tiểu luận hệ thống phần mềm kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp

Tiểu luận
Hệ thống phần mềm kế toán
giúp nâng cao hiệu quả quản
lý doanh nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới,
cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất
lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt.
Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc
tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh, tiết giảm chi phí, nâng
cao năng suất, hiệu quả luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp. Hệ thống
thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn.
Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có
được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế
trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả
năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương
hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư. .
Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình
doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết
vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị.
Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, sau thời gian nghiên cứu và qua thử nghiệm,
các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp Hệ thống
phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp… là một giải pháp tối ưu giúp
các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu quả
quản lý doanh nghiệp.
2
3
Phần I: LÝ THUYẾT
I. Tìm hiểu các phần mềm hiện nay.
Một số phần mềm kế toán đang sử dụng hiện nay như:

+ FAST BOOK
+ MISA Mimosa
+ SAS INNOVA
+ ASOFT-ERP
* FAST BOOK
Fast Book là phần mềm được thiết kế dành riêng – phù hợp cho các doanh nghiệp
nhỏ và mới thành lập, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản về chế độ kế toán, thuế, và các
nghiệp vụ thường phát sinh trên thực tế. Phiên bản Fast Book 10.0 có 13 phân hệ sau:
· Hệ thống
· Kế toán tổng hợp
· Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
· Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
· Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
· Kế toán hàng tồn kho
· Kế toán tài sản cố định
· Kế toán công cụ dụng cụ
· Báo cáo tập hợp chi phí theo khoản mục và tiểu khoản
· Báo cáo chi phí theo công trình, vụ việc
· Báo cáo thuế
· Báo cáo quản trị
· Thuế thu nhập cá nhân (chỉ có từ phiên bản 10.0)
4
* MISA Mimosa
Nối tiếp sự thành công từ các phiên bản đã thành công và giành nhiều giải thưởng
lớn (Sao Khuê 2009, Cúp vàng CNTT-TT 2009 ), MISA Mimosa.NET 2012 có 10 phân hệ
nghiệp vụ:
- Kho bạc
- Tiền mặt
- Tiền gửi
- Vật tư - Hàng hoá - Công cụ dụng cụ

- Tài sản cố định
- Tiền lương
- Bán hàng
- Mua hàng
- Thuế
- Sổ cái với các tính năng ưu việt như:
+ Theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí theo nhiều Chương
+ Theo dõi chi tiết tiền mặt, tiền gửi đến từng quỹ
+ Quản lý vật tư, hàng hóa, CCDC linh hoạt
+ Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm
+ Tự động quyết toán số dư đầu năm, kết chuyển chênh lệnh thu chi
+Cung cấp hàng trăm báo cáo tài chính và quản trị…
5
* SAS INNOVA
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phiên bản được thiết kế theo quy định mới
nhất của Bộ TC. Với sản phẩm này người dùng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát
sinh chương trình sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách ,báo cáo kế toán, phân tích tài
chính, sản xuất kinh doanh.
Các phân hệ trong phần mềm kế toán quản trị SAS INNOVA 6.8 được thiết kế trong
mối liên hệ mật thiết hữu cơ đảm bảo tính logic của công việc kế toán tài chính.
Giao diện của SAS INNOVA 6.8 được xây dựng theo các phần hành quản trị tài chính kế
toán trong doanh nghiệp bao gồm:
Quản lý mua hàng và công nợ phải trả, Quản lý bán hàng và công nợ phải thu, Quản
lý hàng tồn kho, Quản lý tài sản cố định, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán chi phí và tính giá
thành, Kế toán tổng hợp.

MÔ HÌNH SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8
* ASOFT-ERP
ASOFT-ERP® được phân chia linh hoạt thành nhiều phân hệ. Mỗi phân hệ được
thiết kế, xây dựng để có thể làm việc một cách độc lập và giải quyết những nghiệp

vụ chuyên môn sâu của từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng đồng thời
giữa các phân hệ lại có mối quan hệ mật thiết với nhau về mặt nghiệp vụ và số liệu liên
quan. Nhờ vậy mà ASOFT-ERP® luôn phù hợp với công tác tổ chức quản trị kế toán, tài
chính, sản xuất, kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp.

6

- ASOFT®-S: Phân hệ Quản trị hệ thống
- ASOFT®-CI: Phân hệ Thông tin dùng chung
- ASOFT®-OP: Phân hệ Xử lý đơn hàng
- ASOFT®-T: Phân hệ Kế toán - tài chính doanh nghiệp
- ASOFT®-WM: Phân hệ Quản lý tồn kho
- ASOFT®-FA: Phân hệ Quản lý tài sản cố định
- ASOFT®-M: Phân hệ Giá thành sản phẩm
- ASOFT®-HRM: Phân hệ Quản lý nhân sự & Tính lương
- ASOFT®-CS: Phân hệ Quản lý dịch vụ khách hàng
- ASOFT®-CRM: Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng
ASOFT-ERP® hoạt động theo mô hình Client-Server do đó có thể hoạt động được
trên nhiều môi trường khác nhau như mạng LAN, WAN hoặc INTERNET. Điều đó giúp
các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại các tỉnh thành khác nhau có thể giải quyết bài toán
điều hành quản trị hợp nhất trên cùng một hệ thống.
II. Mô tả và giới thiệu các chức năng cho một phần mềm cụ thể.
1. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền
* Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hỗ trợ hữu hiệu quản lý, lưu trữ chứng từ
tiền mặt, ngân hàng. Truy xuất ngân quỹ tức thời, báo cáo dòng tiền, quản lý thu - chi, hạch
toán và theo dõi ngoại tệ, tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, in toàn bộ chứng từ
tiền mặt và chứng từ ngân hàng bằng máy, theo dõi thanh toán theo từng hoá đơn, hợp
đồng. Tính toán và theo dõi lãi vay; Hạch toán, ghi nhận toàn bộ các thông tin thuế đầu ra,
đầu vào.
Chức năng: Khai báo danh mục Ngân hàng, khế ước, ngoại tệ, tỷ giá.

2. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, phân tích tình hình bán hàng theo
nhiều chỉ tiêu như theo mặt hàng, thị trường, thời gian, hợp đồng, nhân viên bán hàng v.v.
Đồng thời theo dõi chi tiết tình trạng công nợ của khách hàng như tuổi nợ, hoá đơn, hợp
đồng; Khai báo thuế đầu ra.
Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu trong phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 được
liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế.
7
Chức năng
- Tính lại tiền đã thu của các hoá đơn
- Tính số dư tức thời của khách hàng
- Khai báo danh mục khách hàng
3. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả sẽ theo
dõi toàn bộ tình hình nhập mua hàng, phân tích hàng nhập mua theo số lượng và giá trị.
Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp như theo hoá đơn, hợp
đồng, hạn thanh toán; theo dõi hàng hoá nhập khẩu, tính và phân bổ tự động chi phí mua
hàng, khai báo thuế đầu vào v.v. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả trong phần mềm kế
toán được liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế.
Chức năng
- Trả tiền theo hoá đơn
- Điều chỉnh tiền phải trả trên hoá đơn
- Tính lại tiền đã trả cho hoá đơn
- Tính số dư tức thời của NCC
- Khai báo danh mục NCC
Kế toán kho hàng hóa vật tư
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa,
vật tư cả số lượng và giá trị. Tự động áp giá vốn hàng xuất kho; các PP tính giá vốn chi tiết
đến từng vật tư, hàng hóa: NTXT, TB tháng, TB di động, Đích danh. Theo dõi hàng hoá
theo nhiều đơn vị tính quy đổi như : Thùng – Cái, Kg – Mét v.v ; Quản lý vỏ vật tư; cho

phép xuất âm kho nhằm mềm dẻo linh hoạt trong công việc, xuất điều chuyển kho thao tác
đơn giản. Phân hệ kế toán kho, hàng hóa vật tư trong phần mềm kế toán SAS INNOVA
được liên kết với các phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Giá thành và kế toán tổng hợp
Chức năng
- Khai báo danh mục kho hàng hoá
- -Khai báo danh mục nhóm hàng hoá
- Khai báo dah mục hàng hoá
Kế toán tài sản cố định & công cụ dụng cụ
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, quản lý chi tiết thông tin về TSCĐ
như giá trị, khấu hao, nguồn hình thành, bộ phận sử dụng, theo dõi xuất xứ nguồn gốc tài
sản; theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định; hỗ trợ công tác kiểm kê TSCĐ.
Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ theo nhiều chiều như bộ phận sử dụng, theo nguồn
hình thành, đồng thời cho phép điều chỉnh khấu hao theo tình hình sản xuất kinh doanh thực
tế; lên các bảng khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản theo quy định của BTC
(206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 và thông tư số 10/TC/CĐKT ngày 23/03/1997).
Chức năng
- Cập nhật thông tin TSCĐ
- Tính khấu hao TSCĐ
- Phân bổ khấu hao TSCĐ
- Điều chỉnh TSCĐ
- Lên báo cáo TSCĐ và Khấu hao TSCĐ
- Khai báo danh mục nguồn vốn
- Khai báo bộ phận sử dụng
8
- Khai báo lý do tăng giảm TSCĐ
- Khai báo nhóm TSCĐ
Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm
Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm,
công trình, kể cả các sản phẩm vụ việc là dịch vụ. Báo cáo chi phí giá thành đầy đủ phục vụ
công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp, phân tích bóc tách từng yếu tố chi phí của

mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản phẩm cuối cùng, so sánh chi phí thực tế và
chi phí định mức, kế hoạch
Chức năng:
- Khai báo các danh mục đối tượng
- Cập nhật định mức
- Khai báo chỉ tiêu phân bổ
Phân hệ báo cáo thuế
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Khai báo thuế đầu vào, đầu ra từ các phân hệ
kế toán Mua hàng, Bán hàng và Vốn bằng tiền để lên các báo cáo, bảng kê thuế đầu vào,
đầu ra (mẫu 03/GTGT, 04/GTGT, 05/GTGT), tờ khai thuế, các khoản phải nộp ngân sách,
các sổ theo dõi thuế được hoàn lại, được miễn giảm, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn v.v.
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 Cập nhật mẫu biểu mới nhất theo thông tư
60/2007/BTC, Thông tư 32/2007/TT-BTC, Thông tư 127/2004/TT-BTC.
Chức năng
- Nhập hoá đơn GTGT đầu vào
- Nhập hoá đơn GTGT đầu ra
- Kết sinh báo cáo thuế đầu vào
- Kết sinh báo cáo thuế đầu ra
- Kết sinh tờ khai thuế và các báo cáo liên quan
- Khai báo danh mục thuế suấ
Phần hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính
được liên kết chặt chẽ với toàn bộ hệ thống các phân hệ kế toán trong SAS INNOVA 6.8,
thực hiện tiếp nhận thông tin từ các phần hành trên sau đó thực hiện các bút toán phân bổ,
kết chuyển tự động và kết sinh lên các báo cáo tài chính, thuế và sổ sách kế toán.
Các báo cáo tài chính kế toán được thiết kế theo các quy định mới nhất của Bộ tài chính.
Cung cấp các sổ sách kế toán đầy đủ theo các hình thức sổ: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ,
nhật ký chứng từ và nhật ký sổ cái. Thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định mới
nhất của BTC như: Quyết định 48/QĐ-BTC, Quyết định 15/QĐ-BTC, Thông tư 23/TT-
BTC, Thông tư 105/2003/TT-BTC v.v

Chức năng
- Liên kết số liệu từ các phân hệ kế toán khác
- Các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ
- Nhập số dư đầu năm và chuyển số dư sang năm sau
- Cung cấp hệ thống sổ kế toán theo các hình thức ghi sổ: NKC, CTGS, NKCT, …
9
- Cung cấp hệ thống báo cáo tài chính theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính và
thường xuyên được cập nhật.
- Các danh mục tài khoản mẫu của các TT & QĐ dành cho các loại hình doanh
nghiệp khác nhau.
- Khai báo các DM TK, nhóm TK, tiểu khoản
III. Thực hiện các bước cho một chức năng chi phí giá thành trong phần mềm SAS
Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm
Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8
Tập hợp và phân bổ các chi phí sản xuất như nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực
tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công công trình, chi phí quản lý, chi phí bán
hàng – giao dịch Tiêu thức phân bổ tự động hoặc theo chủ quan của người quản lý rất đa
dạng tuỳ thuộc vào đặc thù của đối tượng được sản xuất và tính giá thành sản phẩm như
phân bổ theo hệ số, theo một tiêu thức đã khai báo (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân
công, doanh số, giá trị hợp đồng
Báo cáo chi phí giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập
hợp, phân tích bóc tách từng yếu tố chi phí của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn
hay sản phẩm cuối cùng, so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức, kế hoạch
Phân hệ này tiếp nhận thông tin từ các phân hệ khác như vốn bằng tiền, tổng hợp, kho, tài
sản sau khi xử lý tính toán giá vốn sẽ cập nhật vào các phiếu nhập kho cũng như vào phân
hệ kế toán tổng hợp.
Chứng từ đầu vào
- Phiếu kế toán
- Phiếu nhập - Xuất kho
- Chứng từ chi

- Cập nhật dở dang đầu kỳ
- Tính các chi phí & phân bổ
- Tính giá thành định mức
- Tính giá thành sản phẩm
Chức năng
- Khai báo các danh mục đối tượng
- Cập nhật định mức
- Khai báo chỉ tiêu phân bổ
10
Màn hình quản lý chi phí và giá thành sản phẩm

Màn hình Phiếu kế toán
11
Báo cáo chi phí giá thành sản phẩm
• Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm
• Bảng chi phí tiền lương, BHXH và KPCĐ cho sản phẩm
• Thẻ tính giá thành sản phẩm
Báo giá thành công trình xây lắp
• Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo công trình
• Bảng cân đối số phát sinh của các công trình
• Số dư đầu kỳ của các công trình
• Báo cáo Lãi/Lỗ từng công trình
Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản
• Bảng phân bổ chi phí chung – Tk 627
• Bảng phân bổ NVL & CCDC – Tk 152, 153
• Bảng phân bổ tiền lương BHXH – Tk 334, 338
• Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ – Tk 214
Các báo cáo chi phí theo vụ việc
• Bảng kê chứng từ NVL theo vụ việc
• Tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc

• Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc
Mẫu báo cáo giá thành sản xuất
Mẫu báo cáo chi phí sản xuất theo công trình
12
Phần II: Bài tập.
I. Mô tả các nghiệp vụ chu trình chi phí.
- Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận yêu cầu, xem xét xử lý phiếu yêu cầu. Tiến hành đặt
hàng với nhà cung cấp (NCC)
- Nhận thông tin phản hồi từ NCC có chấp nhận hay không yêu cầu mua hàng của DN.
- Đơn đặt hàng được chấp thuận tiến hành làm hợp đồng mua hàng nhận hóa đơn bán
hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có) Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng
mua, đối chiếu chứng từ liên quan ghi sổ theo dõi số lượng hàng mua ( TK 152,153…
TSCĐ: TK 211,213…)
phản ánh thông tin nhập kho hàng sau khi đã kiểm tra các thông số kỹ thuật, số lượng
hàng nhận.
- Thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền mua hàng cho nhà cung cấp ghi sổ theo dõi
tiền hàng đã thanh toán và công nợ phải trả với NCC. Tập hợp thông tin về tình hàng
mua, số lượng hàng nhập, số tiền thanh toán, công nợ…
Lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo công nợ phải trả, báo cáo hàng tồn kho, hàng mua;
Báo cáo chi tiền…và các báo cáo quản trị khác, cập nhận thông tin kip thời cho các nhà quản
trị theo dõi tình hinh chi tiền, mua hàng và công nợ phải trả của DN.
II. Mô tả các chức năng trong chu trình chi phí.
1. Chức năng đặt hàng (Xử lý yêu càu hàng – mua hàng)
- Nhận yêu cầu hàng từ các bộ phận yêu cầu (về mua nguyên vật liệu, hàng hóa, TSCĐ ),
(với yêu cầu hợp lệ lưu vào danh mục hàng mua), gửi thông tin mua hàng cho bộ phận
mua hàng.
- Bộ phận mua hàng xem thông tin chào hàng từ các NCC chọn nhà cung cấp và gửi đơn
đặt hàng.
- Nhận thông tin phản hồi từ NCC
2. Quản lý kho hàng.

- Nhận hàng mua từ NCC đối chiếu với chứng từ liên quan, kiểm tra chủng loại, số lượng,
chất lượng. Nếu đạt yêu cầu chấp nhận việc giao hàng và nhập kho (kiểm tra lại hàng nhập),
nếu hàng không đạt yêu cầu trả lại hàng cho NCC và lập biên bản yêu cầu trả lại hàng.
- Ghi sổ theo dõi hàng nhập.
- Gởi thông báo đến bộ phận liên quan.
3. Chấp thuận hóa đơn.
- Nhận hóa đơn bán hàng từ NCC (kiểm tra hóa đơn đúng loại, đúng quy đinh)
- Đối chiếu HĐ với chứng từ liên quan :đơn mua hàng, phiếu nhập kho, sổ công nợ, sổ chi
tiền (nếu đã thanh toán một phần tiền hàng)
- Chấp nhận hóa đơn (sau khi đối chiếu chứng từ hợp lệ) và lưu chứng từ.
- Theo dõi nợ phải trả người bán.
4. Thanh toán với NCC.
- Từ những thông tin liên quan đến công nợ tiến hành thanh toán một phần hay toàn bộ (ghi
sổ theo dõi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng)
13
- Chuyển chứng từ thanh toán, giấy đòi nợ, giấy báo nợ của ngân hàng cho các bộ phận liên
quan như: kế toán tài chính, kế toán theo dõi công nợ
5. Kế toán tổng hợp và lập báo cáo.
- Từ các chứng từ liên quan đến mua hàng tiến hành tập hợp và lập báo cáo mua hàng.
- Lập báo cáo nhập kho (cập nhập thông tin từ nhật ký theo dõi hàng mua:
TK152,156, TSCĐ TK 211, 213…).
- Lập báo cáo chi tiền (cập nhật thông tin từ phiếu chi tiền, nhật ký chi tiền, giấy báo nợ của
ngân hàng…)
- Lập báo cáo tình hình thanh toán với NCC (cập nhật thông tin từ phòng kế toán, phiếu chi,
sổ cái 331, nhật ký công nợ 331, ngân hàng….)
- Lập báo cáo tổng hợp (từ các báo cáo đã lập đối chiếu với các chứng từ gốc) gửi cho
các bộ phận yêu càu thông tin tra cứu về tình hình mua hàng, tình hình chi tiền… như: ban
kiểm soát, ban quản trị…
14
QUẢN LÝ CHU TRÌNH CHI PHÍ

ĐẶT
HÀNG
QUẢN
LÝ
NHẬN
HÀNG,
NHẬP
KHO
CHẤP
THUẬN
HÓA
ĐƠN
THANH
TOÁN
VỚI
NCC
Xử lý
yêu
cầu
hàng
Xử
lý
mua
hàng
Nhận
hàng
Nhập
kho
Thông
báo cho

BP
liên
quan
Ghi sổ
theo
dõi
152,156
,211…
Nhận
HĐBH
Đ/chiếu
c.từ
liên
quan
Chấp
thuận
HĐBH
Theo
Dõi
người
phải
trả
TỔNG
HỢP,
LẬP
BÁO
CÁO
Thanh
toán
với

NCC
Theo
dõi ghi
sổ 111,
112
Chuyển
C.từ cho
BP
Liên
quan
Lập
BC
mua
hàng
Lập
BC
nhập
kho
Lập
BC
thanh
toán
với
NCC
Lập
BC
tổng
hợp
SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
15

CHU TRÌNH
CHI PHÍ
NHÀ
CUNG
CẤP
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
NGÂN HÀNG
BỘ PHẬN KHO
Chứng từ mua hàng.
Tiền mua + phiếu chi
Giấy đòi nợ
T.trả nợ + phiếu chi
TT yêu cầubáo cáo
TT yêu cầu báo cáo
Giấy chào hàng
Đơn đ ặt hàng
T.tin ĐĐH được chấp nhận
Hàng + HĐ vận chuyển (nc)
Hàng trả lại
Hoá đơn bán hàng
Tiền
Thông tin chuyển khoản
Giấy đòi nợ
TT chuyển khoản
TT chuyển khoản
Phiếu yêu cầu hàng
T.tin phản hồi
Y/c không hơp lệ
Hàng
TT y/c hàng xuât kho

TT hàng tồn kho
TT hàng mua
Y/c bổ sung hàng
BỘ PHẬN
YÊU CÂU
SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH
16
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
NCC
Đặt,
mua
hàn
g
Bộ phận
yêu cầu
Thanh toán
với NCC
Chấ
p
thuậ
n
hoá
đơn
Giấy chào hàng
Đ ĐH
T.tin phản hồi
Bộ phận
kho
Phiếu y/c hàng
T.tin phản hồi

T.tin hàng tồn kho
T.tin y/c xuất
T.tin y/c hàng
T.tin phản hồi
H
à
n
g
T.tin kểm nhận hàng
Hàng + HĐ vận chuyển (nếu có)
T.tin kiểm nhận hàng
T.tin hàng trả lại
Phòng Kế toán
T
.
t
m
u
a

h
à
n
g

-

p
h
ả

i

t
r
ả
HĐBH
Giấy nợ
Ngân
hàng
T.tin y/c CK
Chứng từ
Thanh toán
T.t chuyển khoản
Tiền
T
.
t
i
n

c
h
u
y
ể
n

k
h
o

ả
n
T.tin thanh toán – công nợ
Ban
kiểm
soát
BC mua hàng – thanh toán
BC mua hàng, thanh toán
T.tin hàng mua
NCC
T.tin hàng thực nhập
CT mua hàng
C
T

T
T

–

C
ô
n
g

n
ợ

P
T

DM NCC
Đ

Đ
H
à
n
g
T.tin ĐĐH
T
.
t
i
n

h
à
n
g

m
u
a
T.tin mặt hàng
DM mặt hàng
Đ đặt hàng
T
.
t

h
à
n
g

m
u
a
T.tin hàng mua
Phiếu NK
Tt hàng nhập
Tt hàng nhập
QL
nhận
hàng
,
nhập
kho
Ghi sổ HTK
S
ổ

t
h
e
o

d
õ
i

1
5
2
,

1
5
6
,

2
1
1
…
HĐBH
C
T
S
ổ

3
3
1
nợ phải trả
G
i
ấ
y

đ
ò
i

n
ợ
Giấy nợ
S
ổ

t
h
e
o

d
õ
i


1
1
1
.

1
1
2
…
Tiền

T
.
t
i
n

c
h
i
Nợ PT
P
h
i
ế
u

N
K
T.t hàng nhập
Tổng hợp và
lập BC
Sơ đồ mức dưới đỉnh
1- Đặt hàng.
Bộ phận
yêu cầu
Xử
lý
yêu
cầu
hàng

Xử
lý
mua
hàng
NCC
Bộ phận kho
DM mặt hàng Cty
Phiếu Y/C hàng
Ttin Y/C được đáp ứng
Ttin phản hồi
T.tin hàng tồn kho
Ttin y/c hàng
Ttin hàng
Ttin y/c xuất kho
Trường hợp
trong kho vẫn
còn.mua hàng
ko đúng trong
danh mục
Ttin y/c mua hàng
Ttin y/c được đáp ứng
Đơn ĐH
Đơn ĐH
Danh mục NCC
Ttin NCC
Giấy chào hàng
Đơn đặt hàng
Ttin ĐH được chấp thuận
Ttin phản hồi
18

2 - Quản lý nhận hàng, nhập kho.
Bộ
phận
kho
Nhậ
n
hàng
Nhập
hàng
Ghi
sổ
theo
dõi
(152,
,156,
211…)
NCC
Bộ phận
yêu cầu
T.tin kiểm nhận hàng
Hàng
T.tin kiểm nhận hàng
T.tin hàng trả lại
Hàng + HĐ vận chuyển (nếu có)
Đơn ĐH
T.tin hàng đặt
T.tin hàng đặt
Thông báo hàng
T
.

t
i
n

h
à
n
g

đ
ã

k
i
ể
m

t
r
a
T.tin hàng kiểm nhận NK
T.tin hàng nhập
S
ổ

c
h
i

t

i
ế
t

1
5
2
,

1
5
6
,
2
1
1
…
T
.
t
i
n

h
à
n
g

n
h

ậ
p
T.tin hàng mua
P
h
i
ế
u

n
h
ậ
p

k
h
o
T.tin hàng nhập
T
.
t
i
n

h
à
n
g

b

ị

t
r
ả

l
ạ
i
TT hàng trả lại
Biên bản nhận hàng
T.tin hàng nhận
T.tin hàng nhập
Biên bản nhập hàng
19
3 - Chấp thuận hoá đơn
NCC
Hoá đơn bán hàng
Nhậ
n
hoá
đơn
bán
hàng
Đối chiếu
chứng từ liên
quan
Chấp nhận
hoá đơn bán
hàng

The
o
dõi
nợ
NC
C
H
Đ

đ
ã

k
i
ể
m

t
r
a
S
ổ

t
h
e
o

d
õ

i

1
1
1
,

1
1
2
…
P
h
i
ế
u

n
h
ậ
p

k
h
o
Đơn đặt hàng
Biên bản nhập kho
Biên bản nhận hàng
S
ổ

c
ô
n
g

n
ợ
Hoá đơn mua hàng
H
Đ
B
H
T
h
ô
n
g

t
i
n

t
i
ề
n

h
à

n
g

đ
ẫ

t
h
a
n
h

t
o
á
n
T.tin hàng nhập kho
T.tin đặt hàng
T.tin NK hàng
T.tin nhận hàng
T.tin nợ phải trả
H
Đ

đ
ã

k
i
ể

m

t
r
a

đ
ố
i

c
h
i
ế
u
Hoá đơn mua
hàng
Hoá đơn bán hàng
T.tin công nợ
C
ô
n
g

n
ợ


k
h

á
c
h

h
à
n
g
S
ổ

c
á
i

t
ổ
n
g

h
ợ
p
Phòng kế toán
T
.
t

m
.

h
à
n
g

-

n

ợ
20
4 – Thanh toán với NCC
.
NCC
Thanh toán
với NCC
Theo
dõi
ghi
sổ
111,
112
…
Chuyển
cho bộ
phận
liên
quan
Ngân
hàng

Phòng
Kế toán
Kế toán
theo dõi
công nợ
Sổ công nợ
Giấy đòi nợ
Sổ theo dõi tiền 111, 112…
Giấy đòi nợ
Tiền
G
i
ấ
y

n
ợ
Yêu cầu chuyển khoản
Chứng từ
Chứng từ
Tiền
C
h
ứ
n
g

t
ừ
C.từ thanh toán

T
t
i
n

n
ợ

n
c
c
Thông tin chuyển khoản
T.tin thanh toán bằng CK
Phiếu chi
Chứng từ thanh toán
kế toán tài chính – kt
công nợ
21
22
5 - Kế toán tổng hợp và lập báo cáo
Lập
báo
cáo
mua
hàng
Lập
BC
nhập
kho
Lập

BC
than
h
toán
với
NCC
Lập
BC
tổng
hợp
Bá
o
cáo
chi
tiền
Đơn đặt hàng
Hoá đơn mua hàng
Ngân
hàng
Ban
kiểm
soát
B
C

c
h
i

t

i
ề
n
BC chi tiền
T.tin chi tiền
T
.
t
i
n

h
à
n
g

t
r
ả

l
ạ
i
Sổ theo dõi 152, 156, 211…
T.tin hàng mua
T
.
t
i
n

h
à
n
g

n
h
ậ
p

k
h
o
Phòng kế
toán
Sổ cái 331
T.tin ĐĐH
T.tin HĐMH
T
.
t
i
n

h
à
n
g

N
K
T.tin hàng trả lại
T
t

h
à
n
g

m
u
a
T.tin hàng thực nhập
T.tin CK
T.tin thanh toán
T
.
t
i
n

t
.
t
o
á
n

v
ớ
i


N
C
C
T.tin BCC
B
C

t
ổ
n
g

h
ợ
p
Báo cáo
T.tin nợ NCC
Giấy đòi nợ
Giấy nợ
T.tin tài chính
T.tin thanh toán
S
ổ

t

h
e
o

d
õ
i

1
1
1
,

1
1
2
…
23
24
25