KỸ NĂNG QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (327.67 KB, 10 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

KỸ NĂNG QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

 MỤC TIÊU HỌC TẬP: Sau khi học xong bài này, người học có thể:

+ Xác định được nguyên nhân của sự thay đổi; + Lập kế hoạch thực hiện sự thay đổi;

+ Phân tích vấn đề liên quan đến sự thay đổi một cách tồn diện theo chiều hướng tích cực;

+ Thực hiện và thích nghi với sự thay đổi.

 NỘI DUNG:

Quản lý sự thay đổi là một trong những kỹ năng mềm rất hữu ích cho các bạn sinh viên. Tất cả chúng ta đều công nhận rằng những năm đầu của thế kỷ 21 đã diễn ra hết sức nhanh chóng với nhiều sự kiện về kinh tế, chính trị - xã hội và khoa học cơng nghệ mang tính tồn cầu. Trong bối cảnh đó, con người phải ln tư duy và thích ứng với sự thay đổi để có thể tồn tại và phát triển trong mơi trường có nhiều biến động. Với ý nghĩa sâu sắc đó, Trường Đại học Trà Vinh sẽ rèn luyện cho các bạn sinh viên có được kỹ năng quản lý và thích nghi với sự thay đổi, góp phần cho sự thành cơng của các bạn trong q trình học tập cũng như công tác sau này.

1. Các khái niệm

a. Sự thay đổi

Hiện nay có nhiều cách hiểu và diễn đạt khác nhau về sự thay đổi. Theo Đại từ điển Tiếng Việt (Nguyễn Như Ý và cộng sự, 2010) thì thay đổi là thay cái này bằng cái khác hay là sự đổi khác trở nên khác trước. Cách diễn đạt thứ hai, thay đổi là quá trình vận động từ sự vật, hiện tượng này thành sự vật, hiện tượng khác trước do ảnh hưởng, tác động qua lại của các sự vật hiện tượng, của các yếu tố bên trong và bên ngồi.

Như vậy có thể hiểu đơn giản, thay đổi là làm cho khác đi hay trở nên khác đi,

bao gồm cả sự biến đổi về số lượng, chất lượng và cơ cấu. b. Các mức độ của sự thay đổi

Thay đổi được thể hiện ở nhiều mức độ:

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

- Mức độ 1, Cải tiến (Improvement): là làm tăng lên hay giảm đi những yếu tố nào đó của sự vật để cho phù hợp hơn, không phải là sự thay đổi về bản chất.

- Mức độ 2, Đổi mới (Innovation): là thay cái cũ bằng cái mới; làm nảy sinh sự vật mới; còn được hiểu là sự cách tân; là sự thay đổi một phần về bản chất.

- Mức độ 3, Cách mạng (Revolution): là sự thay đổi trọng đại, căn bản, làm biến đổi bản chất.

- Mức độ 4: Cải cách (Reform): là loại bỏ cái cũ, cái bất hợp lý thành cái mới tốt hơn, hợp lý hơn.

c. Kỹ năng quản lý sự thay đổi

Kỹ năng quản lý sự thay đổi là khả năng của con người trong việc phân tích mơi trường, xây dựng và thực hiện kế hoạch thay đổi, thích nghi với sự thay đổi trong mọi hoạt động đang diễn ra.

2. Thay đổi là tất yếu

Sự thay đổi là một thực tế mang tính tất yếu, chịu sự chi phối của các yếu tố bên trong và bên ngoài.

a. Về các yếu tố bên ngồi

- Q trình tồn cầu hóa và khu vực hóa đang diễn ra nhanh chóng, buộc các nước có sự liên kết, hợp tác nhau trên tất cả các lĩnh vực. Các nước có mối quan hệ

với nhau về kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội,…Vì vậy sự phát triển hay khủng hoảng ở nước này sẽ kéo theo sự phát triển hay khủng hoảng (hoặc suy thối) ở nước khác. Điển hình là cuộc khủng hoảng tài chính và suy thối kinh tế tồn cầu năm 2008. Sự khủng hoảng này xuất phát từ Mỹ và lan sang các nước khác ở châu Âu, châu Á,…tạo thành một cuộc khủng hoảng mang tính chất toàn cầu. Việt Nam cũng chịu ảnh hưởng từ sự khủng hoảng và suy thối kinh tế tồn cầu làm cho nền kinh tế nước ta tăng trưởng chậm lại trong mấy năm liên tục, chỉ mới phục hồi từ cuối năm 2010 trở lại đây.

- Sự phát triển kinh tế - xã hội và tiến bộ khoa học cơng nghệ trong và ngồi nước dẫn đến sự thay đổi trong công việc và cuộc sống của chúng ta. Với sự ra đời của

Internet làm cho thế giới có sự chuyển biến to lớn, người ta có thể trao đổi thơng tin và giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Tuy nhiên nó cũng đặt

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

chúng ta vào trong sự thay đổi. Để có thể hoạt động và phát triển buộc chúng ta phải làm thế nào có thể thích nghi với sự thay đổi ấy.

- Môi trường tự nhiên và các điều kiện sống của con người ngày càng thay đổi

buộc chúng ta phải có sự thay đổi theo. Ngày nay chúng ta thấy q trình đơ thị hóa diễn ra với tốc độ rất nhanh làm cho đời sống người dân có nhiều đổi mới. Người ta quen dần với nếp sống và phong cách làm việc theo kiểu công nghiệp. Và cùng với sự phát triển công nghiệp, con người đang đối mặt với các vấn đề mơi trường mang tính thách thức. Bầu khơng khí ngày càng ơ nhiễm, khói bụi đầy đường, trái đất ngày càng nóng lên,…làm cho cuộc sống của người dân bị đảo lộn và họ khơng cịn cách nào khác là phải “sống chung với lũ” hoặc tìm cách giải quyết thật tốt mọi vấn đề.

b. Về các yếu tố bên trong

- Quá trình tăng trưởng và phát triển về mọi mặt của con người dẫn đến sự thay đổi. Chúng ta có sự biến đổi về thể trạng qua các giai đoạn của chu kỳ sống, tất

nhiên điều đó sẽ kéo theo sự thay đổi về mặt tâm lý. Đây chính là mấu chốt của mọi vấn đề và đặt con người ta vào trong tình thế buộc phải có sự thay đổi và làm sao để thích nghi với sự thay đổi đó. Khi chúng ta còn bé, chúng ta rất cần sự chăm sóc và che chở của gia đình. Chúng ta thường rất thần tượng những gì là sức mạnh, là cao siêu, vĩ đại,…Vì vậy chúng ta rất thích nghe các câu chuyện về các vị thần nổi tiếng, các phim hoạt hình về siêu nhân,… Nhưng sau khi trưởng thành, chúng ta hiểu biết nhiều hơn về thế giới tự nhiên, biết nhiều kiến thức khoa học hơn nên chúng ta có sự suy nghĩ chính chắn và thực tế hơn.

- Quá trình nhận thức của con người làm cho người ta phải thực hiện sự đổi mới bằng chính mình. Ngay từ khi còn nhỏ, chúng ta chưa hiểu biết hết mọi sự vật,

hiện tượng nên chúng ta không thể nào lý giải chúng một cách hợp lý. Tuy nhiên, cùng với thời gian, trí óc ta phát triển và bắt đầu hiểu biết nhiều hơn thì chúng ta có sự nhận thức vấn đề một cách logic, hợp lý và khoa học hơn. Từ đó các cá nhân bắt đầu có sự thay đổi về mục tiêu phát triển cho riêng mình. Trong xã hội có rất nhiều trường hợp khi còn nhỏ chúng ta ao ước sau này sẽ làm bác sĩ giỏi để chữa bệnh, hay làm kỹ sư để chế tạo ra máy móc phục vụ sản xuất của người dân,…Nhưng khi lớn lên, chúng ta cảm thấy nghề nghiệp đó khơng hề phù hợp với khả năng, tính cách hay sức khỏe của

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

chúng ta. Và do đó chúng ta bắt đầu thay đổi ý định. Chúng ta cảm thấy yêu thích một ngành nghề khác và có những dự định của riêng mình.

3. Xây dựng kế hoạch thay đổi

Xây dựng kế hoạch thay đổi trong ngắn hạn và dài hạn là một trong những công việc quan trọng của quản lý sự thay đổi. Nó góp phần quan trọng đầu tiên cho sự thành cơng của cả q trình thay đổi. Để làm tốt việc này, chúng ta phải phân tích, dự báo các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi, trên cơ sở đó xác định mục tiêu của sự thay đổi, thời gian và cách thức thực hiện sự thay đổi, phương thức đánh giá kết quả thay đổi. Dưới đây là các nội dung chính của việc xây dựng kế hoạch thay đổi dựa trên tình huống là một sinh viên đại học, hệ chính quy năm thứ 2 có kết quả Anh văn loại trung bình. Bây giờ sinh viên ấy muốn nâng cao trình độ tiếng Anh của mình để nắm bắt các cơ hội tốt trong tương lai.

a. Nguyên tắc xây dựng kế hoạch thay đổi

Khi lập kế hoạch thay đổi, chúng ta cần dựa trên các nguyên tắc sau:

- Phải hiểu rõ mục tiêu và con đường đi đến mục tiêu của sự thay đổi. Trong

tình huống nêu trên thì sinh viên nên đặt ra mục tiêu cho mình là làm sao để sau khi tốt nghiệp có thể sử dụng thơng thạo tiếng Anh (4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết) với người nước ngồi để có thể tìm việc làm thích hợp, thu nhập cao. Và như vậy con đường đi đến mục tiêu này phải hết sức gian nan, vất vả. Sinh viên phải học tiếng Anh một cách thường xuyên và liên tục. Mỗi ngày, bạn ấy phải dành ra một ít thời gian cho việc học từ vựng, cấu trúc ngữ pháp, các thuật ngữ, thành ngữ,… Ngồi ra cịn phải luyện kỹ năng nghe thông qua việc nghe băng đĩa, xem tin tức, phim ảnh bằng tiếng Anh hay tìm cơ hội giao tiếp với người nước ngoài.

- Phải thấu hiểu các thuận lợi và khó khăn của việc thực hiện sự thay đổi. Với sinh viên ấy, có một số thuận lợi là: (1) Còn nhiều thời gian để phấn đấu rèn luyện các kỹ năng tiếng Anh; (2) Nhờ bạn bè hoặc cán bộ giảng viên, tình nguyện viên nước ngồi hỗ trợ việc học Anh văn; (3) Dành thời gian để đi học tại một trung tâm ngoại ngữ có uy tín;…Bên cạnh đó, sinh viên cũng gặp khơng ít khó khăn: (1) Lịch học chính khóa chiếm phần lớn thời gian nên việc tranh thủ đi học Anh văn ở trung tâm là rất khó; (2) Tốn nhiều chi phí cho việc học thêm tiếng Anh ở trung tâm;

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

(3) Kiến thức Anh văn căn bản không nắm vững sẽ rất khó để theo kịp bạn bè ở trung tâm,…

- Phải sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hiện có. Đối với bạn sinh viên nói

trên, để kế hoạch học Anh văn có hiệu quả thì phải sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có. Đó là phải tranh thủ và dành thời gian hợp lý cho việc học, có kế hoạch tiết kiệm để dành tiền đi học, dùng tất cả tâm huyết và trí tuệ cho việc tiếp thu kiến thức, rèn luyện kỹ năng.

- Phải có nội dung đơn giản, rõ ràng, chi tiết về cơng việc và thời gian, chi phí thực hiện. Trong kế hoạch học Anh văn, sinh viên phải nói cụ thể về thời gian (ban

đêm hay ban ngày, mấy buổi trong tuần), địa điểm (học ở nhà, ở trường hay ở trung tâm), phương tiện (truyền hình, radio, cassette, băng, đĩa,…), chi phí (bao nhiêu tiền

cho học phí, sách vở)…

- Tranh thủ sự tham gia ủng hộ của người khác vào quá trình thực hiện kế hoạch thay đổi. Để có nhiều thời gian cho việc học Anh văn, sinh viên ấy nên cho

bạn bè biết kế hoạch của mình để hạn chế tình trạng bạn bè rủ đi chơi đây đó. Gia

đình biết bạn ấy cố gắng học Anh văn thì sẽ cho thêm tiền đi học hàng tháng.

b. Yêu cầu khi xây dựng kế hoạch thay đổi

- Nội dung kế hoạch thay đổi phải rõ ràng. Như trên chúng ta thấy bạn sinh

viên này có kế hoạch rất chi tiết về thời gian, chi phí và mục tiêu của việc tăng cường học Anh văn.

- Kế hoạch phải tập trung giải quyết các thay đổi chủ yếu. Thay đổi quan

trọng ở đây là làm sao để có thể sử dụng thành thạo tiếng Anh ở cả 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết.

- Kế hoạch thay đổi phải khoa học. Trong kế hoạch này, sinh viên có sự phân

tích, đánh giá những gì mình đang có, đâu là thuận lợi và đâu là khó khăn có thể gặp phải. Trên cơ sở đó, kế hoạch lập ra phải nhằm phát huy tối đa các cơ hội và né tránh hoặc khắc phục các thách thức. Nội dung và trình tự thực hiện kế hoạch phải có tính logic, hợp lý.

- Nội dung kế hoạch phải có tính khả thi, sát với thực tế, khơng chạy theo thành tích. Căn cứ vào các nguồn lực hiện có và tình hình thực tế để lập kế hoạch.

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Có như vậy thì mới có thể thực hiện thành cơng kế hoạch thay đổi.

c. Quy trình xây dựng kế hoạch thay đổi

Mặc dù nội dung của mỗi tình huống thay đổi khác nhau nhưng xét về mặt cơ bản thì quy trình lập kế hoạch thay đổi bao gồm:

- Dự báo các vấn đề cần thay đổi;

- Mục tiêu sự thay đổi;

- Các phương án thay đổi;

- Nguồn tài nguyên đáp ứng cho sự thay đổi;

- Các phương pháp lựa chọn sự thay đổi;

- Tổ chức thực hiện sự thay đổi;

- Kiểm soát, điều chỉnh, củng cố tiến trình thực hiện kế hoạch thay đổi. Nội dung cụ thể của từng bước như sau:

 Dự báo, xác định nhu cầu cần thay đổi

Tìm hiểu và nhận thức, dự báo vấn đề cần thay đổi là điểm bắt đầu của lập kế hoạch thay đổi. Bất kỳ tổ chức hay cá nhân cũng ln có những vấn đề cần thay đổi, có thể trong hiện tại hoặc tương lai. Khi xem xét chúng địi hỏi phải có cách nhìn tồn diện chính xác về những vấn đề nổi cộm, gay cấn, bức xúc và cấp thiết nhất cần thay đổi. Với tình huống ở trên, sinh viên nhận thấy trình độ tiếng Anh của mình khơng đảm bảo cho việc tìm kiếm cơng việc thích hợp, cũng như khó có thể học ở bậc cao hơn. Và từ đó, bạn ấy xác định vấn đề mấu chốt cần phải thay đổi đó là làm sao để cải thiện trình độ tiếng Anh.

Xác định mục tiêu đạt được

Bước này đòi hỏi phải xác định được các mục tiêu đạt được của sự thay đổi với các kết quả cụ thể cần đạt được tại từng thời điểm nhất định. Từ đó xác định các công việc cần phải thay đổi; khi nào thì bắt đầu thực hiện sự thay đổi và sẽ hoàn thành khi nào. Mục tiêu phải cụ thể, khả thi và có thể định lượng. Sinh viên đặt ra mục tiêu cho sự thay đổi này là có thể sử dụng thơng thạo 4 kỹ năng tiếng Anh. Cụ thể hơn là phải thi đạt và nhận được chứng nhận tiếng Anh ở cấp độ nào cụ thể.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Xem xét những tiền đề ảnh hưởng đến sự thay đổi

Chúng ta phải đánh giá chính xác các ảnh hưởng có thể có của những điều kiện khách quan thuộc về mơi trường bên ngồi, các chính sách, các nguồn lực và thời gian thay đổi. Thời khóa biểu học tập chính khóa trên lớp, tiền tiêu xài hàng tháng, tiền dành để đóng học phí,...có ảnh hưởng sâu sắc nhất đối với sự thay đổi.

Xây dựng và chọn lựa các phương án thay đổi

Khi các vấn đề thay đổi lớn, càng quan trọng thì việc tìm kiếm và xây dựng càng nhiều phương án thay đổi càng tốt.

Có nhiều cách để đánh giá và so sánh các phương án của sự thay đổi, tuy nhiên người ta thường làm như sau:

- Lựa chọn các chỉ tiêu, các mặt hoặc khía cạnh quan trọng nhất để so sánh và

Ở đây, sinh viên có rất nhiều lựa chọn: có thể tự học Anh văn ở nhà; đi học ở trung tâm; nhờ người thân, bạn bè giỏi Anh văn hướng dẫn. Nhưng cuối cùng thì sinh viên chọn phương án tốt nhất đó là vừa đi học ở trung tâm, vừa tự học và tăng cường giao tiếp với bạn bè, những người giỏi tiếng Anh.

Xây dựng chương trình hành động để thực hiện kế hoạch thay đổi

- Chương trình hành động được thể hiện thông qua các hoạt động cụ thể. Chúng ta nên ghi rõ mốc thời gian thực hiện và hoàn thành, địa điểm, nội dung công việc, các nguồn lực cần thiết và kết quả đạt được là gì. Trong kế hoạch học Anh văn,

sinh viên có nói cụ thể về thời gian, địa điểm, phương tiện, chi phí.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Giám sát, điều chỉnh quá trình thực hiện kế hoạch thay đổi.

Đánh giá những thành công và chưa thành công của việc triển khai thực hiện kế hoạch thay đổi. Tìm ra các nguyên nhân dẫn đến khơng thành cơng, từ đó rút kinh nghiệm cho những lần thay đổi tiếp theo. Trong lúc thực hiện kế hoạch học Anh văn, sinh viên phải thường xuyên giao tiếp với người nước ngồi để xem trình độ tiếng Anh của mình có được nâng lên chút nào hay khơng. Thời gian dành cho việc học như thế

có đảm bảo chưa hay cần phải có sự thay đổi cho hợp lý hơn.

4. Thực hiện và thích nghi với sự thay đổi

a. Các phản ứng khác nhau trước sự thay đổi

Thông thường trước sự thay đổi sẽ có những phản ứng khác nhau. Một số người đồng tình, một số người phản ứng, một số người không ý kiến. Khi phải đối mặt với những thay đổi lớn nói chung thường người ta phản ứng thông qua 4 giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1: Sự bất ngờ, giai đoạn này con người cảm thấy bị đe dọa bởi sự

thay đổi được dự báo trước. Họ trở nên bất động và tạm ngưng mọi hoạt động để bảo vệ bản thân.

- Giai đoạn 2: Rút về phòng thủ, những người bị cuốn vào sự thay đổi sẽ

chuyển từ trạng thái bất ngờ sang trạng thái rút lui về phòng thủ.

- Giai đoạn 3: Nhận thức, giai đoạn này đa số mọi người đều ngưng phủ nhận

việc thay đổi và cảm thấy mình bị mất một thứ gì đó.

- Giai đoạn 4: Chấp nhận và thích ứng, hầu hết mọi người cuối cùng cũng tiếp

thu thay đổi và thực hiện những thay đổi cần thiết để tiến lên phía trước.

b. Các bí quyết đưa sự thay đổi đến thành công

Để thực hiện sự thay đổi thành công, chúng ta nên đảm bảo một số yêu cầu sau đây:

- Phải có khả năng phân tích và dự báo vấn đề một cách tồn diện. Mơi

trường chúng ta hoạt động ln có nhiều biến động, vì vậy chúng ta phải có tầm nhìn xa trơng rộng để tiên liệu trước các thay đổi có thể xảy ra. Từ đó có hướng tận dụng các cơ hội và né tránh hoặc hạn chế các mối nguy cơ.

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

- Phải xây dựng nhiều phương án và lựa chọn phương án thay đổi có hiệu quả nhất. Mỗi tình huống có nhiều cách giải quyết. Nhưng trong số các cách đó thì chỉ có

một cách giải quyết có thể là phù hợp với mình nhất, mang lại hiệu quả cao nhất. Vì vậy chúng ta phải có sự lựa chọn phương án thay đổi để thực hiện.

- Phải khai thác tối ưu các nguồn lực cho sự thay đổi. Đối với các cá nhân,

nguồn lực bao gồm thời gian, tiền bạc, sức khỏe, tài năng,…và chúng không phải là vô hạn. Phương án thay đổi nào phù hợp với khả năng của chúng ta thì hãy khai thác một cách tối ưu các nguồn lực hiện có để thực hiện thành cơng sự thay đổi.

- Kiểm sốt quá trình thay đổi và thường xuyên điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện môi trường. Trong lúc chúng ta thực hiện kế hoạch thay đổi của mình thì

cũng có biết bao nhiêu người khác đang thực hiện kế hoạch thay đổi của họ. Các kế hoạch thay đổi này có thể mâu thuẫn hoặc cộng hưởng lẫn nhau dưới tác động của mơi trường. Do đó, trong q trình thay đổi, chúng ta phải có sự kiểm sốt và điều chỉnh thì sự thay đổi mới dẫn đến thành công như mong đợi.

 Bài tập:

1. Hãy xác định nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi phương pháp học tập của các sinh viên hiện nay.

2. Phân tích vấn đề liên quan đến sự thay đổi tính cách của các em thanh thiếu niên hiện nay.

3. Lập kế hoạch cho dự định tương lai khi bạn tốt nghiệp

4. Bạn đã thích nghi với việc học tập tại Trường Đại học Trà Vinh như thế nào?

5. Sau khi tốt nghiệp và trúng tuyển vào một vị trí việc làm thích hợp, bạn làm gì để có thể thích nghi với mơi trường làm việc mới ?

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">