Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.82 MB, 45 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

CHỦ ĐỀ 3:

TÌM HIỂU CÁC THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNHCHÍNH THƠNG THƯỜNG

MỤC LỤC

MỤC LỤC...4

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG...5

PHẦN 2: TÌM HIỂU VỀ CÁC THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG...5

1. Quyết định...6

1.1 Định nghĩa và tính chất của quyết định:...6

1.2 Cấu trúc và thành phần của quyết định...7

1.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng quyết định... 8

3.1 Định nghĩa và tính chất của báo cáo...10

3.2 Cấu trúc và thành phần của báo cáo...11

3.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng báo cáo... 12

4. Thông báo...14

4.1 Định nghĩa và tính chất của thơng báo...14

4.2 Cấu trúc và thành phần của thơng báo ...14

4.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng thông báo... 14

6.1 Định nghĩa và tính chất của biên bản...21

6.2 Cấu trúc và thành phần của biên bản...21

6.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng biên bản ...22

7. Giấy giới thiệu...27

7.1 Định nghĩa và tính chất của giấy giới thiệu...27

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

7.2 Cấu trúc và thành phần của giấy giới thiệu...27

7.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng giấy giới thiệu ...28

8. Giấy ủy quyền...31

8.1 Định nghĩa và tính chất của giấy ủy quyền...31

8.2 Cấu trúc và thành phần của giấy ủy quyền...31

8.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng giấy ủy quyền ...32

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

CHỦ ĐỀ 3:

TÌM HIỂU CÁC THỂ THỨC VĂN BẢNHÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG

PHẦN I. GIỚI THIỆU CHUNG:

1. Tầm quan trọng của việc hiểu và sử dụng đúng các thể thức văn bản hànhchính thơng thường trong cơng việc quản trị hành chính văn phịng:

Văn bản hành chính là loại văn bản hình thành trong q trình hoạt động hànhchính của cơ quan, doanh nghiệp. Văn bản hành chính thường dùng để truyền đạtnhững nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyệnvọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

Đây là những văn bản mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi các văn bảnquy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạtđộng của các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức khác.

Văn bản hành chính thơng dụng được hiểu là các văn bản mà chủ thể ban hành racác văn bản này đó là chủ thể quản lý nhà nước. Văn bản hành chính thơng dụng banhành với nội dung truyền tải các thông tin trong các hoạt động quản lý được ban hànhra với mục đích chính đó là tổ chức thực hiện đối với các văn bản quy phạm pháp luậtvà các văn bản áp dụng pháp luật. Đây được xem là các văn bản mang tính thơng tinđiều hành nhằm mục đích thực hiện đối với các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặcnội dung văn bản đưa ra nhằm để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh một cách

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

rõ nét đối với nội dung giao dịch, tình hình sự việc cụ thể, cũng như trao đổi và ghichép những công việc tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Dưới đây là một số lý do cho tầm quan trọng của việc này:

- Đảm bảo tính pháp lý: Các văn bản hành chính ln có tính pháp lý, điều chỉnhquyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Nếu không hiểu và sử dụng đúng các thểthức văn bản hành chính, sẽ có nguy cơ gây ra tranh chấp pháp lý hoặc sai sót trongquản lý văn bản.

- Tăng tính hợp pháp, minh bạch: Khi sử dụng đúng các thể thức văn bản hànhchính, các văn bản sẽ được soạn thảo một cách hợp pháp và minh bạch. Việc này giúpđảm bảo tính minh bạch trong q trình thực hiện các quyết định và đưa ra được cácquyết định chính xác, đúng luật.

- Thể hiện uy tín, chuyên nghiệp: Những người quản trị hành chính văn phịnghiểu và sử dụng đúng các thể thức văn bản hành chính, sẽ giúp tăng tính uy tín vàchuyên nghiệp của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng tronggiao tiếp với khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước.

- Giảm thiểu sai sót, rủi ro: Việc hiểu và sử dụng đúng các thể thức văn bản hànhchính thơng thường là rất quan trọng trong cơng việc quản trị hành chính văn phịng.

2. Mục đích và phạm vi của bài thuyết trình:

a. Mục đích của bài thuyết trình:

Mục đích của bài thuyết trình về văn bản hành chính thơng thường trong cơngviệc quản trị hành chính văn phịng là giúp người nghe hiểu và nhận thức được tầmquan trọng của việc sử dụng các loại văn bản hành chính thơng thường trong tổ chức,quản lý và hoạt động của văn phòng. Bài thuyết trình cũng nhằm giúp người nghe có

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

được kỹ năng cơ bản để sử dụng và xử lý các loại văn bản này một cách chính xác,hiệu quả và chuyên nghiệp.

b. Phạm vi của bài thuyết trình:

Bài thuyết trình về cơ bản sẽ bao gồm các nội dung sau:

Khái niệm về văn bản hành chính thơng thường và vai trị của chúng trong cơngviệc quản trị hành chính văn phịng.

Các loại văn bản hành chính thơng thường, ví dụ như văn bản đơn, văn bảnthông báo, văn bản yêu cầu, văn bản báo cáo, v.v... và cách sử dụng chúng trong cáchoạt động của văn phịng.

Các quy trình và quy định liên quan đến việc xử lý và bảo quản các loại văn bảnhành chính thơng thường.

Kỹ năng cơ bản để viết và xử lý các loại văn bản này một cách chính xác vàhiệu quả như viết đúng cấu trúc, định dạng, ngôn từ phù hợp và đảm bảo tính chínhxác, logic và thống nhất trong các nội dung.

Với những nội dung trên, bài thuyết trình sẽ giúp người nghe có được cái nhìntổng quan và chi tiết về văn bản hành chính thơng thường trong cơng việc quản trịhành chính.

PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ CÁC THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTHƠNG THƯỜNG:

1. Quyết định:

1.1. Định nghĩa và tính chất của quyết định:1.1.1. Định nghĩa:

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

Quyết định là loại hình văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ, chính sách(quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đốitượng cụ thể (quyết định hành chính cá biệt).

- Tính khách quan: Văn bản quyết định cần phải có tính khách quan, khơng bị chiphối bởi các yếu tố cá nhân hay chủ quan.

- Tính thời vụ: Văn bản quyết định được đưa ra vào một thời điểm nhất định, phùhợp với tình hình và hồn cảnh thực tế của tổ chức hay cá nhân đó.

1.2. Cấu trúc và thành phần của quyết định:

- Tiêu đề: Nói lên nội dung và tính chất của văn bản.

- Phần mở đầu: Trình bày lí do và cơ sở pháp lý của quyết định.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

- Thân văn bản: Phần này bao gồm các điểm quyết định cụ thể, ví dụ như quy

định chi tiết về những hành động cần thực hiện, các mục tiêu, sự kiện, quyền lợi, nghĩavụ đã được xác định.

- Phần kết luận: Tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu hay một số

chỉ đạo cho người đọc.

- Phần ký tên, công bố: Chủ tọa cuộc họp, người ký ban hành văn bản (nếu có),

và thời gian cơng bố.

- Việc sắp xếp các phần trong văn bản quyết định sẽ giúp người đọc dễ dàng hiểu

được ý nghĩa và nội dung của văn bản, từ đó có thể triển khai hành động thực tế mộtcách chính xác và hiệu quả.

- Ngoài ra, một số văn bản quyết định có thể đi kèm với các tài liệu liên quan như

báo cáo, biên bản cuộc họp, giấy phép, chỉ thị... để giúp người đọc hiểu rõ hơn về nộidung và tính cấp bách của quyết định.

1.3. Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng quyếtđịnh:

Ví dụ 1: Cơng ty A quyết định mở rộng sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị

trường. Các phần của văn bản quyết định có thể bao gồm: tiêu đề "Quyết định mở rộngsản xuất", phần mở đầu giải thích lý do và cơ sở pháp lý, phần thân văn bản chỉ địnhcác bộ phận liên quan đến việc mở rộng sản xuất, các mục tiêu, kế hoạch và ngân sách,phần kết luận tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu cho các bộ phận thựchiện.

Ví dụ 2: Trong một cuộc họp, Ban giám đốc quyết định thay đổi chính sách nhân

sự của cơng ty B. Văn bản quyết định có thể gồm tiêu đề "Quyết định thay đổi chính

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

sách nhân sự", phần mở đầu giải thích lý do và cơ sở pháp lý, phần thân văn bản chitiết các chính sách mới về tuyển dụng, thăng tiến, chế độ lương và phúc lợi, phần kếtluận tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu cho bộ phận nhân sự.

Ví dụ 3: Một cơng ty quyết định tạm ngừng sản xuất để điều tra nguyên nhân của

vụ tai nạn lao động. Văn bản quyết định có thể bao gồm tiêu đề "Quyết định tạmngừng sản xuất", phần mở đầu giải thích lý do và cơ sở pháp lý, phần thân văn bản chỉđịnh các bộ phận liên quan đến việc tạm ngừng sản xuất, phân loại các hoạt động cầndừng lại và các biện pháp bảo đảm an toàn, phần kết luận tổng kết lại nội dung quyếtđịnh và đưa ra yêu cầu cho các bộ phận thực hiện.

2. Tờ trình:

2.1. Định nghĩa và tính chất của tờ trình:2.1.1. Định nghĩa:

Tờ trình là hình thức văn bản đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương,phương án cơng tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, hoặc sửa đổi, bổsung chế độ chính sách.

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

Ngoài ra, cần lưu ý về lối diễn đạt và ngơn ngữ sử dụng trong tờ trình. Đây là mộttrong các văn bản hành chính nhà nước, tuy là dạng văn bản nghị luận như tờ trìnhkhơng mang tính học thuật như các bài văn viết. Tờ trình mang tính thực tiễn.

Do vậy, nội dung trình bày trong tờ trình cần hết sức ngắn gọn, diễn đạt rõ ràng,mạch lạc, khơng phải lan man vào phân tích từng nội dung, phải thực tế và không cầnsử dụng quá nhiều các biện pháp tu từ. Ngơn ngữ trong tờ trình cũng phải trang trọng,lịch sự, phổ thông - từ ngữ sử dụng dễ hiểu, không đa nghĩa và phải thể hiện rõ tínhchất hành chính và tính chuẩn mực của người viết, không mang khuynh hướng cánhân.

2.2. Cấu trúc và thành phần của tờ trình:2.2.1. Cấu trúc:

Cũng giống như các văn bản hành chính thơng dụng khác, thơng thường, tờ trìnhcũng có kết cấu gồm 3 phần:

- Phần 1: Phần dẫn đề. Thực chất, đây giống như mở bài của một văn bản. Trongphần này, người viết phải nêu một cách ngắn gọn, khái quát nhất về bối cảnh, tình hìnhvà phân tích tính quan trọng của bối cảnh, tình hình đó làm cơ sở dẫn tới "đề xuất" cầnđược thực hiện trong phần nội dung chính. => Khái quát lại, đây là phần nêu vấn đề.

- Phần 2: Đây là nội dung chính của tờ trình. Trong phần này, người viết nếu đềxuất, phương án, phân tích các đề xuất và phương án (nếu cần thiết để tăng tính thuyếtphục) ... Có thế nêu hết nội dung đề xuất trong một văn bản hoặc nếu ý chính và trìnhbày chi tiết ra một phụ lục kèm theo tờ trình.

- Phần 3: Phần kết thúc: Trong phần này, người viết có thể lựa chọn các phươngpháp kết đề như nêu ý nghĩa, giá trị của đề xuất mong cấp trên xem xét; nêu mongmuốn, kiến nghị cấp trên hỗ trợ,... Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

đặc biệt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản để lựa chọn vănphong phù hợp.

2.2.2. Thành phần:

1. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2. Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.3. Chữ viết tắt tên loại văn bản.

4. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.5. Địa danh.

6. Tên loại văn bản.

Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loạigồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kếhoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếuchuyển, phiếu báo.

7 Trích yếu nội dung văn bản.8 Nội dung văn bản.

9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

2.3. Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng tờ trình:

- Một số ví dụ: Tờ trình xin cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất; tờ trình đề nghị bổnhiệm; tờ trình đề nghị sửa chữa, xin tu sửa cơ sở vật chất; tờ trình dùng để giới thiệuvề nhân sự; tờ trình phê duyệt dự án; tờ trình xin kinh phí cơng đồn; tờ trình xin tuyểndụng nhân sự; tờ trình bổ nhiệm cán bộ; tờ trình miễn nhiệm chức danh; tờ trình vềviệc đề nghị thanh tốn, khen thưởng,...

- Một số tình huống thực tế:

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Sau q trình tiến hành kiểm tra, rà sốt tồn bộ cơ sở vật chất, đồ dùng đồ chơi ởlớp mẫu giáo nhận thấy một số đồ dùng đồ chơi của năm trước bị hư hỏng nhiều, hiệntại không đủ để phục vụ cho trẻ hoạt động trong lớp. Tình huống này có thể làm tờtrình xin tu sửa cơ sở vật chất để xin ban giám hiệu nhà trường xây dựng kế hoạch tusửa cơ sở vật chất và các trang thiết bị đồ dùng, đồ chơi cho lớp mẫu giáo nhằm chuẩnbị bước vào năm học mới được thuận lợi.

Do thị trường biến động, nhu cầu của người sử dụng sản phẩm tăng cao mà thiếunhân lực khâu chế biến, sản xuất sản phẩm và để đảm bảo đáp ứng được số lượng sảnphẩm tung ra thị trường, đáp ứng nhu cầu sử dụng của người sử dụng, cũng như nângcao chất lượng, tăng doanh thu cho cơng ty. Vì thế trường hợp này có thể viết tờ trìnhxin tuyển dụng nhân sự để xin trưởng phịng Hành chính - Nhân sự xem xét bổ sungnhân lực vào những khâu này.

3.1.2 Tính chất:

- Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin và là căn cứ để mà cơ quan cấptrên họ ra quyết định quản lý. Báo cáo là một văn bản thông thường nhưng có khảnăng mang lại những thơng tin thiết thực cho việc ra quyết định của chủ thể quản lý.

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Báo cáo sẽ sơ kết và tổng kết các công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quantrọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành có thể tổng kết vấn đề và có thể đưa ranhững quyết định quản lý chính xác

- Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên.Bởi đây là văn bản có tính chất là loại văn bản mơ tả sự việc, do đó nội dung báo cáophải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để trình bày, giải thích về các kết quả hoạtđộng, những ưu, khuyết điểm.... Khi đọc được báo cáo thì cơ quan cấp trên họ sẽ xemcác báo cáo để nắm bắt được các sự việc, tiến trình của cơng việc. Thơng qua báo cáothì cấp trên có thể nắm bắt đưa ra những lời khuyên giải pháp cho việc thực hiện côngviệc.

3.2. Cấu trúc và thành phần của báo cáo:

Cấu trúc và thành phần của báo cáo thường gồm các phần sau:

1. Tiêu đề: Ghi rõ tên đề tài và tên tác giả.

2. Mục lục: Danh mục các phần trong báo cáo, có số trang đi kèm.3. Tóm tắt: Mơ tả ngắn gọn nội dung và kết quả của báo cáo.

4. Giới thiệu: Trình bày về vấn đề cần giải quyết hoặc mục tiêu của báo cáo, phạm

vi và phương pháp nghiên cứu đã sử dụng.

5. Nội dung chính:

- Phân tích nguyên nhân: Bạn đã đánh giá kết quả cơng việc, ưu nhược điểmtrong q trình thực hiện thì tất nhiên bạn khơng thể qn việc giải thích ngun nhâncho những kết quả đó. Bởi Người phát hiện ra nguyên nhân và phân tích được nguyênnhân tại sao vấn đề này mình làm được cịn vấn đề kia thì khơng cho thấy bạn là ngườirất có trách nhiệm với cơng việc. Việc phân tích đánh giá nguyên nhân cẩn thận cũng

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

là cách để người khác giúp bạn dễ dàng tìm cách khắc phục để kết quả công việc đượctốt hơn

- Thảo luận hướng khắc phục: Bạn làm không tốt hay không làm được đã cóngun nhân rõ ràng, vì thế bạn hãy nghĩ đến hướng khắc phục những nguyên nhânđó. Kể cả những việc đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trìnhthực hiện nhưng bạn đã tìm được cách khắc phục cũng nên đưa vào để mọi người cùngtham khảo và đưa ra ý kiến cùng tìm giải pháp tốt nhất để giải quyết nếu gặp lại trongquá trình làm việc tiếp theo.

- Đề xuất, kiến nghị: Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những kiến nghị riêng củabản thân như: Cơng việc đó cần có những gì, cần hỗ trợ những gì để có thể thúc tiếnquá trình thực hiện nhanh hơn, kết quả được tốt hơn. Việc đưa ra kiến nghị không phảiđể mang lại lợi ích riêng cho bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả cơng ty, tập thểcủa bạn. Vì vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.

0. Kết luận:

- Tổng hợp các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và súc tích. Xácđịnh các bước tiếp theo và bất kỳ hành động nào cần phải thực hiện.

- Tổng hợp lại các kết quả đã đạt được và đưa ra những nhận xét chính.

0. Tài liệu tham khảo: Liệt kê các tài liệu tham khảo đã sử dụng trong quá trình

nghiên cứu.

0. Phụ lục: Các thơng tin bổ sung, số liệu, hình ảnh, bảng biểu, ... nếu có.

3.3. Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng báo cáo:3.3.1. Ví dụ:

a. Biểu mẫu báo cáo lên đơn vị cấp trên:

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

b. Báo cáo tổng kết công tác năm của một cơ quan, đơn vị:

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

- Báo cáo kết quả kinh doanh: Các doanh nghiệp cần đưa ra báo cáo kết quả kinhdoanh hàng quý, hàng năm để đánh giá hiệu quả hoạt động của mình và đưa ra cácquyết định chiến lược cho tương lai.

- Báo cáo tiến độ dự án: Những dự án lớn cần có báo cáo tiến độ định kỳ để đánhgiá và điều chỉnh tiến độ thực hiện, cũng như phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanhchóng.

- Báo cáo nghiên cứu thị trường: Các công ty cần đánh giá thị trường và các sảnphẩm của mình. Báo cáo nghiên cứu thị trường có thể giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầucủa khách hàng và đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp.

- Báo cáo đổi mới sản phẩm: Khi một sản phẩm mới được phát triển, báo cáo vềđổi mới sản phẩm có thể giúp các nhà quản lý và quản lý sản phẩm hiểu được tiềmnăng của sản phẩm và đưa ra kế hoạch tiếp thị phù hợp.

- Báo cáo tình hình nhân sự: Các doanh nghiệp cần đánh giá tình hình nhân sự củamình, vì vậy báo cáo về tình hình nhân sự có thể giúp các quản lý hiểu rõ về các yếu tốliên quan đến việc tuyển dụng, giữ chân nhân sự và đào tạo.

4. Thông báo:

4.1. Định nghĩa và tính chất của thơng báo:

Thơng báo là một văn bản hành chính thơng thường dùng để truyền đạt nội dungmột quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chứccho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực hiện. Thơng báo cịn đượcdùng để giới thiệu một chủ trương một chính sách được thể chế hóa bằng văn bảnthích hợp. Trong trường hợp này thơng báo mang tính chất phổ biến chính sách, chủ

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

trương, được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc của cácđơn vị trực thuộc hoặc để phân phối công tác với các cơ quan có liên quan.

4.2. Cấu trúc và thành phần của thông báo:

- Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thơng báo, đối tượng tiếpnhận thông báo. Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao hơn (thừa lệnh cấptrên) để thông báo phải ghi rõ trong phần mở đầu.

- Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận. Tùy theonội dung cần thông báo, người soạn thảo có thể viết phần này thành một đoạn văn,nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập).

- Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lựcvà các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có phạm vi. 1

4.3. Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong cơng việc mà sử dụng thôngbáo:

1 class="text_page_counter">Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

5. Hợp đồng:

5.1. Định nghĩa và tính chất của hợp đồng:

5.1.1. Định nghĩa: Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa cá nhân, tổ chức nhằm làm phát

sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong một quan hệ nhấtđịnh.2

Ở nước ta hiện nay có 3 loại hợp đồng:- Hợp đồng dân sự;

- Hợp đồng kinh doanh - thương mại (hay hợp đồng kinh tế);

2 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chính văn phịng, Nhà xuất bản thống kê, 2009, tr. 245

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

5.1.2. Tính chất của hợp đồng:

- Là sự thỏa thuận giữa các bên;

- Làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ;

- Hợp đồng có hiệu lực khi thỏa mãn các điều kiện: sự tự nguyện; nội dung hợpđồng không trái với quy định của pháp luật, không trái đạo đức xã hội; các bên giaokết hợp đồng đảm bảo yêu cầu về năng lực chủ thể; Hình thức hợp đồng đúng với quyđịnh của pháp luật.

5.2. Cấu trúc và thành phần của hợp đồng:5.2.1. Nội dung của hợp đồng:

- Hợp đồng dân sự: Căn cứ theo Điều 398 BLDS 2015, quy định về các nội dung

của hợp đồng dân sự bao gồm:

“1. Các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.2. Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:

a) Đối tượng của hợp đồng;b) Số lượng, chất lượng;

c) Giá, phương thức thanh toán;

d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;

3 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chính văn phịng, Nhà xuất bản thống kê, 2009, tr. 246

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên;e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;g) Phương thức giải quyết tranh chấp.”

- Hợp đồng kinh doanh thương mại: “Về cơ bản nội dung của hợp đồng kinh tế

giống như nội dung của hợp đồng dân sự. Tuy nhiên, do đặc thù là hàng hóa có sốlượng lớn, khối lượng lớn nên tính chất phức tạp hơn, địi hỏi ngồi các nội dung cơbản thì cụ thể hóa chi tiết các thỏa thuận thường sẽ do hai bên bàn bạc và đưa vào nộidung của hợp đồng nhiều hơn, địi hỏi chặt chẽ, chính xác hơn.”4

- Hợp đồng lao động: Căn cứ theo Điều 21 BLLĐ 2019, hợp đồng lao động có

các nội dung:

“1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giaokết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;

b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân,Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bênphía người lao động;

c) Công việc và địa điểm làm việc;d) Thời hạn của hợp đồng lao động;

đ) Mức lương theo cơng việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trảlương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;

e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;

g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;

4 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chính văn phịng, Nhà xuất bản thống kê, 2009, tr. 248

</div>