luận văn quản lý văn bản - tài liệu đoàn và đoàn viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ
KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
ĐỀ TÀI
QUẢN LÝ VĂN BẢN – TÀI LIỆU ĐOÀN
QUẢN LÝ VĂN BẢN – TÀI LIỆU ĐOÀN


VÀ ĐOÀN VIÊN
VÀ ĐOÀN VIÊN


GVHD: Ths. Nguyễn Thành Trường
GVHD: Ths. Nguyễn Thành Trường
SVTT: Lê Quang Tuyến
SVTT: Lê Quang Tuyến
Lớp: 07CTH
Lớp: 07CTH
MSSV: 0722120070
MSSV: 0722120070
TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009
TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1. Lý do hình thành đề tài
− Ngày nay, các phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin đã quá quen thuộc với mọi
người. Từ các công sở, trường học, xí nghiệp… cho đến các công ty lớn, ngân hàng…
hầu như đều sử dụng các phần mềm, các ứng dụng công nghệ thông tin để áp dụng
vào các nghiệp vụ, quy trình, xử lý công việc hàng ngày của bộ phận, phòng ban.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình, nghiệp vụ sẽ giúp cho các cơ
quan, đơn vị, doanh nghiệp… sẽ xử lý chính xác các nghiệp vụ, quy trình với thời
gian ngắn hơn Tiết kiệm được con người, thời gian
− Trường Đại học Tài chính Marketing, một đơn vị trực thuộc Bộ Tài Chính được Bộ
giao nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho ngành Tài chính nói riêng và cho xã hội
nói chung. Bước vào giai đoạn phát triển mới (2005-2010), Đại học Tài chính
Marketing luôn luôn ý thức được những thay đổi về phương diện kinh tế, chính trị và
kỹ thuật ở cả phương diện quốc gia lẫn quốc tế. Do đó trường Đại học Marketing thấu
hiểu nhu cầu cần phải có một phương hướng tiếp cận hoàn toàn mới đối với nền giáo
dục đại học. Vì vậy chiến lược lâu dài của trường thể hiện một cách rõ ràng mục tiêu
phát triển của mình sẽ luôn là việc cải thiện toàn diện chất lượng đào tạo; củng cố và
phát triển trường Đại học Tài chính Marketing thành một tổ chức giáo dục đào tạo
then chốt cho nguồn nhân lực tài năng, có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế,
thương mại và ngoại ngữ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của quá trình hội
nhập kinh tế toàn cầu của Việt Nam; nâng cao năng lực nghiên cứu để trở thành một
trung tâm nghiên cứu có uy tín; và quảng bá hình ảnh và uy tín xã hội của trường lên
tầm cỡ quốc gia, khu vực và quốc tế.
− Để giải quyết những vấn đề trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý và đào tạo cũng là mục tiêu chung của nhà trường nhằm tăng tính chính xác,
tiết kiệm thời gian, con người và tiền bạc
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 2
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
− Văn phòng Đoàn – Trường Đại học Tài chính Marketing là phòng ban thuộc tổ chức
Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Tài chính Marketing có
nhiệm vụ xử lý tất cả các quy trình, nghiệp vụ, công việc của Đoàn trường như: Quản
lý Hồ sơ Đoàn của tất cả các chi đoàn, quản lý tất cả các văn bản, tài liệu từ Đoàn cấp
trên như: Trung ương Đoàn, Thành đoàn Thành phố Hồ Chí Minh… và các cơ sở
Đoàn gửi lên Đoàn trường, phát hành các loại Văn bản, Tài liệu phục vụ cho công tác
Đoàn…
− Văn phòng Đoàn là văn phòng chính của Đoàn Trường Đại học Tài chính –

Marketing. Cùng với tổ chức Hội Sinh viên trường Đại học Tài chính Marketing,
Trung tâm hỗ trợ sinh viên, Phòng Công tác chính trị và các phòng ban khác của
Trường có nhiệm vụ xây dựng tư tưởng chính trị cho Sinh viên, giúp đỡ Sinh viên về
đời sống, sinh hoạt của Sinh viên trong cũng như ngoài Trường như: giới thiệu việc
làm, nhà trọ, các hoạt động giải trí cho sinh viên…
− Từ trước tới nay việc quản lý Hồ sơ Đoàn và các văn bản hoàn toàn làm bằng tay.
Không có áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình này
− Việc xử lý các quy trình và nghiệp vụ trên bằng tay rất chậm và đôi khi thiếu sự chính
xác. Nếu muốn xuất ra một báo cáo về thông tin đoàn viên hay báo cáo tổng hợp về
các loại Văn bản thường rất mất nhiều thời gian và cả con người dùng để tập hợp lại
dữ liệu
− Chính vì những lý do đó, phần mềm “Quản lý Văn bản – Tài liệu Đoàn và Đoàn
Viên” ra đời dùng để giải quyết những vấn đề trên. Chương trình được viết bởi ngôn
ngữ Visual Basic. Net và dùng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005.
− Đề tài được thực hiện với nhiều ưu điểm tính năng vượt trội:
 Cho phép người dùng nhập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác
 Dữ liệu được hiển thị một cách rõ ràng, dễ hiểu, thể hiện tính gần gũi với thực tế và
các quy trình thực hiện hàng ngày
 Người dùng có thể cập nhật, tìm kiếm các thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng
− Phần mềm được thiết kế với các tính năng phù hợp với hệ thống như sau:
 Tính đúng đắn: thực hiện đúng, đầy đủ và chính xác các yêu cầu của người dùng
và hệ thống
 Tính tiến hóa: có thể mở rộng phần mềm không những áp dụng cho văn phòng
Đoàn mà áp dụng cho tất cả các phòng ban, cơ quan có khối lượng văn bản lớn và
tài liệu nhiều
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 3
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
 Tính tiện dụng: giao diện dễ sử dụng, thiết kế một cách khoa học, có hướng dẫn sử
dụng và cài đặt cho người sử dụng
 Tính tương thích: phần mềm dễ dàng tích hợp, cài đặt trên máy tính và tương thích

với các phần mềm khác
 Tính hiệu quả: có thể chạy trên máy tính cài hệ điều hành Windows 2000 trở đi.
Tiết kiệm được thời gian và con người cho các quy trình của văn phòng Đoàn
1.2. Mục tiêu đề tài
− Là một học phần trong chương trình khung của Bộ Giáo dục - Đào tạo và chương
trình đào tạo của Khoa Tin học quản lý – Trường Đại học Tài chính Marketing
− Thực hiện một chương trình mang tính tổng hợp kết hợp giữa kiến thức kinh tế và
kiến thức máy tính, lập trình trong việc tin học hóa hệ thống quản lý của một doanh
nghiệp, tổ chức
− Kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để áp dụng vào mô hình quản lý cụ thể của một
doanh nghiệp, tổ chức
− Là một bước chuẩn bị cho việc thực tập tốt nghiệp vào học kỳ cuối.
− Học hỏi, nâng cao kĩ năng và kiến thức về chuyên môn trong thực tế.
− Đề tài hoàn thành sẽ giúp cho Văn phòng Đoàn tin học hóa các nghiệp vụ quản lý
văn bản - tài liệu, quản lý Đoàn viên. Giúp cho các quy trình và nghiệp vụ thực hiện
chính xác và nhanh chóng
− Phát triển một chương trình quản lý trên nền Windowsform với ứng dụng đã học là
Visual Basic.Net và hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005
1.3. Nội dung đề tài
− Đề tài bao gồm hai phần chính: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Quản lý Đoàn
viên
 Đối với Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn:
 Quản lý văn bản: có thể xem, xóa, sửa các văn bản hiện có trong hệ thống
 Cập nhật văn bản: thêm văn bản mới vào hệ thống, sửa thông tin văn bản
đã có trong hệ thống
 Tra cứu văn bản: có thể tìm văn bản theo các điều kiện như: theo loại văn
bản, theo cơ quan ban hành, theo người ký, văn bản còn hiệu lực, văn bản
hết hiệu lực…
 Xuất báo cáo văn bản: có thể xuất báo cáo theo yêu cầu. Báo cáo có thể
xuất dưới dạng tài liệu là: Word, Excel, Pdf

 Quản lý tài liệu: có thể xem, xóa, sửa các tài liệu hiện có trong hệ thống
 Cập nhật tài liệu: thêm tài liệu mới vào hệ thống (có đính kèm file), sửa
thông tin tài liệu đã có trong hệ thống
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 4
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
 Tra cứu tài liệu: có thể tìm tài liệu theo các điều kiện như: theo loại tài
liệu, cơ quan phát hành tài liệu, kiểu tài liệu (.doc, .mp3)
 Cập nhật Danh mục
o Cơ quan ban hành: thêm, xóa, sửa các cơ quan ban hành văn bản như:
Trung ương Đoàn, Thành Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh, Tỉnh đoàn
Kontum, Đoàn khoa Tin học quản lý…
o Thể loại văn bản: thêm, xóa, sửa các thể loại văn bản như: Báo cáo,
Hướng dẫn, Thông báo, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Công văn…
o Lĩnh vực: thêm, xóa, sửa lĩnh vực về công tác Đoàn như: Mùa hè Xanh,
Công trình Thanh niên, Đợt vận động Thanh niên làm theo lời Bác, Cuộc
thi Tầm nhìn xuyên thế kỷ…
 Đối với Quản lý Đoàn viên:
 Quản lý thông tin Đoàn viên: lý lịch Đoàn viên
 Quản lý Đoàn viên từng Đoàn khoa: tổng số Đoàn viên, xếp loại Đoàn
viên, Đoàn phí…
 Tra cứu thông tin: có thể tìm thông tin Đoàn viên, Đoàn khoa theo các
điều kiện yêu cầu
 Xuất các báo cáo liên quan:
o Báo cáo tổng số Chi đoàn, Đoàn viên theo năm
o Báo cáo tổng số Đoàn viên của Đoàn khoa theo năm
o Báo cáo tiền Đoàn phí theo năm
o Báo cáo xếp loại Đoàn viên theo năm
o Báo cáo xếp loại Đoàn khoa theo năm
1.4. Phạm vi đề tài
− Đề tài thực hiện chỉ giải quyết được các quy trình quản lý văn bản và quản lý trong

đoàn viên trong số tất cả các quy trình, nghiệp vụ hàng ngày của Văn phòng Đoàn
1.5. Kết quả dự kiến đạt được
− Hoàn thành được một chương trình viết bằng ngôn ngữ Visual Basic.Net và kết hợp
với Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 dưới dạng Windows Form tích hợp
đầy đủ các tính năng như ở phần nội dung đề tài: Quản lý, Cập nhật, Tra cứu, Xuất
báo cáo các văn bản – Tài liệu, Cập nhật danh mục, Quản lý Đoàn viên từng chi đoàn,
từng đoàn khoa, Báo cáo xếp loại đoàn viên…
− Chương trình có thể ứng dụng thực tế tại Văn phòng Đoàn và giúp cho Văn phòng
Đoàn tin học hóa các quy trình, nghiệp vụ trên.
− Ý nghĩa về mặt Kinh tế:
 Tiết kiệm được thời gian, con người và kinh phí để thực hiện các quy trình trên
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 5
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
 Tạo ra được một chương trình ứng dụng công nghệ thông tin cho Đoàn trường.
Từ đó phát triển chương trình lên thành một chương trình áp dụng cho những hệ
thống lớn hơn.
− Ý nghĩa về mặt Khoa học:
 Giúp cho các quy trình thực hiện được một cách chính xác và nhanh chóng
 Kế thừa và ứng dụng thành tựu của Công nghệ thông tin vào thực tế
2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Lý do sử dụng Cơ sở dữ liệu SQL và ngôn ngữ Visual Basic.Net để thực hiện đề tài
− Hệ thống Quản lý Văn bản – Tài liệu Đoàn và Đoàn viên của Đoàn trường Đại học
Tài chính – Marketing là một hệ thống:
 Tính an toàn dữ liệu phải tốt nhất.
 Tương đối lớn
Để quản lý Cơ sở Dữ liệu của Hệ thống này phù hợp với những tiêu chí trên, SQL
Server là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp với các tiêu chí trên. Mặc khác, so với
các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu em đã được học theo chương trình đào tạo của Trường
như: Visual Foxpro, Microsoft Access, SQL Server 2005… thì SQL Server là Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu có thể quản lý được một khối lượng khổng lồ các mẫu tin, khả

năng truy xuất dữ liệu nhanh và tính an toàn bảo mật đạt đến mức cao nhất.
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 6
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
− Việc sử dụng một chương trình dùng để thiết kế phần mềm sao cho hiệu quả, dễ dàng
sử dụng, giao diện đẹp, có khả năng kết nối với Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
thì chương trình Visual Basic.Net là chương trình phù hợp. Được tích hợp trong bộ
Visual Studio của Microsoft. Đây là chương trình lập trình theo hướng đối tượng
(OOP) và cũng là một trong số các Ngôn ngữ lập trình có trong chương trình học của
Trường
2.2. Tổng quan về Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005
− SQL Server là mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ dạng client/server của Microsoft được
ứng dụng phổ biến và rộng rãi hiện nay với những đặc điểm ưu việt cho phép bạn xây
dựng, phát triển và quản trị các ứng dụng thương mại điện tử và quản lý
− Được phát triển từ phiên bản SQL Server 2000, phiên bản SQL Server 2005 bổ sung
thêm những tính năng ưu việt mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh cần phải có
− Trước hết, SQL Server 2005 tổ chức và lưu trữ dữ liệu trong Table, bạn có thể định
nghĩa các Table với nhau, nó cho phép người dùng truy cập dữ liệu thông qua ứng
dụng Management Studio truy cập trực tiếp đến server để thực hiện các tác vụ như :
cấu hình, quản trị, bảo trì, bảo mật cơ sở dữ liệu
− SQL Server 2005 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép bạn lưu trữ dữ liệu với số
lượng lớn, hỗ trợ hệ thống ra quyết định, hỗ trợ các công cụ khác nhau giúp bạn xây
dựng và triển khai ứng dụng một cách hiệu quả và có tính bảo mật cao trong môi
trường đa người dùng
− SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( Relational Management
System (RDBMS)) sử dụng T – SQL (Transact SQL) để trao đổi cơ sở dữ liệu giữa
Client Computer và Server computer. Một RDBMS bao gồm : Database, Database
Engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ và các bộ phận khác nhau trong RDBMS
− SQL Server 2005 được thiết kế tối ưu có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu lớn
(Very large database Environment) lên đến Tetra Byte, có thể phục vụ cùng lúc cho
hàng ngàn User. SQL Server 2005 có thể kết hợp “ ăn ý ” với các Server khác như

Microsoft Internet Information Service (IIS), Proxy Server, E – commerce Server…
− SQL Server bao gồm các tiện ích :
 Book Online: Tiện ích này cho phép chúng ta có thể tra cứu trực tuyến tất cả các
thông tin liên quan đến SQL Server 2005 một cách đầy đủ với các tính năng tìm
kiếm dễ dàng và một giao diện dễ sử dụng. Nội dung giúp đỡ được trình bày theo
từng phần dễ dàng xem trong các trang Contents. Ngoài ra các trang Index và
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 7
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Search cho phép các bạn tra cứu nhanh theo chỉ mục đã được sắp xếp trước đó hoặc
gõ vào các từ khóa cần tìm. Khi cần tham khảo cú pháp của các lệnh, hàm, biến hệ
thống… của SQL Server 2005 một cách đầy đủ nhất thì chúng ta vào đây xem là
hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, nội dung trình bày là hoàn toàn bằng tiếng Anh.
 SQL Native Client Configuration: Tiện ích này cho phép chúng ta thay đổi, tạo
mới và lưu lại các nghi thức nối kết mạng (network protocol) mặc định của máy
trạm khi thực hiện kết nối vào SQL Server 2005 tại các máy chủ
 SQL Server Management Studio: Tiện ích này giúp chúng ta quản trị một hoặc
nhiều SQL Server khác nhau, với giao diện đồ họa thân thiện (user friendly). Tiện
ích này sẽ giúp có các bạn có thể tạo lập cơ sở dữ liệu và các thành phần bên trong
SQL Server một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, muốn quản trị SQL Server thì chúng
ta phải đăng ký (register) máy chủ vào tiện ích này
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 8
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Hình 1. Giao diện SQL Server 2005
 Import and Export: Tiện ích này cho phép chúng ta thực hiện các chức năng trong
việc nhập (import), xuất (export) và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa SQL Server 2005
và những loại cơ sở dữ liệu khác thường dùng như: Access, Visual Foxpro, Microsoft
Excel, tập tin văn bản ASCII…
 Performance Monitor: Tiện ích này cho phép chúng ta quan sát (monitor) các tài
nguyên trên máy chủ trong khi SQL Server 2005 đang hoạt động theo dạng biểu đồ.
Chúng ta có thể biết được hiện giờ việc sử dụng bộ nhớ máy tính của SQL Server

nhiều hay ít
 Profiler: Tiện ích này cho phép chúng ta phát hiện những biến cố đã xảy ra của SQL
Server khi đang thực hiện một xử lý nào đó trên máy chủ. Các biến cố này có thể
được ghi lại trong một tập tin lưu vết (trace file) để sau này sử dụng lại cho việc phân
tích nhằm phát hiện những vấn đề khi thực hiện các câu lệnh truy vấn trong xử lý đó.
Hoạt động của tiện ích này gần giống công cụ tìm lỗi trong các ngôn ngữ lập trình, có
nghĩa là chúng ta sẽ thực hiện tuần tự các câu lệnh trong một xử lý lô (batch) để phát
hiện ra lỗi của một câu lệnh nào đó (nếu có)
 Query Editor: Tiện ích này cho phép chúng ta soạn thảo các tập tin kich bản (script
file) – là tập tin văn bản ASCII chứa các câu lệnh SQL giao tác trên cơ sở dữ liệu
SQL Server 2005 hoặc có thể thực hiện các truy vấn trực tiếp trên cơ sở dữ liệu SQL
Server và nhận kết quả trực tiếp ngay sau khi thực hiện truy vấn đó. Tuy nhiên để
thực hiện được tính năng trên thì hệ thống SQL Server 2005 sẽ yêu cầu chúng ta đăng
nhập vào hệ thống với tài khoản hợp lệ bởi vì SQL Server la một hệ quản trị cơ sở dữ
liệu mạng máy tính. Trong đó, tài khoản đăng nhập sẽ do người quản trị SQL Server
2005 tạo ra trước đó.
 Server 2005 Network Configuration: Tiện ích này cho phép chúng ta quản lý các
thư viện nghi thức kết nối mạng của máy chủ dùng để lắng nghe các yêu cầu từ các
máy trạm – có nghĩa là các nghi thức kết nối mạng giữa máy chủ và máy trạm phải ăn
khớp nhau để chúng có thể giao tiếp qua lại. Tuy nhiên, hầu hết các nghi thức kết nối
mạng chuẩn của máy chủ sẽ được định nghĩa trong quá trình cài đặt
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 9
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
 Server 2005 Network Services: Tiện ích này cho phép chúng ta quản lý dịch vụ liên
quan đến SQL Server 2005. Có thể thực hiện việc: khởi động (start), tạm dừng
(pause), và ngưng lại (stop) các dịch vụ đó. Các dịch vụ (Service) này được xem như
là các ứng dụng chạy ngầm định bên dưới hệ thống trong môi trường Windows.
2.3. Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.Net
− Visual Basic.Net (VB.Net) là một ngôn ngữ lập trình mới. Nó không kế thừa, phát
triển hay bổ sung từ VB6 mà là một ngôn ngữ được Microsoft thiết kế lại dựa trên

nền tảng .Net Framework. VB.Net là ngôn ngữ hướng đối tượng (Object Oriented
Programming Language) không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối
tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ
học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề
khúc mắc khi lập trình. Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi
hay đào sâu những gì xảy ra bên trong… hậu trường OS, Visual Basic.Net (VB.Net)
giúp ta đối phó với các phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập
trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà
thôi.
− Một số thay đổi quan trọng của Visual Basic.Net so với các phiên bản trước:
 Ngôn ngữ hoàn toàn là theo kiểu hướng đối tượng (Object Oriented Programming
Language)
 Các thành phần và các ứng dụng được viết trong Visual Basic.Net truy xuất hoàn
toàn tới .Net Framework một thư viện lớp mở rộng cung cấp các dịch vụ hệ thống
và các dịch vụ ứng dụng
 Tất cả các ứng dụng phát triển bằng cách sử dụng Visual Basic.Net đều chạy trong
môi trường thi hành được quản lý ( Managed Runtime Environment), đó là sự thi
hành chung của ngôn ngữ .Net
 Visual Basic.Net hỗ trợ rất nhiều công cụ để thiết kế giao diện (Form)
 Visual Basic.Net hỗ trợ nhiều công cụ để kết nối tới các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
khác nhau: SQL Server, Oracle, Access
 Hệ điều hành Windows cung cấp khả năng tạo ra các cửa sổ. Song các tính năng
được gọi từ một chương trình C++ khác hẳn với cách mà nó gọi từ một chương
trình Visual Basic.Net, cách mà tất cả dịch vụ của hệ điều hành này được gọi là
giống nhau trên tất cả các ngôn ngữ. Phần .Net này được gọi là thư viện lớp .Net
Framework
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 10
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
 Visual Basic.Net còn hỗ trợ tính năng Crystal Report trong việc thực hiện báo cáo,
thống kê

Hình 2. Giao diện Visual Basic.Net
3. CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CƠ SỞ
DỮ LIỆU
A. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ NHU CẦU
− Để phân tích chính xác các hệ thống, quy trình, nghiệp vụ của Đoàn trường. Em đã
đến Văn phòng Đoàn trường Đại học Tài chính Markreting để khảo sát với sự giúp đỡ
của Đ/c Võ Thị Lan Hương – chuyên viên Đoàn trường, Đ/c Ths. Nguyễn Ngọc Tân
– Bí thư Đoàn trường
 Địa chỉ: 458/3F Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7
 Số điện thoại: (08) 54332505
1. Phần cứng:
−
Phòng có 2 máy tính với cấu hình như sau:
 CPU: Intel Core 2 Duo 2.0 GHz
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 11
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
 RAM: 1GB
 HDD: 80GB
 VGA: 128MB
 CD – ROM: 52X
− Phòng có 2 máy in loại: HP Laser 1210
− Phòng có 1 máy Photocopy loại: Ricoh
2. Phần mềm:
− Đối với Hệ điều hành
 1 Máy tính cài Windows XP Professinal
 1 Máy tính cài Windows 7 Ultimate
− Sử dụng bộ Office 2007, Office 2003 để quản lý các dữ liệu, quy trình
3. Dữ liệu:
− Được lưu vào trong máy tính với sự hỗ trợ của Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Access
2003

− Lưu vào trong sổ (chủ yếu)
4. Khảo sát về nhân sự
− Phòng có 22 người, trong đó
− 2 người làm việc cố định
 1 chun viên chun trách Đồn trường
 1 chun viên chun trách Hội sinh viên trường
− 19 người còn lại làm việc theo phân cơng của Đồn trường
 Là những đồng chí nằm trong Ban chấp hành
 16 đồng chí hiện đang là Sinh viên theo học tại trường
 Mỗi người sẽ trực văn phòng Đồn một buổi ( sáng hoặc chiều) trong một
tuần
− Đ/c Bí thư Đồn trường làm việc tại Văn phòng Đồn khơng cố định
5. Sơ đồ tổ chức
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 12
Ban thường vụ
Đoàn trường
Ban chấp hành
Đoàn trường

Uỷ ban kiểm tra
Đoàn trường


Các Đoàn khoa


Các Chi đoàn


Chi đoàn

Đoàn viên
Bộ phận tiếp nhận và trả
Hồ sơ Đoàn
Bộ phận thụ lý Hồ
sơ Đoàn
Bí thư Đoàn
trường
Kho lưu trữ
1. Nộp hồ sơ Đoàn 2. Gửi hồ sơ
3. Kiểm tra
4. Trình ký
5. Ký duyệt
6. Trả hồ sơ
7. Thông báo
8. Thông báo
9. Lưu hồ sơ
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Hình 3. Sơ đồ tổ chức Đồn trường
Hình 4. Sơ đồ tổ chức Văn phòng Đồn
6. Các quy trình, nghiệp vụ
− Quy trình tiếp nhận Hồ sơ Đồn
Hình 5. Quy trình tiếp
nhận Hồ sơ Đồn
 Mơ tả quy
trình tiếp nhận Hồ sơ Đồn
1)
Đồn
viên mang hồ sơ tới Văn phòng Đồn và u cầu Đồn trường tiếp nhận
hồ sơ chuyển sinh hoạt Đồn của Đồn viên tại bộ phận tiếp

nhận và trả Hồ sơ Đồn. Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đồn sẽ tiếp
nhận hồ sơ và ghi một giấy biên nhận là đã tiếp nhận những giấy tờ nào
( Sổ đồn, Nghị quyết, giấy chứng nhận hồn thành 6 bài lý luận chính
trị…)
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 13
Bí thư Đoàn trường
Chuyên viên chuyên
trách Đoàn trường
Bộ phận Quản lý Sổ
đoàn
Bộ phận Quản lý tài
liệu/Văn bản
Bộ phận xủ lý công
việc hàng ngày
Bộ phận Quản lý kho
đồ - Văn phòng Đoàn
Bộ phận Thu tiền
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
2) Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn chuyển Hồ sơ Đoàn sang Bộ
phận thụ lý hồ sơ (thường là chuyên viên chuyên trách Đoàn trường) để
kiểm tra
3) Bộ phận thụ lý Hồ sơ sẽ kiểm tra tất cả các yêu cầu liên quan xem
Đoàn viên này có được chuyển sinh hoạt Đoàn tại Trường hay không ?
4) Nếu các yêu cầu không đạt thì Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn sẽ ghi
những giấy tờ, yêu cầu còn thiếu vào tờ giấy nhận xét và gửi trả Hồ sơ
Đoàn kèm theo tờ giấy nhận xét cho Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ
Đoàn. Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đoàn gửi trả lại Hồ sơ Đoàn cho
Đoàn viên và yêu cầu bổ sung những yêu cầu còn thiếu được ghi trong tờ
giấy nhận xét
5) Nếu Hồ sơ Đoàn đạt yêu cầu thì bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn gửi lên Bí

thư Đoàn trường để trình ký chuyển sinh hoạt Đoàn
6) Bí thư Đoàn trường xem xét và ký chuyển sinh hoạt Đoàn. Sau đó trả
lại Hồ sơ Đoàn cho Bộ phận thụ lý Hồ sơ
7) Bộ phận thụ lý hồ sơ Đoàn tiếp nhận lại Hồ sơ Đoàn từ Bí thư Đoàn
trường và thông báo với Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ là Hồ sơ đã được
duyệt
8) Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đoàn tiếp nhận thông báo từ Bộ phận
thụ lý hồ sơ Đoànvà thông báo lại cho Đoàn viên
9) Bộ phận thụ lý hồ sơ Đoàn lưu hồ sơ Đoàn vào kho lưu trữ hồ sơ Đoàn
của Đoàn trường
− Quy trình trả Hồ sơ Đoàn
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 14
Đoàn viên
Bộ phận tiếp nhận và
trả hồ sơ Đoàn
Bộ phận thụ lý Hồ
sơ Đoàn
Bí thư Đoàn
trường
Kho lưu trữ
Hồ sơ
1. Yêu cầu rút hồ sơ Đoàn
2. Chuyển yêu cầu
3. Kiểm tra yêu cầu
4. Lấy hồ sơ yêu cầu từ kho
5. Kiểm tra hồ sơ
6. Trình ký
7. Kiểm tra và ký duyệt
9. Trả hồ sơ
10. Trả hồ sơ

11. Lưu thông tin trả hồ sơ
8. Trả hồ sơ
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Hình 6. Quy trình
trả Hồ sơ Đồn
 M
ơ tả quy trình trả Hồ sơ Đồn
1) Đồn viên tới Văn phòng Đồn và u cầu Đồn trường chuyển sinh
hoạt Đồn của Đồn viên tại bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đồn. Bộ
phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đồn sẽ tiếp u cầu và u cầu Đồn viên
ghi thơng tin đầy đủ vào tờ giấy u cầu trả hồ sơ như ( Họ và tên, Chi
Đồn, Đồn khoa…)
2) Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đồn chuyển tờ giấy u cầu sang Bộ
phận thụ lý hồ sơ (thường là chun viên chun trách Đồn trường) để
kiểm tra
3) Bộ phận thụ lý Hồ sơ sẽ kiểm tra u cầu liên quan xem Đồn viên
này có được chuyển sinh hoạt Đồn hay khơng ?
4) Nếu các u cầu khơng đạt thì Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đồn sẽ ghi
những giấy tờ, u cầu còn thiếu vào tờ giấy nhận xét và gửi lại cho Bộ
phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đồn. Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đồn
thơng báo cho Đồn viên và u cầu bổ sung những u cầu còn thiếu
được ghi trong tờ giấy nhận xét
5) Nếu u cầu đạt u cầu thì Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đồn sẽ vào kho lưu
trữ để lấy Hồ sơ đồn cần chuyển
6) Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đồn sẽ kiểm tra lại Hồ sơ Đồn. Nếu được thì
chuyển cho Bí thư Đồn trường ký chuyển sinh hoạt Đồn cho Đồn viên
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 15
Cơ quan / Cơ sở
Đoàn
Bộ phận quản lý văn

bản/Tài liệu
Chuyên viên chuyên trách
Đoàn/Bí thư
Kho lưu trữ văn
bản/Tài liệu
1. Chuyển văn bản
2. Kiểm tra và sao lưu văn bản
3. Chuyển văn bản
4. Lưu vào Kho lữu trữ Văn bản/Tài liệu
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
7) Bí thư Đồn trường xem xét Hồ sơ Đồn và ký chuyển sinh hoạt Đồn
cho Đồn viên
8) Bí thư Đồn trường trả Hồ sơ cho Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đồn
9) Bộ phận thụ lý hồ sơ Đồn nhận hồ sơ Đồn từ Bí thư Đồn trường và
trả Hồ sơ Đồn cho Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đồn
10) Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đồn nhận hồ sơ Đồn từ Bộ phận
thụ lý hồ sơ Đồn và trả hồ sơ Đồn cho Đồn viên
11) u cầu Đồn viên ký tên vào giấy trả Hồ sơ Đồn và lưu giấy này
vào Kho lưu trữ
− Quy trình tiếp nhận văn bản
Hình 7. Quy trình tiếp nhận văn bản/Tài liệu
 Mơ tả quy trình tiếp nhận văn bản/Tài liệu
1) Cơ quan/Đồn cơ sở chuyển văn bản/Tài
liệu đến Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu
2)
Bộ phận
quản
lý
văn bản/Tài liệu kiểm tra văn bản/Tài liệu đến. Nếu sai thì gửi trả lại.
Nếu đúng thì Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu tiến hành sao lưu và

SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 16
Chuyên viên chuyên
trách Đoàn trường
Người ký
Bộ phận quản lý văn
bản/tài liệu
Kho lưu trữ văn
bản/tài liệu
Cơ quan/Cơ sở
Đoàn
1. Soạn thảo văn bản/tài liệu
3. Kiểm tra và ký
6. Sao lưu và phát hành
7. Phát hành văn bản
8. Lưu vào kho lưu trữ văn bản/tài liệu
2. Trình ký
4. Trả văn bản/tài liệu
5. Yêu cầu phát hành
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
chuyển văn bản cho Chun viên chun trách Đồn/Bí thư Đồn trường
(tùy u cầu của văn bản/Tài liệu)
3) Chun viên chun trách Đồn/Bí thư Đồn trường nhận văn bản từ
Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu và xử lý
4) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu lưu thơng tin văn bản/tài liệu đến và
văn bản/tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/Tài liệu
− Quy trình phát hành văn bản
Hình 8. Quy trình
phát hành văn
bản/Tài liệu
 Mơ tả quy trình phát

hành văn bản/Tài liệu
1) Chun viên chun trách Đồn soạn thảo văn bản/tài liệu theo u
cầu của Đồn trường
2) Chun viên chun trách Đồn trình văn bản/tài liệu cho người có
quyền ra văn bản/tài liệu (Bí thư, P. Bí thư Đồn trường ) kiểm tra và ký
phát hành
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 17
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
3) Người có quyền ra văn bản/tài liệu (Bí thư, P. Bí thư Đoàn trường )
kiểm tra và ký phát hành
4) Người có quyền ra văn bản/tài liệu trả lại
văn bản/tài liệu có chữ ký của
mình cho Chuyên
viên chuyên trách Đoàn
5) Chuyên viên chuyên trách Đoàn tiếp nhận văn
bản/tài liệu đã ký từ Người có quyền ra văn
bản/tài liệu và yêu cầu Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu phát hành văn
bản
6) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu sẽ sao lưu văn bản theo yêu cầu của
Chuyên viên chuyên trách Đoàn
7) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu chuyển văn bản/tài liệu tới các cơ
quan/ Cơ sở Đoàn theo đúng yêu cầu
8) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu lưu thông tin văn bản/tài liệu phát
hành và văn bản/tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/Tài liệu
B. Mô hình chức năng
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 18
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Hình 9. Mơ hình chức năng quản lý văn bản/Tài liệu
Hình 10. Mơ hình
chức năng quản lý

Đồn viên
C. Mơ hình xử lý
GHI CHÚ
− Mơ hình dòng dữ liệu (DFD) Quản lý văn bản
 Mức 0
1.1.
CHƯƠNG
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 19
Cơ quan/Cơ sở Đoàn
Quản lý Văn bản
Thông tin Văn bản
Thông báo
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Hình 11. Mơ hình DFD Quản lý văn bản mức 04: K
 Mức 1
2. VBKẾT
LUẬN
Kết
Hình 12. Mơ hình DFD Quản lý văn bản mức 14: K
 Mức 2
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 20
Cơ quan/Cơ sở Đoàn
1.
Nhận Văn bản
2.
Phát hành Văn bản
Kho lưu trữ Văn bản
Cơ quan
Loại Văn bản
Ma CQ

Ma loai VB
Lưu trữ
Thông tin Văn bản đến
Thông báo nhận
Thông báo không nhận
Thông tin Văn bản Phát hành
Ma CQ
Lưu trữ
Ma loai VB
Thông báo
Lónh vực
Ma LV
Ma LV
Cơ quan/Cơ sở Đoàn
1.
Nhận Văn bản
2.
Phát hành Văn bản
Kho lưu trữ Văn bản
Cơ quan
Loại Văn bản
Ma CQ
Ma loai VB
Lưu trữ
Thông tin Văn bản đến
Thông báo nhận
Thông báo không nhận
Thông tin Văn bản Phát hành
Ma CQ
Lưu trữ

Ma loai VB
Thông báo
Lónh vực
Ma LV
Ma LV
3.
Ký duyệt Văn bản
Văn bản được duyệt
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
Hình 13. Mơ hình DFD quản lý văn bản mức 2
− Mơ hình dòng dữ liệu (DFD) Quản lý Hồ sơ Đồn
 Mức 0
5. Hình 14. Mơ hình DFD quản lý Hồ sơ Đồn mức 0
 Mức 1
6.
7. Hình 15. Mơ hình DFD quản lý Hồ sơ Đồn mức
1
 Mức 2
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 21
Đoàn viên
Quản lý Hồ sơ
Đoàn
Thông tin Hồ sơ Đoàn
Thông báo
Đoàn viên
1.
Tiếp nhận Hồ sơ
Đoàn mới
2.
Trả Hồ sơ Đoàn

Chi Đoàn
Kho lưu trữ Hồ sơ Đoàn
Nộp Hồ sơ Đoàn
Chấp nhận
Không chấp nhận
Ma CĐ
Lưu trữ Hồ sơ Đoàn
Yêu cầu rút Hồ sơ Đoàn
Chấp nhận
Không chấp nhận
Ma CĐ
Trảõ Hồ sơ Đoàn
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
8.
Hình 16. Mơ
hình DFD quản lý Hồ sơ
Đồn mức 2
D. PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Các thực thể và các thuộc tính liên quan cần lưu trữ
(1) Cơ quan: lưu trữ các thơng tin thuộc tính mã cơ quan, tên cơ quan
(2) Thể loại văn bản: lưu trữ các thơng tin thuộc tính mã thể loại văn bản, tên thể
loại văn bản
(3) Lĩnh vực: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã lĩnh vực, tên lĩnh vực
(4) Văn bản: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã văn bản, mã cơ quan, mã lĩnh vực,
mã thể loại văn bản, số văn bản, tên văn bản, ngày văn bản, Loại văn bản, Ngày
hiệu lực, Ngày hết hiệu lực, mức độ văn bản, nội dung văn bản, người ký, số
trang, đường dẫn lưu file văn bản, Từ khóa
(5) Đồn khoa: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã đồn khoa, tên đồn khoa
(6) Chi đồn: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã chi đồn, tên chi đồn, mã đồn
khoa

(7) Dân tộc: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã dân tộc, tên dân tộc
(8) Tơn giáo: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã tơn giáo, tên tơn giáo
(9) Tỉnh: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã tỉnh, tên tỉnh
(10) Giấy chứng nhận: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã giấy chứng nhận, số
giấy chứng nhận, tên giấy chứng nhận, người ký, ngày ký, nơi cấp
(11) Hồ sơ Đồn viên: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã hồ sơ, họ đồn viên
khai sinh, tên đồn viên khai sai, họ đồn viên thường dùng, tên đồn viên
thường dùng, ngày sinh đồn viên, q qn đồn viên, mã tỉnh, nơi ở hiện tại,
mã dân tộc, mã tơn giáo,Ngoại ngữ, thành phần gia đình, nghề nghiệp bản thân,
trình độ, sức khoẻ, họ tên bố, ngày sinh bố, nghề nghiệp bố, nơi ở bố, họ tên mẹ,
ngày sinh mẹ, nghề nghiệp mẹ, nơi ở mẹ, anh chị em, q trình cơng tác, khen
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 22
Đoàn viên
1.
Tiếp nhận Hồ sơ
Đoàn mới
2.
Trả Hồ sơ Đoàn
Chi Đoàn
Kho lưu trữ Hồ sơ Đoàn
Nộp Hồ sơ Đoàn
Chấp nhận
Không chấp nhận
Ma CĐ
Lưu trữ Hồ sơ Đoàn
Yêu cầu rút Hồ sơ Đoàn
Chấp nhận
Không chấp nhận
Ma CĐ
Trảõ Hồ sơ Đoàn

3.
Kiểm tra và Ký
duyệt
Thông báo từ chối
Hồ sơ Đoàn được duyệt
Thông báo từ chối
Ký chuyển Hồ sơn Đoàn
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
thưởng, kỷ luật, năng khiếu, sở trường, ngày nộp hồ sơ, ngày chuyển hồ sơ, ngày
hết hạn, kiểm tra
(12) Hệ thống: lưu trữ thông tin các thuộc tính tên người dùng, mật khẩu
2. Phân tích
− Mô tả: Mỗi văn bản chỉ do một cơ quan phát hành . Một cơ quan có thể phát
hành ít nhất là một văn bản hoặc nhận được nhiều văn bản. Quan hệ giữa văn
bản và cơ quan là 1-n (1-nhiều)
− Mô tả: Mỗi văn bản chỉ thuộc một loại văn bản. Một loại văn bản có ít nhất
một văn bản. Quan hệ giữa văn bản và loại văn bản là 1-n (1-nhiều)
− Mô tả: Mỗi văn bản chỉ thuộc một lĩnh vực. Một lĩnh vực có ít nhất một văn
bản. Quan hệ giữa văn bản và lĩnh vực là 1-n (1-nhiều)
− Mô tả: Mỗi chi đoàn chỉ thuộc một đoàn khoa. Một đoàn khoa có ít nhất một
chi đoàn. Quan hệ giữa chi đoàn và đoàn khoa là 1-n (1-nhiều)
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 23
VANBAN COQUAN
Thuoäc
(1,1) (1,n)
VANBAN LOAIVANBAN
Thuoäc
(1,1) (1,n)
VANBAN LINHVUC
Thuoäc

(1,1) (1,n)
CHIDOAN DOANKHOA
Thuoäc
(1,1) (1,n)
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
− Mô tả: Mỗi đoàn viên chỉ thuộc một dân tộc. Một dân tộc có ít nhất một đoàn
viên. Quan hệ giữa đoàn viên và dân tộc là 1-n (1-nhiều)
− Mô tả: Mỗi đoàn viên chỉ thuộc một tôn giáo. Một tôn giáo có ít nhất một đoàn
viên. Quan hệ giữa đoàn viên và tôn giáo là 1-n (1-nhiều)
− Mô tả: Mỗi đoàn viên chỉ thuộc một chi đoàn. Một chi đoàn có ít nhất một
đoàn viên. Quan hệ giữa đoàn viên và chi đoàn là 1-n (1-nhiều)
− Mô tả: Mỗi Chi đoàn có thể nhận ít 1 văn bản.1 văn bản có thể phát hành ít
nhất tới 1 Chi đoàn. Quan hệ giữa Chi đoàn và Văn bản là n-n (nhiều-nhiều)
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 24
HSDOANVIEN DANTOC
Thuoäc
(1,1) (1,n)
HSDOANVIEN TONGIAO
Thuoäc
(1,1) (1,n)
HSDOANVIEN CHIDOAN
Thuoäc
(1,1) (1,n)
Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường
− Mô tả: Mỗi Đoàn khoa có thể nhận ít 1 văn bản.1 văn bản có thể phát hành ít
nhất tới 1 Đoàn khoa. Quan hệ giữa Đoàn khoa và Văn bản là n-n (nhiều-
nhiều)
3. Ràng buộc toàn vẹn
− Trong thế giới thực ràng buộc là các quy tắc, quy định làm việc. Trong phân
tích, thiết kế cơ sở dữ liệu ràng buộc toàn vẹn là mối quan hệ ràng buộc giữa

các quan hệ, các thuộc tính trong quan hệ. Ràng buộc có 2 loại ràng buộc là
ràng buộc tĩnh và ràng buộc động.
 Ràng buộc tĩnh áp đặt trên giá trị thuộc tính, quan hệ. Ràng buộc tĩnh gồm
ràng buộc thuộc tính, ràng buộc miền giá trị, ràng buộc liên thuộc tính, ràng
buộc quan hệ, ràng buộc bản số.
 Ràng buộc động áp đặt trên các biến đổi giá trị thuộc tính, quan hệ. Ràng
buộc động thường xảy ra trong quá trình cập nhật dữ liệu
− Trong thực thể văn bản (VANBAN) có ràng buộc tĩnh trong thuộc tính Ngày
văn bản
R1: “ Ngày của Văn bản đến hoặc Văn bản đi không được lớn hơn Ngày hiện
tại”
− Trong thực thể văn bản (VANBAN) có ràng buộc tĩnh trong thuộc tính Số
trang
R2: “Số trang phải >0”
− Trong thực thể Hồ sơ Đoàn viên (HSDOANVIEN) có ràng buộc tĩnh trong
thuộc tính Phái
R3: “Phái của Đoàn viên chỉ thuộc Nam hoặc Nữ”
− Trong thực thể Hồ sơ Đoàn viên (HSDOANVIEN) có ràng buộc tĩnh và ràng
buộc động trong thuộc tính Ngày sinh Đoàn viên
R4: “Ngày sinh của Đoàn viên phải nhỏ hơn ngày hiện tại và không được
Null”
− Trong thực thể Hồ sơ Đoàn viên (HSDOANVIEN) có ràng buộc tĩnh và ràng
buộc động trong thuộc tính Ngày sinh Bố
R5: “Ngày sinh của Bố phải nhỏ hơn ngày hiện tại và không được Null”
− Trong thực thể Hồ sơ Đoàn viên (HSDOANVIEN) có ràng buộc tĩnh và ràng
buộc động trong thuộc tính Ngày sinh Mẹ
R6: “Ngày sinh của Mẹ phải nhỏ hơn ngày hiện tại và không được Null”
− Trong thực thể Giấy chứng nhận (GIAYCN) có ràng buộc tĩnh và ràng buộc
động trong thuộc tính Ngày ký
R7: “Ngày ký phải nhỏ hơn ngày hiện tại và không được Null”

SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 25