Tổ Chức Các Cuộc Họp Hiệu Quả
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (606.45 KB, 32 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">
<b>TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">“Một cuộc họp là sự kiện tận dụng đến từng phút nhưng lại lãng phí hàng giờ”
<i>Khuyết Danh</i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3"><b>Nội dung</b>
Tổng quan về cuộc họp Quy trình của cuộc họp
Kết luận
</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4"><b>I. TỔNG QUAN CUỘC HỌP</b>
1. Định nghĩa 2. Chức năng 3. Hình thức
4. Mục đích cuộc họp trong quản lí dự án5. Hậu quả “ cuộc họp tồi ”
</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">
“ Bất cứ thứ gì lớn hơn một cuộc nói chuyện phiếm, nơi có mặt của hai hoặc
nhiều người chính là một cuộc họp”
</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6"><small> Là hình thức giao tiếp gồm một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định vấn đề nào đó. </small>
<small>Là một quá trình nghệ thuật đượctiến hành theo mộttrình tự nhất định.</small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7"><b>Cuộc họp hiệu quả</b>
Là cuộc họp đạt được mục tiêu, làm rõ các vấn đề đặt ra với mức chi phí thấp nhất.
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8"><b>Chức năng của một cuộc họp</b>
Make decisionInform
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10"><b>Hậu quả “ cuộc họp tồi ”</b>
• Quyết định “tồi” • Chính sách “tồi”
• Gián đoạn cơng việc
• Lãng phí thời gian, tiền bạc • Tạo sự hỗn loạn, xáo trộn
</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">Mục đích cuộc họp trong quản trị dự án
• Lên kế hoạch hoặc sơ kết tiến độ • Đưa ra quyết định
• Thực hiện các cơng tác có tính xây dựng
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12"><b>II. Qui trình cuộc họp</b>
1. Chuẩn bị 2. Thực thi
3. Theo dõi, đánh giá
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">• Dự trù thời gian cuộc họp–Thời gian bắt đầu
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">– Định hướng để người tham dự có sự chuẩn bị trước những nội dung cần
thiết, tăng hiệu quả cuộc họp.
</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21"><i><b>Vai trò then chốt</b></i>
Chủ tọa
</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23"><b>Để đảm bảo cuộc họp được tiến hành theo đúng quỹ đạo</b>
• Nhắc lại mục tiêu cuộc họp
• Định hướng mọi người tập trung vào chủ đề • Đảm bảo đúng tiến độ
• Để mọi người được phát biểu ý kiến • Tổng kết, “ chốt ” lại các quyết định
</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24"><b>Nhắc lại mục tiêu cuộc họp</b>
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp
</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25"><b>Định hướng mọi người tập trung vào chủ đề</b>
• Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình.
• Kiểm sốt một cách triệt để.
• Dừng đúng lúc những nội dung lạc đề, lan man.
• Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận
</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26"><b>Đảm bảo đúng tiến độ</b>
• Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
• Phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề
• Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp để đảm bảo khơng lãng phí về mặt thời gian.
</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27"><b>Để mọi người được đóng góp ý kiến</b>
• Đảm bảo cơng bằng và cơ hội bình đẳng cho tất cả thành viên tham gia.
• “Bẻ gãy sự im lặng”
• Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm, bảo vệ những ý tưởng mới.
• Khuyến khích ý kiến tốt xun qua sự xung
đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh các mâu thuẫn cá nhân.
</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28"><b>Tổng kết -“chốt” lại các quyết định</b>
• Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt để mọi người thơng qua.
• Tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29"><b>3. Theo dõi, đánh giá</b>
• Hồn chỉnh, cơng bố biên bản cuộc họp
</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30"><b>III. Kết luận</b>
<b>2Đ</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">Việc đạt được các mục tiêu cụ thể của một cuộc họp là thước đo sự thành công và chương trình nghị sự tạo ra lộ trình để đi đến thành cơng đó
</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">
