tiểu luận môn giao tiếp kinh doanh chủ đề chương 7 đàm phán trong kinh doanh

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>BỘ CÔNG THƯƠNG</b>

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCMKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH</b>

<b>---MÔN: GIAO TIẾP KINH DOANH</b>

<b>Chủ đề: CHƯƠNG 7 ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHNhóm : </b>

<b>Lớp HP: DHTN17B_420300319608</b>

<b>GVHD: ThS. NGUYỄN NGUYÊN PHƯƠNG</b>

<b>TP.HCM, ngày 31 tháng 10 năm 2022</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

<b>DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHĨM</b>

<b>nhiệm vụ</b>

<b>Đánh GiáNhóm</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

A. MỞ ĐẦU...1

1. Lý do chọn đề tài:...1

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:...1

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:...1

4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:...1

5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn:...1

B. NỘI DUNG...2

7.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN...2

7.1.1. Khái niệm đàm phán...2

7.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh...2

7.1.3. Các yếu tố của quá trình đàm phán...2

7.1.4. Nguyên tắc khi tiến hành đàm phán...4

7.1.5. Các yếu tố quan trọng đàm phán trong kinh doanh...5

7.1.5.1. Thời gian có quan trọng trong đàm phán...5

7.1.5.2. Vấn đề thơng tin trong đàm phán...5

7.1.5.3. Vấn đề thế mạnh trong đàm phán...6

7.1.5.4. Người trung gian...7

7.1.5.5. Các yếu tố về pháp luật, ngân hàng có ảnh hưởng như thế nào?...8

7.2. CÁC PHƯƠNG THỨC, PHƯƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN...8

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

7.3.3. Giai đoạn kết thúc đàm phán...36

7.4. NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN...36

7.4.1. Nghệ thuật “trả lời” trong đàm phán...37

7.4.2. Nghệ thuật “nghe” trong đàm phán...37

7.4.3. Nghệ thuật “hỏi” trong đàm phán...39

7.4.4. Nghệ thuật “thách giá” trong đàm phán...40

7.4.5. Nghệ thuật “trả giá” trong đàm phán...40

7.4.6. Nghệ thuật khắc phục bế tắc trong đàm phán...41

C. KẾT LUẬN...41

Tài liệu tham khảo:...42

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:</b>

Mục đích và nhiệm vụ chính của việc nghiên cứu tìm hiểu cách thức áp dụng cáckỹ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh từ đó cho thấy được tầm quan trọngcủa việc xây dựng các kỹ năng giao tiếp và cơ hội tạo ra thành công cũng nhưnhững bài học để có được một cuộc đàm phán thành cơng nhờ các kỹ năng giaotiếp.

<b>3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:</b>

- Đối tượng nghiên cứu : Các kỹ năng giao tiếp trong đàm phán kinh doanh- Phạm vi nghiên cứu : Trong phạm trù kinh doanh

<b>4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:</b>

- Cơ sở lý luận : Dựa trên các kiến thức có sẵn về các ứng dụng của các kỹnăng giao tiếp trong kinh doanh.

- Phương pháp nghiên cứu: phương pháp phân tích-tổng hợp, phương pháp sosánh, thống kê, …

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn:</b>

Bài nhằm mục đích nghiên cứu, tìm hiểu ứng dụng của các kỹ năng giao tiếp trong

<b>đàm phán kinh doanh từ đó rút ra các kinh nghiệm, bài học về cách thức xây dựng</b>

cách thức tổ chức và các kỹ năng giao tiếp cần có để tạo ra một cuộc đàm phánthành công cũng tìm hiểu rút ra những mặt cịn hạn chế tồn tại trong các cuộc đàmphán khắc phục các nhược điểm và phát huy các ưu điểm.

<b>B. NỘI DUNG</b>

<b>7.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN7.1.1. Khái niệm đàm phán</b>

Đàm phán trong kinh doanh là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa hai haynhiều bên để đạt được những thỏa thuận. Q trình đàm phán diễn ra khi có nhữngmâu thuẫn, hoặc những mối quan tâm chung cần giải quyết. Đàm phán được thựchiện khi và chỉ khi cần sự thống nhất về quyền và lợi ích giữa các bên. Q trìnhđàm phán có thể diễn ra trong thời gian ngắn hoặc trong thời gian dài lên tới hàngnăm trời.

<b>7.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh</b>

Có 5 đặc điểm:

- Luôn phải điều chỉnh nhu cầu để đạt được sự thống nhất, đó là sự thống nhấtgiữa "hợp tác" và "xung đột" trong quá trình đàm phán.

- Thoả mãn có giới hạn lợi ích của từng bên.

- Ln chịu sự chi phối về thế và lực giữa các bên trong q trình đàm phán.- Đàm phán vừa có tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật cao.

- Ln lấy kinh tế làm mục đích cơ bản trong đó giá cả thường là hạt nhân củacuộc đàm phán trong quá trình đàm phán.

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

<b>7.1.3. Các yếu tố của quá trình đàm phán</b>

Bối cảnh đàm phán: là tồn thể mơi trường và hồn cảnh mà ở đó các chủ thể tiếnhành đàm phán.

- Triển khai sớm: dễ thăm dị bối cảnh đối tác.

- Bí mật điều tra: Nếu ta ra vẻ ngù ngờ, không biết cách đối phó, thì có ngườisẽ giúp ta bằng cách cung cấp tình hình bối cảnh, những lời khuyên chânthành.

- Tìm đúng đối tượng: tìm người thân cận của đối tác như thư ký, vợ (hoặcchồng),... hoặc tìm người đã có kinh nghiệm đàm phán với đối tác để rút kinhnghiệm của những người đi trước.

- Quan sát hành động nhượng bộ của đối tác: Tức là tìm hiểu khả năng chịuđựng thực sự của đối tác.

Thời gian dành cho đàm phán: là tồn bộ q trình từ khi nảy sinh ý định đến kếtthúc đàm phán.

- Cần phải kiên nhẫn. Vì sự nhượng bộ hoặc thỏa thuận thường xuất hiện lúcgần hoặc sau điểm chết. Cần học cách kiềm chế khả năng tự vệ, bình tĩnh,nhanh trí chớp lấy thời cơ.

- Quyết không cho đối thủ biết điểm chết của mình. Điểm chết có thể co giãn,đừng khư khư giữ điểm chết một cách mù quáng mà phải cân nhắc lợi ích vàthiệt hại khi tiếp cận hoặc vượt quá điểm chết.

- Quan sát thái độ của đối tác. Đối tác sẽ cố gắng bình tĩnh, tỉnh táo, điều đócho thấy họ có điểm chết. Bề ngồi bình tĩnh nhưng nội tâm thì căng thẳngvà chịu sức ép.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

- Biết chắc có lợi cho mình thì mới hành động. sức ép thường xuất hiện khigần đến điểm chết, vì vậy khơng thể đạt kết quả nhanh chóng tốt đẹp, nếuthiếu kiên quyết và thiếu kiên trì.

Quyền lực trong đàm phán: là sức mạnh của chủ thể và các thành viên đồn đàmphán có thể huy động và sử dụng trong quá trình đàm phán.

- Quyền lực tiềm tàng. Đó là những thứ theo tập quản hoặc trong nhận thứcngười ta cho rằng không thể thách thức và vượt qua.

- Quyền lực hợp pháp. Thường biểu hiện bằng “bảng giá và "công văn”.- Quyền lực mạo hiểm. Mạo hiểm là sự kết hợp lòng dũng cảm và sự hiểu biết.

Khi đàm phán ta có thể mạo hiểm nhưng phải ơn hịa và từ từ, nếu xuất hiệnkết quả ngược lại thì ta sẽ khơng bị nguy khốn. Nếu ta khơng chịu mạo hiểmvừa phải thì ta sẽ bị đối phương không chế.

- Quyền lực hứa hẹn. Kế hoạch gì cũng cần có sự hứa hẹn của người khác đểphối hợp hành động. Dù cho ta đang làm một việc “được ăn cả, ngã vềkhông”, ta cũng không nên thể hiện quyết tâm của mình, mà hãy tìm kiếmthuyết phục người thân quen giúp đỡ, cùng tham gia và chịu một phần tráchnhiệm.

- Quyền lực chuyên môn. Trong quan hệ trên thương trường nếu người biết tacó chuyên môn, kỹ năng đặt biệt và kinh nghiệm hơn họ thì họ sẽ đối xử vớita với thái độ kính trọng và nể nang. Như vậy, trên bàn đàm phán chúng ta đãcó lợi thế.

<b>7.1.4. Nguyên tắc khi tiến hành đàm phán</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

- Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, kiên định khôn ngoan bảo vệ lợi ích của mình, đồng thời biết ơng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể.

- Biết kết hợp hài hịa lợi ích của mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với đối tác.

- Phải đảm bảo nguyên là hai bản cùng có lợi

- Đánh giá một cuộc đàm phán thành cơng hay thất bại là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.

<b>7.1.5. Các yếu tố quan trọng đàm phán trong kinh doanh7.1.5.1. Thời gian có quan trọng trong đàm phán</b>

Yếu tố thời gian đóng vai trị rất quan trọng trong đàm phán. Khi nói đến thời gian,chúng ta thấy nó liên quan đến khái niệm thời hạn (thời hạn của các hợp đồng, thờihạn của nhiệm kỳ, thời hạn của sản phẩm…); khái niệm thời điểm (thời điểm quantrọng mang tính chất quyết định khi ký kết hợp đồng, khi chuyển giao công nghệ,khi chuyển giao quyền lực…).

Người đàm phán có kinh nghiệm là người biết sử dụng yếu tố thời gian để đạt đượcmục đích. Có khi thời gian tạo ra cơ hội để người đàm phán thuyết phục đối tác.Trong khâu chuẩn bị đàm phán, bạn cần phải tìm hiểu về những thời hạn của đốitác bởi vì khi tiến gần đến hết thời hạn cho phép, thì mức độ căng thẳng của họ sẽtăng lên và họ sẽ dễ dàng nhân nhượng. Một trong những tố chất cần thiết củangười đàm phán là phải bình tĩnh, kiên nhẫn, bền bỉ. Người nóng vội, bốc đồng,nơng nổi sẽ không phải là người phù hợp với các hoạt động đàm phán. Bạn nên nhớrằng, theo quy luật Pareto về tỷ lệ 80/20 thì hầu hết sự nhượng bộ sẽ diễn ra vào20% thời gian cuối của buổi đàm phán. Vì vậy hãy kiên nhẫn và chờ thời điểmquyết định. Việc nhận định đúng thời điểm mấu chốt để quyết định phụ thuộc rấtnhiều vào năng lực ra quyết định và độ nhạy cảm của người đàm phán.

<b>7.1.5.2. Vấn đề thông tin trong đàm phán</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Trong đàm phán, người nào có nhiều thơng tin chính xác hơn thì người đó có nhiềulợi thế hơn. Đàm phán khơng phải chỉ là một sự kiện mà nó là một quá trình. Bắtđầu từ việc các bên tìm hiểu, thăm dò lẫn nhau rồi mới tiếp cận nhau để tiến hànhđàm phán. Có một thực tế là, do tâm lý mong muốn đạt được lợi ích ở mức độ caonhất có thể, cho nên thơng thường các bên đàm phán đều cố tình giấu giếm các ýđịnh, ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của mình.

Đó là lý do trước khi bước vào cuộc đàm phán, bạn cần phải tìm hiểu các thơng tinthật, thông tin đúng về các bên đàm phán. Nếu bạn khơng có thơng tin, bạn sẽ bị rơivào thế bị động và có thể sẽ chịu nhiều thua thiệt trên bàn đàm phán.

Thu thập nhiều thông tin sớm bao nhiêu thì lợi thế của bạn càng nhiều bấy nhiêubởi vì khi đó bạn sẽ có nhiều thời gian để xử lý thơng tin, chủ động đối phó linhhoạt. Càng biết nhiều thơng tin chính xác, bạn càng có cơ hội đạt được kết quả nhưmong muốn.

<b>7.1.5.3. Vấn đề thế mạnh trong đàm phán</b>

Thế mạnh là những điểm mạnh mà bạn dùng nó để tạo điểm tựa cho mình trongq trình đàm phán. Có thể hiểu, thế mạnh là khả năng gây ảnh hưởng tới conngười hoặc tình thế để tạo ra những lợi thế cho một hoặc một số đối tượng nhấtđịnh. Có một số loại thế mạnh có thể ảnh hưởng đến kết quả đàm phán. Biết đượcthế mạnh của mình và sử dụng thành cơng thế mạnh để tạo hiệu quả trong đàmphán cũng là một nghệ thuật. Người có thế mạnh nhưng khơng biết sử dụng thếmạnh sẽ gây ra nhiều tiếc nuối. Chúng ta sẽ tìm hiểu một số dạng thế mạnh dướiđây:

- Vị thế: Thế mạnh của một người có thể dựa trên vị thế của người đó trong tổchức mà anh ta tham gia. Cương vị và chức vụ trong một tổ chức mang lạinhững lợi thế nhất định cho con người. Tuy nhiên mỗi người chỉ có thể có lợithế trong một phạm vi hoặc trong một số lĩnh vực nhất định.

- Kiến thức chun mơn, kinh nghiệm làm việc: Những người có kiến thức và

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

kinh nghiệm cũng là những người có thế mạnh trong đàm phán. Vì họ lànhững người có hiểu biết cặn kẽ về lĩnh vực mà họ đảm nhiệm. Nên họ đượccoi là những chuyên gia để tư vấn về chun mơn trong những tình huốnggây tranh cãi.

- Tư cách đạo đức: Người có uy tín, có tư cách đạo đức tốt cũng tạo ra nhữnglợi thế trong đàm phán. Những người này sẽ tạo được cảm giác tin cậy khilàm việc, hợp tác. Lời nói của họ cũng có vai trị thuyết phục lớn đối với đốitác. Càng là một con người đáng tin cậy thì sẽ càng có nhiều thế mạnh trongđàm phán.

- Giới tính: Giới tính đóng vai trị quan trọng trong việc tạo ra lợi thế trongđàm phán. Con người có tâm lý tự nhiên thường nể nang những người khácgiới hơn là những người cùng giới với mình. Trong quan niệm của ngườiphương Tây thì phụ nữ thường được ưu ái hơn nam giới, “Lady first”. Thựctế cũng cho thấy, khơng khí của các cuộc đàm phán có sự tham gia của nữgiới thường ơn hịa, nhẹ nhàng hơn các cuộc đàm phán mà người tham giachỉ có tồn nam giới.

- Khơng có thế mạnh cũng có thể là một lợi thế: Trong một số trường hợp,người khơng có thế mạnh cũng có thể có lợi thế. Bởi vì khi đó, đối thủ sẽkhơng cịn để ý hoặc khơng cần đề phịng.

- Uy tín hoặc quyền lực cá nhân: Việc dựa vào uy tín hoặc quyền lực cá nhâncủa một nhân vật có ảnh hưởng lớn trong xã hội có thể tạo cho nhà đàm phánnhững lợi thế.

- Không quá quan tâm hoặc cần thiết: Trong hoạt động đàm phán, bên nào tỏra không quá quan tâm, không cần thiết, khơng thấy nhất thiết phải đạt đượckết quả thì bên ấy sẽ chủ động hơn.

- Sự điên rồ: Trong một số trường hợp, những người hành xử theo kiểu châybửa, “Chí Phèo” cũng có thể có những lợi thế nhất định. Những người cóhành vi kiểu này khiến người khác tránh xa, khơng muốn dính dáng tới.

<b>7.1.5.4. Người trung gian</b>

Người trung gian đóng vai trị là trọng tài giữa các bên và cố gắng tìm được điểmchung nhất trong cuộc đàm phán của họ. Khi một vài điểm chung đã được thiết lập,người trung gian có thể bắt đầu tìm ra những lộ trình hai bên có thể chấp nhận đượcđể thoát ra khỏi bế tắc.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

Người trung gian không thiên vị, xem tất cả các góc cạnh, là người có thể chấpnhận bởi hai bên, hiểu rõ các vấn đề.

Người trung gian giúp hai bên đạt đến những giải pháp của họ, có kiến thức về tấtcả vấn đề, được kính nể bởi hai bên, xem xét các trở ngại gây ra bế tắc và đi đếnnhững quyết định có thể buộc thi hành theo luật pháp.

<b>7.1.5.5. Các yếu tố về pháp luật, ngân hàng có ảnh hưởng như thế nào?</b>

Trong các cuộc đàm phán chúng ta cần có cơng cụ pháp lý để điều chỉnh, đưa ranhững điều khoản phù hợp cho cuộc đàm phán. Các yếu tố pháp luật, ngân hàngràng buộc các cuộc đàm phán theo các quy tắc chuẩn mực của pháp luật tránhnhững rủi ro và các ràng buộc về pháp lý. Các yếu tố pháp luật ngân hàng giúp cáccuộc đàm phán có sự cơng nhận của pháp luật tránh các trường hợp mâu thuẫn xảyra sau này hay tránh được những cuộc đàm phán vi phạm pháp luật hay có các yếutố gây hại cho các tổ chức, doanh nghiệp cũng như xã hội.

<b>7.2. CÁC PHƯƠNG THỨC, PHƯƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

- Phương thức đàm phán qua thư tín cho thấy được một nề nếp tốt trong quanhệ chúng ta với khách hàng, vì vậy thường là bước khởi đầu trong đàm phánnhằm duy trì mối quan hệ lâu dài .

- Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều kháchhàng nhưng giảm được chi phí đàm phán . Các quyết định đưa ra được cânnhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiềungười đã dùng hình thức thư điện tử để thay cho cách viết truyền thống. Tuyvậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đềsau: Bức thư cần phải ngắn gọn ,lịch sự, nội dung thư cần phải được tậptrung vào vấn đề chính , lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn giản đểtránh gây sự hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọivấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằmthiết lập được mối quan hệ lâu dài.

- Bên cạnh những ưu điểm trên thì việt đàm phán qua thư tín có hạn chế là khókiểm sốt được ý đồ của đối tác, hơn nữa việt trao đổi bằng thư từ đòi hỏithời gian, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thườngđược áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có vi mơ vừa và nhỏ . Sự pháttriển của phát khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khókhăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax… Các hình thức nàyđàm phán thuận lợi nhanh chóng. Đây là xu hướng bán hàng giao tiếp hiệnnay.

<b>· Đàm phán qua thư tín điện tử</b>

- Cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học cơng nghệ thơng tin liênlạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến.

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

- Ưu điểm nổi bật của hình thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phépta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng.Tuy nhiên nếu đàm phánqua điện thoại thì sẽ khơng làm bằng chứng hợp pháp cho sự thỏa thuận cácbên.

- Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏtrong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh quy mơ nhỏ. Sự phát triển củathư tín điện tử làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hìnhthức. Điển hình là đàm phán qua internet. Sự phát triển và lan truyền vớitốc độ cao của internet đã đã làm thay đổi bộ mặt thế giới => Đây làphương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch rất hiệu quả. Cho phép đàmphán đa phương, song phương với đặc điểm với điểm và thời gian trải rộngtoàn cầu.

<b>· Đàm phán trực tiếp</b>

- Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ đối mặt các bên thỏa thuận cácđiều khoản trên hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bênnắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp, thông qua cửchỉ,vẻ mặt…qua đó thể hiện tác động đến quan điểm và mong muốn củanhau bằng các hình thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giảipháp dung hịa lợi ích các bên.

- Phương thức đàm phán trực tiếp địi hỏi chi phí các hoạt động đón tiếp đi lạivà ở của đối tác. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giảiquyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho các cuộc đàm phán qua thư tín,điện thoại,email..đã kéo dài lâu mà chưa có kết quả.

- Phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có kế hoạch đàm phán khoahọc, linh hoạt trong giải quyết tình huống. Phương thức này phải chịu chi phí

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

- Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàmphán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu giaotiếp cần nên sử dụng phương thức đàm phán qua thư tín, khi xác nhận các chitiết thì đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học cịn nếu muốn đạt được kếtquả nhanh thì sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.

<b>Nhược điểm của các phương thức đàm phánĐàm phán qua điện tử</b>

Khó kiểm sốt được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ cịn địi hỏithời gian, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán qua thư tín thường được ápdụng cho các hợp đồng đơn giản, có vi mơ vừa và nhỏ.

<b>Đàm phán qua điện thoại điện tử tin học</b>

Đàm phán qua điện thoại thì khơng có gì làm bằng chứng cho hợp tác các bên. Dođó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telex,fax.Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợpđồng, hoặc hợp đồng kinh doanh nhỏ với quy mô nhỏ.

<b>Đàm phán trực tiếp</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lốithoát duy nhất. Khi áp dụng phương thức này cần đòi hỏi nhà đàm phán cần phải cókế hoạch đàm phán khoa học linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Phươngthức này phải chịu chi phí cao về mặt thời gian và tiền bạc.

<b>7.2.2 Phương pháp đàm phán</b>

<b> Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation)</b>

- Đàm phán kiểu mềm này được gọi là đàm phán hữu nghị, trong đó ngườiđàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ. Nhằm đạt được thỏathuận và giữ mối quan hệ đôi bên. Đặt mục đích thỏa thuận lên hàng đầu,chứ khơng phải là chiếm ưu thế.

- Người đàm phán kiểu mềm không coi đối phương là đối thủ, mà luôn xemhọ như bạn bè, thân hữu ,trong đàm phán chỉ xây dựng mối quan hệ, cịnhiệu quả kinh tế khơng được coi trọng.

- Kiểu đàm phán này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin tưởng đốitác, nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tranh đối lập, nhằmđạt được thỏa thuận.

- Thực tế, nếu người đàm phán kiểu mềm gặp đối tác cùng kiểu đàm phán thìcuộc đàm phán diễn ra thuận lợi, tốc độ nhanh khơng khí thoải mái khả năngký hợp đồng là chắc chắn. Nếu người đàm phán kiểu mềm mà gặp đối táccứng rắn thì người đàm phán kiểu mềm lùi từ nhượng bộ này đến nhượng bộkhác, kết cục hoặc đàm phán tan rã, người khuất phục phải chịu thiệt thòi.

<b>· Đàm phán kiểu cứng</b>

- Đàm phán kiểu cứng là đàm phán trong đó người đàm phán đưa ra lậptrường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, lo sao

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

- Vì vậy người đàm phán kiểu cứng, nếu có thu được thắng lợi là thắng lợi bềngồi chứ khơng thắng lợi đích thực. Cịn nếu khơng thu được thắng lợi thìkhơng ký được hợp đồng mà còn mất đi mối quan hệ đối tác.

<b>· Đàm phán nguyên tắc</b>

- Đàm phán kiểu nguyên tắc còn gọi là thuật đàm phán Harvard có 4 đặc điểm:- Con người: tách rời con người ra khỏi vấn đề, chủ trương đối với con người

– ơn hịa, đối với việc – cứng rắn.

- Lợi ích: cần tập trung vào lợi ích của đôi bên ,chứ không cố giữ lấy lậptrường cá nhân, chủ trương thành thực công khai, không dùng gian kế, khơngcố bám vào lập trường của mình.

- Các phương án: cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế

<b>- Tiêu chuẩn: kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên các tiêu chuẩn khách</b>

quan khoa học.

<b>7.2.3 Các phong cách đàm phán trong kinh doanh</b>

- Căn cứ vào quốc tịch của các chủ thể bằng các các hình thức khác nhau: Đàmphán kinh doanh trong nước và đàm phán kinh doanh quốc tế. Những dạngđàm phán này có những đặc điểm về ngơn ngữ, pháp luật, văn hóa => đàm

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

phán giữa các chủ thể trong nước dễ dàng và nhiều mặt so với đàm phán cóchủ thể khác quốc tịch.

- Căn cứ vào số lượng tham gia đàm phán được chia thành: Đàm phán songphương ( đàm phán có đối tác), đàm phán đa phương ( đàm phán có nhiều đốitác cùng tham gia , đàm phán nhóm đối tác ( đàm phán theo nhóm chuyênđề ).

- Căn cứ vào nội dung của đàm phán chia thành: đàm phán đầu tư, đàm phánthương mại, đàm phán xây dựng, đàm phán cung cấp nhân lực.

- Căn cứ vào tiến trình đàm phán chia thành: đàm phán sơ bộ và đàm phán chínhthức. Đàm phán sơ bộ để giải quyết những vấn đề thuộc nguyên tắc, thủ tục vànhững bất đồng lớn, nếu khơng giải quyết thì khơng đàm phán chính thứcđược.

- Căn cứ vào chu trình đàm phán có thể chia : đàm phán một vòng và đàm phánnửa vòng. Đàm phán một vịng có quy mơ đàm phán lớn, có nhiều vấn đề phứctạp liên quan đến các bên, mục tiêu của các bên còn xa cách nhau…

<b>· Phong cách đàm phán trong kinh doanh</b>

Trong quá trình đàm phán tùy từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán mà ta có thể sử dụng phong cách linh hoạt các phong cách đàm phán.

<b>● Phong cách cạnh tranh</b>

Phong cách cạnh tranh trong đàm phán là các bên trong đàm phán hoặc mỗi bênđều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi một đích bằng cái giá của phía bênkia một cách dứt khốt và khơng hợp tác.

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

Được sử dụng khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng. Khi đàm phán ngaytừ đầu phải xác định đúng mục tiêu của mình, khơng thay đổi mục tiêu. Nếu đápứng được hay không đáp ứng được giải quyết trong thời gian ngắn.

Trong trường hợp sử dụng cạnh tranh khi chắc chắn mình đúng, mình có lí do vàkhơng thể khác được. Mọi thành viên đàm phán nhận thức rõ vấn đề ngay khitiến hành đàm phán.

Khi gặp các vấn đề sự cố nảy sinh đột xuất khơng lâu dài trong đàm phán cũngcó thể sử dụng phong cách cạnh tranh.

Sử dụng phong cách cạnh tranh trong trường hợp khi mục tiêu cả hai cùng đề ralà chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy.

Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc đúng chỗ rất có lợi thế . Phong cách nàyphụ thuộc rất nhiều vào năng lực của chủ thể và các thanh viên đồn đàm phán.Hạn chế là khơng duy trì được mối quan hệ lâu dài giữa các đối tác và dễ bị bếtắc trong đàm phán.

<b>● Phong cách hợp tác</b>

Phong cách hợp tác là sự tự tin,dứt khoát, trong đó cả hai bên hoặc các bên đàmphán cùng lúc làm việc với nhau để cố giúp tìm ra các phương pháp liên kết vàthỏa mãn tất cả các bên có liên quan.

Sử dụng phong cách hợp tác khi các bên đàm phán đều có thiện ý đều mongmuốn tìm giải pháp phù hợp với cả hai hay nhiều bên. Sự hợp tác bao giờ cũngchứa đựng trong sự tự nguyện, chân thành và cùng mục đích.

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

Phong cách hợp tác trong đàm phán để tạo dựng các mối quan hệ lâu dài ,bềnvững. Tạo sự chặt chẽ tin tưởng nhau và cùng dắt nhau tiến xa lên phía trước.Học hỏi, thử nghiệm chúng ta cũng cần nên sử dụng phong cách hợp tác. Giúp tatích lũy được kinh nghiệm từ phái đối tác, giúp ta trưởng thành trong kinh doanhKhi đàm phán gặp các vấn đề phức tạp chuyên môn sâu sử dụng phong cách hợptác sẽ quy tụ sự hiểu biết của mọi người vào vấn đề hóc búa. Vấn đề sẽ được bànthảo kỹ và giải quyết đúng đắn có hiệu quả.

Cuối cùng phòng cách sử dụng khi cần tạo ra sự tâm huyết hợp tác. Nó sẽ đồnkết các thành viên động viên mọi người dồn hết trí lực khả năng tinh thần caotrong cơng việc.

Hợp tác là thái độ tích cực là phong cách rất hay. Đàm phán sử dụng phong cáchnày rất hữu ích. Do đó các ngun tắc chung của đàm phán là hãy bắt đầu đàmphán bằng cách hợp tác.

Sự phong cách lãng tránh trong trường hợp nếu đồng ý giải quyết vấn đề nó sẽgây hậu quả tiêu cực lớn hơn lợi ích của nó. Phong cách lãng tránh cũng được

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh lại và có thể xoay chuyển tình hình đàmphán. Một sự lẩn tránh sẽ đặc đối tác và hồn cảnh mới thập chí bắt buộc đối tácphải thay đổi thái độ đàm phán.

Trong trường hợp chúng ta đang thiếu thông tin chưa chắc chắn cần phải thuthập thêm các thông tin về vấn đề đàm phán ta cũng sẽ sử dụng phong cách lẩntránh. Ở đây lẫn tránh chỉ là tình thế.

Cuối cùng người khác có thể giải quyết vấn đề tốt hơn chúng ta thì cũng dùngphong cách lẫn tránh. Điều đó vừa đem lại hiệu quả trong đàm phán vừa thể hiệntrách nhiệm của mình.

<b>● Nhượng bộ thỏa hiệp</b>

Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp là có tinh thần hợp tác nhưng khơng dứt khốt,bỏ qua một số quyền lợi của mình để thỏa mãn phái bên kia. Nhượng bộ thỏa hiệpcũng rất cần thiết trong đàm phán .Vấn đề là nhượng bộ, thỏa hiệp có nguyên tắc.Sử dụng thỏa hiệp khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu quả của việc khơngthỏa hiệp, nhượng bộ có khi rất lớn, ảnh hưởng sâu rộng nhiều mặt đến chúng tathì phải nhượng bộ. Sự tinh toán lợi hại trước khi nhượng bộ là rất quan trọng.Trong trường hợp hai bên đều khăn khăn với mục tiêu của mình. Nếu khơngnhượng bộ cuộc đàm phán sẽ bế tắc là một sự nguy hại đối với chúng ta thì phảinhượng bộ. Nguyên tắc là phải nhượng bộ từ từ.

Người ta còn sử dụng phong cách thỏa hiệp nhượng bộ khi cần được giải pháptạm thời. Tính chất tạm thời bảo đảm cho chúng ta một lợi ích trước mắt chochúng ta chuẩn bị tốt hơn cho giải quyết vấn đề. Tạm thời nhất trí cũng là một

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

phương pháp thăm dò nhau và việc thực hiện thỏa thuận chưa ảnh hưởng lớn đếntồn bộ tiến trình hoạt động.

Trong nhiều trường hợp thời gian để thực hiện quan trọng hơn bản thân vấn đềthỏa thuận, khi đó ta có thể thỏa thuận nhượng bộ để tập trung sức tranh thủ thờigian giải quyết vấn đề. Đó là cách để tạo thế là lực mới trên bàn đàm phán tiếpsau.

Chấp nhận là thỏa mãn các yêu cầu của đối tác. Trong cuộc sống cũng như trênbàn đàm phán nhiều tình huống xảy ra buộc ta phải chấp nhận ý kiến của đối tácvà thỏa mãn các yêu cầu của đối tác.

Sử dụng phong cách chấp nhận khi ta cảm nhận mình chưa chắc chắn đúng . Nếuta khăng khăng vấn đề chắc chắn sẽ bộc lộ điểm yếu và bị đối phương tấn cônggây thiệt hại lớn.

Khi vấn đề quan trọng đối với người khác hơn là của mình, ta có thể chấp nhận.Trong trường hợp nếu chúng ta biết rằng ta chấp nhận vấn đề này đối tác sẽ chấpnhận vấn đề khác mà xét tồn cục thì có lợi cho ta, trường hợp này nên chấp nhận.Khi mục đích thiết lập các mối quan hệ lâu dài là quan trọng ta tạm thời chấp nhậnđể phát triển quan hệ. Điều đó khơng có nghĩa là ta chấp nhận mãi, ở đây chấpnhận tạo môi trường tốt điều kiện gây dựng niềm tin và quan hệ lâu dài thì chấpnhận là rất tốt

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

Có trường hợp nếu ta tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn cho ta, gây nguy hại chota thì cũng nên chấp nhận hoặc khi vấn đề đối tác nêu ra là đúng không thể bác bỏcũng phải nhượng bộ.

<b> Nguyên tắc chung khi sử dụng đàm phán</b>

<b>Nguyên tắc 1: không thể sử dụng tất cả phong cách đàm phán trong mọi trường</b>

hợp. Điều đó có nghĩa là khơng chỉ sử dụng một phong cách trong đàm phán màtùy từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia.

<b>Nguyên tắc 2: Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. Nó</b>

tạo ấn tượng đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán. Thái độ hữu hảo tinh thần xây dựngvà nguyện vọng chính đáng là tiền đề cho cuộc đàm phán có hiệu quả và thànhcơng.

<b>Ngun tắc 3: Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hóa nhu</b>

cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng. Vấn đề là mềm dẻotrong phương pháp nhất quán về nguyên tắc.

Nếu vấn đề là quan trọng của các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên hợptác. Nếu cần phải giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử dụng phong cách cạnhtranh chấp nhận thỏa hiệ . Nếu duy trì các mối quan hệ là quan trọng ta có thể thỏahiệp, hợp tác chấp nhận hoặc lẫn tránh.

<b>7.3. TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN7.3.1. Giai đoạn chuẩn bị</b>

Giai đoạn chuẩn bị là chìa khóa. Các giai đoạn chuẩn bị đàm phán kinh doanh làmột việc rất khó khăn, phức tạp nhưng quan trọng. Có thể nói khâu chuẩn bị quyết

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

định tới 50 % kết quả cuộc đàm phán. Muốn đàm phán thật tốt cần phải chuẩn bịthật kĩ chuẩn bị chu đáo càng đầy đủ thì cơ hội được thế chủ động trên trườngđàm phán căng nhiều. Chúng ta cần tìm hiểu tường tận thơng tin thị trường về đốitác ,về đối tượng kinh doanh, về đối thủ kinh doanh, về bản thân, để từ đó có sựphân tích, đánh giá chính xác tình hình, xác định phương pháp đàm phán. Chúngta cần phải lường trước những tình huống có thể xảy ra để chủ động trong đàmphán khiến phần lớn các mối xung đột mâu thuẫn được hòa giải trong lúc chuẩnbị.

Kinh nghiệm thực tiễn kinh doanh cho thấy hiện tượng mắc sai lầm, khuyết điểmthậm chí thất bại phần lớn do khâu chuẩn bị lập kế hoạch đàm phán chưa tốt.

- Xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất phươnghướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giảipháp thỏa mãn nhu cầu đạt được mục tiêu.

<b>B Xác định các phạm vi đàm phán</b>

Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra. Trong đàmphán mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác

</div>