bài tập tình huống case study hệ thống erp tại trường đại học văn lang

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (255.93 KB, 12 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>MÔN HỌC: </b>

<b>NHẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ &QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN</b>

<b>BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (CASE STUDY)</b>

<b>HỆ THỐNG ERP TẠI TRƯỜNG ĐẠIHỌC VĂN LANG</b>

<b>Giảng viên biên soạn: Th.S Huỳnh Thanh TuấnEmail: </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<i>Tài liệu được biên soạn phục vụ giảng dạy trong phạm vi môn học tại Trường Đại học VănLang. Thông tin và dữ liệu được sử dụng trong tài liệu đã được sự cho phép của các bên liênquan. </i>

<i>Trong trường hợp sử dụng tài liệu ngoài mục đích trên, cần liên hệ trước với Giảng viên biênsoạn qua email để trao đổi và thống nhất. </i>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>A. Mơ tả tình huống:</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Trường Đại học Văn Lang (VLU) là một trong những trường đại học ngồi cơng

lập hàng đầu tại Việt Nam, với mục tiêu cung cấp một môi trường học tập và

nghiên cứu chất lượng cao cho sinh viên. Trường được thành lập từ năm 1995 và

đã trở thành một trung tâm giáo dục đa ngành với nhiều ngành học và chương

trình đào tạo đa dạng. Trường Đại học Văn Lang tự hào là một trong những trường

đại học đầu tiên ở Việt Nam áp dụng mơ hình đào tạo theo hướng nghề nghiệp, kết

hợp giữa lý thuyết và thực hành.

Trường đã có những bước tiến mạnh mẽ trong những năm qua. Cơ sở vật chất,

trang thiết bị, máy móc được đầu tư hiện đại. Các khối nhà liên tục được hoàn

thiện và đưa vào sử dụng. Số lượng sinh viên cũng tăng lên nhanh chóng. Theo

thống kê từ báo cáo 3 công khai của Nhà Trường, quy mô sinh viên đã tăng lên

hơn 3,2 lần trong vòng 5 năm qua, đạt mức 42.882 vào năm học 2022 - 2023

(Hình 1). Điều này thể hiện sự tăng trưởng vượt bậc của Nhà Trường, nhưng đồng

thời cũng đặt ra thách thức không nhỏ trong công tác vận hành, đặc biệt trong hoạt

động triển khai đào tạo. Thêm nữa, vào năm học 2018 – 2019, Nhà Trường chính

thức chuyển hình thức đào tạo từ Niên Chế sang Tín Chỉ cũng làm thay đổi tồn

bộ quy trình triển khai đào tạo.

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Trước đây, Trường Đại Học Văn Lang từng tiếp cận một số giải pháp quản lý

trường học kết hợp cùng các bảng tính Excel để vận hành hoạt động đào tạo. Các

cơng việc bao gồm sắp xếp thời khóa biểu, phân bổ lớp học phần, đăng ký môn

học và phân chia giảng viên vào các lớp học phần. Tại các Khoa, nhân viên giáo

vụ phải thao tác trên hàng loạt các bảng tính chứa thơng tin kế hoạch của nhiều

Khoa, Phịng, Ban khác nhau. Vấn đề sẽ xuất hiện khi có quá nhiều lớp học phần

của các Khoa khác nhau, gây ra sự chồng chéo, kém hiệu quả trong công tác phân

công, sắp xếp giảng viên. Về phía người học, các khó khăn khi đăng ký môn học

vẫn xuất hiện khi hệ thống chưa đáp ứng được nhu cầu quá cao tại một thời điểm,

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

dẫn đến sự cố treo hệ thống và không thể thực hiện đăng ký. Các vấn đề trên gây

ra những nút thắt không nhỏ trong hoạt động đào tạo. Nếu không được giải quyết,

nút thắt sẽ ngày càng khó gỡ khi quy mơ sinh viên tăng lên, có thể gây chậm trễ

hoạt động đào tạo, vốn là điều không được phép xảy ra ở một trường đại học.

Nhìn thấy được những nguy cơ, từ năm 2019, Ban Chiến Lược (PMO) của Nhà

<b>Trường đã phối hợp với Pyramid Software & Consulting Ltd để triển khai giải</b>

pháp PSC University ERP. Đây được xem là một giải pháp toàn diện và duy nhất

đáp ứng mọi yêu cầu về Quản lý nguồn nhân lực (PSC HRM), Quản lý tài chính

(PSC ERP) và Quản lý đào tạo theo mơ hình tín chỉ lẫn niên chế (PSC UIS) cho

quy mơ một Trường Đại Học.

Dự án triển khai hệ thống PSC University ERP được bắt đầu vào tháng 6/2019.

Trong kế hoạch, Trường Đại Học Văn Lang dự kiến triển khai 14 phân hệ, được

bàn giao theo từng giai đoạn. Đến tháng 11/2020, giai đoạn 1 được hoàn thành.

Những phân hệ chức năng đầu tiên bao gồm Quản lý sinh viên, Quản lý đào tạo

theo tín chỉ, Quản lý và Tổ chức thi, Cổng thông tin đào tạo trực tuyến được chính

thức đưa vào vận hành. Đến thức 6/2021, Giai đoạn 2 được bàn giao với 4 phân hệ

chức năng bao gồm Quản lý Văn bằng, chứng chỉ và tốt nghiệp, Quản lý nhân sự,

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Quản lý Phi và thu học phí, Cổng thơng tin nhập học. Các phân hệ còn lại bao gồm

Quản lý luận văn và Nghiên cứu Khoa Học, Quản lý khảo sát, Quản lý Tài Chính

& Tài sản vẫn được liên tục xây dựng và bàn giao cho đến hiện nay.

Sau khi được đưa vào vận hành, hệ thống PSC University ERP đã cho thấy những

cải tiến đáng kể. Thông qua Cổng thơng tin đào tạo trực tuyến, người học có thể

dễ dàng truy cập tất cả các thông tin cần thiết như thơng tin sinh viên, lớp học

phần, thời khóa biểu, học phí, kết quả học tập. Các thơng tin này có độ chính xác

cao và liên tục được cập nhật theo thời gian thực. Theo báo cáo cơ sở vật chất Nhà

Trường thực hiện năm 2022, trên 94% người học hài lịng về mức độ đầy đủ của

thơng tin cung cấp qua Cổng thông tin đào tạo trực tuyến.

Về phía nhóm quy trình phục vụ đào tạo, phân hệ Quản lý sinh viên cùng với

Quản lý đào tạo theo tín chỉ cho phép các cấp quản lý cùng nhân viên giáo vụ của

các khoa dễ dàng trong công tác sắp xếp thời khóa biểu, phân cơng giảng viên

thơng qua các công cụ tổng hợp và truy xuất thông tin liên tục từ khi người học

tiến hành đăng ký môn học. Việc quản lý và tổ chức thi kết thúc các học phần

cũng được chuẩn hóa. Các buổi thi được lên kế hoạch trên hệ thống bằng phân hệ

Quản lý và tổ chức thi. Sau đó, các Khoa có thể dễ dàng phân công cán bộ coi thi,

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

cán bộ chấm thi. Kết quả thi cũng được đưa lên hệ thống và lập tức thông tin đến

người học. Tất cả các lợi ích trên đến từ việc thông tin được lưu trữ và thống nhất

trên cơ sở dữ liệu duy nhất. giúp cho việc truy xuất và thể hiện thơng tin được

minh bạch, chính xác. Thơng tin trên các quy trình cũng được đồng bộ và rõ ràng.

Trong tổng thể hệ thống PSC University ERP, phân hệ Quản lý đào tạo theo tín

chỉ được xem là phân hệ quan trọng bậc nhất, đóng vai trị quyết định trong công

tác đào tạo của Nhà Trường. Phân hệ được xây dựng dựa trên bộ quy trình được

chuẩn hóa từ trước, đáp ứng đầy đủ các quy chế được Bộ Giáo Dục và Đào Tạo

ban hành. Phân hệ bao gồm 19 nhóm quy trình, phủ khắp từ quản lý chương trình

đào tạo, quản lý mơn học, quản lý thời khóa biểu, phân cơng giảng viên cho đến

quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động đào tạo. Xét riêng hoạt động đăng ký

môn học, hệ thống gần như đáp ứng được quá trình đăng ký của hơn 40.000 sinh

viên với tỷ lệ treo, trễ thấp thông qua quy trình đăng ký kế hoạch và phân chia

đăng ký chính thức theo đợt.

Theo khảo sát đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống ERP năm 2022 do Ban Chiến

Lược thực hiện, phân hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ đáp ứng trung bình trên 90%

các quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động đào tạo. Các phân hệ khác đạt chỉ

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

số đáp ứng hơn 70%. Đây được đánh giá là con số đáng ghi nhận trong bối cảnh

khối lượng công việc tăng nhanh chóng. Thành cơng bước đầu của hệ thống là

động lực đến Trường Đại Học Văn Lang tiếp tục cải tiến, hồn thiện hệ thống ERP

nói riêng và bức tranh Chuyển đổi số nói chung.

<b>Nguồn tài liệu:</b>

<i>1. Pyramid Software And Consulting Company Limited, Phần mềm quản lý đào tạo</i>

theo học chế tín chỉ (UIS), 2019.

<i>2. Trường Đại Học Văn Lang, Báo cáo 3 công khai các năm học từ 2018 đến 2022.</i>

<i>3. Ban Chiến Lược, Trường Đại Học Văn Lang, Đánh giá hiệu quả hệ thống ERP,</i>

<i>4. Phòng đảm bảo chất lượng đào tạo, Trường Đại Học Văn Lang, Báo cáo khảo sát</i>

cơ sở vật chất, 2022.

1. Phân tích tình huống chi tiết bằng cách hồn thiện mơ hình theo biểu mẫu sau:

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Hệ thống ERP đã đóng góp như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

2. Những quy trình nghiệp vụ (business processes) nào của nhà trường sẽ chịu ảnh

hưởng bởi hệ thống? Những thay đổi nào liên quan đến quy trình nghiệp vụ mà

nhà trường và đội ngũ triển khai dự án cần phải thực hiện để đảm bảo hệ thống sẽ

được ứng dụng thành công?

Quy tình dkdi, xêp lớp học phần

3. Tại sao ERP được xem là giải pháp cho vấn đề trên? Hệ thống ERP đã đóng góp

như thế nào cho Trường Đại Học Văn Lang?

- Với số lượng sinh viên tăng lên nhanh chóng, quy mơ sinh viên đã tăng lên hơn

3,2 lần trong vòng 5 năm qua, đạt mức 42.882 vào năm học 2022 – 2023 thì các

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

quy tình thủ cơng khơng thể đáp ứng được. Vì vậy ERP sẽ giúp tự động hóa các

quy trình thủ công. Dự án triển khai hệ thống PSC University ERP được bắt đầu

vào tháng 6/2019. Trường Đại Học Văn Lang dự kiến triển khai 14 phân hệ, được

bàn giao theo từng giai đoạn.

<b>* Hệ thống ERP đã đóng góp cho Trường Đại Học Văn Lang:</b>

- Hiệu quả sử dụng hệ thống ERP năm 2022 do Ban Chiến Lược thực hiện, phân

hệ Quản lý đào tạo theo tín chỉ đáp ứng trung bình trên 90% các quy trình nghiệp

vụ liên quan đến hoạt động đào tạo. Các phân hệ khác đạt chỉ số đáp ứng hơn

70%. Thành công bước đầu của hệ thống là động lực đến Trường Đại Học Văn

Lang tiếp tục cải tiến, hồn thiện hệ thống ERP nói riêng và bức tranh Chuyển đổi

số nói chung.

4. Tại sao phạm vi chức năng của hệ thống lại được chia thành các giai đoạn triển

khai và bàn giao khác nhau?

<b></b>

</div>