báo cáo môn học tìm hiểu chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản an giang

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM </b>

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG

<b>KHOA KẾ TỐN </b>

<b>--- </b>

<b> </b>

<b>BÁO CÁO MƠN </b>HỌC

TÌM HIỂU <b>CHU TRÌNH BÁN HÀNG – </b>THU TIỀN TẠICƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC </b>

<b>STT MSSV Họ và tên Nội dung đóng góp </b> ^{Mức độ}<b>đóng góp </b>

100%

5 Nguyễn Ngọc Trúc Đào ^{Trình bày khái quát}

sơ lược về công ty ^100%

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT

<b>1.1 Giới thiệu về công ty 1 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 2 1.3 Lĩnh vực kinh doanh 2 1.4 Thị trường và sản phẩm tiêu thụ 3 1.5 Các hoạt động chính 3 1.6 Sơ đồ tổ chức của Công ty 4 </b>

CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

<b>2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ6 2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng 7 </b>

<b>2.5 Lưu đồ hồn chỉnh chu trình bán hàng 10 </b>

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH VÀ

<b>ĐƯA RA ĐỀ XUẤT, NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 11 </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

i

<b>DANH MỤC HÌNH </b>

Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang ... 1

<b>DANH MỤC BẢNG </b>Bảng 1.1: Lĩnh vực kinh doanh của Công ty ... 2

<b> DANH MỤC SƠ ĐỒ </b>Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức ... 4

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu bộ máy quản lý ... 4

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ hoạt động ở bộ phận kinh doanh ... 6

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ hoạt động ở bộ phận kho hàng và bộ phận giao hàng ... 7

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ hoạt động bộ phận kế toán ... 8

Sơ đồ 2.6: Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách hàng ... 9

Sơ đồ 2.7: Quá trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham gia vào CTBHTT ... 10

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

ii

<b>DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT </b>

<b>CTBHTT </b> Chu trình bán hàng thu tiền

<b>GTGT </b> Giá trị gia tăng

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN<b> VỀ </b>CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT

<b>NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG </b>

<b>1.1 Giới thiệu về cơng ty </b>

Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang− Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang Angiang (

Fisheries Import Export Join Stock Company) − Tên viết tắt: AGIFISH CO

− Mã chứng khoán: AGF − Mã số thuế: 1600583588

− Địa chỉ 1234 Trần Hưng Đạo, phường Bình Đức, thành phố Long Xuyên, : tỉnh An Giang

− Tel: (+84)2963 852 368 - (+84)918 799 190 − E-mail: − Website: − Năm thành lập: 10/08/2001 − Vốn điều lệ: 281.097.430.000 đồng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang (AGIFISH) là một trong những nhà chế biến và xuất khẩu cá tra, cá basa đầu tiên tại Đồng bằng sông Cửu Long có mơ hình sản xuất khép kín từ khâu nghiên cứu, sản xuất giống đến nuôi trồng, chế biến và xuất khẩu. Công ty là một trong những nhà chế bi n thực phẩm ếthủy s n hả àng đầu c a Vi t Nam g p phủ ệ ó ần đáng k cho s ph t tri n kinh t x hể ự á ể ế ã ội trong nưc từ năm 1997. Chính sự năng động và sáng tạo đã giúp Agifish trở thành nhà chế biến có uy tín hàng đầu trong ngành cơng nghiệp thủy sản và là một trong số mười công ty xuất khẩu thủy sản hàng đầu của Việt Nam sang các thị trường trên thế gii. Trên thị trường trong nưc sản phẩm chế biến từ cá tra, basa Agifish là “Hàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>1.2 </b>Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân của Cơng ty trưc đây là nhà máy đông lạnh của Công ty thủy sản An Giang được khởi công xây dựng năm 1985 và đi vào hoạt động vào tháng 03 năm 1987.

Tháng 11 năm 1995, Công ty xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang (AGIFISH) được thành lập theo quyết định số 964/QĐQU của UBND tỉnh An Giang ký ngày 20/11/1995.

Năm 2000, Công ty Agifish được Nhà nưc tặng danh hiệu “Anh Hùng Lao Động” và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong ngành thủy sản.

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (AGIFISH Co.) được thành lập theo quyết định số 792/QĐ TTg của Thủ tưng Chính phủ ký ngày 28 tháng 06 -năm 2001.

Ngày 01/09/2001, Cơng ty Agifish chính thức hoạt động theo hình thức Cơng ty cổ phần và được cấp phép niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam ngày 8/3/2002 vi mã chứng khoán là AGF.

Agifish là doanh nghiệp duy nhất trong ngành thủy sản được tặng danh hiệu “Thương hiệu Quốc gia 2012” (Vietnam Value) liên tục trong các năm 2008, 2010, 2012, 2014.

<b>1.3 </b>Lĩnh vực kinh doanh

Bảng 1. : Lĩnh vực kinh doanh của Công ty1

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

3

1 Chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản Chi tiết: Sản xuất, chế biến và mua bán thủy, hải sản đông lạnh, thực phẩm

Chi tiết: Sản xuất, chế biến và mua bán dầu biodiesel từ mỡ cá

1020 (chính)

2 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu Chi tiết: Mua bán thuốc thú y thủy sản

Chi tiết: Kinh doanh thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản

4669

3 Nuôi trồng thủy sản nội địa Chi tiết: Nuôi thủy sản

0322

4 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

Chi tiết: Dịch vụ kho vận, cho thuê kho lạnh, kiểm tra hàng, cân hàng hóa thủy sản

Thị trường trong nưc: Agifish đã và đang tiêu thụ vi hơn 100 sản phẩm chế biến từ cá basa, cá tra vi hệ thống phân phối rộng khắp 50 tỉnh thành trong cả nưc như: đại lý, nhà hàng, siêu thị, hệ thống phân phối Metro, các bếp ăn tập thể, trường học… Sản phẩm – đa dạng hố: Bên cạnh sản phẩm chính là cá Tra và cá Basa, Cơng ty cịn chế biến các loại cá nưc ngọt phong phú trong khu vực đồng bằng sông Cửu Long và các sản phẩm có giá trị khác như: Tơm càng, chả thác lác, cá rô phi, sản phẩm cá tẩm bột, mực…

<b>1.5 Các hoạt động chính </b>

− Hoạt động mua hàng – thanh toán − Hoạt động sản xuất

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

4

− Hoạt động tuyển dụng − Hoạt động kiểm soát chất lượng − Hoạt động bán hàng – thu tiền− Hoạt động xuất nhập hàng tồn kho − Hoạt động tài chính

− Hoạt động chăm sóc khách hàng − Hoạt động Tiền lương

− Hoạt động đóng sổ kế tốn- lập báo cáo tài chính

<b>1.6 </b>Sơ đồ tổ chức của Cơng ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu bộ máy quản lý

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

5

CHƯƠNG 2: <b>CHU TRÌNH BÁN HÀNG – </b>THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ

<b>PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG </b>

Chu trình bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Cũng như các chu trình kế tốn khác, chu trình kế tốn bán hàng – thu tiền bao gồm nhiều chức năng, nhiệm vụ; trong đó, mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động. Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra thông tin mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến hoạt động khác có liên quan. Việc thu thập, lưu trữ và luân chuyển các dữ liệu, thông tin trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trong DN tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu. Chu trình gồm 4 chức năng chính và mỗi chức năng được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn:

− Hoạt động đặt hàng

− Hoạt động cung cấp hàng hóa, d ch vị ụ − Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng − Hoạt động thu tiền

<b>2.1 </b>Hoạt động đặt hàng

Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng sẽ đến bộ phận kinh doanh của Công ty gặp nhân viên bán hàng. Đối vi các đơn hàng ở miền ngoài, ở nưc ngoài, khách hàng sẽ gọi điện, gửi email đặt hàng để lập đơn đặt hàng.

Nhân viên bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng ghi đầy đủ yêu cầu của khách hàng về những thông tin như số lượng, loại hàng, giá cả, địa điểm, ngày giao hàng,… nhập vào phần mềm và xét duyệt đơn đặt hàng dựa trên bảng báo giá của Ban Giám đốc đưa ra. Bảng báo giá lưu hành nội bộ và lưu theo ngày. Ngoài ra, hoạt động bán hàng cho khách hàng còn dựa vào khả năng trả nợ của khách hàng.

Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào đơn đặt hàng để lập hợp đồng mua bán gửi cho Giám đốc xét duyệt. Nếu hợp đồng chính xác, Giám đốc sẽ gửi lại hợp đồng cho bộ phận kinh doanh và điều động sản xuất dựa trên hợp đồng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

6

Trường hợp khách hàng nợ tiền, tùy theo điều khoản cụ thể tại hợp đồng mua bán, Cơng ty có thể quyết định khơng bán cho khách hàng hoặc giảm số lượng cung cấp hàng cho khách hàng chưa thanh toán hết hợp đồng mua bán trưc đó đã ký.

Sơ đồ 2 : Lưu đồ hoạt động.1 ở bộ phận kinh doanh

<b>2.2 </b>Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Bộ phận kế hoạch và điều động sản xuất (trực thuộc Phòng Kinh doanh) chuyển lệnh điều động sản xuất (lệnh xuất kho) cho phân xưởng sản xuất (bộ phận sản xuất), sau đó bộ phận sản xuất chuyển lệnh xuất kho và nhận hợp đồng đã duyệt cho thủ kho (bộ phận kho).

Hoạt động xuất kho, giao hàng sử dụng nhiều chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận rà soát và kiểm tra đối chiếu vi nhau. Bộ phận kho và giao hàng chịu trách nhiệm chính trong q trình này nên nếu xảy ra sai sót, mất mát thì hai bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

7

Sơ đồ 2<b>.2: </b>Lưu đồ hoạt động ở ộ phận kho hàng và bộ phận giao hàngb

<b>2.3 </b>Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

Bộ phận kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho đã xử lý và biên bản nhận hàng. Kế toán thanh toán kiểm tra công nợ của khách hàng sẽ tiến hành tính tốn, nhập liệu vào phần mềm dựa trên dữ liệu của khách hàng và dữ liệu hàng tồn kho để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và lập hóa đơn GTGT.

Mỗi ngày, nhân viên bán hàng của bộ phận kinh doanh đối chiếu hợp đồng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng,… sẽ tổng hợp vào bảng kê bán hàng. Sau mỗi tháng, bộ phận kế toán sẽ đối chiếu và kiểm tra vi bộ phận kho có khp vi nhau hay khơng. Khi có khách hàng gọi điện đặt hàng (khách hàng ở nưc ngồi), Cơng ty sẽ lập hóa đơn thương mại cho những khách hàng này.

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

8

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ hoạt động bộ phận kế toán

<b>2.4 </b>Hoạt động thu tiền

Kế toán thanh toán dựa vào bảng đối chiếu công nợ kiểm tra và lập phiếu thu. Thủ quỹ sau khi nhận phiếu thu và làm thủ tục thu tiền xong sẽ cập nhật vào dữ liệu của khách hàng và ghi sổ quỹ.

Kế toán ngân hàng nhận giấy báo có của ngân hàng, sau đó xem xét ghi giảm cơng nợ phải thu khách hàng và tăng khoản mục tiền gửi ngân hàng của khách hàng đó.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

9

Sơ đồ 2.4: Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách hàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

10

<b>2.5 </b>Lưu đồ hồn chỉnh chu trình bán hàng

Sơ đồ 2.5: Q trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham gia vào CTBHTT

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

<b>3.1.2 </b>Bảng báo giá

Bảng báo giá sản phẩm chính là văn bản do một bên trong quan hệ mua bán, thông thường là bên bán lập để gửi cho bên còn lại. Bảng báo giá sản phẩm có nội dung thể hiện thơng tin, giá cả, số lượng của các loại hàng hóa được cung cấp. ❖ Mục đích: Để các bên cùng xem lại một lần nữa các thông tin về hàng hóa được

mua, phịng các trường hợp có sự nhầm lẫn trong quá trình giao kết hợp đồng cũng như giao nhận hàng hóa.

<b>3.1.4 </b>Phiếu xuất kho

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

12

+ Ngày tháng năm, số chứng từ, ghi nhận vào sổ kế tốn (nợ, có)

+ Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận), số hóa đơn hoặc lệnh xu t kho, ấngày, tháng, năm theo hóa đơn lí do xuất kho, tên s n ph m, s ả ẩ ố lượng, đơn giá, thành tiền và tên kho xu t ấ

+ Xác nhận của người lập phi u, th ế ủ kho, giám đốc, người nhận hàng ❖ Mục đích: Là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ kế toán, xác nhận tính hợp lệ,

hợp pháp của hàng hóa được xuất ra nh m cơng tác ki m sốt. ằ ể

+ Thuế suất GTGT, số lượng, đơn giá, thành tiền

+ Chữ ký, con dấu của người bán, người mua và thủ trưởng đơn vị

❖ Mục đích: Là cơ sở pháp lý ghi nhận doanh thu và các nghiệp vụ liên quan, là cơ sở để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết.

Ngồi ra, cịn các chứng từ khác có liên quan: phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm chi, biên bản nhận hàng, phiếu giao hàng.

<b>3.2 </b>Thủ tục kiểm sốt đề xuất<b>: </b>

<b>• Thứ nhất, với hoạt động đặt hàng </b>

− So sánh, đối chiếu đơn đặt hàng vi những thơng tin trên hóa đơn GTGT, trên hợp đồng về mặt hàng, số lượng, giá bán, số tiền, … để phát hiện những sai sót hay bỏ sót thơng tin đặt hàng.

− Đối vi khách hàng mi nên lựa chọn hình thức đến gặp trực tiếp tại công ty khách hàng để xác thực, tránh việc xác nhận qua điện thoại.

<b>• Thứ hai, với hoạt động lập hóa đơn và giao hàng, cung cấp hàng hóa </b>

− Ứng dụng hệ thống CNTT vào trong cơng tác kiểm sốt quản lý chất lượng sản phẩm cũng như theo dõi tiến độ thực hiện.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

13

− Trong q trình xuất kho phải có mặt của thủ kho, nhân viên trong kho, kế toán vật tư hàng hóa chịu trách nhiệm kiểm đủ số lượng, qui cách chủng loại sản phẩm trưc khi đóng gói

− Việc lập hóa đơn thường đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa.

− Sử dụng chứng từ có đánh số trưc theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phịng bỏ sót, giấu diếm, trùng lặp các nghiệp vụ bán hàng.

− Cuối tháng bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành rà soát, đối chiếu tất cả các nghiệp vụ bán hàng trong tháng để kịp thời phát hiện những nghiệp vụ chưa lập hóa đơn.

<b>• Thứ ba, với hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng </b>

− Kế toán doanh thu đảm nhiệm việc kiểm tra sự phê chuẩn của nghiệp vụ, so sánh đối chiếu dữ liệu trên hệ thống vi hệ hóa đơn bán hàng. Nếu phát sinh chênh lệch cần báo các kịp thời cho kế toán trưởng, và bộ phận giao nhận hóa đơn để giải quyết.

− Kế tốn cơng nợ nên phân tích khả năng trả nợ của khách hàng để đưa ra chính sách bán hàng đúng đắn, nhằm hỗ trợ việc theo dõi nợ phải thu.

− Lập các báo cáo quản trị như thu thập thơng tin khách hàng về tình hình tiêu thụ, phản hồi ý kiến khách hàng vi sản phẩm và cơng tác chăm sóc khách hàng, đặc biệt là về giá bán; về khả năng thanh toán của khách hàng nhằm điều chỉnh giá một cách hợp lý cho từng khách hàng.

<b>• Thứ tư, về hoạt động thu tiền </b>

− Đối chiếu thông tin được cập nhật vào phần mềm trong ngày, nhằm giúp phát hiện sai sót kịp thời và chỉnh sửa; giúp hạch tốn chính xác tài khoản phải thu khách hàng và tài khoản tiền gửi ngân hàng.

− Duy trì cơng việc thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày, nhằm hạn chế rủi ro thất thoát nguồn tiền mặt.

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

14

<b>3.3 Nhận xét chung </b>

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (Agifish) một trong - những doanh nghiệp đứng đầu về sản lượng và kim ngạch xuất khẩu thủy sản tại Việt Nam, cho nên hệ thống KSNB tại công ty đã và đang là một hệ thống rất hoàn thiện vi các chính sách cũng như là quy định để ngăn ngừa tối đa nhất các sai phạm có thể xảy ra, nỗ lực khơng ngừng nâng cao tính chun nghiệp của hệ thống cơng cụ quản lý, trong đó hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, đặc biệt là vấn đề kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Đó là cơng cụ quan trọng không thể thiếu giúp cho Công ty kiểm tra, kiểm sốt và đánh giá tồn bộ hoạt động của Cơng ty.

Trong khi đó vi những rủi ro được nêu ở trên, kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Các quy chế kiểm sốt của Cơng ty cịn kém hiệu lực và chưa đồng bộ vì quy định chưa chặt chẽ, còn chưa đầy đủ, nhiều lĩnh vực cần phải có quy chế lại bị bỏ qua. Cơ cấu tổ chức của Cơng ty chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ. Hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kế tốn bán hàng thu tiền chưa phát huy được hiệu quả cao, ảnh hưởng đến quyết định quản lý của các cấp lãnh đạo. Quy định về việc đối chiếu, kiểm tra định kỳ và đột xuất chưa được thực hiện đầy đủ nên đã ảnh hưởng đến sự hoạt động của hệ thống KSNB. Do vậy, việc hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là yêu cầu cấp bách để Công ty thực hiện thành công chiến lược phát triển của mình, ngăn ngừa sai sót, gian lận, con người điều chỉnh kịp thời giảm bt rủi ro cho Công ty.

</div>