slide bài giảng quản trị hành chính văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5 MB, 35 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

Nguyễn Quốc Phong – Khoa Quản trịGiảng viên:

Khoa Quản trị

Liên hệ:

 Giáo trình:

Ngọc An, Quản trị HCVP, NXB Thống Kê, 2009Bài giảng của giảng viên

Tham gia TL trên lớp, thuyết trình và BT nhóm: 30%

Điều kiện dự thi: theo quy định chung

NỢI DUNG

1Tởng quan về quản trị HCVP

2Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP3Tổ chức công việc HCVP

4Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP5Quản trị thông tin

6Quản trị hồ sơ

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

1.2. Chức năng và nhiệm vụ của HCVP

1.3. Quản trị hành chính văn phòng

Thảo luậnNỘI DUNG

CHƯƠNG 1: TỞNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Máy móc thiết bị;•

NVL, KHKT; cơng •

nghệ, …

LĐTT,•LĐGT• TQL Khan hiếm

Khan hiếm

CHƯƠNG 1: TỞNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Nhớ lại một số vấn đề

1.1. Một số khái niệm

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

… …Quản trị tài chính

Quản trị sản xuấtQuản trị MarketingQuản trị nhân sựQuản trị hành chính VP

Nhớ lại một số vấn đề

1.1. Một số khái niệm

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Khái niệm văn phòng

Theo nghĩa rộng (VP tổng quát):

Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hànhcác hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.

Theo nghĩa hẹp (VP chức năng):

Văn phòng là nơi làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giaotiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

1.1. Một số khái niệm

CHƯƠNG 1: TỞNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG

từng cơ quan;Văn

nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý;Là

chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức.

Khái niệm văn phòng

 chức triển khai thực hiện;

Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp

Hậu cần

nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về côngtác soạn thảo văn bản.

 ….

Chức năng VP

1.2. Chức năng và nhiệm vụ HCVP

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt

kết quả cao nhất (Tham vấn);Chủ

là cá nhân hay tập thể;

Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp

Hậu cầnChức năng VP

1.2. Chức năng và nhiệm vụ HCVP

là các hoạt động thống kê, xử lýthông tin, dữ liệu thiết thựcphục vụ cho hoạt động quản lý.

Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp

1.2. Chức năng và nhiệm vụ HCVP

CHƯƠNG 1: TỞNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

trí, quản lý các phương tiệnthiết bị dụng cụ đó để đảmbảo sử dụng hiệu quả;

Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp

Hậu cần

làm việc cho cơ quan.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Nhiệm vụ VP

1.2. Chức năng và nhiệm vụ HCVP

quyết định;Tổng

đơn vị để báo cáo lãnh đạo;Đề

điều hành của lãnh đạo.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Nhiệm vụ VP

1.2. Chức năng và nhiệm vụ HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

1.2. Chức năng và nhiệm vụ HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Khái niệm QUẢN TRỊ

1.3. Quản trị HCVP

Mọi thứđều lộn xộn ở lúc

ban đầu

Nhân lực; vật lực; tài lực; thông tin …

Tài nguyên, nguồn lực …

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

 : là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy

định sẵn;

 : dùng quyền lực buộc đối tượng phải

làm theo khuôn mẫu. Nếu đối tượng khơngthực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạtnào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục đểbuộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt đượcmục tiêu;

Khái niệm QUẢN TRỊ

1.3. Quản trị HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tranhằm đạt được các mục tiêu đã đềra ở khâu hoạch định.

Khái niệm QUẢN TRỊ

 ĐỊNH (PLANNING): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương

lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hồn thành các mục tiêuđã đề ra.

 CHỨC (ORGANIZING): Thành lập nên các bộ phận trong CQ,

DN để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mốiquan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

Khái niệm QUẢN TRỊ

1.3. Quản trị HCVP

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

 ĐẠO (LEADING): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân

công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.

 SOÁT (CONTROLLING): Thường xuyên kiểm tra, kịp

thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu.

Khái niệm QUẢN TRỊ

CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN

CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)

Khái niệm QUẢN TRỊ

1.3. Quản trị HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

CẤP QTCAO CẤP

CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN

CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)

Các yếu tố phân chia cấp bậcTính

phức tạp của c/việc;Mức

độ trách nhiệm đối vớicông việc;

 Phạm vi của quản trị

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

CẤP QTCAO CẤPCẤP QUẢN TRỊ

TRUNG GIAN

CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)

NGƯỜI THỪA HÀNH

Khái niệm QUẢN TRỊ

1.3. Quản trị HCVP

 Phạm vi của quản trị

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Khái niệm Quản trị HCVP

Quản trị hành chính văn phịng là việc

hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêuchuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu

thập, xử lý, quản lý và sử dụng thơng tin.

 Khái niệm:

Tổ chức

Phối hợpTiêu chuẩn hóaKiểm

sốtHoạch

định1.3. Quản trị HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Khái niệm Quản trị HCVP

1.3. Quản trị HCVP

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Khái niệm Quản trị HCVP

Research & Development

Nghiên cứu & Phát triển

Thông tin đầu ra

Xử lý

Thông tin đầu vào

Xử lý

 Xử lý thông tin:

Nội dung QTHCVP

1.3. Quản trị HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

 Tạo mọi điều kiện và dịch vụ hỗ trợ

Một trong những chức năng quan trọng của VP: tạomọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phậnnghiệp vụ khác làm việc hiệu quả.

Nội dung QTHCVP

1.3. Quản trị HCVP

 máy hành chính văn phịng;Cơ

 cấu tổ chức bộ máy;Phương

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

1.3. Quản trị HCVPCác cấp bậc HCVPCó

 3 loại cấp bậc hành chính văn phòng:

Cấp bậc nhân viên HCVP

Cấp bậc thư ký

Cấp quản trị HCVP

 những người làm việc tại các phịng ban chun mơn.

Nhà quản trị:

Thư ký chun ngành

Thư ký HCVP tổng quát

Thư ký xử lý thông tin

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Nhà quản trị phải có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà QT. Nhà quản trị HCVP thường là

trợ lý hành chính:Trưởng phịng thơng tino

Trưởng phịng hồ sơo

Trưởng phịng hành chính,…o

Nhà quản trị:

Thư ký chuyên ngành

Thư ký HCVP tổng quát

Thư ký xử lý thơng tin

CHƯƠNG 1: TỞNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

CHỨC VỤ

oNV tiếp tân và NV hành chính (NV thư tín hoặc NV lưu trữ hồ sơ).oTốc ký viên.oNhân viên đánh máy.oNhân viên điều hành xử

lý thông tin.

oTK chuyên ngành luật, y khoa,…

oTK tổng quát (TK cho quản oChuyên viên xử lý thơng tin:

TK hành chính hoặc TK thư từ liên lạc.

oTrợ lý hành chínhoTP GĐ hành chính oTrưởng phịng thơng tinoTrưởng phịng hồ sơoTP xử lý thơng tin

u cầu

Có nghiệp vụ chun mơn và có kinh nghiệm trong nghề ở mức độ tối thiểu.

Có nghiệp vụ chun mơn cao và/hoặc thêm trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề.

Có kỹ năng quản trị cơng tyvới kinh nghiệm và/hoặc cótrình độ học vấn chunchính văn phịng.

NẤC THANG CẤP BẬC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

1.3. Quản trị HCVPPhân biệt công việc HCVP và công việc quản trị

Công việc

 việc HCVP: Do nhân viên thực hiện, họ làm các côngviệc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi,soạn thảo văn bản… Họ thường sử dụng đồ nghề và các trangthiết bị HCVP để hồn thành cơng việc;

 việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong DN, từphịng hành chính đến phịng kế tốn, kinh doanh… Từ cácnhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọingười ở mức độ khác nhau, đều làm cơng việc hành chính.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

1.3. Quản trị HCVPPhân biệt công việc HCVP và công việc quản trị

Công việc

quản trị

 việc quản trị: Do nhà quản trị thực hiện, họ làm côngviệc hoạch định, tổ chức và kiểm tra. Họ làm việc với conngười và với các ý tưởng. Mối tương quan của công việcHCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các cấp quản trị khácnhau;

 quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lĩnh vựcquản trị. Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là nhữnghoạt động chuyên môn, thực tiễn

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

NỢI DUNG

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1Tổng quan về quản trị HCVP2Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP3Tổ chức công việc HCVP

4Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP5Quản trị thông tin

6Quản trị hồ sơ

Nhữngvấn đề chung

Tiếntrình kiểm tra

cơng cụ hoạch định

2.1. Hoạch định cơng việc hành chính văn phòng

2.2. Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Thảo luậnNỘI DUNG

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

2.1. Hoạch định cơng việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

hoạt động xác định các mục tiêu cho tương lai và sựlựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện

thích hợp để hồn thành các mục tiêu đó.

Khái niệm

liệu được viết ra, xác định rõ ràng các chuỗi hoạt độngmà đơn vị tổ chức phải thực hiện)

2.1. Hoạch định công việc HCVP

hoạt động chi tiếtnhằmtheo dõi và kiểm sốtxun suốt q trình (các yếu tố thời gian, chiphí và chất lượng)nhằm hồn thành mục tiêu.

Khái niệm

thơng tin, xử lí thơng tin, sử dụng chúng và triểnkhai cho các bước hành động

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

 định chiến lược: (tính dài hạn)

Đề ra KH tổng qt cho tồn đơn vị, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị caocấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện. Thời gian thực hiện trên 5 năm.

 định chiến thuật (trung hạn)

Đề ra KH cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận SX, KD, tài chính, nhân sự…), cótính chất trung hạn, do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các GĐ) thực hiện.Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.

 định tác vụ/ tác nghiệp: (ngắn hạn)

Đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động SXKD, trong đó có hoạch định HCVP, docác cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện. Thời gian dưới 1 năm.

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

2.1. Hoạch định công việc HCVPCăn cứ để hoạch định

định của cấp trên trực tiếp;Chương

doanh nghiệp;Chức

 Hoạch định HCVP cho cả các dự án lớn, nhỏ khác nhau; Một số công cụ:

 Lịch thời gian biểu công tác:

 Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần Thời gian biểu cơng tác cho GĐ và thư kí… Sổ tay / sổ nhật kí

 Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí Lịch để bàn / lịch treo tường

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định Công cụ hoạch định cụ thể:

 Bảng danh sách việc phải làm hôm nay;

 Bảng danh sách công việc cần làm hôm nay;

 Bảng danh sách công việc trong tuần;

 Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần; Bảng thời biểu hàng ngày;

 Công cụ WBS - Cấu trúc phân đoạn công việc (Work BreakdownStructure)…

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP



cụ:WBS- Cấu trúc phân đoạn công việc (Work BreakdownStructure).

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

2.1. Hoạch định cơng việc HCVPCác cơng cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

Nhiệm vụ 1.1.1.0

Chương trình1.0.0.0

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

Văn phịng xanh1.0.0.0

Nhận thức

1.1.0.0 Tiết kiệm1.3.0.0rác thảiGiảm1.4.0.0

Cung cấpcây xanh1.5.0.0

Bố trí lại VP1.2.0.0

1.3.1.01.3.2.0Vật tưNguyênvật liệu1.3.3.4Giáo dục

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

1. Chương trình văn phòng xanh1.1. Nâng cao nhận nhức

1.1.1 Tuyên truyền1.1.2 Giáo dục

1.2. Bố trí lại văn phòng1.3. Tiết kiệm

1.3.1 Điện1.3.2 Vật tư

1.3.2.1 Mực in1.3.2.2 Giấy1.3.2.3 Xăng dầu1.3.2.4 Nguyên vật liệu

1.4. Giảm rác thải1.5. Cung cấp cây xanh

Ví dụ

Chương trình1.1. Cơng tác A

1.1.1 A11.1.2 A21.1.3 …1.2. Cơng tác B1.2.1 B11.2.2 B21.2.3 …1.3. Công tác C1.3.1 C11.3.2 …

Cấu trúc phân việc - WBSWBS

liệt kê

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)RC



là một cơng cụ hoạch định và quản lý mà nóphân công tráchnhiệm cho các thành viên;



trúc phổ biến của RC là một bản mà ở đó các cột tương ứng vớitừngthành viênriêng biệt và các dòng tương ứng với cácnhiệm vụ

dự án;RC



có cáctrách nhiệm quy ước.

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

WBS chủ tịchPhóGĐđiều hành

GĐdự án

GĐkỹ thuật

GĐphần mềm

GĐsản xuất

Thiết kế kỹ thuật sản xuất234414Định rõ các tài liệu liên quan214444Thiết lập kế hoạch giới thiệu5354441

Chuẩn bị chi phí cho thiết bị3111Chuẩn bị chi phí cho NVL3111Phân công công việc

Thiết lập tiến độ thực hiện531113

1 = Trách nhiệm thực hiện chính4 = Có thể được tham khảo2 = Giám sát chung5 = Phải được thông báo3 = Phải được tham khảo6 = Thông qua cuối cùngBiểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

WBSCác thành viên trong VPCác thành viên chủchốt ngoài VPChánh văn

GiámđốcTrưởng banchất lượng

Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

Điều tra chất lượng dịch vụ VP

Nhận dạng các khách hàngRSSPhát triển bảng câu hỏi nhápSRS

Hoàn chỉnh bảng câu hỏi cuối cùngRSSS

Tiếp nhận và theo dõi bảng câu hỏi trả vềRS

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác cơng cụ hoạch định

Đầu vào

Danh sách các •

cơng tác (WBS)Mối quan hệ •

giữa các cơng tác.Thời gian thực •

hiện mỗi cơng tác.

Xử lý

Đầu ra

Thời gian hồn •

thành dự án.Cơng tác găng.•

Thời gian dự trữ •

các cơng tác.

Cơng cụ:

2.1. Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch địnhSơ đồ Gantt: công cụ lập tiến độ

2.1. Hoạch định công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêuchuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.

Những vấn đề chung

2.2. Kiểm tra công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

khơng thích hợp;Dựa

tiện kiểm sốt, đề ra các điều chỉnh, uốn nắn nhằm đạt đượcchỉ tiêu kế hoạch;

bảo các tài nguyên đều được tổ chức hướng tới các mục tiêu.

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

hỗ trợ các nhà quản trị đối phó với các vấn đề:

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

2.2. Kiểm tra cơng việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

 Cấp độ kiểm tra

Những vấn đề chung

Hoạch địnhchiến lược

Kiểm trachiến lượcHoạch định

chiến thuật

Kiểm trachiến thuậtHoạch định

tác vụ

Kiểm tratác vụ

2.2. Kiểm tra công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

hình thành trong q trình hoạt động của doanh nghiệp.

chuyên môn như: Sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc vàcác hoạt động hành chính trong cơ quan có đúng theo tiêuchuẩn và thủ tục không.

Những vấn đề chung

2.2. Kiểm tra công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

 Các phương pháp kiểm tra

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

Tiến trình kiểm tra

Các bước trongtiến trìnhkiểm tra

Xác địnhphạm vikiểm tra

Đo lườngkết quảhoàn thành

So sánhkết quảhoàn thành

vớitiêu chuẩn

Đạttiêu chuẩn

hay vượttiêu chuẩn

Khơng đạttiêu chuẩn

Cơng nhận kết quả hồn thànhHoạt động

sử sai khi cần thiết

Điều chỉnh tiêu chuẩn và đo lường khi cần thiết

2.2. Kiểm tra công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

Tiến trình kiểm tra

Tiến trìnhkiểm trahành chính

cơng tác khi đạt hay vượt chỉ tiêu.

2.2. Kiểm tra công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

Tiến trình kiểm tra

Tiêu chuẩnđo lường

nhân viên hành chánh và đánh giá khả năng của nhân viên mộtcách khách quan. Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn.Tiêu

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

2.2. Kiểm tra công việc HCVPCác cơng cụ kiểm sốt của cấp quản trị

Bảng chia thời gian biểu

Kế hoạch

bắt đầu kết thúcNgày đã thực hiệnSố ngàyA

Lịch công tác

2.2. Kiểm tra công việc HCVPCác công cụ kiểm soát của cấp quản trị

Thẻhồ sơ

thức kiểm tra khác. Thẻ hồ sơ nhằm giúp dễ truy tìm, là nhữngthẻ rời, phân biệt dễ dàng nhờ các bìa mép nhô lên, thụt xuống,để phân chia từng loại công việc, máy móc …

2.2. Kiểm tra cơng việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

Các phương tiện kiểm sốt của cấp QT

Các bản tường trình

định kỳ.Các

như: Thư từ, fax…Các

cung cấp văn phịng phẩm, đánh giá cơng tác quản trị lươngbổng…

2.2. Kiểm tra công việc HCVP

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

Các phương tiện kiểm sốt của cấp QT

Cáccẩm nang

cách đục lỗ.Các

o nang kinh doanh: Cẩm nang về chính sách; Cẩm nang cơ cấu tổ

chức; Cẩm nang về quản trị; Cẩm nang của từng bộ phận: hành chính, kếtốn, kinh doanh, sản xuất, marketing…

o nang hành chính: Giới thiệu lịch sử của công ty; Sơ đồ tồn bộ tổ

chức cơng ty, cơ cấu tổ chức hành chính (cho thấy rõ trách nhiệm vàquyền hạn các bộ phận; Các chính sách của cơng ty một cách tổng quát vàcác quỹ phúc lợi; Lề lối làm việc và thái độ mà nhân viên cần phải có…

NỢI DUNG

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1Tổng quan về quản trị HCVP2Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP3Tổ chức công việc HCVP

4Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP5Quản trị thông tin

6Quản trị hồ sơ

3.1. Cấu trúc bộ máy HCVP

3.2. Mơ hình bộ máy văn phòng

3.3. Các ngun tắc tổ chức của nhà QTHCVP

3.4. Các phương pháp bố trí không gian văn phòng

Thảo luậnNỘI DUNG

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG



</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

 Khi tổ chức kém:

Chia rẽ nội bộ;

Không tập hợp sức mạnh;

Tạo ra bất công;

Làm suy yếu tinh thần 

làm việc;Không hiệu quả.

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 chỉ huy? Nhận nhiệm vụ từ ai? Báo cáo cho ai?

3.1. Cấu trúc bộ máy HCVP

Cấu trúc tổ chức

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển.Bất

nào, ở đâu mà có một nhóm người làm việc chung, đềuphải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng.Mối

thống nhất. Người nào làm cái gì, báo cáo như thế nào,ai là người ra quyết định … đó là những vấn đề quantrọng và cần thiết của một tổ chức

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 hiện sự phân chia/sắp xếp/phối hợp giữa các bộphận và mối quan hệ giữa chúng.

 phẩm; Khách hàng; Quy trình hay thiết bị…

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Một số mơ hình

Giám đốc

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2Phó GĐ sản xuất

Phó GĐ tiêu thụ

Cửa hàng 1 Cửa hàng 2

Cơ cấu trực tuyến

3.1. Cấu trúc bộ máy HCVP

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

Cấu trúc tổ chức

Một số mơ hình

Cơ cấu chức năng

Giám đốc

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2Phó GĐ sản xuất

Phó GĐ tiêu thụ

Cửa hàng 1 Cửa hàng 2Các đơn vị

chức năng

Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

Một số mơ hình

3.1. Cấu trúc bộ máy HCVP

Cấu trúc tổ chức

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Một số mơ hình

Sơ đồ tổ chức của cơng ty cổ phần nhựa Bình Minh.

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Mối quan hệ

Mối quan hệ hàng dọc trong tổ chứcMối quan hệ hàng ngang trong tổ chức

3.1. Cấu trúc bộ máy HCVP

Cấu trúc tổ chức

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Văn phòng trongcấu trúctổ chứccủa đơn vị

phòng được thành lập;Tên

Hành chính tổng hợp / Phịng Hành chính Quản trị/ Phịng Hành chính - Tổ chức…;Trong

quan, đơn vị mà văn phịng có thể có cơ cấu tổchức khác nhau.

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bộ phận tổng hợp Tổ chức nhân sự Hành chính văn thư

Bộ phận lưu trữBộ phận quản trị Bộ phận tài vụ Bộ phận bảo vệ 

3.1. Cấu trúc bộ máy HCVP

Văn phòng trongcấu trúctổ chứccủa đơn vị

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

Cấu trúc tổ chức

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Trợ lý TGĐ

Phó TGĐ Dịch vụ HCVPTổng Giám đốc

Phó TGĐ MarketingPhó TGĐ Tài chính

TrưởngKV 1GĐ Nghiên cứu tiếp thị GĐ Kinh doanh

GĐ Dịch vụ

HCVP GĐ Nhân sựGĐ tài chính

TrưởngKV 2

KV 3Kế tốnTP Giao nhậnTPTPHành chính

Đối với DN vừa và

lớn (quy mô trên 500CN)

Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính của một cơng ty có quy mơ lớn

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 trung theo địa bàn;Tập

 trung theo chức năng.Mỗi

HCVP tùy thuộc vào quy mô của cơ quan; Doanh nghiệp nhỏ nên tậptrung theo địa bàn và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng;

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 điểm: Dễ kiểm tra, đào tạo, huy động trang thiết bị và cải

tiến thủ tục.

phân biệt được tầm quan trọng của từng loại cơng việc, trì trệkhi chuyển giao. Chỉ phù hợp với quy mơ nhỏ

Mơ hìnhtập trungtheo

địa bàn

Nhà quản trịHCVPMọi công việc HCVPcho tất cả các bộ phận khác (A, B, C…)

3.2. Mơ hình bộ máy HCVP

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

QTHCVP về hoạt động HCVP của từng bộ phận chun mơn.

Mơ hìnhtập trungtheo

chức năng

Công việc HCVP của bộ phận ACông việc HCVP của bộ phận BCông việc HCVP của bộ phận C

Nhà quản trịHCVP

3.2. Mơ hình bộ máy HCVP

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

STTNgun tắc tổ chức của nhà quản trịnguyên tắcSố

một cơ cấu tổ chứcHCVP hoạt động hiệu quả,

nhà quản trị HCVP nêntuân thủ những nguyên tắc

tổ chức và mối liên hệgiữa các bộ phận

3.3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bốnngun tắc

mục tiêu

 nhóm có 1 mục tiêu;Mục

 tiêu mỗi nhóm phải rõ ràng;Mục

cách tiết kiệm và hiệu quả;Mục

theo và ở dưới mục tiêu nhóm hoạtđộng chính.

3.3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

Nămnguyên tắc

3.3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bốnnguyên tắc

trách nhiệm

rõ trước khi phân công công việc;Khi

 phân cơng, phải chú ý chunmơn hóa;

3.3. Ngun tắc tổ chức đối với nhà QT

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bốnnguyên tắc

3.3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Banguyên tắc

quyền hạn

chỉ định phù hợp;Quyền

thể, rõ ràng và người đượcgiao phải hiểu rõ;Quyền

trách nhiệm.

3.3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hainguyên tắc

ủy quyền

Quyền hạn và trách nhiệm 

có thể được ủy thác nhưng người được ủy thác phải báo cáo cho cấp trên;Tận dụng sự ủy quyền có 

hiệu quả.

3.3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

</div>

slide bài giảng quản trị hành chính văn phòng









Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về