(Tiểu luận) báo cáo môn học đề tài hệ thống quản lý khách sạn

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN</b>

<b>BÁO CÁO MƠN HỌCNguyễn Chu Phước Ân - 2051052005 Lê Hiển Vinh - 2051052152</b>

<b>Thành phố Hồ Chí Minh, 2023</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

1. Trước khi tiến vào việc phân tích quy trình, nhóm tiến hành phỏng vấn...2

2. Ngồi việc phỏng vấn, nhóm cịn đưa ra bảng câu hỏi ...5

I) Sơ đồ phân rã chức năng hệ thống quản lý khách ...10

II) Phân tích các quy trình của hệ thống...11

3) Mức 1 - Chức năng quản lý nhân viên:...15

4) Mức 1 - Chức năng quản lý thống kê:...16

5) Mức 1 - Chức năng quản lý khách hàng:...16

IV) Sơ đồ ERD...17

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ VÀ TỔNG KẾT...18

HẾT... 18

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>MƠN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG</b>

<b>ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN</b>

<b>PHẦN 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN</b>

<b>I) Đặt vấn đề:</b>

Khách sạn A có quy mơ khá lớn tại trung tâm thành phố Đà Lạt, khách sạn này có uy tín lâu năm nên luôn là sự chọn hàng đầu của khách du lịch khi đến Đà Lạt.

Gần đây, xu hướng mọi người đến Đà Lạt du lịch ngày càng tăng, việc số lượng khách hàng đến tăng đột ngột khiến cho khách sạn gặp khó khăn trong việc quản lý. Đặc biệt là khâu check-in theo phương thức truyền thống mất nhiều thời gian, nhiều khách hàng đợi hàng dài.

Vì vậy cần có một hệ thống thơng tin hỗ trợ việc quản lý khách sạn, nhằm giúp khách sạn hoạt động nhanh nhẹn, minh bạch hơn cũng đồng thời tăng tính cạnh tranh với các khách sạn khác.

<b>II) Mơ tả bài tốn: </b>

Bài tốn thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là một bài toán phức tạp, địi hỏi tính linh hoạt, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý các hoạt động của khách sạn. Hệ thống cần có khả năng quản lý các thơng tin về khách hàng, phịng, đặt phịng, dịch vụ, thanh tốn và báo cáo, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng. Để giải quyết bài toán này, hệ thống cần được thiết kế một cách cẩn thận, tối ưu hóa quy trình quản lý, đảm bảo tính an tồn và bảo mật thơng tin, đồng thời tăng cường trải nghiệm của khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Quản lý khách sạn sẽ được thực hiện một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa sự tương tác giữa khách hàng và khách sạn.

Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống là khi có khách hàng liên hệ hoặc đến thuê phòng hoặc thuê các dịch vụ của khách sạn thì có trách nhiệm giới thiệu về những đặc điểm chung của khách sạn cũng như các công tác phục vụ của khách sạn. Cùng với đó là thu thập các yêu cầu của khách hàng. Khi khách hàng có yêu cầu cụ thể thì sẽ cơng tác chuẩn bị, giao phòng cho khách, phục vụ các yêu cầu về dịch vụ của khách, hướng dẫn khách hiểu thêm về hoạt động của khách sạn. Cập nhật đầy đủ các thông tin của khách hàng. Phân loại khách hàng. Các dịch vụ tối thiểu dịch vụ ăn uống ,thông tin liên lạc, đi lại, cùng các loại hình dịch vụ giải trí khác. Vì vậy ngồi các thơng tin để quản lý phịng, khách th phịng cịn cần các thơng tin về các loại hình dịch vụ và các thơng tin về q trình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Và thực hiện các thủ tục nhanh gọn đảm bảo không xảy ra tình trạng nhầm lẫn.

Những chức năng của hệ thống của tóm lại như sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

- Quản lý nhân viên: Bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch làm việc, lương, … Tìm kiếm, sửa đổi thơng tin nhân viên.

- Quản lý thông tin khách hàng: Bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số CMND, hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, …Tìm kiếm, sửa đổi thơng tin khách hàng.

- Quản lý phịng: Bao gồm các thơng tin về loại phịng, số lượng phịng, giá phịng, tình trạng phòng, tiện nghi của phòng, …

- Quản lý đặt phòng: Bao gồm các thông tin về ngày đến, ngày đi, số lượng khách, loại phòng, giá phòng, số phòng, tình trạng đặt phịng, …Thực hiện đặt phịng cho khách hàng.

- Quản lý thanh tốn: Bao gồm các thơng tin về hóa đơn thanh tốn, số tiền thanh toán, phương thức thanh toán.

- Quản lý báo cáo: Bao gồm các thông tin về doanh thu, số lượng khách đến, số lượng phòng trống, số lượng phòng đã đặt.

<b>III) Khảo sát hệ thống: </b>

1. Trước khi tiến vào việc phân tích quy trình, nhóm tiến hành phỏng vấn các nhân viên, khách hàng ở khách sạn.

Đối tượng phỏng vấn 1: Nhân viên tiếp tân

Mục đích: Tìm hiểu quy trình tiếp nhận khách hàng. Quy trình nhận phịng - trả phòng và các hoạt động hằng ngày của khách sạn

Quy trình tiếp nhận khách hàng của

khách sạn như thế nào? ^{Nhân viên lễ tân sẽ giao tiếp với khách}hàng để thu thập thông tin về khách hàng như thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng, nhu cầu phòng ở, lượng người... thơng qua các ứng dụng đặt phịng hoặc liên lạc trực tiếp với khách sạn. Số điện thoại của khách hàng được sử dụng như mã xác nhận đặt phòng.

Khi thực hiện thủ tục nhận phòng, khách sạn cần thơng tin gì của khách hàng?

Khách sạn cần lưu các thông tin của khách hàng như : họ và tên, số điện thoại, số căn cước công dân (trường hợp

<b>Too long to read onyour phone? Save to</b>

read later on your computer

Save to a Studylist

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

khách hàng khơng có căn cước cơng dân có thể sử dụng hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe).

Quy trình trả phịng của khách sạn như thế nào?

Sau khi tiếp nhận yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu bộ phận buồng phịng kiểm tra tình trạnh phịng, thống kê dịch vụ, sau đó lập hóa đơn và nhận thanh toán từ khách hàng. Khách sạn có các dịch vụ, tiện ích cho

khách hàng hay khơng? ^{Có, khách sạn có nhiều dịch vụ, trong đó}có nhiều hợp tác dịch vụ với các doanh nghiệp bên ngồi. Khi khách hàng có u cầu dịch vụ, nhân viên tiếp tân sẽ tiếp nhận, thực hiện ghi nhận lên hệ thống và điều phối nhân viên thực hiện. Phương thức thanh toán của khách sạn

như thế nào? ^{Khách sạn chấp nhận các phương thức}thanh toán như: tiền mặt, thẻ visa, debit, credit, thanh tốn qua internet - banking, ví điện tử. Nếu khách hàng thanh tốn bằng thẻ thì khách sạn sẽ thu thêm phụ phí, cịn nếu thanh tốn qua internet - banking hoặc ví điện tử thì hệ thống sinh code QR hoặc thơng tin chuyển khoản cho khách hàng thanh tốn. Cần lưu lại chi tiết hóa đơn của khách hàng. Nhằm giúp khách sạn thu hút nhiều thống cần lưu lại thơng tin này để có thể giúp ban quản lý khách sạn điều hành khách sạn tốt hơn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Đối tượng phỏng vấn 2: Nhân viên bộ phận kế tốn

Mục đích: hiểu được những nhiệm vụ của hệ thống đối với bộ phận kế toán.

Chức năng quan trọng nhất của hệ thống với bộ phận kế tốn là gì?

Hệ thống cần giúp đối chiếu các hóa đơn thu/chi của khách sạn. Thống kê chi tiết số tiền thu/chi một cách chính xác. Có thể thực hiện thống kê theo

ngày/tháng/năm. Hình thức nhập/xuất dữ liệu của bộ phận

kế tốn là gì? ^{Mọi dữ liệu điều được lưu trữ ở cơ sở dữ}liệu chung của khách sạn. Hoặc có thể lấy từ file excel,word, …Vì vậy hệ thống này nên hỗ trợ nhập xuất dữ liệu từ file excel, word.

Ngoài những tác vụ như thống kê, hỗ trợ nhập xuất dữ liệu thì phịng kế tốn có muốn hệ thống có thêm chức năng nào khơng?

Có, sẽ rất tốt nếu hệ thống có thể tìm kiếm, sắp xếp hóa đơn theo

ngày/tháng/năm. Và tạo báo cáo từ mẫu có sẵn

Đối tượng phỏng vấn 3: Ban quản lý khách sạn

Mục đích: Tìm hiểu về chức năng quản lý của hệ thống, các nhu cầu đi kèm như giao

Thông tin của khách hàng sẽ được lưu tại cơ sở dữ liệu chung của khách sạn trong 6 tháng nhằm phục vục cho các tình huống phát sinh.

Việc quản lý nhân sự ở khách sạn được thực hiện như thế nào?

Thông tin của tất cả nhân viên được lưu trữ chi tiết ở cơ sở dữ liệu. Thực hiện phân quyền theo các cấp và chức năng của từng bộ phận.

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Thực hiện phân quyền, cụ thể là như thế

nào? ^{Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản đăng}nhập vào hệ thống của khách sạn, từ đó quy định giới hạn chức năng cấp cho nhân viên. Bắt đầu ca làm việc của mình, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống thực hiện điểm danh

Quy trình quản lý kho hàng của khách sạn như thế nào?

Khi nhập hàng từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ nhập thơng tin hàng hóa xuống cơ sở dữ liệu. Cũng như khi xuất kho, mọi thông tin sẽ được lưu trữ chi tiết. Thực hiện kiểm kê hàng hóa, thơng báo hàng đã q hạn sử dụng

Trường hợp nào thì hàng hóa sẽ được xuất kho?

Sau khi khách hàng trả phòng, nhân viên sẽ kiểm tra và fill lại những hàng hóa cịn thiếu trong phòng. Hoặc khi khách hàng yêu cầu thì lễ tân cũng có khả năng bán hàng cho khách.

Vậy khách sạn cần một ứng dụng

window hay là một ứng dụng web? ^{Cả hai, ứng dụng web sẽ thuận tiện cho}việc quản lý từ xa, còn ứng dụng window sẽ thuận tiện cho tất cả nhân viên và bảo mật hơn. Cả hai ứng dụng nên có UI/UX tốt, trực quan, dễ nhìn.

2. Ngồi việc phỏng vấn, nhóm cịn đưa ra bảng câu hỏi để phân tích nhu cầu nhân viên trong khách sạn về một hệ thống tiện lợi.

Nội dung câu hỏi Loại câu hỏi Trả lời Nhu cầu của bạn về hệ

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

đáp án ^{Chọn 1 ý kiến nhiều trong những ý}kiến: Tra cứu, thống kê chi tiêu của điểm tiện ích nào?

Chọn nhiều đáp án Có thể chọn nhiều trong những ý kiến: Thanh tốn một cách nhanh chóng Có nhiều phương thức thanh tốn như: visa, qt mã QR

Ít xảy ra những lỗi sai trong việc tính tốn hóa đơn

Bạn thấy hệ thống quản lý kho có những điểm tiện ích nào?

Chọn nhiều đáp án Có thể chọn nhiều trong những ý kiến: Dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm sản phẩm

Dễ dàng trong việc nắm bắt số lượng sản phẩm

Tự động hóa nhiều công việc tốn công sức và thời gian

Điểm tiện ích của hệ thống quản lí nhân viên là gì?

Chọn nhiều đáp án Có thể chọn nhiều trong những ý kiến: Giúp việc cập nhật thông tin nhân viên dễ dàng hơn

Biết được hiệu suất làm việc của nhân viên

Tự động hóa trong việc chấm cơng Trong hệ thống quản lí Chọn 1 trong 2 Chọn 1 ý kiến nhiều trong những ý

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

nhân viên, điểm lợi nhất khi việc chấm công của nhân viên một cách tự động hóa?

Tiêt kiệm thời gian

Ghi lưu thời gian chính xác thời gian đến làm hay ra về của nhân

Thông qua cuộc phỏng vấn lấy ý kiến chúng ta cần:

- Xây dựng hệ thống đặt phòng và các tác vụ khác ở quầy lễ tân.

- Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên có phân cấp chức năng, công việc cho từng chức năng cụ thể.

- Phần mềm có giao diện ưa nhìn, dễ sử dụng.

- Xây dựng hệ thống thanh tốn bằng nhiều hình thức: trực tiếp, thẻ, app. - Hệ thống có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo.

<b>IV) Đặc tả hệ thống:</b>

<b>a) Mơ tả quy trình làm việc</b>

Khi khách hàng đến với khách sạn, quầy lễ tân sẽ tiếp nhận và hỗ trợ khách hàng. Lễ tân sẽ hỏi về nhu cầu phòng của khách và đề nghị một số lựa chọn thích hợp cho khách. Nếu khách hàng đã có đặt trước phịng thì chuyển qua giai đoạn làm thủ tục nhập phịng, khách hàng có thể nhận phịng thơng qua số điện thoại. Mỗi khách hàng được quản lý chặt chẽ về mã định danh, họ và tên, năm sinh, quê quán. Lễ tân và khách hàng đảm bảo thơng tin chính xác trong q trình đăng ký.

Hệ thống giúp lễ tân tìm phịng phù hợp cho khách, có thể tìm theo các thuộc tính như số người, giá tiền, mức độ tiện nghi, … Khi khách hàng đã quyết định đặt phòng, lễ tân xác nhận vào hệ thống. Chi tiết thuê phịng được lưu trữ chặt chẽ

Trong q trình th phịng tại khách sạn, khách hàng có thể yêu cầu các dịch vụ của khách sạn tại quầy lễ tân, lễ tân nhập các thông tin dịch vụ cho việc xuất hóa đơn sau này.

Khi thực hiện thủ tục trả phịng, hệ thống tính tốn tiền phịng, thống kê và tính tốn các dịch vụ khách hàng đã u cầu, các phụ phí. Xuất hóa đơn và tùy chọn các phương thức thanh toán cho khách hàng (tiền mặt, ví điện tử, chuyển khoản, thẻ). Lưu trữ xuống cơ sở dữ liệu thơng tin thanh tốn như phương thức thanh tốn, các thơng tin hóa đơn, … nhằm phục vụ cho tác vụ kế toán. Khi tất trả phòng, lễ tân kiểm tra phòng, dọn dẹp và cập nhật lại trạng thái của phòng.

Mọi nhân viên tại khách sạn được cấp cho một tài khoản đăng nhập vào hệ

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

thống, có phân quyền theo chức vụ. Khi vào ca làm, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống thực hiện điểm danh, kiểm tra các thông báo từ cấp trên.

Dựa vào dữ liệu được lưu, bộ phận quản lý có thể phân tích hiệu quả hoạt động của khách sạn.

Hệ thống thực hiện các chức năng phục vụ cho phòng kế toán như thống kê chi tiêu, thống kê theo ngày, tháng, quý hoặc năm. Xuất thông tin chi tiết qua word hoặc excel …

Dựa vào bảng lương và bảng điểm danh thực hiện tính tổng lương cho nhân viên.

<b>b) Mô tả thành phần hệ thống1) Quản lý nhân viên </b>

- Phần mềm lưu trữ thông tin nhân viên: tên nhân viên, lịch làm việc, lương cơ bản, lương theo ca, phân quyền nhân viên.

- Phân quyền nhân viên tại khách sạn: Phần mềm sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản đăng nhập và cung cấp quyền cho nhân viên tùy theo vị trí của người đó.

- Bảng tính điểm làm việc cho nhân viên giúp theo dõi quá trình làm việc của nhân viên theo tuần và tháng.

<b>2) Quản lý thông tin khách hàng </b>

- Hệ thống cần lưu trữ các thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số CMND, hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, lịch sử lưu trú tại khách sạn để quản lý thơng tin khách hàng.

- Tìm kiếm, sắp xếp thông tin khách hàng theo yêu cầu. - Thông tin khách hàng được tái sử dụng cho lần thuê phòng tiếp theo.

- Thực hiện đặt phòng

<b>3) Quản lý thuê phòng</b>

- Hệ thống cần cập nhật và quản lý thơng tin phịng bao gồm loại phòng, số lượng phòng, giá phịng, tình trạng phịng, tiện nghi

của phịng.

- Lưu trữ các thơng tin đặt/trả phịng như: ngày giờ, mã khách hàng, mã phòng, các dịch vụ sử dụng trong q trình th phịng. - Xuất hóa đơn cho khách hàng..

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<b>4) Quản lý thống kê</b>

<b> - Tính lương cho nhân viên.</b>

- Hệ thống quản lý các báo cáo về doanh thu, số lượng khách đến, số lượng phòng trống, số lượng phịng đã đặt và các thơng tin khác liên quan đến quản lý khách sạn. Thông tin này được phân tích và báo cáo định kỳ để đưa ra các quyết định quản lý và phát triển khách sạn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

<b>PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN</b>

<b>I) Sơ đồ phân rã chức năng hệ thống quản lý khách</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>II) Phân tích các quy trình của hệ thống1) Quản lý th phịng</b>

1.1) Q trình đặt phịng:

Trong q trình hoạt động, khách hàng là điều vơ cùng quan trọng cung cấp nguồn vốn để tiếp tục hoạt động. Do đó, đặt phịng là chức năng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để khách sạn có thể phục vụ khách hàng tốt nhất. Thơng tin cần điền gồm: thông tin cá nhân của khách hàng và những yêu cầu khác được cung cấp trong form đặt phòng như thời gian đặt phòng, loại phịng,..

1.2) Q trình hủy phịng:

Khách hàng có thể có những công việc cá nhân đột xuất trùng với thời gian đã đặt phịng, từ đó họ có nhu cầu hủy yêu cầu đặt phòng đã thực hiện trước đó. Điều này giúp giảm tình trạng khách đặt phịng nhưng khơng nhận phịng.

1.3) Nhận phịng:

Sau khi đã đặt phòng, khách hàng sẽ đến gặp nhân viên khách sạn để nhận phòng. Khách hàng cần cung cấp mã đơn đặt phòng cho nhân viên và nhân viên sẽ cấp cho khách hàng loại phịng tương ứng.

1.4) Tính giờ th phịng:

Sau khi khách hàng trả phịng, nhân viên sẽ thực hiện tính tiền thanh toán cho khách hàng. Nhân viên cần cung cấp mã phòng mà khách đã thuê lên hệ thống, từ đó hệ thống sẽ trả về số tiền mà khách cần thanh toán.

1.5) Thanh toán:

Sau khi nhận được số tiền cần thanh toán từ nhân viên, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán bằng cách đưa nhân viên số tiền cần thanh toán được hệ thống trả về.

1.6) In hóa đơn:

Sau khi thanh tốn hồn tất, hệ thống sẽ trả về cho khách hàng chi tiết hóa đơn để xác nhận thanh tốn đã thành cơng.

<b>2) Quản lý khách hàng</b>

2.1) Thêm, xóa khách hàng:

Khi khách hàng thực hiện checkin, nhân viên sẽ thêm mới thông tin hoặc nếu khách hàng đã đến khách sạn trước đó thì có thể sử dụng lại dữ liệu của khách hàng. Nhân viên xác nhận thông tin với khách hàng và thực hiện thao tác checkin trên phần mềm.

</div>