. M C TIÊU C A H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ H S VÀ L NG Ụ Ủ Ệ Ố Ả Ồ Ơ ƯƠ
NHÂN VIÊN 26
II.2 Các thông tin u v o c a h th ng qu n lý h s v l ng nhân đầ à ủ ệ ố ả ồ ơ à ươ
viên 28
II.4 S mô t h th ng qu n lý h s v l ng nhân viênơđồ ả ệ ố ả ồ ơ à ươ 28
Qu n lý h sả ồ ơ 33
III. THI T K C S D LI U H TH NG QU N LÝ H S VÀ L NG Ế Ế Ơ Ở Ữ Ệ Ệ Ố Ả Ồ Ơ ƯƠ
NHÂN VIÊN TH C T T I V N PHÒNG CHI NHÁNH NGÂN HÀNG Ự Ế Ạ Ă
CH NH SÁCH XÃ H I T NH NGH AN.Í Ộ Ỉ Ệ 36

III.1 Thi t k c s d li u t các thông tin u raế ế ơ ở ữ ệ ừ đầ 37
2
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Lời giới thiệu
Nói đến quản lý hẳn không ai là không biết đến tầm quan trọng của
nó. Đây là một vấn đề rất cấp thiết và có liên quan tới nhiều lĩnh vực khác
nhau. Chính vì lẽ đó mà hình thức quản lý cũng khác nhau: dân số, nhân sự,
công cụ, tài chính, thuế, giáo viên, học sinh…
Bài toán quản lý luôn luôn là một bài toán phức tạp trong mọi bài
toán. Những bài toán quản lý luôn đòi hỏi một sự hợp lý cao, đặc biệt là bài
toán “Quản lý nhân sự”. Ngày nay sự phát triển của kinh tế hàng hoá và
công nghệ kéo theo sự phát triển các doanh nghiệp, cơ quan thì quản lý đòi
hỏi ở mức cao và hợp lý. Chính vì vậy mà có lẽ quản lý nhân sự được đặt lên
hàng đầu.
Chọn đề tài “XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH
NGHỆ AN” mặc dự biết rằng hiện nay đó rất nhiều người giải quyết vấn đề
này và chúng được ứng dụng khá rộng. Nhưng không ngoài mục đích nào
khác là trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm, em rất mong rằng sẽ rút
ra được những bài học quý cho bản thõn sau khi hoàn tất đề tài.
Khi thực hiện đề tài này em đó cố gắng để thực hiện tốt những yêu
cầu của chương trinh quản lý, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót em rất mong được sự giúp đỡ của thầy cô và các bạn.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới TS. Trần Thị Song Minh_ người
đó hướng dẫn em thực hiện đề tài này, Ban giám đốc và Phũng Kế toán –
Ngân quỹ nơi em thực tập và thực hiện đề tài, cùng bạn bè đó giỳp đỡ em
thực hiên đề tài này !.
Em xin chân thành cảm ơn!
3
Chuyªn ®Ò thùc tËp

Chương I: TỔNG QUAN VÈ CHI NHÁNH NGÂN
HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN
1. Khái quát về Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.
1.1. Quá trình hình thành Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh
Nghệ An
Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh nghệ an được thành lập
theo Quyết Định số 44/QĐ - HĐQT ngày 14 tháng 01 năm 2003 của Chủ
tịch hội đồng quản trị Ngân hàng chính sách xã hội việt nam. Chi nhánh
Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã đi vào hoạt động từ ngày 10
tháng 04 năm 2003, trong thời gian từ ngày thành lập đến nay toàn thể nhân
viên của Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã vừa củng
cố cơ sở vật chất, vừa ổn định cơ cấu tổ chức cán bộ, vừa phải từng bước
đưa Ngân hàng Chính sách xã hội ngày một lớn mạnh và làm tròn trách
nhiệm được giao.
Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Ngân hàng Chính sách
xã hội, do Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xã hội quyết
định thành lập, sát nhập và giải thể.
Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội là đại diện pháp nhân theo uỷ
quyền của Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo các hoạt động của Ngân hàng
Chính sách xã hội trên địa bàn.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội.
Chức năng của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội
4
Chuyªn ®Ò thùc tËp
- Triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách tính dụng ưu đãi
của Nhà nước đối với người nghèo và các đối tượng chính sách
trên địa bàn.
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về huy động vốn; cho vay và
các dịch vụ Ngân hàng theo quy định tại Điều lệ về tổ chức và hoạt

động của Ngân hàng Chính sách xã hội.
- Nhận uỷ thác cho vay ưu đãi của chính quyền địa phương, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các hiệp hội, các hội, các
tổ chức phi Chính phủ, các cá nhân trong và ngoài nước.
- Kiểm tra, giám sát việc vay vốn của các tổ chức, cá nhân; việc thực
hiện hợp đồng của các đơn vị nhận uỷ thác.
Nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội
- Huy động vốn
+ Nhận tiền gửi có trả lãi và tự nguyện không lấy lãi của các tổ chức,
các nhân trong nước và ngoài nước bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ;
nhận tiền gửi tiết kiệm của người nghèo.
+ Tổ chức thực hiện việc phát hành trái phiếu và các giấy tờ có giá để
huy động vốn trên địa bàn theo quyết định của Tổng giám đốc trong
từng thời kỳ.
+ Tiếp nhận các nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của chính quyền địa
phương, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các hiệp hội,
các tổ chức phi Chính phủ, các cá nhân trong và ngoài nước theo quy
định của Tổng giám đốc.
+ Vay vốn các tổ chức tài chính, tín dụng trong nước khi Tổng giám
đốc cho phép.
- Cho vay: Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội thực hiện cho
vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng hợp đồng Việt Nam đối
5
Chuyªn ®Ò thùc tËp
với các đối tượng được quy định tại điều 2 Nghị định số
78/2002/NĐ-CP ngày 04 tháng 10 năm 2002 của Chính phủ về tín
dụng đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác.
- Thực hiện các dịch vụ ngân hàng theo chỉ đạo của Tổng giám đốc.
- Thực hiện hạch toán kế toán thống nhất trong toàn hệ thống. Chấp
hành chế độ quản lý tài chính theo quy định.

- Kiểm tra việc thực hiện hợp đồng vay vốn và trả nợ của các tổ
chức, cá nhân vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội.
- Thực hiện các chế độ đối với cán bộ, viên chức tại Chi nhánh về:
tuyển dụng, đào tạo, nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều
động, thi đua khen thưởng, kỉ luật theo sự phân cấp của Tổng
giám đốc.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Kiểm tra, giám sát các đơn
vị nhận uỷ thác trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng Chính
sách xã hội.
- Phổ biến, hướng dẫn và triển khai thực hiện các cơ chế, quy chế
nghiệp vụ và văn bản pháp luật của Nhà nước, ngành ngân hàng và
Ngân hàng Chính sách xã hội liên quan đến hoạt động của Chi
nhánh và đơn vị nhận uỷ thác.
- Nghiên cứu, phân tích kinh tế hoạt động tín dụng cho vay hộ nghèo
và các đối tượng chính sách khác để đề ra các giải pháp triển khai
thực hiện chính sách tín dụng phù hợp với các chương trình, dự án
phát triển kinh tế – xã hội tại địa phương.
- Chấp hành đầy đủ các quy định về báo cáo định kỳ, đột xuất theo
yêu cầu của Tổng giám đốc.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Tổng giám đốc Ngân hàng
Chính sách xã hội giao.
6
Chuyªn ®Ò thùc tËp
1.3. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.
Về tổ chức quản lý, đứng đầu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội
là Giám đốc - người trực tiếp điều hành hoạt động của Chi nhánh Ngân
hàng. Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước pháp luật về
hoạt động chỉ đạo Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội. Giúp việc Giám
đốc có hai Phó Giám đốc và các Phòng chuyên môn nghiệp vụ
Cơ cấu của các phòng chuyên môn nghiệp vụ tại Chi nhánh Ngân

hàng Chính sách xã hội gồm:
- Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ tín dụng
- Phòng Kế toán – Ngân quỹ
- Phòng Hành chính – Tổ chức
- Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ
Điều hành phòng chuyên môn nghiệp vụ là Trưởng phòng.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chuyên môn nghiệp
vụ tại Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội do Giám đốc Chi nhánh quy
định phù hợp với nhiệm vụ và Chi nhánh và hướng dẫn của các Phòng
chuyên môn nghiệp vụ tại Hội sở chính.
Công tác tổ chức mạng lưới và đào tạo cán bộ.
- Về công tác tổ chức mạng lưới:
Toàn tỉnh đã hình thành và hoàn thiện phòng giao dịch ở 18
huyện, thị xã và văn phòng ngân hàng Tỉnh. Tổng số CBCNV 156
người trong biên chế
- Công tác đào tạo:
Ngân hàng tỉnh đã mở 5 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 180 lượt
cán bộ tín dụng, kế toán, ngân quỹ, tin học và cán bộ mới. Tổ chức
cho đoàn cán bộ ( Giám đốc phòng giao dịch, trưởng phó phòng ngân
7
Chuyªn ®Ò thùc tËp
hàng tỉnh 14) đi học tập kinh nghiệm ở một số tỉnh hoạt động tốt. Bên
cạnh việc đào tạo, tập huấn tập trung trong một thời gian nhất định thì
toàn chi nhánh đã và đang duy trì chế độ học tập hàng tuần vào chiều
thứ 5 và tạo điều kiện tốt cho đội ngũ cán bộ tiếp cận với tài liệu sách
báo có ý nghĩ thiết thực đối với hoạt động tín dụng chính sách
Sơ đồ hoạt động của trụ sở Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hội
tỉnh Nghệ An. (còn gọi là Văn phòng ngân hàng tỉnh)
II. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của Chi nhánh Ngân hàng
Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

Hiện nay, tất cả các phòng của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã
hội của tỉnh Nghệ An hầu hết là đã được trang bị máy vi tính. Hầu hết tất cả
nhân viên trong Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đã sử dụng thành
8
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kế
toán
Ngân quỹ
Phòng tín Dụng
Phó giám đốc
Phòng h nhà
Chính Tổ
Phòng kiể
m
tra kiểm soát
Chuyªn ®Ò thùc tËp
thạo máy vi tính, tất cả các máy đều được trang bị máy in đầy đủ, đặc biệt ở
quầy giao dịch với khách hàng còn được trang bị thêm máy in kim.
Hiện tại, Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đang sử dụng phần
mềm giao dịch với khách hàng qua chương trình Giao Dịch, chương trình
này được Tổng Ngân hàng Chính sách xã hội cung cấp, chương trình được
viết trên ngôn ngữ FoxPro. Chương trình được cài đặt và hướng dẫn sử dụng
thông qua Đồng chí Nguyễn Văn Triển là cán bộ của phòng Kế toán – Ngân
quỹ nhưng trực tiếp chịu trách nhiệm về tin hoc của toàn bộ Chi Nhánh
Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.
Trong năm 2005 Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ
An đã được cấp thêm một số máy tính, máy in và chấn lưu ổn định điện
nhằm phục vụ cho chương trình Giao Dịch và một số công nghệ khác.
Do Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Nghệ An mới được thành

lập nên hiện tại Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội chưa có phòng tin
học riêng cho mình mà phòng tin học của toàn Chi nhánh Ngân hàng Chính
sách xã hội nằm trong phòng Kế toán – Ngân quỹ. Trong Chi nhánh Ngân
hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An chỉ có mỗi một mình đồng chí
Nguyễn Văn Triển chịu trách nhiệm về tin học cho toàn Ngân hàng.
Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đang từng bước cải thiện
công tác tin học của mình cũng như là nâng cao trình độ của của nhân viên
trong toàn Ngân hàng để phục vụ tốt cho công tác giao dịch của mình để
không nhằm mục đích nào khác là phục vụ khách hàng được tốt hơn.
Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An hiện nay có
tất cả 18 phòng giao dịch ở các huyện và thị xã. Trong đó có một chi nhánh
là ở Thành phố Vinh, được đạt tên là Văn phòng Ngân hàng Tỉnh hay là trụ
sở của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tại Tinh Nghệ An. Do địa
hình của tỉnh Nghệ An là nhiều đồi núi cùng với sự đa dạng về các thành
9
Chuyªn ®Ò thùc tËp
phần dân tộc ở các vùng rẻo cao nên công tác quản lý gặp rất nhiều trở ngại,
khó khăn. Song với sự nhiệt tình với công việc cộng với trách nhiệm mà
Đảng và nhà nước giao phó toàn thể nhân viên thuộc Chi nhánh Ngân hàng
Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã nỗ lực phấn đấu đi đến được từng bản
làng dân tộc, từng hộ dân để mang đến những lợi ích chính sách mà Đảng và
Nhà Nước đã đề ra.
Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Chi nhánh Ngân hàng
Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An và căn cứ vào những kiến thức đã học, em
đã chọn đề tài “Xây dựng hệ tin học Quản lý nhân sự tại Chi nhánh
Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An” làm đề tài nghiên cứu cho
đề án tốt nghiệp của mình. Do điều kiện đi lại khó khăn nên đề tài của em
chỉ thực hiện trong phạm vi văn phòng ngân hàng tỉnh. Hiện nay ở văn
phòng ngân hàng tỉnh hiện có tất cả 35 nhân viên trong đó 33 người là nhân
viên chính thức còn lại hai hợp đồng là hai bảo vệ

10
Chuyªn ®Ò thùc tËp
CHƯƠNG II:
PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA ĐỀ TÀI – HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
I.1. Hệ thống thông tin và nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ
thống thông tin.
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan tới
nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để
nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế
hoạch, điều phối tình hình hoạt động của cơ quan.
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong
những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có
thể tìm kiếm một cách nhanh nhất các dữ liệu cần thiết. Kho dữ liệu này
được cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo
quản nhờ chế độ bảo mật và sao lưu dữ liệu.
Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một
tổng thể các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự
kiện xảy ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà
là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống đang tồn tại,
thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
11
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi
trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo
phương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó.

Như chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn
đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên
thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên
nhân khác nữa như yêu cầu của người quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự
thay đổi sách lược chính trị.
I.2. Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn, trong
mỗi giai đoạn lại có các công việc khác cần tiến hành.
1. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.
Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự
án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này rất có thể làm lùi các bước
tiến hành của dự án, kéo theo các kinh phí lớn cho tổ chức.
Các công đoạn của giai đoạn này là: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu,
Đánh giá khả thi, Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
2. Phân tích chi tiết.
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn
đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định những vấn đề chính cũng
như nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ
thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục
tiêu đề ra.
Các công cụ mô hình hóa: Sơ đồ luông thông tin, Sơ đồ luồng dữ
liệu
3. Thiết kế logic.
12
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác
những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được
thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ mọi ràng buộc.
Bắt đầu từ những thông tin đầu ra của hệ thống để chuẩn hoá thiết kế
cơ sơ dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các dòng vào

4. Đề xuất các phương án của giải pháp.
Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho mô
hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng
đạt các mục tiêu cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và
nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những kiến nghị cho lãnh đạo
những phương án hứa hẹn nhất.
Các công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phương án giải
pháp là: xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức, xây dựng các phương
án, đánh giá các phương án, chuẩn bị và trình bày báo cáo.
5. Thiết kế vật lý ngoài.
Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã
được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì
những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công
việc hàng ngày của những người sử dụng.
Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các giao diện vào
ra, thiết kế các phương thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ
tục thủ công
6. Triển khai hệ thống thông tin.
Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thống hoạt động
tốt. Những công chính của giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triển
13
Chuyªn ®Ò thùc tËp
khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống các tài
liệu, đào tạo người sử dụng.
7. Cài đặt và khai thác
Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá.
II. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
I.1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý
Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một
tổng thể các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự

kiện xảy ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà
là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức.
Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi
trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo
phương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó.
I.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho
ban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương, thi đua,
chấm công, khen thưởng, kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của giám đốc.
Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn
cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xung
những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên,
việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng là
nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình
14
Chuyªn ®Ò thùc tËp
hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong
hệ thống quản lý nhân sự.
I.1.3. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn
Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra thì
việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đó
gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian
và công sức, mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ,
tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng.
Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin
học hoá cho việc quản lý nhân sự cũng như các hệ thống quản lý khác.
I.1.4. Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới.
Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần
được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp

cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ công
nhân viên chức.
Trước hết để quản lý được một khối lượng nhân viên của một cơ
quan, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những
yêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Hệ thống quản lý
mới phải khắc phục được những nhược diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ
thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn
của dữ liệu ngay từ khi cập nhật.
I.1.5. Các chức năng cơ bản của hệ thống:
I.1.5.5.1>Quản lý hồ sơ:
+ Cập nhật hồ sơ.
+ Lưu trữ hồ sơ.
I.1.5.5.2>Tra cứu, tìm kiếm:
15
Chuyªn ®Ò thùc tËp
+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch.
+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp.
I.1.5.5.3>Báo cáo thống kê:
+ Thống kê Báo cáo về trình độ người lao động trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn
vị.
I.1.6. Mô tả công việc:
I.1.6.1 Khi cú một nhõn viờn mới
Theo nhu cầu của đơn vị tuyển dụng nhân viên mới sẽ phải nộp Sơ
yếu lý lịch. Đây sẽ là các thông tin cố định về một nhân viên không thể thay
đổi được như: họ tên, mó nhõn viờn, ảnh của nhõn viờn giỳp phõn biệt giữa
cỏc nhõn viờn với nhau.
I.1.6.2. Khi có thông tin thay đổi liên quan đến một nhân viên
- Thông tin biến động liên quan đến một nhân viên nhằm mô tả quá
trỡnh cụng tỏc cũng như sinh hoạt của nhân viên như: quá trỡnh đào tạo,

ngoại ngữ, chuyên môn…
- Thông tin biến động giữa nhân viên và các đơn vị cơ sở gắn liền với
nhân viên và quá trỡnh cụng tỏc của nhõn viờn tại đơn vị.
Những thông tin biến động liên quan đến nhân viên có hai loại
I.1.6.2.1. Thụng tin bổ sung:
Là những thông tin cùng loại với những thông tin đó cập nhật từ trước
nhưng nó bổ sung cho cái trước đó cập nhật.
16
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Ví dụ như: Thông tin về các con, thông tin khen thưởng kỷ luật… của
nhân viên.
I.1.6.2.2. Thụng tin nhất thời:
Là những thông tin là những thông tin cùng loại nhưng thông tin cập
nhật vào sau sẽ làm mất hiệu lực của thông tin trước đó.
Vớ dụ : trỡnh độ chuyên môn của nhân viên…
I.1.6.2.3 Khi có các nhu cầu tham khảo đến các hồ sơ nhân viên, thống kê về
nhân sự:
- Tra cứu cỏc thụng tin về nhõn viờn
- Quỏ trỡnh khen thưởng cũng như kỷ luật của nhân viên.
- Thống kờ danh sỏch nhõn viờn theo phũng ban và cỏc đơn vị sản
xuất.
- Cung cấp thông tin về khả năng lao động.
I.1.7. Các quy ước về thông tin lưu trữ trong hệ thống thông tin
quản lý nhân sự.
I.1.7.1 Thông tin liên quan đến nhân viên được tổ chức dưới ba dạng
chớnh:
- Thông tin cố định về bản thân nhân viên
- Thông tin biến động về bản thân nhân viên
- Thông tin biến động về quan hệ giữa nhân viên và đơn vị
I.1.7.2 Thông tin biến động liên quan đến mỗi nhân viên:

- Thụng tin bổ sung
- Thụng tin nhất thời
I.1.7.3 Cỏc thủ tục xử lý dữ liệu:
I.1.7.3.1 Đăng ký nhân viờn mới:
17
Chuyªn ®Ò thùc tËp
- Đăng ký thông tin ban đầu cố định về bản thân nhân viờn
- Đănng ký các thông tin ban đầu (biến động) về bản thân nhân viên:
quan hệ gia đỡnh, trỡnh độ chuyên môn…
- Đăng ký thông tin ban đầu (biến dộng) biểu thị mối quan hệ giữa
nhân viên và đơn vị: phân công tác
I.1.7.3.2. Cập nhật thụng tin mới về nhõn viờn:
- Thờm cỏc thụng tin(bổ sung, tớch lũy) mới về nhõn viờn:
+ Nhóm các thông tin liên quan đến bản thân nhân viên: quan hệ gia
đỡnh, trỡnh độ chuyên môn
+ Nhóm các thông tin biểu thị quan hệ giữa nhân viên và đơn vị: phân
công công tác, khen thưởng, kỷ luật.
- Sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân viên: do nhập sai hoặc
thông tin đó lạc hậu so với thực tế
II.1. Khái quát chung về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các yếu tố có liên
quan tới nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ truyền đạt, phân phối các thông tin
có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết
định.
Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho
ban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương, thi đua,
chấm công, khen thưởng, kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của phòng tổ chức.
Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn
cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xung

những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên,
việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng là
nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình
18
Chuyªn ®Ò thùc tËp
hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong
hệ thống quản lý nhân sự.
Không những thế HTTT quản lý nhân sự còn cung cấp nhiều thông tin
đầu vào cho các hệ thống khác. Chẳng hạn các báo cáo về nhân lực cho
HTTT sản xuất, báo cáo lương cho HTTT tài chính. Như vậy là HTTT quản
lý nhân sự không tồn tại độc lập mà cùng với HTTT chuyên chức năng khác
tạo thành HTTT quản lý hoàn chỉnh của cơ quan doanh nghiệp. Các HTTT
này thường xuyên cung cấp các thông tin khác nhau, hỗ trợ cho việc ra quyết
định của lãnh đạo, đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả,
đạt được mục tiêu đề ra.
Trong HTTT nhân sự các đầu vào (Input) của hệ thống được lấy từ
các nguồn (Sources) được xử lý với các dữ liệu đã lưu trữ trong hệ thống.
Các kết quả này được gọi là Output và được chuyển đến đích (Destination)
hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
Mô hình HTTT quản lý nhân sự
II.2. Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Theo từng cấp độ ta có thể phân loại HTTT quản lý nhân sự thành ba
mức: mức tác nghiệp, mức sách lược và mức chiến lược.
19
Nguồn
Thu
thập
Xử lý Phân phối
Kho dữ
liệu

Đích
Hồ sơ cán
bộ & các dữ
liệu quan
Các báo cáo
Chuyªn ®Ò thùc tËp
 Các hệ thống ở mức tác nghiệp
Các HTTT ở mức tác nghiệp cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc ra
các quyết định có tính thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều HTTT nhân sự ở mức tác
nghiệp.
• HTTT quản lý lương.
• HTTT quản lý vị trí làm việc.
• HTTT quản lý người lao động.
• HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người.
• HTTT báo cáo lên cấp trên.
• HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
 Các hệ thống ở mức sách lược
• HTTT phân tích thiết kế công việc.
• HTTT tuyển chọn nhân lực.
• HTTT quản lý lương thưởng, trợ cấp, BHXH.
• HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
 Các hệ thống ở mức chiến lược
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động
chủ yếu của quản trị nhân lực ở mức chiến lược. Kế hoạch hoá nguồn nhân
lực là quá trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về
số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu của doanh
nghiệp.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để
thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, được vạch ra trong kế hoạch chiến
lược, điều đó đồng nghĩa với việc dự báo các nguồn cung và cầu của nguồn

nhân lực được yêu cầu.
20
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Việc xác định số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cần cho các kế
hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo về nguồn nhân lực, còn việc xác
định các nguồn nhân lực có trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp
gọi là dự báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo này có thể tiến hành ở
mức vĩ mô hay mức vi mô.
II.3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
II.3.1 Các khái niệm liên quan tới cơ sở dữ liệu
Cơ sơ dữ liệu (CSDL) liên quan tới một số khái niệm sau đây:Thực thể
(emtity) là một đối tượng nào đó con người muốn quản lý thông tin liên
quan tới nó, thực thể có thể là người, sự vật, hiện tượng hay một một khái
niệm nào đó
Mỗi thực thể có các thông tin liên quan mà ta cần lưu trữ gọi là các
thuộc tính (attribute), các thuộc tính là các yếu tố tách biệt mà không chia
nhỏ được nữa.
Bảng (table) là nơi lưu trữ các thông tin về thực thể.
Mỗi bảng có nhiều dòng (row) và nhiều cột (column). Mỗi dòng hay
còn gọi là một bản ghi (record), nó lưu trữ các thông tin đầy đủ về một cá
thể (instance). Mỗi cột hay còn gọi là một trường (field), nó ghi lại một
thuộc tính của tất cả các cá thể trong thực thể.
Cơ sơ dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên
quan với nhau. Tập hợp các CSDL có liên quan tới nhaugọi là hệ cơ sơ dữ
liệu (Database System), hay ngân hàng dữ liệu (Data bank).
II.3.2 Cơ sơ dữ liệu nhân sự
CSDL nhân sự bao gồm các tệp dữ liệu liên quan trực tiếp đến cán bộ
như tệp hồ sơ cán bộ, phòng ban, khen thưởng, kỷ luật tất cả được lưu trữ
trên bộ nhớ của máy tính. Nhờ đó mà CSDL được bảo quản và các dữ liệu
luôn thường xuyên được cập nhật để có thể đáp ứng các nhu cầu thông tin

thực tế.
21
Chuyªn ®Ò thùc tËp
Ta có thể mô hình hoá CSDL về quản lý nhân sự như sau:
II.3.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management Systems) là một hệ
thống các chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ
sở dữ liệu. Hiện có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi tiếng và thông
dụng như Microsoft Visual Foxpro, Oracle, Microsoft Visual Basic 6.0
nhưng sau một thời gian nghiên cứu và được học nhiều ngôn ngữ lập trình
thì em thấy ngôn ngữ lập trình Visual Basic đáp ứng được những yêu cầu
của những nội dung của chương trình cũng như là nội dung cũng được hoàn
tất một cách đầy đủ. Visual Basic 6.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều
tính năng hay, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao.
Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Visual Basic (VB), sản phẩm của hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft
là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng.
Microsoft Visual Basic 6.0 có một môi trường soạn thảo rất dễ sử dụng,
gần gũi, dễ hiểu và thân thiện với người sử dụng, giúp lập trình viên có thể
gần như thấy ngay giao diện và kết quả qua từng thao tác thiết kế, cho phép
chỉnh sửa một cách dễ dàng giao diện cũng như hoạt động của chương trình.
Khả năng kế thừa, sử dụng những công cụ, thư viện có sẵn và khả năng tự
tạo ra các thư viện trợ giúp đắc lực cho việc tổ chức làm việc theo nhóm.
22
Phần mềm quản
trị nhân sự
Phần mềm quản
trị CSDL
Cơ sở dữ liệu nhân sự
Chuyªn ®Ò thùc tËp

Những ưu điểm này rất quan trọng, giúp lập trình viên tiết kiệm được thời
gian và công sức, những người mới học cũng thấy dễ dàng hơn và kích thích
được khả năng sáng tạo của họ.
Ngoài các khả năng rất mạnh khi làm việc với các đối tượng đồ hoạ
hay khi xây dựng các ứng dụng Multimedia, Visual Basic 6.0 còn cung cấp
đầy đủ các thủ tục hỗ trợ làm việc trong môi trường mạng theo các giao thức
chuẩn của Microsoft.
Một số tính năng của VB 6.0.
• Tiết kiệm được thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập
trình có cấu trúc khác vì người dùng có thể thiết lập các hoạt động
trên từng đối tượng được VB cung cấp.
• Cho phép chỉnh sửa chương trình dễ dàng, đơn giản.
• Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao
tác và giao diện khi thực hiện chương trình.
• Có khả năng liên kết được với các thư viện liên kết động DLL.
• Các yêu cầu kỹ thuật khi dùng VB 6.0:
• Bộ vi xử lý Pentium 90 MHz trở lên.
• Màn hình VGA 640 x 480 hoặc màn hình có độ phân giải cao
hơn.
• 24MB RAM đối với môi trường Windows95 và 32MB RAM đối
với Windows NT.
• Chỉ chạy trên môi trường Windows95 trở lên.
II.4. Các công cụ mô hình hoá
Trong thực tế HTTT rất phức tạp, do đó để cho người đọc dễ dàng nhận
ra vấn đề cần giải quyết của bài toán thì người ta đã sử dụng các công cụ để
23
Chuyªn ®Ò thùc tËp
mô hình hoá vấn đề đó và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng
thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.
 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ
trong bộ nhớ vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin IFD
• Xử lý
• Kho lưu trữ dữ liệu
• Dòng thông tin
• Điều khiển
24
Thủ công
Giao tác người –
máy
Tin học hóa ho n to nà à
Thủ công Tin học hoá
T i lià ệu
Chuyªn ®Ò thùc tËp
 Sơ đồ dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng để mô tả chính HTTT như sơ đồ luồng
thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng
dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan
tâm tới nơi, thời điểm xử lý dữ liệu và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ
đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì.
Các ký pháp dùng trong sơ đồ DFD
• Tiến trình: Biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý được bắt
đầu bằng một động từ thể hiện công việc khái quát công việc nó thực hiện.
• Nguồn hoặc đích tới của dữ liệu: Được biểu diễn bằng hình chữ
nhật và được đặt tên bằng một danh từ. Nguồn hoặc đích đến của dữ liệu
thường là một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài phạm vi của hệ thống
nghiên cứu, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Chúng là
nguồn gốc cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng là nơi nhân các sản

phẩm của hệ thống. Do vậy, chúng còn gọi là các tác nhân ngoài.
• Dòng dữ liệu: Được biểu hiện bằng một mũi tên chỉ ra hướng
của dògn dữ liệu. Dòng dữ liệu được hiểu là việc chuyển thông tin vào hay
ra khỏi một xử lý từ một nguồn/ đích dữ liệu hoặc từ một xử lý khác.
25
Tên tiến trình
xử lý
Tên người hoặc bộ
phận nhận/phát tin
Tên dòng dữ liệu