công ty trách nhiệm hữu hạn vận chuyển quốc tế sao biển

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hồn thành tốt nhất bài báo cáo này cũng như có cơ hội thực tập và trảinghiệm tại doanh nghiệp, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ nhiều cá nhân, tậpthể. Do đó, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến tất cả mọi người đãhỗ trợ cũng như hướng dẫn cho tôi trong suốt thời gian thực hiện kỳ tập sự nghề nghiệpvừa qua.

Trước hết, tôi xin cảm ơn trường Đại học Tôn Đức Thắng đã tạo điều kiện cho tôi đượctiếp xúc và làm việc trong môi trường thực tế. Bên cạnh đó, tơi cũng xin gửi lời cảm ơnđến các giảng viên tại trường Đại học Tôn Đức Thắng đã cung cấp cho tôi những kiếnthức chuyên ngành cần thiết để tơi có thể vận dụng vào q trình thực tập của mình.Cuối cùng là lời tri ân sâu sắc tôi muốn gửi đến Giảng viên- Thạc sĩ Phạm Tiến Thành-người đã hướng dẫn và giải đáp tận tình mọi thắc mắc của tơi trong suốt q trình hồnthành bài báo cáo này.

Về phía doanh nghiệp thực tập, tơi xin cảm ơn Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn VậnChuyển Quốc Tế Sao Biển đã cho tôi cơ hội được thực tập tại cơng ty. Ngồi ra, tơi xingửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh Tạ Minh Thiện, chị Dương Duy Bích Ngọc, nhữngngười đã trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ tơi hết mình trong q trình thực tập. Anh, chịđã cũng cấp và tạo điều kiện tốt nhất cho tôi được học hỏi những kiến thức thực tế quýbáu.

Do thời gian hạn hẹp và kiến thức chuyên môn cịn chưa vững chắc, báo cáo của tơichắc chắn khó có thể đáp ứng được đầy đủ tất cả các u cầu theo mong đợi và thiếusót là điều khơng thể tránh khỏi. Vì vậy, tơi hi vọng sẽ nhận được những phản hồi vàđóng góp thẳng thắn từ các vị giám sát để có thể cải thiện và phát triển bản thân tốt hơntrong tương lai.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU...1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬNCHUYỂN QUỐC TẾ SAO BIỂN...3

1.1. Thơng tin chung...3

1.2. Lịch sử hình thành của Công ty...3

1.3. Lĩnh vực hoạt động của công ty...4

1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển...5

1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty...5

1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận...6

1.4.3. Tình hình nhân sự tại cơng ty...7

1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn từ 2016-2018...9

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ XUẤT KHẨUHÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCHNHIỆM HỮU HẠN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ SAO BIỂN...12

2.1. Mối liên hệ giữa các bên liên quan trong quy trình...12

2.2. Quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container tại công tyTNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển...13

2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyêncontainer tại công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển...43

2.3.1. Môi trường vi mô (yếu tố bên trong doanh nghiệp)...43

2.3.2. Môi trường vĩ mơ (yếu tố bên ngồi doanh nghiệp)...44

2.4. Phân tích SWOT...45

2.4.1. Điểm mạnh (Strengths)...45

2.4.2. Điểm yếu (Weaknesses)...46

2.4.3. Cơ hội (Opportunities)...47

2.4.4. Thách thức (Threats)...48

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUNG CẤP DỊCH VỤXUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬN CHUYỂN QUỐCTẾ SAO BIỂN...503.1. Định hướng phát triển của công ty trong tương lai...503.2. Giải pháp để nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ xuất khẩu của côngty….50

3.3. Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước và cơ quan chức năng...54KẾT LUẬN...55

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

DANH MỤC VIẾT TẮTATD Actual time of Departure

Cont Container

ETA Estimated time of ArrivalETD Estimated time of DepartureGPKD Giấy phép kinh doanhHBL House Bill of Lading

MBL Master Bill of LadingTNHH Trách nhiệm hữu hạnVGM Verified Gross Mass

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1. Thống kê tình hình nhân sự tại công ty Sao Biển...8

Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của công ty Sao Biển từ năm 2015-2017...10

Bảng 2.1. Giá, free time của các hãng tàu...17

Bảng 2.2. Phân tích SWOT tại công ty Sao Biển...49

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

DANH MỤC HÌNH ẢNH/BIỂU ĐỒ

Hình 1.1. Logo Cơng ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển...3

Hình 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơng ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển...5

Hình 1.3. Biểu đồ tình hình nhân viên phân theo phịng ban...8

Hình 1.4. Biểu đồ tình hình nhân viên phân theo giới tính...8

Hình 1.5. Biểu đồ tình hình nhân viên phân loại theo trình độ...9

Hình 1.6. Biểu đồ kết quả tình hình kinh doanh của Sao Biển từ 2016 – 2018...10

Hình 2.1. Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan trong quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container tại Công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển 12Hình 2.2. Sơ đồ quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container tại công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển...14

Hình 2.3. Đăng nhập vào hệ thống website của hãng tàu Hapag- Lloyd...19

Hình 2.4. Nhập thơng tin lịch tàu muốn biết...19

Hình 2.5. Chọn lịch (ETD)...20

Hình 2.6. Nhập thơng tin container...20

Hình 2.7. Thơng báo hồn thành việc đặt Booking...21

Hình 2.8. Gửi Booking cho khách hàng là cơng ty Lương Thực Tiền Giang...23

Hình 2.9. Gửi Booking cho đại lý nước ngồi...23

Hình 2.10. Bìa hồ sơ theo dõi lơ hàng TIEN GIANG FOOD...24

Hình 2.11. SI của TIEN GIANG FOOD...25

Hình 2.12. VGM của TIEN GIANG FOOD...26

Hình 2.13. Mẫu dùng để khai SI cho hãng tàu Hapag- Lloyd...30

Hình 2.14. Khai báo VGM trên website hãng tàu Hapag- Lloyd...30

Hình 2.15. MBL do hãng tàu Hapag- Lloyd phát hành...35

Hình 2.16. Debit Note gửi cho shipper TIEN GIANG FOOD...37

Hình 2.17. Debit Note gửi cho Agent AL KARSF...39

Hình 2.18. Mail Pre- alert gửi cho Agent AL KARSF...39

Hình 2.19. Đề nghị chuyển khoản...41

Hình 2.20. Hóa đơn thanh tốn của hãng tàu...42

Hình 2.21. Sea Waybill do hãng tàu Hapag- Lloyd phát hành...42

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tài

Hiện nay, khi nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển với nhiều khởi sắc thì nhu cầusản xuất và tiêu thụ hàng hóa ngày càng cao. Thêm vào đó, trong bối cảnh Việt Namhội nhập ngày càng cao vào nền kinh tế thế giới thông qua việc tham gia vào nhiều tổchức quốc tế thì hoạt động ngoại thương càng đóng vai trị quan trọng đối với nền kinhtế nước nhà. Và trong hoạt động ngoại thương, nghiệp vụ xuất khẩu đóng vai trị thenchốt, thúc đẩy hoạt động ngoại thương phát triển. Một khi nghiệp vụ xuất khẩu đượcthực hiện ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả thì giao thương, buôn bán giữa cácquốc gia với nhau càng được mở rộng và phát triển. Từ đó thúc đẩy hoạt động ngoạithương nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung phát triển đi lên.

Và khơng nằm ngồi dịng chảy đó, Cơng ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển rađời đã đáp ứng được phần nào hoạt động hỗ trợ, cung cấp dịch vụ xuất khẩu với nhiềumặt hàng xuất khẩu tại các thị trường khác nhau. Trong q trình thực tập tại Cơng tyTNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển, tôi đã được tiếp cận với thực tiễn hoạt độngcung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu của cơng ty, trong đó vấn đề mà tơi quan tâm đó là vềquy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa. Xét thấy nhu cầu về hoạt động nàyngày càng tăng, cũng như cơ hội cạnh tranh ngày càng cao hơn vì nhu cầu cộng đồngcao và nhiều công ty khác cũng đang bắt đầu chuyển hướng vào thị trường này. Vì thếtơi quyết định chọn đề tài “PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ XUẤTKHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TYTNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ SAO BIỂN” làm đề tài báo cáo tốt nghiệp để làmrõ hơn vì sao Sao Biển có thể chiếm được lịng tin của khách hàng và trở thành công tyhàng đầu về lĩnh vực này.

2. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Báo cáo tham khảo các cơng trình khoa học, sách, bài viết, báo cáo, các trang thông tinđiện tử.

Phương pháp quan sát thực tế

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Bài báo cáo này được viết dựa trên những trải nghiệm thực tế của tôi khi thực tập tạidoanh nghiệp, bao gồm: tình hình nhân sự tại cơng ty, các bước thực hiện quy trìnhcung cấp dịch vụ xuất khẩu…

3. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo tốt nghiệp là “Phân tích quy trình cung cấp dịchvụ xuất khẩu tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển”4. Mục đích nghiên cứu

Đánh giá được tình hình thực tiên về hoạt động giao nhận khẩu hàng container cũngnhư quy trình của cơng ty.

Đề ra một số biện pháp mang tính cá nhân để nâng cao hoạt động xuất khẩu hàngcontainer tại công ty.

5. Thời gian và phạm vi nghiên cứuThời gian: 9 tuần (11/4/2019- 15/4/2019)

Phạm vi nghiên cứu: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Vận Chuyển Quốc Tế Sao BiểnVăn phòng làm việc: Vi Office, tầng 1, số 306 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phốHồ Chí Minh, Việt Nam

6. Bố cục đề tài

Báo cáo này tập trung vào việc phân tích và làm rõ quy trình cung cấp dịch vụ xuấtkhẩu mặt hàng gạo sang Dammam, Saudi Arabia. Đề tài bao gồm ba chương với nhữngnội dung chính như sau:

Chương 1: Tổng quan về Công Ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển

Chương 2: Phân tích quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên containerbằng đường biển tại Công Ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển

Chương 3: Kiến nghị nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ xuất khẩu tại Công TyTNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬNCHUYỂN QUỐC TẾ SAO BIỂN

1.1. Thông tin chung

Tên đăng ký GPKD tiếng việt: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Vận ChuyểnQuốc Tế Sao Biển

Tên đăng ký GPKD tiếng anh: QUOC TE SAO BIEN TRANSPORT CO.,LTD

Tên tiếng anh: SAO BIEN LOGISTICS CO., LTDWebsite: thoại: 0909 300 130

Fax: (84-8) 38 501 837

Giấy phép kinh doanh số: 0312923130Người đại diện pháp lý: TẠ MINH THIỆNEmail:

Địa chỉ công ty: 599A Phạm Thế Hiển, Phường 4, Quận 8, Thành phố Hồ ChíMinh

Văn phường đại diện: 306 Trần Phú, Phường 8, Quận 5, Thành phố Hồ ChíMinh,

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nước nhà được mở rộng, phát triển các ngànhnghề kinh doanh, cũng như khẳng định vị thế trên trường quốc tế và thu hút các nhàđầu tư, đối tác ở các nước trên thế giới. Nhờ vào những chính sách mở cửa, hỗ trợ tíchcực cho doanh nghiệp của Chính phủ, cùng sự ưu đãi của tự nhiên và nguồn nhân lựcdồi dào đã tạo điều kiện cho sự phát triển của các ngành sản xuất, công nghiệp và dịchvụ. Bên cạnh đó, khi nền kinh tế Việt Nam chứng kiến những bước phát triển đột phácũng là lúc nhu cầu sản xuất và tiêu thụ hàng hóa cũng ngày càng tăng cao, kéo theo sựkhởi sắc của hoạt động ngoại thương, một lĩnh vực đóng vai trị quan trọng đối với nềnkinh tế nước nhà. Kể từ đây, một loạt các công ty về giao nhận, xuất nhập khẩu,logistics… đã được ra đời.

Nắm bắt được cơ hội này, ngày 11 tháng 9 năm 2014, Công ty TNHH Vận ChuyểnQuốc Tế Sao Biển được thành lập đã đáp ứng được phần nào hoạt động xuất nhập khẩuvà dịch vụ giao nhận hàng hóa cho nhiều mặt hàng đa dạng. Được thành lập chính thứcvào năm 2014 thuộc quyền sở hữu của ông Tạ Minh Thiện theo đăng ký giấy phépkinh doanh số 0312923130 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TPHCM cấp ngày 11/09/2014,Công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển là doanh nghiệp tư nhân hoạt độngtrong lĩnh vực thương mại, dịch vụ xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa… Sao Biểnđược thành lập vào thời điểm dịch vụ giao nhận có nhu cầu và cạnh tranh cao ở cảtrong và ngoài nước nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của các hoạt động thương mạiquốc tế. Do đó, trong thời gian đầu, cơng ty đã trải qua khơng ít khó khăn. Nhưng nhậnthấy được tầm quan trọng trong dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu cũng như biết nắmbắt kịp thời những xu hướng quốc tế, công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biểnluôn cố gắng, nổ lực phát triển để làm hài lòng tất cả các khách hàng của mình về chấtlượng dịch vụ, giá cả, tính chuyên nghiệp và sự chính xác lẫn tốc độ làm việc. Và tronggần 5 năm hoạt động, lấy tiêu chí “Chất lượng làm nên thương hiệu”, cơng ty khơngchỉ tạo lập được sự uy tín đối với khách hàng trong nước mà còn với khách hàng quốctế.

1.3. Lĩnh vực hoạt động của công tyCác ngành nghề kinh doanh của công ty:

Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngồi nước, đại lý hàng hóacho các hãng tàu vận chuyển bằng đường biển, đường hàng khơng và đường bộtrong và ngồi nước.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Kinh doanh vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Đại lý tàu biển cho các hãngtàu trong và ngoài nước.

Đối với các nghiệp vụ vận chuyển nội địa: tổ chức điều động xe, thuê tàu nhỏ,xà lan và thực hiện hợp tác vận chuyển.

Công ty là một Fowarder nên mạnh về dịch vụ là trung gian nhận vận chuyểnhàng cho chủ hàng, hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ thành những lơ hàng lớn, sauđó lại th người vận tải (hãng tàu hoặc hãng hàng không) vận chuyển từ điểmxuất phát đếm điểm đích.

Hồn tất các hồ sơ thông quan, nộp thuế xuất nhập khẩu và làm luôn các thủ tụchải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất nhập khẩu… tùy theo yêucầu của mỗi khách hàng.

1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty

Hình 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao BiểnCông ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển có hình thức cơ cấu tổ chức theo chứcnăng. Với cơ cấu này, vai trò và nhiệm vụ của từng phòng ban sẽ được phân chia riêngbiệt theo chức năng, theo đó mỗi nhân viên được nắm giữ công việc và trách nhiệm cụthể. Bên cạnh đó, các bộ phận cịn tương đối ít nên có thể dễ dàng hỗ trợ nghiệp vụ chonhau cũng như trao đổi thông tin và phối hợp chặt chẽ để tạo thành một quy trình hoạtđộng nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung mà công ty đề ra.

Nhận xét:

Ưu điểm: Nhiệm vụ của mỗi nhân viên được phân định rõ ràng, tạo được sự chuyênGiám đốc

Bộ phận kế toánNhân viên

kế toán ^{Thủ quỹ}

Bộ phận Sale Nhân viên

sale nội địa ^{Nhân viên}Sale quốc tế

Bộ phận chứng từNhân viên

chứng từ ^{Nhân viên}giao nhận

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

mơn hóa sâu sắc và dễ dàng đạt được hiệu quả tối đa. Đồng thời, cơ cấu này giúp cácthành viên tập trung cao độ vào chuyên môn của họ, hạn chế được các rủi ro và manglại tính nghiệp vụ cao. Đối với cơng ty, cơ cấu theo chức năng sẽ làm giảm chi phí vàrút ngắn được thời gian đào tạo khi có sự thay đổi nhân sự, cũng như tạo điều kiệnthuận lợi trong việc tuyển dụng các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộphận.

Nhược điểm: Với cách tổ chức theo chức năng này, vơ tình sẽ làm cơng ty gặp khókhăn trong việc mở rộng quy mơ hoạt động của mình. Vì khi mở rộng quy mơ hoạtđộng, đồng nghĩa với việc gia tăng một số lượng lớn giao dịch thì sự tập trung của cácnhà quản lý ở mỗi phòng ban phần nào sẽ bị giảm xuống, có thể dẫn đến kết quả hoạtđộng kinh doanh kém nếu như khơng có sự quan sát và phối hợp nhịp nhàng giữa cácbộ phận phòng ban với nhau. Do đó, nếu có dự định mở rộng quy mơ của mình thìcơng ty nên cân nhắc đến việc tổ chức và điều chỉnh lại hệ thống cơ cấu tổ chức mộtcách phù hợp và chặt chẽ hơn.

1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phậnGiám đốc:

Là người có quyền lực cao nhất, cũng là người sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật chotất cả các hoạt động kinh doanh trong cơng ty. Đồng thời, Giám đốc có nghĩa vụ lập racác chiến lược kinh doanh, ngắn hạn cũng như dài hạn, hướng dẫn trực tiếp và phânchia trách nhiệm, nhiệm vụ cho các phòng ban để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Làngười kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh doanh, ra quyết định khen thưởng, kỷluật và khuyến khích tinh thần thi đua, làm việc cho mỗi nhân viên của mình. Thêmvào đó, Giám đốc cũng là người đại diện công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, các vănbản, công văn,…và chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả hoạt động kinh doanh củacông ty.

Bộ phận kế toán: Số lượng: 4 người

Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động về tài chính- kế tốn, thu thập chứng từhóa đơn từ các phịng ban, bộ phận trong công ty, lập báo cáo tài chính, hoạch tốnkinh tế và kế tốn tồn cơng ty, báo cáo và quyết tốn thuế cho cơng ty,… Tham mưucho Giám đốc cơng ty các chính sách liên quan đến hoạt động tài chính- kế tốn cũngnhư các hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bộ phần kế tốn cịn có nhiệm vụ

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

phân tích, đánh giá hoạt động tài chính trong việc khai thác hãng tàu để tìm ra phươngpháp giúp đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất, đảm bảo nguồn huy động tín dụng từ cácNgân hàng cho hoạt động kinh doanh, quyền tự chủ tài chính.

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

Bộ phận Sale:Số lượng: 9 người

Thực hiện các chiến lược kinh doanh, giá, marketing,… do Giám đốc đề ra; Chủ độngliên hệ, tiếp xúc và đàm phán với nhà cung cấp và khách hàng mới; Xây dựng mốiquan hệ với nhà cung cấp nước ngồi, khách hàng trong nước… thơng qua mail, fax,điện thoại hoặc gặp trực tiếp khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận Sale sẽ cùng với Giámđốc đề xuất xây dựng các kế hoạch phát triển kinh doanh, kế hoạch marketing để tìmkiếm khách hàng tiềm năng, tạo ra nguồn thu nhập vững chắc cho hoạt động kinhdoanh của công ty; Phối hợp với bộ phận chứng từ trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu;Phối hợp với bộ phận kế tốn trong cơng tác thanh tốn cho nhà cung cấp cũng nhưgiao nhận hàng cho khách hàng kịp thời, nhanh chóng, đảm bảo hoạt động XNK vàdịch vụ XNK tuân thủ đúng pháp luật và quy định chuyên ngành.

Bộ phận chứng từ:Số lượng: 7 người

Xử lý chứng từ của các lô hàng được gửi đến từ bộ phận sale; Lập Debit Note gửikhách hàng và đại lý nước ngoài; lập Đề nghị chuyển khoản cho hãng tàu; Đảm bảochuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ để giao cho khách hàng để khách hàng có thể tiếnhành xuất hoặc nhập hàng từ kho. Bên cạnh đó, đối với hàng nhập: chịu trách nhiệmtrình Manifest trên Cổng Thơng Tin Một Cửa Quốc Gia, nhận các thông báo từ hãngtàu: thông báo hàng đến, D/O… Đối với hàng xuất: chịu trách nhiệm tiếp nhậnBooking từ hãng tàu và chuyển tiếp cho Shipper, Agent; khai báo SI và VGM của mỗilơ hàng cho hãng tàu, đảm bảo tính chính xác khi lập HBL, MBL cho khách hàng…

1.4.3. Tình hình nhân sự tại công ty

Kể từ khi thành lập đến nay, công ty Sao Biển luôn không ngừng phát triển đội ngũnhân viên của mình cả về số lượng lẫn chất lượng nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ vàhiệu quả hoạt động. Do đó, nguồn nhân lực của cơng ty đều là những người có nềntảng cơ bản vững chắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đồng thời có kinh nghiệm thực tếvà sự nhiệt tình trong việc. Hiện tại, đội ngũ nhân viên gồm có 21 nhân viên chínhthức:

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Bảng 1.1. Thống kê tình hình nhân sự tại cơng ty Sao Biển

Phân theo phịng ban

<small>Giám đốcBộ phận kế tốnBộ phận SaleBộ phận chứng từ</small>

Hình 1.3. Biểu đồ tình hình nhân viên phân theo phịng ban

Hình 1.4. biểu đồ tình hình nhân viên phân theo giới tính

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

<small>Trên Đại họcĐại họcTrung cấp và Cao đẳng</small>

Hình 1.5. Biểu đồ tình hình nhân viên phân loại theo trình độNhận xét:

Như đã tham khảo trong sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty, mỗi nhân viên đều được phâncông công việc cụ thể trong chuyên mơn của mình, và tất cả đều được liên kết để hỗ trợlẫn nhau hoàn thành nhiệm vụ. Nguồn nhân lực chủ yếu của Sao Biển là những laođộng có trình độ từ Đại học trở lên, chiếm 76%. Nguyên nhân là do đây là một côngviệc cần những lao động có nghiệp vụ chun mơn cao. Bên cạnh đó, nhân viên nữtrong công ty chiếm số lượng lớn hơn so với nhân viên nam, và chủ yếu tập trung ở bộphận kế toán và chứng từ, những bộ phận đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn trọng cao. Tuy nhiên,mỗi cá nhân trong công ty đều là những người có đầy đủ kiến thức cũng như kỹ năng,nắm vững quy trình xuất nhập khẩu, am hiểu hàng hóa và thị trường, đặc biệt là có khảnăng ngoại ngữ và thành thạo tin học văn phịng. Nguồn nhân lực chính là yếu tố quantrọng trong hoạt động kinh, quyết định đến khả năng phát triển của toàn bộ doanhnghiệp. Hơn nữa, thành quả công ty đạt được luôn dựa vào yếu tố con người. Do đó,Sao Biển ln chú trọng và đề cao những đóng góp của các cá nhân, có khen thưởng,có phê bình, tạo mơi trường thoải mải và công bằng để mỗi cá nhân đều được học hỏi,phát huy hết khả năng của mình.

1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn từ 2016-2018Cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu:

Xuất khẩu: sản phẩm gỗ, sản phẩm inox, lương thực gạo, hạt nhựa tái sinh, dây thừng, dây đai, linh kiện điện tử…

Nhập khẩu: vải, nguyên phụ liệu dệt may, thiết bị và dụng cụ, pollyeste staple fiber…

Thị trường chính của Cơng ty Sao Biển:

Hàng xuất: đi Saudi Arabia, Bangladesh, Miami (Mỹ), Norrkoping (Thụy Điển),

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

Umea (Thụy Điển), Ai Cập…

Hàng nhập: từ Thái Lan, Trung Quốc và các nước Đông Nam Á

Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của công ty Sao Biển từ năm 2015-2017

Tuyệt đối % Tuyệt đối %Doanh thu 5,245.79 5,094.03 6,034.22 -151.76 -2.9 940.19 18.5

Chi phí 4,670.68 4,482.00 4,970.61 -188.68 -4,0 488.61 10.9Lợi nhuận 575.11 612.03 1063.61 36.92 6.4 451.58 7.3

(Nguồn: Sinh viên tổng hợp báo cáo thường niên qua các năm)thiếu đơn vị tính

5,245.79 _5,094.03

6,034.224,670.68 _4,482.00 ^4,970.61

Doanh thuChi phíLợi nhuận

Giai đoạn 2016-2017: Về doanh thu, doanh thu cơng ty đã giảm khoảng 65 triệu đồng.Lí giải cho sự biến động trong doanh thu của công ty đến từ sự biến động của đồng đôla Mỹ khiến các cơng ty xuất nhập khẩu nói chung và cơng ty Sao Biển nói riêng gặpkhơng ít khó khan. Bên cạnh đó, cuộc cạnh tranh khốc liệt của thị trường forwarder

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

cũng là nguyên nhân khiến doanh thu của công ty giảm đi. Tuy nhiên, một dấu hiệuđáng mừng là chi phí trong giai đoạn này lại giảm khoảng 188 triệu đồng về mặt tuyệtđối và giảm 4% về mặt tương đối. Điều này dẫn đến lợi nhuận của công ty tăng thêmkhoảng 36 triệu về mặt tuyệt đối, 6.4% về mặt tương đối.

Giai đoạn 2017-2018: Đây là giai đoạn khởi sắc và thành công của công ty khi doanhthu tăng vượt bật khoảng 940 triệu về mặt tuyệt đối, 18.5% về mặt tương đối. Nguyênnhân dẫn đến sự phát triển này là trong năm 2018, công ty Sao Biển đã mở rộng quymô số lượng nhân viên sale, đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng và thị trường mới. Kết quảlà trong giai đoạn này, công ty đã kiếm được cho mình hai đối tác rất lớn ở SaudiArabia (mặt hàng xuất) và Trung Quốc (mặt hàng nhập). Đây là hai đối tác có hợpđồng dài hạn với Sao Biển, đem lại mặt hàng vận chuyển cố định trong vòng khoảng 6tháng năm 2018 và hứa hẹn sẽ tiếp tục hợp tác trong thời gian tới. Bên cạnh đó, sựkhéo léo của các nhân viên Sale trong việc thực hiện cước vận tải với hang tàu vàkhách hàng cũng giúp đẩy mạnh doanh thu và giảm thiểu chi phí. Tóm lại, hiệu quảhoạt động kinh doanh trong năm 2018 là lợi nhuận tăng tới khoảng 450 triệu về mặttuyệt đối, 7.3% về mặt tương đối.

Nhận xét: Nhìn chung, Cơng ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển đang nằmtrong giai đoạn đầu tư và phát triển cực mạnh và đây là những dấu hiệu rất khả quanđối với tình hình kinh doanh của cơng ty.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ XUẤT KHẨUHÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH

NHIỆM HỮU HẠN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ SAO BIỂN

Để làm rõ quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container tại Công tyTNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển, bài báo cáo sử dụng lô hàng cụ thể với thôngtin như sau:

Shipper: TIEN GIANG FOOD COMPANY

Đại lý nước ngoài: AL KARSF SHIPPING AND FORWARDINGConsignee: SAMI FAROUK ALKATHIRI TRADING EST

Hàng hóa: Lương thực gạo xuất từ Hồ Chí Minh (Việt Nam) đi Dammam (SaudiArabia)

2.1. Mối liên hệ giữa các bên liên quan trong quy trình

Hình 2.1. Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan trong quy trình cung cấp dịch vụxuất khẩu hàng nguyên container tại Công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển

Shipping lineDAMMAM (HCM)

AgentAL KARSF Agent

SAO BIEN LOGISTICS

ShipperTIEN GIANG FOOD

ConsigneeSAMI FAROUK

ALKATHIRI o

Shipping lineHAPAG- LLOYD

(11))))uu)))))

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

(4). Công ty Quốc tế Sao Biển tiến hành liên lạc với Công ty Lương thực Tiền Giangđể xác nhận lại thơng tin hàng hóa và đề nghị thơng báo thời gian hàng hóa có thểsẵn sang chờ xuất

(5). Sau khi nhận được đầy đủ thơng tin về hàng hóa và ngày xong hàng của công tyLương Thực Tiền Giang, Sao Biển sẽ tiến hành chọn lịch và lấy Booking của hãngtàu HAPAG- LLOYD để vận chuyển lô hàng từ Hồ Chí Minh sang Dammam.(6). Sao Biển phát hành House Bill of Lading (HBL) cho Tiền Giang.

(7). Hãng tàu HAPAG- LLOYD sẽ phát hành Mater Bill of Lading (MBL) cho côngty Sao Biển

(8). Sao biển gửi chứng từ cho đại lí AL KARSF và theo dõi lơ hàng tới cảng đích(9). Hãng tàu HAPAG- LLOYD vận chuyển lơ hàng từ Hồ Chí Minh đến Dammam,

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

Hình 2.2. Sơ đồ quy trình cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container tại côngty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển

Tiếp nhận và xử lý thông tin lô hàng

Gửi Booking request cho hãng tàu

Khai SI và VGM với hãng tàu

Soạn HBL nháp gửi KH kiểm traNhận booking comfirmation từ hãng tàu và gửi shipper, agent nước ngoài

Nhận và kiểm tra MBL nháp từ hãng tàu

Gửi Debit Note cho Shipper Gửi Pre-lert cho Agent nước ngồiHỏi cước phí và báo giá cho đại lý

Thánh toán cho hãng tàu và lên lấy MBLPhát hành HBL cho

Gửi chứng tử cho Agent nước ngồi

Lập chứng từ kế tốn và lưu hồ sơ

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý thông tin lô hàng

Tùy thuộc vào loại hàng mà thông tin về lô hàng do nhân viên sales công ty Quốc TếSao Biển tiếp nhận đến từ Shipper hoặc Agent- đại lý nước ngồi. Trong logistics hiệnnay có hai loại hàng chủ yếu là hàng freehand hoặc hàng nominated:

Hàng freehand: là những hàng do Shipper (người bán) được toàn quyền lựachọn và booking hãng tàu.

Hàng nominated: là những hàng mà khách hàng ở nước ngoài đã ký kết hợpđồng trực tiếp với hãng tàu và yêu cầu chủ hàng hoặc người bán (nhà xuất khẩu)sử dụng hãng tàu đó.

Khi tiếp nhận yêu cầu đặt chỗ của Shipper, nhân viên tiếp nhận cần lưu ý một số thôngtin quan trọng, cần phải có sau:

Tên hàng, loại hàng: Đây là cơ sở để Sao Biển căn cứ và tư vấn cho kháchhàng chọn được loại container thích hợp (nếu khách hàng cần). Đồng thời, cũnglà cơ sở để xác định mặt hàng này có vận chuyển được hay khơng, vì khơngphải loại hàng hóa nào cũng có thể xuất khẩu, ví dụ như hàng cấm, hàng nguyhiểm…từ đó có hướng giải quyết với khách hàng.

Số lượng, trọng lượng: Căn cứ vào thông tin này, nhân viên Sao Biển cũng cóthể tư vấn cho khách hàng lựa chọn kích cỡ và loại container (khi khách hàngchưa có quyết định). Bên cạnh đó, trọng lượng hàng hóa cũng chính là cơ sở đểtính phí vận chuyển và giá cước cụ thể.

Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định quyết định giá cước vận chuyển vìkhoảng cách vận chuyển ngắn hoặc dài thì thì chi phí vận chuyển cũng sẽ thấphoặc cao.

Ngày đi dự kiến, hoặc ngày xong hàng: Tùy vào mỗi thời điểm mà giá cướcvận chuyển của hãng tàu cũng sẽ khác nhau. Do đó, nhân viên Sales sẽ căn cứvào thơng tin này để tìm hãng tàu và lịch tà chạy phù hợp.

Minh họa bằng chứng từ:

Đối với lô hàng của TIEN GIANG FOOD, đây là hàng Nominted, do consignee SAMIFAROUK ALKATHIRI chọn AL KARSF làm đại lý giao nhận cho lô hàng tại Ả Rậpvà chỉ định AL KARSF lựa chọn hãng tàu. Đồng thời, AL KARSF là đối tác của Côngty Sao Biển nên Sao Biển được chọn làm đại lý cho lơ hàng tại Việt Nam. Bên cạnh đó,AL KARSF cũng u cầu Sao Biển tìm kiếm hãng tàu thích hợp cho chuyến hàng này

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

và chỉ định Shipper liên lạc với Sao Biển về việc vận chuyển hàng. Khi có nhu cầuxuất hàng, TIEN GIANG FOOD đã tiến hành liên lạc và gửi Booking Request cho bộphận Sale của Công ty Sao Biển, đồng thời trao đổi và cung cấp những thông tin cầnthiết về lô hàng cho nhân viên Sale. Tại Sao Biển, các thông tin được tiếp nhận thườngđược gửi qua mail bằng phần mềm Outlook để dễ dàng cho việc theo dõi và lưu giữ,kiểm soát hàng. Chi tiết Booking Request của khách hàng bao gồm:

Shipper: TIEN GIANG FOOD COMPANY

Consignee: SAMI FAROUK ALKATHIRI TRADING EST Port of Loading: Ho Chi Minh, Viet Nam

Port of Discharge: Dammam, Saudi ArabiaCommodity: Rice

Quantity: 2800 BagsSố lượng/ Loại container: 5Cargo ready date: 28 FebruaryNhận xét:

Ưu điểm:

Công việc “Tiếp nhận thông tin lô hàng” đã được xác định do bộ phận Sale đảm nhiệm,nên nhân viên bộ phận Sale sẽ xác định được rõ nhiệm vụ mình cần làm gì đối vớikhách hàng, những thông tin nào quan trọng và liên quan đến mặt hàng xuất khẩu màmình cần khách hàng cung cấp… từ đó có thể tư vấn và phục vụ cho khách hàng tốtnhất.

Hạn chế:

Nhân viên Sao Biển sẽ phải chịu sức ép từ chi phí để thu hút được khách hàng về chocông ty. Đồng thời, khách hàng sẽ cịn ép giá hoặc gửi thơng tin hàng hóa chỉ với mụcđích tham khảo giá là chính, và so sánh với các công ty trong cùng lĩnh vực. Điều nàygây mất thời gian và lâu dài sẽ tạo cho nhân viên sự nghi hoặc, dễ có thái độ khơng tốt.Bước 2: Hỏi cước phí và báo giá cho Agent

Khi AL KARSF yêu cầu Sao Biển tìm hãng tàu vận chuyển cho lô hàng của TIENGIANG FOOD, cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:

Thời gian free time tại cảng đích: 21 ngàyGiá cước: ≤ 1000USD/cont

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

Nhân viên Sales của công ty Sao Biển phải tiến hành tìm kiếm và xin báo giá từ cáchãng tàu có tuyến HCM-DAMMAM phù hợp với các tiêu chí trên, thơng qua mail,website hoặc liên hệ trực tiếp. Sau đó, nhân viên Sale sẽ tổng hợp lại tất cả thông tincủa hãng tàu và tính tốn cước phí để báo giá chính thức cho đại lý nước ngồi. Giácước thơng thường sẽ được kiểm tra với ít nhất 2 hãng tàu khác nhau.

Cụ thể: nhân viên Sale của Quốc Tế Sao Biển đã cân nhắc đến các hãng tàu sau và gửigiá chính thức cho Agent với nội dung như bên dưới:

Bảng 2.1. Giá, free time của các hãng tàu

(Nguồn: Bộ phận Sale công ty TNHH Vận Chuyển Quốc Tế Sao Biển)Nhìn vào bảng báo giá cho tuyến HCM- DAMMAM giữa các hãng tàu, có thể thấyrằng hãng tàu HAPAG-LLOYD có giá cước tốt nhất và đáp ứng được thời gian Freetime tại cảng đích của khách hàng. Do đó, sau khi thương lượng về giá với đại lý nướcngoài, AL KARSF sẽ báo lại với Consignee, khi Consignee đồng ý với giá cước này thìSao Biển sẽ tiến hành liên hệ và chọn HAPAG-LLOYD làm hãng tàu chính thức vậnchuyển cho lô hàng này sang DAMMAM. Bên cạnh đó, Sao Biển cũng sẽ thơng báovới Shipper về việc chọn hãng tàu, đồng thời sẽ báo giá Local Charge tại Việt Nam.Nhận xét:

Ưu điểm:

Công ty Sao Biển đã từng làm việc và có mối quan hệ đối tác tốt đối với nhiều hãng tàulớn tại Việt Nam như Cosco, Yangming, Hapag- Lloyd, One, HMM… và với mỗi hàngtàu nhân viên Sao Biển đều cập nhật danh sách e-mail của những người (ở mỗi bộphận) có thể liên hệ khi cần thiết. Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hỏi giá đượcnhanh chóng và chính xác nhất, đẩy nhanh tiến độ với nhiều sự lựa chọn cho kháchhàng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

Hạn chế:

- Khi có quá nhiều khách hàng trong cùng một khoảng thời gian, việc hỏi và báo giácước thông qua e-mail từ nhiều hãng tàu dễ làm nhân viên Sao Biển bị rối, nhầmlẫn thông tin nếu chưa có đủ kinh ngiệm, khơng biết cách sắp xếp, quản lý mail vàtổng hợp giá hiệu quả.

- Tương tự, nhân viên ở các hãng tàu cũng có khối lượng cơng việc tương đối lớn,nên đơi khi cũng có tình trạng báo giá chậm, hoặc sót mail của nhân viên Sao Biển.Bước 3: Đặt chỗ (Booking) với hãng tàu

Sau khi báo với Agent và Shipper về việc lựa chọn hãng tàu cũng như giá cước của lôhàng, nhân viên Sale Sao Biển sẽ tiến hành xem lịch tàu để tư vấn cho khách hàng.Ngày tàu khởi hành ETD phải được lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu của các bên.Lưu ý, không được đặt Booking với ETD quá sát với ngày đặt hoặc sát ngày xong hàng(ngày cargo ready) để tránh trường hợp Shipper khơng đóng hàng kịp để đưa lên tàu,hoặc tàu đã đủ chỗ không nhận thêm hàng nữa. Đồng thời, cũng không được chọn ETDquá xa so với ngày đặt và ngày Cargo ready vì đây là mặt hàng lương thực (gạo),khơng nên để q lâu, đơi khi có thể bị các u tố khách quan làm ảnh hưởng như lấnsang tháng kế tiếp vì lịch tàu chạy là cố định. Lúc này, các yếu tố như giá cước, tìnhhình chính trị, pháp luật thay đổi có thể khiến việc xuất khẩu gặp khó khăn. Khi xảy ravấn đề khiến hàng bị trễ, không kịp ngày ETD, bắt buộc phải hủy Booking (sẽ tốn phí)hoặc dời ngày ETD.

Cụ thể: Đối với lơ hàng này, nhân viên Sale sẽ tiến hành xem lịch tàu và đặt Bookingtrên hệ thống đặt Booking trực tuyến của Hapag- Lloyd như sau:

(1). Truy cập vào website của Hapag-Lloyd theo địa chỉ www.hapag-lloyd.com vàđăng nhập bằng tài khoản có sẵn của cơng ty Sao Biển.

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

Hình 2.3. Đăng nhập vào hệ thống website của hãng tàu Hapag- Lloyd(2). Chọn SCHEDULE, nhập thông tin Cảng đi, Cảng đến và khoảng thời gian lịch tàucần xem (thường sẽ kiểm tra trong vịng 6 tuần tính từ thời điểm Cargo ready) rồi clickchọn FIND:

Hình 2.4. Nhập thơng tin lịch tàu muốn biếtStart location (Cảng đi): Hồ Chí Minh

End location (Cảng đến): Dammam

Thời gian: từ 28/02/2019, trong vòng (Plus) 6 tuầnSau đó, ta nhận được bảng lịch tàu như sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

Hình 2.5. Chọn lịch (ETD)

(3). Chọn ngày ETD phù hợp nhất rồi click BOOK NOW: Do ngày làm xong hàng củaTIEN GIANG FOOD là 28/02, đối chiếu với lịch tàu, lơ hàng này có thể đi vào ngày04/03 hoặc 11/03. Nhân viên Sale lựa chọn ngày 04/03 và xác nhận lại với TIENGIANG FOOD. Sau khi nhận được sự đồng ý, Sao Biển sẽ tiến hành lấy Booking.(4). Tiếp theo đó, tiến hành điền các thơng tin về mà hãng tàu yêu cầu về số lượngcontainer, loại container, loại hàng... rồi click chọn SUBMIT.

Hình 2.6. Nhập thông tin container

Cuối cùng, ta sẽ nhận được giao diện thơng báo hồn thành quy trình đặt Booking trựctuyến thơng qua website, bao gồm số Booking và ngày đặt Booking. Đồng thời, formxác nhận đặt chỗ thành công (Booking confirmation) cùng chi tiết Booking sẽ được gửisau qua email mà công ty đã đăng ký tài khoản trên hệ thống Hapag-Lloyd:

</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">

Hình 2.7. Thơng báo hồn thành việc đặt BookingNhận xét:

Ưu điểm:

- Như đã nói, các nhân viên tại Sao Biển đã từng làm việc với nhiều hãng tàu lớnkhác nhau nên việc tìm và kiểm tra lịch tàu ở nhiều hãng tàu là khơng hề khó khănvà có khi đã được thành thạo.

- Các hãng tàu hiện nay đều có website cung cấp lịch tàu cụ thể, thuận tiện để nhânviên tham khảo và tư vấn cho khách hàng.

Hạn chế:

- Không phải hãng tàu nào cũng được đặt Booking thơng qua website, ví dụ như:Hapag- Lloyd, Evergreen, HMM, … được đặt trực tuyến trên website; còn đối vớihàng tàu YANGMING, SITC… phải đặt Booking bằng cách gửi mail cho bộ phậnChăm sóc khách hàng.

- Các lịch tàu được hiển thị trên website của hãng tàu chỉ là dự kiến, chưa phải làcuối cùng, nên đôi khi với một vài hãng tàu thường xuyên có sự thay đổi lịch, nếumuốn biết chính xác, nhân viên Sao Biển cần phải gửi mail cho bộ phận nhậnBooking của hãng tàu để hỏi lịch.

Bước 4: Nhận xác nhận đặt chỗ (Booking confirmation) từ hãng tàu và thông báocho Shipper, Agent nước ngoài

Sau khi đặt Booking trực tuyến trên website hãng tàu, Booking confirmation sẽ đượcgửi qua mail mà công ty đã đăng ký tài khoản trên hệ thống Hapag-Lloyd. Đối với SaoBiển, để đăng ký tất cả các tài khoản đều phải dùng mail của Giám đốc: để đảm bảo cho Giám đốc có thể quản lý và kiểm sốttình hình cơng ty. Do đó, sau khi Giám đốc nhận được mail Booking confirmation từ

</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30">

hãng tàu, sẽ chuyển tiếp mail này cho nhân viên từ đang phụ trách. Bookingconfirmation được xem như một thông báo xác nhận đã đặt chỗ thành công trên tàu.Minh họa bằng chứng từ: Nhân viên Sao Biển sẽ kiểm tra lại các nội dung chính sau:

Số Booking: 40500712Số lượng container: 5x22GPCảng chuyển tải: SingaporeCảng dỡ hàng: Dammam

Tên tàu, số chuyến: HANSA HOMBURG 257SETD: 4APR 2019

Sau khi kiểm tra và ghi nhận các thông tin của Booking confirmation, nhân viên chứngtừ tiến hành chuyển tiếp cho Shipper và Agnet nước ngồi nhằm thơng báo hàng hóađể có thể chuẩn bị hàng hóa và theo dõi lô hàng tốt hơn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

Minh họa bằng Mail:

Hình 2.8. Gửi Booking cho khách hàng là cơng ty Lương Thực Tiền Giang

Hình 2.9. Gửi Booking cho đại lý nước ngoài

Tiếp theo, nhân viên chứng từ phải tạo lập hô sơ để thuận tiện cho việc theo dõi lôhàng, đồng thời lưu trữ các chứng từ liên quan đến hàng hóa.

Minh họa bằng chứng từ: Bìa hồ sơ sẽ bao gồm các thông tin cần thiết như:Số File (Đồng thời được dùng làm số House Bill of Lading): SBLE1903505Tên Shipper: TIEN GIANG FOOD

Tên Consignee: SAMI FAROUK ALKATHIRI TRADING ESTTên Agent: AL KARFS

Số lượng cont: 5X20

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

Hãng tàu: HAPAG- LLOYDSố Booking: 40500712POL: HO CHI MINHPOD: DAMMAM

Tên tàu con, số chuyến: HANSA HOMBURG 257STên tàu mẹ, số chuyến: TAYMA 006W

ETD: 4 MARETA: 26 MARSố HBL: SBLE1903505

Số MBL (Số đã được hãng tàu cung cấp qua Booking): HLCUEUR190287470Số File là số được cấp bởi Bộ phận Sale sau khi nhận Booking, giúp công ty Sao Biểnthống kê được tất cả các lơ hàng của mình, đồng thời có thể theo dõi tiến độ và hỗ trợkhi cần thiết. Bìa hồ sơ của lơ hàng này như sau:

Hình 2.10. Bìa hồ sơ theo dõi lơ hàng TIEN GIANG FOODNhận xét:

Ưu điểm:

Cơng ty có mối quan hệ tốt với nhiều hãng tàu lớn nên có sự ưu tiên về giá cũng nhưđặt chỗ. Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sửa đổi ngày ETD hoặc địa điểm lấycontainer rỗng và hạ bãi cũng dễ dàng hơn. Nhân viên Sao Biển chỉ cần liên hệ đúngvới người thuộc bộ phận nhận Booking của hãng tàu để hỗ trợ giải quyết các vấn đề

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

này.Hạn chế:

- Trong thời điểm khối lượng Booking nhiều sẽ làm nhân viên không đảm bảo đượcthời gian gửi Booking confirmation cho khách hàng nhanh nhất, khiến khách hàngphải chờ đợi và nhắc nhở là một điều tối kỵ.

- Một số trường hợp nhân viên hãng tàu gửi sai Booking confirmation (sai số lượngcontainer, số Booking, cảng đến), nếu nhân viên Sao Biển lơ là việc kiểm tra chitiết sẽ làm ảnh hưởng đến khách hàng.

Bước 5: Khai SI và VGM với hãng tàu để phát hành Master Bill of lading

SI (Shipping Instruction) thể hiện thông tin và các chỉ dẫn vận chuyển của hàng hóa,được thể hiện và trình bày theo nhiều dạng khác nhau tùy vào mỗi Shiper, nhưng đềuliệt kê các thông tin cơ bản như: Số lượng container, loại container, số niêm chì (Seal),số lượng/ kiện hàng (Quantity & Packages), mơ tả hàng hóa (Description of goods),khối lượng (Gross weight), thể tích (Measurement), nhãn hàng hóa (Shipping mark).Đối với lô hàng của TIEN GIANG FOOD, SI được thể hiện như sau:

Hình 2.11. SI của TIEN GIANG FOOD

Trên thực tế, một vài hãng tàu có quy định thời hạn khai báo SI và VGM khác nhau.Tuy nhiên, sau khi hạ bãi, Shipper sẽ gửi cùng lúc cho nhân viên chứng từ cả SI vàVGM để tiện cho việc khai báo. Từ ngày 1/7/2016, nhằm đảm bảo an toàn về khốilượng trong quá trình vận chuyển, Tổ chức Hàng Hải quốc tế (IMO) và Ủy ban an toàn

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

Hàng Hải (MSC), sau khi phê duyệt điều luật An Toàn Sinh Mạng Trên Biển (Safety ofLife at Sea – SOLAS) yêu cầu chủ hàng phải xác định và khai báo tổng trọng lượngcủa container trước khi chất hàng lên tàu đã được áp dụng đối với 170 nước thành viên,trong đó có Việt Nam. Từ đó, nguyên tắc “No VGM, No Loading”- “Không VGM,hàng không được lên tàu” đã được đặt ra tại cảng áp dụng với các container vận chuyểnquốc tế. Có hai phương pháp khác nhau dung để tính VGM:

Phương pháp 1: Cân (Weighting) bằng cân tiêu chuẩn (ví dụ: cân điện tử).Người gửi hàng là chủ hàng hoặc bên thứ ba được ủy quyền bởi chủ hàng cân vàxác minh trọng lượng của container đã đóng hàng sau đó niêm chì (đóng seal)

Phương pháp 2: Tính tốn (Calculating). Người gửi hàng là chủ hàng hoặc bênthứ ba được ủy quyền bởi chủ hàng sẽ cân toàn bộ kiện hàn, sản phẩm, pallet vàcác vật liệu chèn lót sau đó cộng thêm trọng lượng vỏ container để ra giá trịVGM.

Trên VGM phải có chữ ký và xác nhận của người gửi hàng hoặc bên thứ ba được ủyquyền và chịu trách nhiệm trong việc lập và thực hiện VGM. Đối với lô hàng của TIENGIANG FOOD, VGM được nội dung như sau:

Hình 2.12. VGM của TIEN GIANG FOOD

Sau khi nhận các thông tin SI và VGM, nhân viên chứng từ kiểm tra xem các thông tinnày đã được đầy đủ hay chưa rồi tiến hành khai báo SI và VGM trên hệ thống Hapag-Lloyd. Nếu thông tin chưa đầy đủ, phải tiến hành liên lạc và yêu cầu thêm thông tin từShipper.

</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">

Minh họa bằng chứng từ:Nội dung trên SI của lô hàng gồm:

Người gửi hàng (Shipper): TIEN GIANG FOOD COMPANYĐịa chỉ: 256 Khu phố 2, phường 10, thành phố Mỹ Tho, tỉnh Tiền GiangNgười nhận hàng (Consignee):

1. SAMI FAROUK ALKATHIRI TRADING EST.2. THAI HA PUBLIC COMPANY LIMITED

Địa chỉ: 6411 - AL MASANI, AMLAJ STREET, UNIT NO. 5 & 6, 3300RIYADH 14714 SAUDI ARABIA

Người nhận thông báo hàng đến: Same as consigneeNơi bốc hàng: HO CHI MINH CITY, VIETNAMNơi dỡ hàng: DAMMAM, SAUDI ARABIANgày dự kiến tàu chạy (ETD): 4 MAR

Tên tàu, số chuyến: HANSA HOMBURG V.257S

Số container: FBIU0120112/ UACU4067627/ TGHU3870336/ UACU3744092/TCLU 2171382

Số seal: HLB4829924/ HLB4829934/ HLB4829911/ HLB4829905/HLB4829923

Số bags: 560/ 560/ 560/ 560/ 570

Tổng trọng lượng (Gross weight): 22,668.80/ 22,635.20/ 22,668.80/ 22,635.20/22,896.90 (Kgs/Cont)

Thể tích (Mesurement): 25CBM/contMơ tả hàng hóa (Desscription of goods): VIETNAMESE JASMINE RICE 4% BROKENMAX, SORTEXED

Packing: IN 5 KG PP + PE LAMINATED BAG + MASTER BAG 5KG x 8IN 10 KG PP + PE LAMINATED BAG + MASTER BAG 10KG x 4IN 40 KG PP + PE LAMINATED BAG

TOTAL NET WEIGHT: 112.400 MTSTOTAL GROSS WEIGHT: 113.5049 MTSTOTAL NUMBER OF BAGS: 2810 BAGSH.S. CODE: 1006.30

Nhãn hàng hóa (Shipping mark): SMART CHEF BRAND

</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37">

Nội dung trên VGM của lơ hàng gồm:

Người gửi hàng (Shipper): CƠNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANGĐịa chỉ: 256 Khu phố 2, phường 10, thành phố Mỹ Tho, tỉnh Tiền GiangThông số container (Container’s particular):

Số container: FBIU0120112/ UACU4067627/ TGHU3870336/ UACU3744092/TCLU2171382

Kích cỡ container (Size container): 20’

Khối lượng sử dụng lớn nhất (Gross weight) (kg): 30480/cont

Xác nhận khối lượng toàn bộ của container (Verified gross mass of a packed):24,829/ 24,974/ 24,902/ 24,968/ 25,158 (Kgs/cont)

Tên Người gửi hàng và Đơn vị cân: CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANGNgày tháng, năm cân hàng: 28/08/2019

Để tiến hành khai báo SI&VGM, nhân viên Sao Biển tiến hành đăng nhập vào trangweb và thực hiện các bước sau:

(2). Tiến hành nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của hãng tàu, đã được khoanh đỏtrong biểu mẫu vừa tải. Sau đó tiến hành “SEND FORM”

</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38">

Hình 2.13. Mẫu dùng để khai SI cho hãng tàu Hapag- LloydKhai báo VGM

(1). Nhấp vào mục Online Business, chọn Shipments -> chọn Booking đã đặt -> chọnwebVGM

(2). Lần lượt điền đầy đủ thông tin: Số container, số seal, Verified Weight (VGM),người chịu trách nhiệm cân hàng (Verification Signature: LE DO HOANG ANH), bênchịu trách nhiệm VGM (Shipper Company: CONG TY LUONG THUC TIENGIANG). Sau đó, chọn SUBMIT.

Hình 2.14. Khai báo VGM trên website hãng tàu Hapag- Lloyd

</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39">

Nhận xét:Ưu điểm:

- Đối với các hãng tàu tương tự Hapag- Lloyd, việc khai SI, VGM trực tuyến làtương đối đơn giản và khơng q khó khăn, vì đã có hướng dẫn và mẫu sẵn có,nhân viên chỉ cần lưu ý sao chép đầy đủ thông tin khách hàng gửi tới vào từng mụcthích hợp.

- Với những khách hàng quen hoặc khách hàng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vựcxuất nhập khẩu, sẽ biết cách làm SI và VGM rất cụ thể, đầy đủ và chuẩn bị khásớm để đảm bảo thời gian cho cả hai bên, do đó tạo điều kiện rất thuận lợi chonhân viên Sao Biển hoàn thành lơ hàng nhanh chóng và tốt nhất.

Hạn chế:

Với một vài hãng tàu khác, việc khai SI sẽ gặp khó khăn nếu không được thực hiệntrực tuyến mà thông qua mail. Lúc này, nhân viên Sao Biển sẽ phải tạo một bản SIkhác dựa trên SI của khách hàng và gửi mail cho nhân viên hãng tàu lập MBL. Vì vậy,việc lập lại một SI khác sẽ tương đối tốn nhiều thời gian hơn, và thời gian hãng tàuphát hàng MBL cũng sẽ lâu hơn.

Bước 6: Phát hành House Bill of Lading cho Shipper và Agent kiểm tra

House Bill (Vận đơn nhà hoặc Vận đơn thứ cấp) là vận đơn do công ty giao nhận pháthành trên cơ sở vận đơn chủ (Master Bill). Đây là cơ sở pháp lý điều chỉnh quan hệgiữa người cung cấp dịch vụ giao nhận kho vận với khách hàng. Trên HBL sẽ hiển thịShipper là chủ hàng và Consignee là người mua hàng thật sự.

Sau khi khai báo SI&VGM, nhân viên chứng từ sẽ soạn HBL với những thông tin đãđược gửi bởi Shipper.

Minh họa bằng chứng từ: Bộ phận chứng từ lập HBL bằng Excel với nội dung chitiết gồm:

Số vận đơn (B/L number): SBLE1903495

Ngày phát hành (Date of issue) và ngày lên tàu (On board date)- là ngày tàu dựkiến chạy (ATD): 4 MAR 2019

Người gửi hàng (shipper)- thể hiện thông tin người gửi hàng thức sự của lô hàngTIEN GIANG FOOD

</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40">

Người nhận hàng (consignee)- thể hiện thông tin người nhận hàng thực sự củalô hàng: SAMI FAROUK ALKATHIRI TRADING EST

Bên nhận thông báo (Notify party)- là thông tin Consignee: Same as ConsigneeBên liên hệ về việc giao hàng (For delivery of good please aplly to)- thể hiệnthông tin đại lý: AL KARSF SHIPPING AND FORWARDING

Tên tàu, số chuyến (vessel/ voyage): HANSA HOMBURG V.257SCảng xếp hàng (Port of loading): HO CHI MINH CITYCảng dở hàng (Port of discharge): DAMMAM, SAUDI ARABIACảng đích (Final destination): DAMMAM, SAUDI ARABIASố bản vận đơn gốc (number of original bill of lading): THREE (3)

Số cont/ số seal (Cont/seal)- Số lượng đóng gói (No of packages)- Tổng khốilượng (Gross weight)- Thể tích (Measurement):

FBIU0120112/HLB 4829924 – 560 BAGS – 22,668.80 KGS – 25 CBMUACU4067627/HLB 4829934 – 560 BAGS – 22,635.20 KGS – 25 CBMTGHU3870336/HLB 4829911 – 560 BAGS – 22,668.80 KGS – 25 CBMUACU3744092/HLB 4829905 – 560 BAGS – 22,635.20 KGS – 25 CBMTCLU2171382/HLB 4829923 – 560 BAGS – 22,896.90 KGS – 25 CBM

Số lượng cont: 5X20’

Mơ tả hàng hóa (Description of packages goods):

VIETNAMESE JASMINE RICE 4% BROKEN MAX, SORTEXED Packing: IN 5 KG PP + PE LAMINATED BAG + MASTER BAG 5KG x 8 IN 10 KG PP + PE LAMINATED BAG + MASTER BAG 10KG x 4 IN 40 KG PP + PE LAMINATED BAG

TOTAL NET WEIGHT: 112.400 MTS TOTAL GROSS WEIGHT: 113.5049 MTS TOTAL NUMBER OF BAGS: 2810 BAGS

Sau khi hoàn thành HBL, nhân viên chứng từ sẽ gửi dưới định dạnh là file PDF choShipper kiểm tra và xác nhận, đồng thời xác định loại HBL cần lấy. Theo quy định củacông ty Sao Biển, thời hạn sửa HBL đối với cơng ty Tiền Giang nói riêng và cácshipper nói chung là một ngày sau ngày tàu chạy. Tuy nhiên, có trường hợp thời hạnsửa MBL của hàng tàu sẽ sớm hơn so với thời hạn mà Sao Biển đề ra. Khi đó, nhânviên chứng từ sẽ dựa vào thời hạn quy định của hãng tàu mà sắp xếp vào đặt lại thờihạn sửa HBL cho khách hàng. Ví dụ đối với lơ hàng này, hãng tàu Hapag-Lloyd quy

</div>