Môn học quản trị BĐS_ TƯ VẤN CHO CHỦ ĐẦU TƯ LỢI ÍCH VÀ CÁC CÔNG VIỆC CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ TỌA LẠC TẠI PHƯỜNG THẢO ĐIỀN, THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

<b>KHOA THẨM ĐỊNH GIÁ – KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN </b>

<b>NHÓM 3 </b>

Đề tài

<b>TƯ VẤN CHO CHỦ ĐẦU TƯ LỢI ÍCH VÀ CÁC CƠNG VIỆC CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ TỌA LẠC TẠI PHƯỜNG THẢO ĐIỀN, THÀNH PHỐ </b>

<b>THỦ ĐỨC, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH </b>

<b>MƠN HỌC: QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN </b>

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>KHOA THẨM ĐỊNH GIÁ – KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN </b>

<b>NHÓM 3 </b>

Đề tài

<b>TƯ VẤN CHO CHỦ ĐẦU TƯ LỢI ÍCH VÀ CÁC CƠNG VIỆC CỦA QUẢN LÝ TỊA NHÀ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ TỌA LẠC TẠI PHƯỜNG THẢO ĐIỀN, THÀNH PHỐ </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>nhiệm </b>

1 Huỳnh Thị Như Lê 1821002544 Chương 3: Quản lý chăm

2 Nguyễn Tuyết Mai 1821002564 Chương 2: Phân tích dự án ✓ 3 Tạ Nguyễn Nhật My 1821002572 Chương 3: Quản lý tài

4 ^{Nguyễn Thị Mỹ}

Chương 2: Lợi ích của

quản lý chuyên nghiệp ✓

8 Phạm Thị Như Ý 1821002708 Chương 3: Quản lý nhân sự ✓

<i><b>Ghi chú: ✓ : có trách nhiệm làm việc nhóm</b></i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

1.1.3 Vai trò của người quản lý bất động sản ... 3

1.2 QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHỊNG... 4

1.2.1 Khái niệm tịa nhà văn phòng ... 4

1.2.2 Phân loại tòa nhà văn phịng ... 4

1.2.3 Tiêu chí phân loại tịa nhà văn phòng theo thứ hạng A, B, C ... 4

1.2.4 Các cơng tác quản lý tịa nhà văn phòng ... 7

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

3.1.5 Tiêu chí xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng ... 18

3.1.6 Phần mềm hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng Landsoft Control ... 19

3.2 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ... 20

3.2.1 Quản lý các nguồn thu tại tòa nhà ... 20

3.2.2 Các khoản chi của BQT ... 21

3.2.3 Tài khoản quản lý kinh phí của Ban quản trị ... 21

3.2.4 Quy trình rút tiền, chuyển khoản của Ban quản trị ... 22

3.2.5 Sử dụng ứng dụng quản lý tài chính HomeBudget ... 22

3.3 QUẢN LÝ VẬN HÀNH KỸ THUẬT ... 24

3.3.1 Mô tả công việc ... 24

3.3.2 Quy trình vận hành kỹ thuật cao ốc văn phịng ... 27

3.3.2.1 Quy trình vận hành hệ thống điện ... 27

3.3.2.2 Quy trình kiểm tra vận hành hệ thống cấp, thốt nước ... 29

3.3.2.3 Quy trình kiểm tra, bảo trì hệ thống liên lạc ... 30

3.4.1 Mô tả công việc ... 37

3.4.1.1 Tuần tra, kiểm sốt các hoạt động an ninh tịa nhà ... 37

3.4.1.2 Kiểm soát an ninh. ... 37

3.4.2 Quy trình quản lý an ninh ... 38

3.4.2.1 Quy trình xử lý sự cố an ninh ... 38

3.4.2.2 Quy trình quản lý cơng cụ hỗ trợ an ninh ... 39

3.4.2.3 Quy trình quản lý phương tiện ra vào tịa nhà ... 40

3.4.2.4 Quy trình tuần tra an ninh ... 40

3.4.3 Bố trí nhân sự ... 40

3.4.4 Nhiệm vụ ... 41

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

3.5 QUẢN LÝ VỆ SINH ... 42

3.5.1 Quy trình quản lý vệ sinh ... 42

3.5.1.1 Quy trình vệ sinh sàn và bảo dưỡng sàn ... 43

3.5.1.2 Quy trình vệ sinh thảm ... 43

3.5.1.3 Quy trình vệ sinh kính ... 43

3.5.1.4 Quy trình vệ sinh toilet ... 44

3.5.1.5 Quy trình vệ sinh khu vực thang máy, thang bộ ... 45

3.6.1.2 Số lượng nhân sự của từng bộ phận ... 48

3.6.2 Mô tả công việc ... 48

3.6.2.1 Trưởng ban quản lí ... 49

3.6.4 Kiểm soát nhân sự ... 53

3.6.4.1 Kiểm soát hồ sơ nhân sự ... 53

3.6.4.2 Kiểm soát năng lực, kiến thức ngành nghề của nhân sự ... 54

3.6.5 Phần mềm quản lý nhân sự Tanca ... 54

KẾT LUẬN ... 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 57

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT </b>

BIDV Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam

SCB Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

<b>DANH MỤC HÌNH ẢNH </b>

Hình 3.1 Nhân viên đang chăm sóc khách hàng ... 17

Hình 3.2 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra buồng điện ... 28

Hình 3.3 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống đèn ... 29

Hình 3.4 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống cấp, thốt nước... 30

Hình 3.5 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống thang máy ... 33

Hình 3.6 Nhân viên kỹ thuật đang kiểm tra hệ thống phịng cháy chữa cháy ... 34

Hình 3.7 Nhân viên bảo vệ đang giám sát camera ... 41

Hình 3.8 Nhân viên vệ sinh đang làm vệ sinh tịa nhà ... 44

Hình 3.9 Ứng dụng Tanca ... 55

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

<b>MỞ ĐẦU </b>

<b>Lý do thực hiện đề tài </b>

Những năm gần đây, thị trường bất động sản của Việt Nam đã sôi động hơn trước rất nhiều. Chất lượng bất động sản được chú trọng hơn, dẫn đến giá trị bất động sản cũng tăng cao. Ngồi mục đích mua để sử dụng, nhiều người chọn bất động sản là kênh đầu tư dài hạn vì khả năng sinh lời của bất động sản cao hơn rất nhiều so với những kênh đầu tư khác.

Tuy nhiên, đầu tư vào bất động sản cũng có khơng ít rủi ro. Giá trị bất động sản tăng hay giảm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như pháp lý, vị trí bất động sản, xu hướng thị trường,.., nếu không nắm vững kiến thức về đầu tư bất động sản thì thiệt hại sẽ là một con số khổng lồ do số vốn bỏ ra để đầu tư bất động sản thường rất lớn. Đặc biệt, vì bất động sản là hàng hóa có giá trị lớn nên thời gian đầu tư luôn kéo dài qua nhiều năm nhưng phần lớn chủ đầu tư đều có ít thời gian cũng như kiến thức chuyên môn để có thể khai thác giá trị của bất động sản một cách hiệu quả mà vẫn giữ được chất lượng của bất động sản. Rõ ràng vấn đề này là cực kỳ cấp thiết vì nó quyết định lợi nhuận thu được từ đầu tư và hơn hết là gây ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư.

Cũng vì ngun nhân đó mà nghiệp vụ quản lý bất động sản ra đời và ngày càng phát triển. Nhà quản lý đóng vai trị là trợ thủ đắc lực của chủ đầu tư, vừa có trách nhiệm vận hành, bảo dưỡng bất động sản, vừa chăm sóc tốt đời sống cho cư dân. Một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư giảm bớt chi phí vận hành của bất động sản, đồng thời cũng góp phần làm tăng thêm giá trị cho bất động sản. Với quy trình quản lý chật chẽ, chuyên nghiệp và hiệu quả mang lại đã khẳng định được tầm quan trọng của công tác quản lý đối với bất động sản.

Để có hiểu rõ hơn về lợi ích và quy trình quản lý bất động sản, ở đề tài này, nhóm 3 sẽ phân tích và trình bày lợi ích và các công tác quản lý chuyên nghiệp cho dự án tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê ở phường Thảo Điền, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<b>Mục tiêu nghiên cứu </b>

Phân tích, trình bày lợi ích và các cơng tác quản lý chun nghiệp đối với tịa nhà cao ốc văn phòng cho thuê để hiểu rõ tầm quan trọng của quản lý bất động sản.

<b>Phương pháp nghiên cứu </b>

Sử dụng phương pháp thu thập thông tin từ những nội dung trong các chun đề thuyết trình mơn Quản trị bất động sản đã được học, đồng thời tham khảo những thông tin liên quan khác trên mạng internet để tiến hành phân tích, trình bày lợi ích và các cơng tác quản lý tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê chuyên nghiệp.

Chương 1 − Cơ sở lý luận

Chương 2 − Phân tích dự án và tầm quan trọng của quản lý chuyên nghiệp Chương 3 − Thiết lập kế hoạch quản lý tòa nhà cao ốc văn phòng cho thuê

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

<b>CHƯƠNG 1 − CƠ SỞ LÝ LUẬN </b>

<b>1.1 QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN </b>

<b>1.1.1 Khái niệm </b>

Theo khoản 5, điều 3 Luật kinh doanh bất động sản 2014:

Quản lý bất động sản là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các hoạt động về quản lý, khai thác và định đoạt bất động sản theo ủy quyền của chủ sở hữu nhà, cơng trình xây dựng hoặc người có quyền sử dụng đất.

<b>1.1.2 Chủ thể quản lý bất động sản </b>

Theo Luật số 63/2006/QH11:

Dịch vụ quản lý bất động sản là hoạt động tổ chức, cá nhân. Kinh doanh Bất động sản được chủ sở hữu và chủ đầu tư sử dụng bất động sản ủy quyền thực hiện việc bảo quản, giữ gìn, trơng coi, vận hành và khai thác bất động sản theo hợp đồng quản lý bất động sản

− Công ty quản lý bất động sản là tổ chức giữ vai trị rất quan trọng trong q trình vận hành đưa vào sử dụng các bất động sản, họ sẽ là những người giúp các chủ đầu tư là gia tăng giá trị của bất động sản hiện có hay tối thiểu hóa thêm chi phí để tạo ra thêm lợi nhuận.

− Ban quản lý đơn vị quản lý và vận hành một bất động sản cụ thể, hoạt động theo nguyên tắc tự bảo đảm về kinh phí và hoạt động của bất động sản đó.

− Người quản lý bất động sản là cá nhân có tầm hiểu biết rộng về thị trường bất động sản, làm việc theo định hướng, mục đích và mục tiêu của chủ sở hữu để định giá tài sản trong thời gian hoạt động, dự báo được tiềm năng trong tương lai và xây dựng kế hoạch quản lý để đáp ứng mục đích của chủ sở hữu.

<b>1.1.3 Vai trò của người quản lý bất động sản ❖ Là một nhà kinh tế </b>

Nhà quản lý bất động sản chuyên nghiệp phải có tầm hiểu biết rộng về thị trường bất động sản trong nền kinh tế để định giá tài sản trong thời gian hoạt động, dự báo được tiềm năng trong tương lai, và xây dựng kế hoạch quản lý để đáp ứng mục đích chủ sở hữu.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>❖ Là thành viên của cộng đồng </b>

Nhà quản lý bất động sản nên quan tâm đến ngành nghề, xã hội, và tổ chức chính trị trong thành phố. Mục đích dài hạn sẽ dễ thực hiện hơn nếu nhà quản lý bất động sản trở thành một cơng dân có trách nhiệm và giúp đỡ thực hiện kế hoạch cho sự phát triển và cải thiện cộng đồng.

<b>❖ Là người hỗ trợ của chủ sỡ hữu </b>

Nhà quản lý bất động sản phải làm việc theo định hướng mục đích và mục tiêu của chủ sở hữu. Vì thế, nhà quản lý phải nhận biết được chủ sở hữu muốn đạt được điều gì. Hầu như, chủ sở hữu đều muốn thu được lợi nhuận trong khi giá trị tài sản ln được duy trì.

<b>1.2 QUẢN LÝ TỊA NHÀ VĂN PHỊNG 1.2.1 Khái niệm tịa nhà văn phòng </b>

Văn phòng cho thuê là một thuật ngữ bất động sản được gọi là cao ốc hay building hoặc một tịa nhà. Chủ tài sản có thể dùng nó cho doanh nghiệp thuê lại để làm văn phòng làm việc, kinh doanh. Một tòa nhà văn phịng có nhiều doanh nghiệp th lại từng vị trí trên mỗi sàn trong một cao ốc và thường thuê những diện tích được tính theo mét vng trên sàn.

<b>1.2.2 Phân loại tịa nhà văn phịng </b>

Hiện nay, thị trường các loại hình văn phịng hiện nay chia làm 3 loại đều có mục đích chính là cho doanh nghiệp thuê để hoạt động kinh doanh dịch vụ:

− Loại 1 là dạng cao ốc văn phòng được xây dựng chủ yếu cho doanh nghiệp thuê, thường tòa nhà cao từ 5 tầng trở lên.

− Loại 2 là thuê căn hộ dùng để làm văn phòng làm việc. − Loại 3 là thuê nhà nguyên căn để làm văn phịng.

<b>1.2.3 Tiêu chí phân loại tịa nhà văn phòng theo thứ hạng A, B, C </b>

TPHCM là nơi tập trung nguồn kinh tế bậc nhất của cả nước, rất nhiều doanh nghiệp tập trung khiến tình hình cho th văn phịng nơi đây ngày càng sôi động. Để khách hàng có thể tìm đúng loại tòa nhà văn phòng như mong muốn, việc phân loại tịa nhà theo thứ hạng với những tiêu chí cụ thể là cực kỳ cần thiết.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

<b>Tiêu chí xếp </b>

<b>hạng ^{Tịa nhà hạng A}^{Tịa nhà hạng B}^{Tịa nhà hạng C}</b>

Vị trí

Nằm ngay trung tâm kinh doanh, vị trí thuận quận ngoại biên, hơi xa các quận trung tâm.

Giao thông ^{Giao thông dễ dàng,} thuận tiện di chuyển. triển – Đơn vị quản lý là

đơn vị quốc tế hoặc địa phương.

Tòa nhà văn phòng được thiết kế đẹp, sang

trọng, hiện đại. Đơn vị kiến trúc, xây dựng, quản lý là những đơn vị quốc tế hoặc được Viện nghiên địa chất

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

hòa

Nội thất

Nội thất cao cấp, được lắp đặt theo đúng quy – Phân chia thang vận

chuyển và thang máy

Nguồn điện được đảm bảo an tồn, có máy Toilet Đạt tiêu chuẩn 5 sao Theo tiêu chuẩn 4 sao Toilet sạch sẽ

Tối thiểu 1 hầm đỗ xe Có bãi đỗ xe

Tiện ích Nhiều tiện ích hỗ trợ Có tiện ích hỗ trợ Khơng bắt buộc

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Không quá 15 năm Không áp dụng Không áp dụng

<b>1.2.4 Các cơng tác quản lý tịa nhà văn phịng </b>

Quản lý tòa nhà văn phòng là một bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, vận hành mọi hoạt động, không gian làm việc của các doanh nghiệp đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn nhất. Cụ thể đơn vị này sẽ kiểm sốt khơng gian làm việc, hệ thống điện nước, điều hòa, hệ thống hầm gửi xe, dịch vụ vệ sinh, hệ thống an ninh tòa nhà,…

<i><b>1.2.4.1 Quản lý và chăm sóc khách hàng </b></i>

− Quản lý khách hàng là một hoạt động của nhà quản lý nhằm tạo ra môi trường tốt nhất cho việc sinh hoạt, làm việc và sử dụng các tiện ích tại bất động sản của khách hàng, Bao gồm: việc ghi chép sự ra vào của khách hàng, các chính sách chăm sóc khách hàng, quản lý thực hiện hợp đồng, hồ sơ khách hàng, quản lý việc tuân thủ quy tắc công cộng, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng nhằm mục đích giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lịng.

− Chăm sóc khách hàng là tất cả những gì cần thiết mà doanh nghiệp phải làm để thảo mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng tức là phục vụ khách hàng theo cách mà họ mong muốn được phục vụ và làm những gì cần thiết, chuẩn mực để giữ khách hàng mình đang có.

<i><b>1.2.4.2 Quản lý tài chính </b></i>

Ở mỗi tịa nhà văn phịng, ngồi các khoản cố định như: tiền th mặt bằng, khách hàng còn phải trả chi trả thêm thêm các khoản phí dịch vụ như: phí vệ sinh, phí vận

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

hành, sửa chữa bảo dưỡng, chi phí dành cho dịch vụ an ninh… (hoặc các khoản phí này đã bao gồm trong giá thuê mặt bằng). Quản lý tài chính sẽ thực hiện quản lý kê khai rạch ròi các khoản chi phí đã được chi ra, thơng thường các chi phí sẽ được kê khai hàng tháng đối với khách hàng và chủ đầu tư.

<i><b>1.2.4.3 Quản lý vận hành kỹ thuật </b></i>

Quản lý kỹ thuật tòa nhà là công tác vận hành hệ thống kỹ thuật, cơ điện nhằm duy trì mọi hoạt động của tịa nhà được hiệu quả và an tồn. Đây là một công việc vô cùng quan trọng để đảm bảo điều kiện và môi trường làm việc tốt nhất cho khách hàng.

<i><b>1.2.4.4 Quản lý an ninh </b></i>

Quản lí an ninh tịa nhà là việc đảm bảo các vấn đề an ninh, an toàn, đảm bảo tài sản cho những người sinh sống, làm việc trong tịa nhà cũng như mơi trường sống thực sự an toàn, chất lượng.

<i><b>1.2.4.5 Quản lý vệ sinh </b></i>

Đội ngũ dọn vệ sinh phải đảm bảo vệ sinh của các khu vực như sảnh lễ tân, các hành lang chung giữa các doanh nghiệp khác nhau, các tầng khác nhau, khu vệ sinh công cộng,… Vệ sinh sạch sẽ các không gian làm việc, sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng cao và tăng sự uy tín cửa đơn vị vận hành tịa nhà.

<i><b>1.2.4.6 Quản lý nhân sự </b></i>

Bộ phận quản lý tòa nhà gồm nhiều nhân sự khác nhau phụ trách những mảng công việc khác nhau để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách thuê văn phòng. Việc quản lý nhân sự chính là trách nhiệm của bộ phận quản lý, đây là đơn vị sẽ giám sát toàn bộ nhân viên như lễ tân, nhân viên điều hành, bảo vệ, nhân viên vệ sinh,…đảm bảo hoàn thành mọi công việc và đảm bảo những tiêu chuẩn đề ra.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

<b>CHƯƠNG 2 − PHÂN TÍCH DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CHUYÊN NGHIỆP </b>

<b>2.1 PHÂN TÍCH DỰ ÁN </b>

<b>Giả sử: Tịa nhà X là dự án cao ốc văn phòng đang trong giai đoạn hoàn thiện tọa </b>

lạc tại địa chỉ Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh. THƠNG TIN TỔNG QUAN

Vị trí Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, TP HCM

Diện tích cho thuê 80 – 86 – 160 – 200 m²

Kết cấu 1 Hầm – 1 Trệt – 1 Lửng – 8 Tầng – 2 Thang máy

Thời gian thiết kế văn phịng Miễn phí từ 7 ngày đến 30 ngày, tùy diện tích

<b>2.1.1 Quy mơ dự án </b>

Tòa cao ốc cho thuê văn phòng Quận 2 X có cấu trúc gồm 1 hầm, 1 tầng trệt, 1 lửng và 8 tầng cao, diện tích cho thuê đa dạng từ 80m², tòa cao ốc X phù hợp cho mọi nhu cầu tìm thuê văn phịng của các cơng ty vừa và nhỏ.

<b>2.1.2 Phong cách thiết kế </b>

Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 2 X được thiết kế theo phong cách năng động hiện đại, được thiết kế với gam màu trắng của kính làm màu chủ đạo, kết hợp cùng màu xám trắng của đá ốp, tạo cho tổng thể tòa nhà một cảm giác hiện đại và thống mát. Tịa nhà được trang bị các tiện nghi linh hoạt, mang tính ứng dụng cao.

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

Tòa cao ốc cho thuê văn phòng quận 2 X được trang bị những tiện nghi cao cấp đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của khách thuê như thang máy tốc độ cao, hệ thống máy lạnh trung tâm, camera CCTV quan sát 24/24, hệ thống báo khói và chữa cháy theo tiêu chuẩn quốc tế, lối thoát hiểm linh hoạt, hệ thống toilet nam nữ riêng biệt…Tòa cao ốc X còn cung cấp đường dây internet tốc độ cao, đường dây điện thoại, hệ thống cách âm riêng biệt cho từng văn phòng.

Tòa cao ốc cho thuê văn phòng Quận 2 X được xếp hạng C, thuộc chuỗi cao ốc văn phòng cho thuê Quận 2. Tịa cao ốc X với vẻ ngồi tinh tế, độc đáo, vị trí đầy hứa hẹn cùng những tiện nghi phù hợp với việc cho thuê văn phòng hứa hẹn sẽ góp phần khơng nhỏ vào sự thành cơng của q doanh nghiệp.

<b>2.1.3 Tiện ích </b>

Vị trí mà văn phịng X tọa lạc gần với một số tiện ích phục vụ cho cuộc sống sinh hoạt hằng ngày của đối tượng dân văn phòng cũng như gia đình của họ như: gần

<b>siêu thị, bệnh viện, trường học… </b>

Bên cạnh đó, bên trong tịa nhà sẽ được cung cấp một số tiện ích phụ vụ cho nhân viên đang cơng tác tại tịa nhà như quầy lễ tân, bảo vệ 24/7, hầm đậu xe máy…

• Hỗ trợ internet nguồn băng thông tốc độ cao giúp cho sự kết nối liên tục trong quá trình làm việc của cả tịa nhà.

• Hệ thống camera bên trong tịa nhà hoạt động chuyên nghiệp và giám sát liên tục 24/7, đảm bảo an toàn an ninh cho các đối tác và nhân viên trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

• Hệ thống báo cháy và chữa cháy đạt tiêu chuẩn.

• Khu vực xung quanh tịa nhà có đầy đủ các dịch ăn uống phục vụ cho nhân

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

• Xung quanh tịa nhà có nhiều tiện ích như các trung tâm hội nghị, bệnh viện, nhà hàng, khách sạn, quán ăn, quán café, cửa hàng thời trang hay các cửa hàng tiện lợi…

Tòa nhà nằm tại vị trí thn lợi, có nhiều cơ sở hạ tầng giao thông được trang bị xung quanh vị trí tọa lạc của tịa nhà vì vậy dễ dàng kế nối giao thông giúp tiết kiệm thời gian di chuyển đến các khu vực xung quanh như:

• Cách cơng viên quận 2 với 3 phút đi xe

• Cách cao tốc TP - Long Thành Dầu Giây 30 phút đi xe • Cách cầu Saigon 4 phút chạy xe

• Khu du lịch Tân Cảng 10 phút chạy xe • Khu du lịch Văn Thánh 9 phút chạy xe • Vịng xoay Hàng Xanh 8 phút đi xe

Tòa nhà X gần các khu vực tiện ích, trung tâm mua sắm, ăn uống nhà hàng khách sạn, bệnh viện như:

• Cách quán cà phê Highland Coffee 100m • Cách cách nhà hàng pizza 4P’s khoảng 450m • Cách nhà hàng Nhật Bản Narama Hokkaido 270m • Cách quán The Coffee House 200m

• Cách khách sạn Common in Thao Dien 210m • Cách Trường Đại học Quốc tế Sài Gịn 450m • Cách phịng tập thể hình 170m

• Cách chợ Thảo Điền 350m

• Cách cửa hàng tiện lợi Family Mart 350m • Cách trung tâm mua sắm Thảo Điền Pearl 450m

Tòa nhà X còn năm trong khu vực những cơng ty, những văn phịng, tịa nhà cho th chun nghiệp quận Bình Thạnh như:

• Cách tịa nhà Báo Phụ nữ 3 phút đi bộ • Cách tịa nhà TSA 5 phút đi xe

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

• Cách tòa nhà Galleria Metro 6 khoảng 8 phút đi bộ • Cách tịa nhà Oscar Building 8 phút đi xe

• Cách tịa nhà Nanoco Building 6 phút đi xe • Cách tịa nhà Melody 2 Tower 6 phút đi xe

Việc giao dịch tài chính tại X cũng vơ cùng thuận lợi khi quanh tòa nhà là những

Tòa cao ốc văn phòng cho thuê X sở hữu mặt tiền đắt giá. Nằm ở phường Thảo Điền. Là trục đường huyết mạch lưu thông ra các đại lộ Mai Chí Thọ, Xa Lộ Hà Nội, nối liền giữa Sài Gòn và Biên Hòa, Đồng Nai, lưu thông xuyên suốt qua các quận Bình Thạnh và TP Thủ Đức.

<b>2.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CƠNG TÁC QUẢN LÝ TỊA NHÀ CAO ỐC CHUN NGHIỆP </b>

Dịch vụ quản lý tòa nhà là dịch vụ không thể thiếu ở các tòa nhà hiện nay. Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tịa nhà chun nghiệp có thể mang tới những lợi ích khơng ngờ, đem lại hiệu quả trực tiếp cho chủ đầu tư trong q trình triển khai cơng tác quản lý.

<b>• Đảm bảo an tồn </b>

Là một đội ngũ quản lý chun nghiệp sẽ ln có q trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu về lĩnh vực quản lý tòa nhà và được đào tạo bài bản nên đảm bảo tịa nhà ln được bảo vệ an tồn ở mức tối đa. Đồng thời khi có sự cố, tình huống bất ngờ xảy ra, đội ngũ cũng sẽ có cách khắc phục nhanh chóng.

<b>• Giúp phịng chống rủi ro cao nhất </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

Khi có đội ngũ quản lý tịa nhà chun nghiệp, mọi cơng việc sự cố liên quan đến điện, nước và hỏa hoạn xảy ra sẽ được ngăn chặn sớm, xử lý kịp thời và hạn chế tối đa nguy cơ về an toàn sức khỏe và tài sản. Vì đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ lập ra kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng khoa học, chuyên nghiệp sẽ giúp hệ thống ln được an tồn nhất có thể.

<b>• Tối giản hóa mọi quy trình vận hành tịa nhà </b>

Trước kia, quy trình quản lý tịa nhà vơ cùng lộn xộn và rắc rối, có q nhiều bước chính vì thế nó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý, vận hành của tịa nhà, khó có thể đảm bảo được mọi hoạt động có thể diễn ra tốt nhất. Khi có dịch vụ quản lý tịa nhà chun nghiệp sẽ giúp đồng bộ tất cả các hạng mục, dễ dàng kiểm tra công tác quản lý. Các dịch vụ như dịch vụ duy trì an ninh, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, quản lý thu chi, quản lý rủi ro đều được đồng bộ hóa, quá trình hoạt động sẽ đơn giản hóa hơn rất nhiều.

<b>• Tiết kiệm chi phí vận hành </b>

Khi sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp cho chủ đầu tư không phải đau đầu về vấn đề nhân sự, quản lý. Với hệ thống quản lý đồng bộ, chế độ bảo dưỡng hợp lý là lợi thế giúp giảm tối đa chi phí vận hành. Với việc quản lý bất động sản chuyên nghiệp sẽ giúp vận hành tòa nhà một cách hiệu quả với chi phí hợp nhất trong khoản ngân ngân sách có hạn của chủ đầu tư.

<b>• Nâng cao giá trị tài sản </b>

Nếu tịa nhà khơng được quản lý tốt thì chất lượng tài sản xuống cấp nghiêm trọng (rác, dơ bẩn, nhếch nhác, trang thiết bị hư hỏng, hệ thống kỹ thuật xuống cấp…) dẫn đến việc hạn chế trong việc tiếp xúc với khách hàng. Vậy nên nếu công tác quản lý, vận hành tịa nhà được thực hiện chun nghiệp khơng chỉ giúp khách hàng hài lòng mà còn giữ chân được khách hàng, qua đó nâng cao chất lượng của cơng trình.

<b>• Quản lý hệ thống kỹ thuật an tồn </b>

Một đội ngũ quản lý tịa nhà chun nghiệp sẽ có trình độ chun mơn rất cao, được trang bị đầy đủ những kiến thức, kỹ năng liên quan đến công tác quản lý vận hành

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

sao cho an toàn đạt hiệu quả cao nhất. Khi có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp thì quy trình quản lý vận hành tịa nhà sẽ đảm bảo được về các hệ thống máy móc sẽ hoạt động một cách trơn tru, bên cạnh đó hạn chế tối đa sự cố hư hỏng.

<b>• Kiểm sốt và cân đối thu chi </b>

Lợi ích của tịa nhà khơng chỉ dựa vào những đóng góp phí dịch vụ liên quan của các cư dân trong đó. Một phần lợi nhuận từ hoạt động cho th phịng ốc, phí dịch vụ cho th các hoạt động thương mại, khai thác tiện ích,… cho thuê các dịch vụ khác sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng nguồn thu, giảm áp lực chi phí cho cư dân. Vì vậy khi thuê dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp quá trình quản lý hoạt động thu chi sẽ khoa học, rõ ràng, báo cáo chi tiết…

<b>• Khai thác được tài sản tiềm năng vốn có </b>

Có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư khai thác được tài sản tiềm năng vốn có như các hạng mục cho th bên ngồi cơng trình, cơng tác lau chùi dọn dẹp, chi phí trong tịa nhà… từ đó sẽ giúp gia tăng được giá trị tài sản.

<b>• Tăng doanh thu, lợi nhuận cho chủ đầu tư </b>

Việc quản lý tốt sẽ làm tăng giá trị của bất động sản từ đó thu hút được nhiều khách hàng. Mặc khác, qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để được những dịch vụ hoàn hảo. Thời hạn khách hàng th sẽ lâu hơn khi tịa nhà đó được quản lý một cách chuyên nghiệp, từ đó sẽ giúp doanh thu tòa nhà và lợi nhuận của chủ đầu tư tăng lên.

Thị trường bất động sản trong khu vực rất sơi động. Có nhiều dự án gây tiếng vang lớn như: dự án đảo Kim Cương, chuỗi biệt thự cao cấp An Phú An Khánh, khu căn hộ Thảo Điền…

Tiềm năng giá trong tương lai khi tuyến đường Metro Bến Thành – Suối Tiên được đưa vào hoạt động.

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

<b>CHƯƠNG 3 − THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TỊA NHÀ CAO ỐC VĂN PHỊNG CHO TH</b>

Dự án tịa nhà cao ốc văn phòng cho thuê ở phường Thảo Điền, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh sẽ được quản lý theo quy trình chuyên nghiệp bao gồm quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý tài chính, quản lý an ninh, quản lý vệ sinh, quản lý vận hành kỹ thuật và quản lý nhân sự. Mọi mặt của tòa nhà sẽ được đội ngũ chuyên gia lên kế hoạch quản lý phù hợp nhằm tiết kiệm tối đa chi phí và góp phần làm tăng giá trị tòa nhà cho chủ đầu tư. Đồng thời cũng giúp khách hàng có những trải nghiệm hài lòng khi quyết định thuê và làm việc trong tòa nhà.

<b>3.1 QUẢN LÝ VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 3.1.1 Số lượng và tiêu chí lựa chọn đào tạo nhân sự </b>

Số lượng: 2 người làm việc ở phịng quản lý.

Tiêu chí: ngoại hình ưa nhìn, độ tuổi từ 22 đến 30. Đặc biệt giọng nói phải chuẩn, âm giọng dịu dàng, dễ nghe. Tính cách nhu mì, ơn hịa, biết lắng nghe, vui vẻ có khả năng giữa bình tĩnh tốt trong khi làm việc. Có kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống tốt.

<b>3.1.2 Đối tượng khách hàng </b>

Tồn bộ những người th văn phịng trong tịa nhà (đối tượng tập trung chủ yếu). − Khách hàng tiềm năng: là những cá nhân, tổ chức đang có sự quan tâm hoặc nhu cầu đến văn phịng cho th.

− Khách hàng mục tiêu: là nhóm đối tượng khách hàng ở thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới. Nhóm này có nhu cầu thật sự về th văn phịng và có khả năng chi trả dịch vụ.

<b>3.1.3 Quy trình quản lý khách hàng bao gồm </b>

➢ Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý. Bổ sung khách hàng mới và bỏ đi những khách hàng cũ khơng cịn sử dụng dịch vụ để tránh thiếu sót hay

<b>thơng tin rác trong tệp tin. </b>

<b>➢ Quản lý khách sử dụng phòng họp. </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

<b>➢ Khảo sát theo yêu cầu và mong muốn khách hàng. ➢ Xử lý các khiếu nại và thiết lập các biểu mẫu cần thiết. ➢ Trang trí và marketing theo yêu cầu của khách hàng. ➢ Đảm bảo an toàn và an ninh của khách hàng trong tòa nhà. ➢ Quản lý quy trình vệ sinh của khách hàng. </b>

<b>➢ Quản lý các tài sản của khách hàng. </b>

<b>➢ Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà. ➢ Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản của khách hàng. </b>

<b>➢ Các hình thức, thái độ, tác phong nhân viên với khách hàng. ➢ Quản lý các thiết bị, dịch vụ của tòa nhà chung cư. </b>

<b>3.1.4 Cơng tác chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại, thắc mắc </b>

− Gọi điện, gửi tin nhắn, mail cho khách thuê vào những dịp lễ, Tết, sinh nhật và đi kèm quà tặng. Phổ biến cho khách hàng những chính sách hay chương trình mới.

<b>• Xử lý khiếu nại, thắc mắc: </b>

− Tiếp nhận thông tin khiếu nại, thắc mắc: cập nhật toàn bộ nội dung khiếu nại của khách hàng một cách thật cụ thuê, trong đó bao gồm người khiếu nại, thời gian, yêu cầu của khách hàng…

− Xem xét thơng tin: Sau khi tìm hiểu nội dung khiếu nại của khách hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng của quản lý tịa nhà tiến hành phân tích khiếu nại đúng hay sai theo quy định của toàn nhà hoặc theo pháp luật. Sau đó thơng báo cho khách hàng biết về kết quả điều tra trên cơ sở minh bạch và luôn luôn đảm bảo quyền lợi của khách hàng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

− Xác định bộ phân liên quan đến khiếu nại của khách hàng: Với những vụ khiếu nại của khách hàng qua sự điều tra đã xác định là đúng, ban quản lý tòa nhà phải làm rõ bộ phận nào và người chịu trách nhiệm.

<i>Hình 3.1 Nhân viên đang chăm sóc khách hàng </i>

− Phân tích nguyên nhân: Tổ chức các bộ phận, các phòng ban liên quan của ban quản lý tồn nhà phân tích vấn đề khiếu nại của khách hàng, tìm ra nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý.

− Đưa ra biện pháp khắc phục: Căn cứ vào nguyên nhân để đưa ra phương án giải quyết hợp lý và thông báo cho khách hàng biết phương án giải quyết này trên cơ sở bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

− Thực hiện phương án giải quyết: Phương án giải quyết phải được sự chấp nhận của khách hàng, với những phương án mà ban quản lý toà nhà đưa ra khách hàng khó chấp nhận cần phải thông qua đàm phán để giải quyết cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối cùng và thực hiện phương án này.

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

− Đánh giá: Tiến hành tổng kết đánh giá các sự việc của khách hàng, đưa ra phương án phòng chống, đồng thời xử lý những đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm. − Theo dõi điều tra thái độ của khách hàng về việc xử lý khiếu nại: Sau khi giải quyết xong khiếu lại của khách hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng trực tiếp gọi điện thoại cho khách hàng để nắm bắt cảm nhân của khách hàng sau khi được giải quyết.

<b>3.1.5 Tiêu chí xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng </b>

• Tiếp nhận và phản hồi thông tin nhanh trong thời gian làm việc

Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên cần thiết phải hiểu rõ vấn đề mà khách hàng đề cập đến để có những phản hồi kịp thời đến khách hàng đặc biệt là những khách hàng gọi điện thoại trực tiếp trong giờ làm việc. Về phần email hay tin nhắn nhân viên phải kiểm tra ngay khi bắt đầu giờ làm việc, sau giờ ngỉ trưa để đảm bảo không bỏ lỡ bất kì phản hồi, thắc mắc nào của khách hàng, tránh việc để khách chờ lâu.

• Tiếp thu phản hồi của khách hàng một cách tích cực để hoàn thiện dịch vụ. Một trong những yếu tố giúp người làm dịch vụ ngày một hoàn thiện đó là những phản hồi từ khách hàng. Sẽ có những phản hồi tích cực và những phản hồi tiêu cực (đa phần) nhưng nhân viên phải dùng thái độ tích cực, thể hiện sự sự thấu cảm để tiếp nhận chúng vì đó là những lời bình phẩm quý giá đối với ngành dịch vụ để có thể hồn thiện và phát triển.

• Hỗ trợ khách hàng trên nhiều nền tảng.

Hiện nay, có rất nhiều phương thức để khách hàng có thể liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng từ thiết bị di động, email, các trang mạng xã hội khác. Điều này tạo ra sự thuận tiện cho người dùng, không bị áp lực bởi thời gian. Nếu trong thời gian làm việc của bộ phận chăm sóc khách hàng mà khách hàng bận hoặc qn thì ngồi thời gian họ có thể gửi mail hay tin nhắn vào địa chỉ có sẵn.

Ngoài việc tạo điều kiện cho người dùng, việc hỗ trợ khách hàng trên nhiều nền tảng còn giúp giảm căng thẳng trong những cuộc đối thoại trực tiếp, giúp nhân viên có nhiều thời gian để xem xét, xử lý tốt vấn đề.

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

• Giải quyết vấn đề linh hoạt, khéo léo.

Đây là yếu tố hết sức quan trọng góp phần tạo nên sự thành cơng của bộ phận chăm sóc khách hàng ở lĩnh vực bất động sản nói riêng và các cơng ty dịch vụ nói chung. Hầu hết một khi khách hàng sử dụng dịch vụ chăm sóc khách hàng là khách hàng cần hỗ trợ để giải quyết một số vấn đề khiếu nại hay khúc mắt liên quan đến tòa nhà.

Đôi khi những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng là đúng và cũng có lúc hơi vơ lý thậm chí là đi kèm thái độ. Và nhiệm vụ của nhân viên lúc này phải khéo léo, mềm mỏng, xử lý vấn đề một cách linh hoạt, tuyệt đối không được cứng nhắc, khuôn mẫu. Nếu nhân viên không thể xử lý trực tiếp ngay và luôn thì khéo léo hẹn lại khách để có thời gian xem xét bàn bạc với các bộ phận liên quan để xử lý vấn để một cách tốt nhất sao cho lợi cho khách nhưng khơng thiệt cho mình.

<b>3.1.6 Phần mềm hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng Landsoft Control </b>

Bên cạnh công tác quản lý, lưu trữ thủ công, bộ phận quản lý có được sự hỗ trợ tích cực từ phần mềm Landsoft Control để:

− Quản lý thông tin khách thuê: họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, các dịc vụ dang sử dụng, lịch sử giao dịch…

− Phân loại khách hàng để điều chỉnh giá theo tầng, theo diện tích, thời điểm thuê… − Quản lý hợp đồng của từng khách hàng: thời gian ký hợp đồng, thời gian hết hạn, ngày thu tiền cọc, ngày thanh tốn, các nhu cầu khách hàng địi hỏi….

− Quản lý tài liệu, biểu mẫu: Hợp đồng, hóa đơn, thơng báo nhắc nợ, báo cáo các khoản phí....

− Theo dõi lịch sử giao dịch, sử dụng mặt bằng của khách hàng.

− Quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà, thái độ của từng nhân viên, các góp ý, thắc mắc về tòa nhà… hệ thống cảnh báo, nhắc nhở giải quyết thắc mắc của khách hàng, từ đó giải quyết những tồn đọng, điều chỉnh lại hoạt động của tòa nhà sao cho phù hợp.

− Quản lý việc đóng phí dịch vụ, nhắc nhở các khoản nợ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

<b>3.2 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH </b>

<b>3.2.1 Quản lý các nguồn thu tại tịa nhà Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung: </b>

Ban quản trị nhận bà giao tồn bộ kinh phí bảo trì (bao gồm cả lãi tiền gửi) phần sở hữu chung của tòa nhà do Chủ đầu tư đang tạm quản lý.

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung thu bổ sung:

− Trong trường hợp Qũy bảo trì CĐT bàn giao cho BQT được sử dụng chỉ còn 100 triệu đồng, BQT được thực hiện bổ sung, có trách nhiệm quyết tốn kinh phí này và báo cáo trước Hội nghị Tịa nhà.

− BQT xem xét ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chịu trách nhiệm trực tiếp thu bổ sung phí bảo trì định kỳ 1-2 lần/tuần. Đơn vị quản lý vận hành phải nộp số tiền thu được vào tài khoản kinh phí bảo trì của BQT và báo cáo cho BQT vào ngày 05 hàng tháng, đơn vị quản lý vận hành được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá 15 triệu đồng để chi các cơng việc bảo trì đột xuất.

Kinh phí vận hành:

− BQL ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chịu trách nhiệm trực tiếp thu phí quản lý vận hành òa nhà định kỳ 1-2 lần/tuần.

Đơn vị quản lý vận hành phải nộp số tiền thu được vào tài khoản kinh phí quản lý vận hành của BQT và báo cáo cho BQT vào ngày 05 hàng tháng, đơn vị quản lý vận hành được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá 10 triệu đồng để chi các khoản chi hành chính, quản lý văn phịng, nhiên liệu, vật tư phụ,…

− Đầu mỗi tháng đợn vị quản lý vận hành tịa nhà sẽ niêm yết thơng báo về việc đóng phí quản lý của tháng mới tại khu vực quy định. Kinh phí quản lý này sẽ được Hội nghị tòa nhà xem xét điều chỉnh hàng nằm hay tùy vào tình hình cụ thể.

− Gía dịch vụ quản lý vận hành được xác định bằng Việt Nam đồng và tính trên mỗi m<small>2</small> diện tích căn hộ theo diện tích thơng thủy.

− Lãi tiền gửi từ các khoản kinh phí được bổ sung vào kinh phí bảo trì hoặc kinh phía quản lý vận hành tòa nha tùy theo nguồn gốc loại tiền gửi.

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

− Các khoản thu khác phát sinh từ công tác quản lý, vận hành và khai thác phần sở hữu chung của tòa nhà văn phòng cho thuê.

<b>3.2.2 Các khoản chi của BQT </b>

− Chi bảo trì phần sở hữu chung của tịa nhà

• Bảo trì các kết cấu, hạn mục và phần diện tích sở hữu chung: khung, cột, tường, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang, thang máy, hệ thống cấp điện, cấp nước, thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứu hỏa, hộp kỹ thuật và các phần khơng thuộc sở hữu riêng.

• Bảo trì hệ thống kỹ thuật bên ngồi kết nối với tịa nhà: sân chung, vườn hoa, cơng viên,..

• Các hạng mục khác − Chi quản lý vận hành tịa nhà

• Chi dịch vụ quản lý vận hành: Định kỳ hàng tháng BQT tổ chức đánh giá công tác quản lý vận hành của đơn vị quản lý vận hành và thực hiện thanh tốn phí quản lý.

• Chi phí điện nước phục vụ cho khu vực cơng cộng và phần sở hữ chung tại tịa nhà: BQT trực tiếp kí kết hợp đồng với nhà cung cấp điện nước, định kỳ hàng tháng căn cứ theo hóa đơn điện nước mà BQT sẽ thanh tốn cho nhà cung cấp điện nước.

• Chi thù lao, hoạt động, phụ cấp trách nhiệm cho BQT. • Chi phí khác: an ninh, bảo vệ, vệ sinh môi trường.

<b>3.2.3 Tài khoản quản lý kinh phí của Ban quản trị </b>

− BQT thành lập 02 tài khoản riêng biệt tại các tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý. Sử dụng riêng hai khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và kinh phí quản lý vận hành tịa nhà. Chủ tài khoản kinh phí quản lý là Trưởng ban thường trực của BQT.

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

− BQT quyết định kỳ hạn tiền gửi, lãi suất, thời điểm rút lãi, việc sử dụng lãi tiền gửi đúng mục đích và tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để mở tài khoản.

<b>3.2.4 Quy trình rút tiền, chuyển khoản của Ban quản trị </b>

Kinh phí quản lý vận hành chỉ đợc chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản khi có đủ:

− Giấy rút tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi

− Biên bản cuộc họp BQT về nội dung sử dụng kinh phí bảo trì

− Kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị tịa nhà thơng qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất.

− Hợp đồng bảo trì với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo quy định của Pháp luật (đối với các khoản bảo trì có giá trị trên 05 triệu đồng).

− Hồ sơ hoàn thành cơng việc bảo trì, quản lý vận hành; hồ sơ thanh, quyết toán quản lý vận hành, quyết toán kinh phí bảo trì có xác nhận của đại diện BQT và hóa đơn, chứng từ theo quy định<small>.</small>

− Mức tiền mặt tối đa mà BQT có thể rút là 20 triệu đồng, tất cả các khoản chi phát sinh trên 20 triệu đồng sẽ được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Trong trường hợp phát sinh cơng việc bảo trì đột xuất mà Qũy tiền mặt của kinh phí khơng cịn, thì BQT có thể tạm thời sử dụng kinh phí quản lý vận hành tịa nhà và cuối tháng BQT sẽ quyết toán lại khoản tiền này vào tài khoản quản lý vận hành tòa nhà. (Tổng phát sinh trong tháng không vượt quá 05 triệu đồng).

<b>3.2.5 Sử dụng ứng dụng quản lý tài chính HomeBudget </b>

Nhờ bố cục và giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng, phần mềm chụp và qt hình ảnh biên lai, hóa đơn chi tiêu để tự động nhập dữ liệu, phân loại chi phí cố định vào từng hạng mục.

Trong ứng dụng gồm có các mục nhỏ: Chi tiêu, Biểu phí, Thu nhập, Ngân sách, Báo cáo, .. được thể hiện rõ ràng và tô màu khác nhau dễ phân biệt và hơn nữa có đầy đủ

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

các thông số về người dân sống tại đó để dễ dàng điền các khoảng chi phí quản lý các hộ, thông tin đăng ký gửi xe,..

Ngồi ra ứng dụng cịn có tính bảo mật cao, yêu cầu thiết lập mật khẩu để quản lý ứng dụng.

<b>Ước tính chi phí vận hành của Tòa nhà cao ốc văn phòng ở Thảo Điền, TP Thủ Đức trong 1 năm như sau: </b>

Các khoản thu chi trong một tháng (các khoản lương, tỷ lệ lấp đầy, khối nước, Kw điện là giả định và được tham khảo theo giá của các căn hộ, văn phịng cho th khác có quy mô tương đương tại Thảo Điền, TP Thủ Đức).

<b>CÁC KHOẢN CHI </b>

<b>ĐỊNH PHÍ </b>

Lương Nhân viên 175.000.000 đồng/tháng/35người Khấu hao thiết bị

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

<b>3.3 QUẢN LÝ VẬN HÀNH KỸ THUẬT 3.3.1 Mô tả công việc </b>

− Lập danh mục, hồ sơ, tiểu sử trang thiết bị

Việc đầu tiên trong công tác quản lý hệ thống kỹ thuật là tiến hành lập danh sách các thiết bị máy móc đang được sử dụng trong các bộ phận của tòa nhà. Đồng thời, đơn vị quản lý sẽ phân loại chúng thành từng danh mục và khi phát sinh những loại thiết bị mới cần cập nhật lại đầy đủ.

− Vận hành hệ thống theo quy trình vận hành đối với từng hệ thống kỹ thuật cụ thể: + Vận hành hệ thống điện

+ Vận hành hệ thống cấp thoát nước + Vận hành hệ thống thông tin liên lạc + Vận hành hệ thống điều hịa khơng khí

</div>