Tìm hiểu quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container tạicông ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.8 MB, 45 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA VẬN TẢI - KINH TẾ

BỘ MƠN QUY HOẠCH VÀ QUẢN LÝ GTVT

---🙞🙞🙞🙞🙞---BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thúy Vy

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA VẬN TẢI - KINH TẾ

BỘ MƠN QUY HOẠCH VÀ QUẢN LÝ GTVT

---🙞🙞🙞🙞🙞---BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina

Đề tài dự kiến: Tìm hiểu quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container tại

công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina

TP.Hồ Chí Minh, ngày....tháng....năm 2024

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

TP. Hồ Chí Minh, ngày.... tháng.... năm 2024 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

LỜI CẢM ƠN

Sáu tuần thực tập là cơ hội cho em tổng hợp và hệ thống hóa lại những kiến thức đã học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn. Trong sáu tuần thực tập, em đã được mở rộng tầm nhìn và tiếp thu rất nhiều kiến thức thực tế. Từ đó, em nhận thấy, việc cọ sát thực tế là vơ cùng quan trọng – nó giúp sinh viên xây dựng nền tảng lý thuyết được học ở trường vững chắc hơn.

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Giao Thông Vận Tải phân hiệu tại TP.HCM, quý thầy cô khoa Kinh tế vận tải đã tận tâm giảng dạy và truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu.

Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo, các phòng ban của Công ty TNHH

GIAO NHẬN HOA SAN VINA đặc biệt là các anh chị trong Phòng vận tải đã tạo điều kiện cho

em có thể tìm hiểu thực tiễn cũng như là đã cung cấp những số liệu thực tế để có thể hồn thành tốt bài báo cáo này.

Song do vốn kiến thức còn hạn chế, khả năng tiếp cận với thực tế cịn yếu kém, khơng thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân chưa nhận ra. Em rất mong nhận được sự góp ý của Thầy, Cơ giáo để kiến thức hồn chỉnh hơn.

Cuối cùng, em xin kính gửi lời chúc sức khỏe đến tồn thể q thầy cô Trường Đại học Giao thông vận tải phân hiệu tại TP.HCM, cùng với Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân

viên trong Công ty TNHH GIAO NHẬN HOA SAN VINA. Kính chúc mọi người cơng tác tốt

và gặt hái được thật nhiều thành công. Em xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, tháng 3/2024

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

6 FCL Full Container Load Hàng nguyên container

7 LCL Less than Container Load Hàng lẻ

10 C/O Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

11 D/O Delivery Order Lệnh giao hàng

12 ICD Inland Clearance Depot Cảng cạn/ cảng nội địa

13 VGM Verified Gross Mass Phiếu xác nhận khối lượng container

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 1.1: Trang thiết bị máy móc của Cơng ty TNHH Giao

2 Bảng 1.2: Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng FCL

3 Bảng 1.3: Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty

TNHH Giao nhận Hoa San Vina trong Quý 4 năm 2023 12 4 Bảng 1.4: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

5 Bảng 2.1: Kế hoạch nghiên cứu đồ án tốt nghiệp 22

6 Bảng 2.2: Kế hoạch thu thập số liệu cho báo cáo 23

DANH MỤC HÌNH ẢNH

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

1 Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giao nhận

2 Hình 1.2. Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tháng 10 năm 2023 13 3 Hình 1.3. Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tháng 11 năm 2023 13 4 Hình 1.4. Biểu đồ cơ cấu dịch vụ tháng 12 năm 2023 14 5 Hình 2.1. Sơ đồ quy trình hàng xuất khẩu nguyên container

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

1.1 Giới thiệu chung...3

1.1.1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập...3

1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ thiết yếu...4

1.1.3. Quá trình hình thành và phát triển công ty...4

1.3. Thực trạng sản xuất kinh doanh tại Cơng ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina...8

1.3.1. Quy trình công việc...8

1.3.2. Kết quả kinh doanh...12

1.4. Định hướng và chiến lược phát triển của đơn vị trong thời gian tới...16

1.5. Phân tích, đánh giá tình hình để phát triển vấn nghiên cứu liên quan đến đề tài tốt nghiệp...16

CHƯƠNG 2: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU...18

2.1. Đặt vấn đề nghiên cứu...18

2.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...18

2.3. Mục tiêu nghiên cứu...19

2.4. Phương pháp nghiên cứu...19

2.4.1. Các chỉ tiêu nghiên cứu cơ bản...19

2.4.2. Phương pháp và quy trình thu thập dữ liệu...20

2.5. Nội dung báo cáo nghiên cứu...20

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

2.7. Kế hoạch thu thập số liệu...232.8. Kết quả thu thập số liệu...232.8.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2022-2023...232.8.2. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container tại

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tài

Kể từ khi mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế WTO, cơ hội giao thương giữa ta với các quốc gia khác càng gia tăng, các hoạt động đầu tư quốc tế, xuất nhập khẩu diễn ra ngày càng nhộn nhịp. Trong bối cảnh đó, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đã thể hiện vai trò quan trọng là động lực thúc đẩy kinh tế đất nước ngày càng phát triển theo xu hướng Cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.

Có thể nói việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là một mắt xích quan trọng trong việc giao thương với các nước trên thế giới. Hàng hóa của các doanh nghiệp thường phải vận chuyển với khối lượng lớn và hầu như đều được đóng vào các container chuyên dụng. Do đó, các dịch vụ giao nhận vận tải trở thành dịch vụ vận chuyển quan trọng, phổ biến ở các cơng ty vận tải hàng hóa, trong đó cơng tác tổ chức điều phối hoạt động xuất nhập khẩu là một khâu hết sức quan trọng trong dịch vụ, khi có được quy trình cũng như cách tổ chức hợp lý sẽ giúp cho quá trình vận chuyển diễn ra sn sẻ hơn, khơng những thế cịn giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí. Cơng ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina là công ty hoạt động chủ yếu cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đường biển và đường hàng không với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng thì việc ln ln đảm bảo dịch vụ tốt trên thị trường trở nên dễ dàng hơn.

Ra mắt tại Việt Nam vào năm 2008, công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina được biết đến như đơn vị chuyên hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế. Cơng ty có văn phịng tại Hồ Chí Minh, Hà Nội,.... Sau hơn 15 năm xây dựng và phát triển, công ty đã không ngừng đẩy mạnh và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ở nhiều mảng kinh doanh, đào tạo được một đội ngũ nhân viên làm thủ tục hải quan giàu kinh nghiệm, lành nghề, nắm vững nghiệp vụ, am hiểu về pháp luật,… Tuy nhiên, công ty vẫn cịn khó khăn trong việc thực hiện quy trình xuất nhập khẩu các loại hàng hóa. Bên cạnh đó là việc thỏa thuận đơn đặt hàng với khách cịn chưa chặt chẽ, chưa có phương án cụ thể đối với việc khách hay thay đổi u cầu.

Chính vì thế, em đã chọn đề tài “Tìm hiểu quy trình giao nhận xuất nhập khẩu hàng nguyên

container tại công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina”.2. Mục đích nghiên cứu

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Mong muốn được mở rộng kiến thức thực tế về chuyên ngành của bản thân để có thể chuẩn bị hành trang vững chắc cho việc tốt nghiệp và bước vào con đường mới sắp tới trong lĩnh vực này. Hiểu biết thêm về ngành giao nhận một trong những ngành quan trọng trong thương mại quốc tế hiện nay.

Phân tích thực trạng hoạt động trong giao nhận tại Công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina để đưa ra các giải pháp để phát triển hoạt động giao nhận.

Giúp cho em nâng cao khả năng tư duy và có chút ít kinh nghiệm thực tế để sau này tiếp tục phát triển trên con đường trong lĩnh vực này.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina. Những giải pháp để giúp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của bản thân em. Đặc biệt là phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển là hoạt động chủ yếu hiện nay.

4. Kết cấu bài báo cáo

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina. Chương 2: Thực tập chuyên sâu

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN HOA SANVINA

1.1 Giới thiệu chung

1.1.1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập

−

Tên công ty: Công ty TNHH Giao Nhận Hoa San Vina

−

Tên giao dịch quốc tế: Hoa San Vina Logistics Co., Ltd

−

Loại hình hoạt động: Cơng ty TNHH Hai Thành Viên trở lên − Mã số thuế: 0305755816

−

Địa chỉ: số 7 Lam Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

−

Đại diện pháp luật: Nguyễn Mai Hồng Thái

−

Ngày cấp giấy phép: 04/06/2008

−

Ngày hoạt động: 01/07/2008 (Đã hoạt động gần 16 năm) − Điện thoại: 08 6273 9069

−

Email: ,

−

Logo của công ty

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ thiết yếu

Công ty luôn nâng cấp và cải thiện dịch vụ, mở rộng thị trường, thu hút thêm nhiều khách hàng và luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng có nhu cầu. Để làm được điều đó, cơng ty không chỉ đơn thuần là mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình mà cịn đẩy mạnh và đa dạng hóa các loại hình kinh doanh như: đại lý vận tải quốc tế, nội địa, dịch vụ giao nhận hàng hóa, mơi giới thương mại, dịch vụ khai th hải quan,... Khi tìm đến với cơng ty, khách hàng sẽ được phục vụ nhanh chóng nhất có thể với chất lượng bảo đảm và giá cả cạnh tranh.

1.1.3. Quá trình hình thành và phát triển cơng ty

Cơng ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina tên thường gọi là Hoa San Vina Logistics chính thức đi vào hoạt động 01/07/2008 có trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh, đến năm 2010 công ty đặt chi nhánh tại Hà Nội do ông Oh Tae Hwan là người đại diện.

Ngay từ những ngày đầu mới được thành lập, công ty đã gặp khơng ít khó khăn trong việc vận hành và phát triển các lĩnh vực kinh doanh của công ty sao cho ổn định và bên vững. Bên cạnh đó, là áp lực đến từ sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty cùng ngành trong nền kinh tế. Khi đó cơng ty là doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, ít vốn đầu tư lại càng khó khăn trong việc cạnh tranh nhưng bằng sự lãnh đạo sáng suốt và tinh thần làm việc hết sức mình của cán bộ công nhân viên công ty đã tồn tại và phát triển bền vững trong nhiều năm qua. Đến nay, công ty đã hoạt động được 16 năm với sự tin cậy của khách hàng.

1.1.4. Chức năng và nhiệm vụ

a) Chức năng

- Công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina là nhà cung ứng dịch vụ giao nhận kho vận quốc tế, bao gồm dịch vụ vận chuyển đường biển quốc tế, hàng không và các dịch vụ giao nhận kho vận liên quan khác, cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhằm hỗ trợ khách hàng giảm thiểu thời gian và chi phí.

- Cơng ty là đơn vị quen thuộc với các thủ tục hành chính, hải quan, quen với các loạichứng từ nên có thể làm thủ tục nhanh, chính xác, khơng mất thời gian chờ đợi hoặc làm đi làm lại.

- Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để phục vụ tốt cho các hoạt động của công ty.

- Tư vấn cho các doanh nghiệp chủ hàng về cách thức lựa chon phương thức vận tải phù hợp cho hàng hóa XNK nhằm giảm chi phí logistics và tư vấn pháp lý về việc mua bán, giao

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

nhận hàng hóa và giải quyết tranh chấp liên quan đến dịch vụ logistics với khách hàng nước ngoài.

- Tiến hành thực hiện các dịch vụ giao nhận vận chuyển hảng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng các hình thức vận chuyển khác nhau.

- Thực hiện các dịch vụ về các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan đến khách hàng.

- Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, để có các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký hợp đồng nhằm thu hút khách hàng củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.

b) Nhiệm vụ

- Duy trì và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường đầu tư điều kiện cơ sở vật chất nhằm tạo nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài cho công ty.

- Đẩy mạnh chiến lược hoạt động thị trường, tìm kiếm nhu cầu liên quan đến xuất nhập khẩu từ khách hàng truyền thống và các khách hàng tiềm năng.

- Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bằng cách tiếp cận nhanh chóng sự biến động của thị trường giao nhận trong và ngoài nước, tiếp cận các văn bản các Bộ, Ngành liên

- Định hướng đầu tư và phát triển mạnh các dịch vụ giao nhận vận tải, mở rộng thị trường và khách hàng, đưa ra các dịch vụ với chất lượng tốt nhất, hiệu quả nhất và kinh tế nhất.

- Thực hiện đầy đủ đúng hạn nghĩa vụ nộp thuế theo quy định nhà nước. - Kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký.

1.1.5. Cơ cấu tổ chức

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina.

Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn

a) Chức năng, nhiệm vụ từng phịng ban

- Phịng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng; tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý và khách hàng; chào giá dịch vụ; đàm phán với hãng tàu, hãng hàng khơng để có giá tốt cho khách hàng.

- Phòng chứng từ: Lập bộ chứng từ và các thủ tục cần thiết liên quan đến lơ hàng, các cơng văn cần thiết giúp cho phịng giao nhận hồn thành tốt cơng việc được giao; thường xuyên liên lạc với các hãng tàu để nắm bắt tình hình vận chuyển của lơ hàng, q trình làm hàng; lưu hồ sơ để bộ phận kế toán và lãnh đạo cơng ty theo dõi.

- Phịng giao nhận: Phịng giao nhận là bộ phận quan trọng của công ty, nhân viên giao nhận phải phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng, hồn thành quy trình nhanh chóng, chính xác.

Phịng giao nhận tiếp nhận hợp đồng dịch vụ giao nhận từ phịng kinh doanh, sau đó sẽ trao đổi thông tin và tiếp nhận bộ chứng từ từ phòng chứng từ, kiểm tra bộ chứng từ, khai hải quan điện tử cho lô hàng. Nhân viên giao nhận tiến hành giao nhận hàng với khách hàng, thực hiện đăng ký các phương tiện vận chuyển hàng hóa; làm các thủ tục thơng quan hải quan hàng

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

hóa xuất nhập khẩu theo hợp đồng giao nhận mà công ty đã ký kết. Sau khi hồn tất các cơng việc liên quan đến giao nhận lô hàng, nhân viên giao nhận sẽ làm đề nghị thanh tốn với phịng kế tốn kèm theo bộ chứng từ, tất cả các hóa đơn, các biên lai trong q trình làm dịch vụ giao nhận.

- Phịng tài chính - kế toán: Tiếp nhận và giám sát các đơn hàng trong tháng. Quản lý và lập báo cáo thu chi thanh tốn với khách hàng và nội bộ cơng ty. Lập báo cáo tài chính, dự tốn ngân sách, phân bổ và kiểm sốt ngân sách cho tồn bộ hoạt động của công ty.

=> Bộ máy tổ chức khá gọn nhẹ nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ giữa các phịng ban với nhau. Các phịng ban có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ.

1.2. Hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị

1.2.1. Trang thiết bị

Cơng ty có 1 văn phòng làm việc tại số 7, Lam Sơn, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh. Tại đây có đầy đủ tất cả các trang thiết bị văn phòng như bàn ghế, máy tính, máy in,...

Bảng 1.1 : Trang thiết bị máy móc của Cơng ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

công ty. Bên cạnh đó là sự năng động, sáng tạo, ham học hỏi của một số nhân viên trẻ đã góp phần thúc đẩy kết quả hoạt động cũng như nâng cao uy tín của cơng ty trên thương trường. Cuối cùng, Giám đốc chính là người dẫn dắt có kiến thức cũng như kinh nghiệm tổng hợp ở mọi lĩnh vực là đầu tàu, đưa ra những phương án, chiến lược giúp định hướng cho đội ngũ nhân viên hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Hiện tại, cơng ty có 15 nhân viên trong đó 12 nhân viên đang làm việc tại văn phịng tại TP Hồ Chí Minh số 7 Lam Sơn, phường 2, quận Tân Bình, 3 nhân viên chạy ngoài hiện trường.

1.3. Thực trạng sản xuất kinh doanh tại Cơng ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina1.3.1. Quy trình cơng việc

Quy trình xuất khẩu hàng FCL tại cơng ty TNHH Giao nhận Hoa San Vina

Bảng 1.2. Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng FCL của cơng ty

Bước 1 Kiểm tra thông tin - tư vấn và báo giá lô hàng xuất khẩu Bước 2 Chuẩn bị hàng xuất

Bước 3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Bước 4 Kéo vỏ container rỗng về kho đóng hàng Bước 5 Làm thủ tục thông quan hàng xuất Bước 6 Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu Bước 7 Phát hành vận đơn

Bước 8 Gửi chứng từ cho đại lý ở nước ngồi Bước 9 Lập chứng từ quyết tốn và lưu hồ sơ Bước 10 Thanh tốn lơ hàng và xuất hóa đơn

 Diễn giải chi tiết:

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

Bước 1. Kiểm tra thông tin - tư vấn và báo giá lô hàng xuất khẩu

Khách hàng yêu cầu báo giá và lịch tàu xuất hàng với tên hàng, volume, trọng lượng. Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn loại cont nào và lịch tàu nào phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc check với line. Sau đó báo với khách hàng. Nếu khách đồng ý với lịch tàu và giá đã đưa thì lấy booking từ line và gửi khách.

Bước 2. Chuẩn bị hàng xuất

Đối tác chuẩn bị hàng hóa cần được xuất khẩu theo như thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng.

Bước 3. Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Nếu khách đồng ý với lịch tàu và giá đã đưa, công ty tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, nhận booking và chuyển tiếp đến khách. Trong Booking Confirmation chứa các thông tin quan trọng, chẳng hạn như: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có), Stuffing Place (địa điểm đóng hàng), ngày tàu chạy, VGM cut-off, CY cut-off,... Vì vậy, các bên cần phải chú ý và kiểm tra lại các thông tin cho chính xác.

Bước 4. Kéo vỏ container rỗng về kho đóng hàng và kéo hàng ra cảng

Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua Email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.

Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng.

Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (Seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (chì mới sẽ mất phí). Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (Closing Time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục).

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Bước 5. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ, bộ phận khai báo hải quan sẽ tiến hành truyền tờ khai điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan. Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và xử lý các dữ liệu

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

thành công, hệ thống tiếp nhận hải quan điện tử sẽ phản hồi cho doanh nghiệp số tiếp nhận điện tử. Tiếp đến bạn thực hiện lấy kết quả xử lý tờ khai từ hệ thống do cơ quan hải quan trả về, gồm các thơng tin:

Số tờ khai chính thức.

Kết quả phân luồng tờ khai, được phân thành 3 luồng (xanh, vàng, đỏ).

Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu xuất, nộp bộ hồ sơ (tờ khai hải quan xuất khẩu, Invoice, Packing List, Contract, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác nếu có,..) tại cửa tương ứng để đăng ký tờ khai. Nộp thuế và các giấy tờ cần thiết kèm chi phí phát sinh tại chi cục hải quan như đã khai báo. Ngoài ra, tùy vào kết quả phân luồng mà cần phải kiểm tra thực tế hàng hóa hay khơng.

* Nếu hàng hóa phù hợp với khai báo, cán bộ kiêm hóa sẽ bấm seal hải quan niêm phong container. Sau đó ngồi đợi Hải Quan lên tờ khai thơng quan.

* Nếu hàng hóa khơng đúng với thực tế khai báo thì hải quan sẽ tiền hành xử phạt vi phạm (mức xử phạt tùy theo từng mức độ vi phạm).

Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu

Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thơng quan, xuống văn phịng đội giám sát đề nộp hồ sơ đề thanh lý tờ khai gồm:

+ Tờ khai thông quan (2 bản) + Mã vạch (2 bản)

Cán bộ hải quan sẽ tiền hành kiêm tra, xong — họ sẽ đóng dấu mộc lên mã vạch và trả lại cho mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã đóng dấu hải quan.

Vơ sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận giám sát tàu hàng xuất.

Bước 6. Làm chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:

Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh tốn, điều kiện giao hàng, thơng tin hàng hóa…

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…

Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói…

Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc khơng, hay đã Surrender / Telex Release.

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.

Bước 7. Phát hành vận đơn

 Hãng tàu phát hành Master bill cho công ty; công ty sẽ gửi MBL này cho đại lý của mình ở cảng đến

 Cơng ty phát hành House bill cho người xuất khẩu

Khi cấp vận đơn, người chuyên chở (chủ tàu) hoặc đại diện của họ phải ký phát hành vận đơn và ghi rõ tư cách pháp lý.

Vận đơn đường biển được phát hành theo các bản gốc (Original) và bản sao (Copy). Các bản gốc được phát hành theo bộ, một bộ có thể có một bản gốc duy nhất hoặc hai hay nhiều bản gốc giống nhau.

Người nhận hàng xuất trình vận đơn cho đại lý của người vận tải ở cảng đến để nhận hàng (phải xuất trình vận đơn gốc trừ trường hợp đặc biệt).

Bước 8. Gửi chứng từ cho đại lý ở nước ngoài

Đối với Forwarder hoặc Line, sẽ gửi Email cho agent của mình rằng lơ hàng này khách hàng dùng bill gì, thơng tin lơ hàng.

Đối với Shipper Invoice, Packing List, Bill (nếu Surrender thì khơng cần) đến Consignee để làm hồ sơ khai hải quan và nhận hàng.

Bước 9. Lập chứng từ quyết toán và lưu hồ sơ

Bộ phận chứng từ sẽ lập profile hồ sơ gồm giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao bộ phận kế toán theo dõi cơng nợ.

Bước 10. Thanh tốn lơ hàng và xuất hóa đơn

Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chính là thanh tốn tiền giao nhận. Ở bước này, phía chủ hàng sẽ tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu sẽ phải hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu đường biển bao gồm: Phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn đường biển và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp mọi người thanh tốn bằng L/C thì sẽ nộp trực tiếp đến ngân hàng đại diện gửi thông báo.

</div>