báo cáo cuối kì chủ đề kỹ năng phỏng vấn

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

BÁO CÁO CUỐI KÌ

Nguyễn Quang Tồn 20212997Trần Mạnh Hịa

Hà Lê Trọng Nghĩa20212905Lê Đình Sơn

Nguyễn Đình Minh20210602Khổng Ngọc Anh

Phạm Xuân Đức20212774

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Mục lục

I, MƠ TẢ NHĨM...4

1, Khái niệm nhóm...4

2,Vai trị và hiệu quả của nhóm...4

3, Thuyết DISC phân tích tính cách thành viên trong nhóm...4

4, Đánh giá việc kiểm sốt bản thân và kiểm sốt cơng việc...6

A,Các bước kiểm sốt bản thân và kiểm sốt cơng việc...6

B, Ứng dụng thực tiễn:...7

5, Mơ hình 5P...7

6, Các giai đoạn phát triển nhóm...9

Giai đoạn 1- Hình thành...9

Giai đoạn 2- Xung đột...9

Giai đoạn 3- Bình thường hóa...9

Giai đoạn 4- Hoạt động trôi chảy...10

Giai đoạn 5- Ngưng lại...10

II, Lập kế hoạch nhóm...11

1, Khái niệm...11

2, Vai trị của việc lập kế hoạch...11

3, Kế hoạch nhóm theo mơ hình 5A...12

4. Mục tiêu chung và riêng...14

1. Mục tiêu chung...14

2. Mục tiêu riêng...14

5,Phương pháp xác định nội dung công việc trong lập kế hoạch...15

Các bước lập và theo dõi kế hoạch...17

Các bước lập kế hoạch...17

1

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

3

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

I, MƠ TẢ NHĨM 1, Khái niệm nhóm

Nhóm là tập hợp gồm nhiều người với trình độ, năng lực, kinh nghiệm,…khác nhau tương tác với nhau vì một mục tiêu chung nào đó. Các thành viên trong nhóm bổ trợ nhau, phụ thuộc vào thông tin, công việc của nhauđể thực hiện phần việc của mình.

Nhóm được tạo ra nhằm để giải quyết những mục tiêu mà một cá nhân khó hoặc khơng thể hồn thành được. Những cơng việc địi hỏi phối hợp nhiều kĩ năng khác nhau thì cần thiết phải lập nhóm.

2,Vai trị và hiệu quả của nhóm

Điều đầu tiên khi nói tới khi nhắc tới vai trị của kỹ năng làm việc nhóm đó là giúp giảm áp lực cho mỗi thành viên trong nhóm, giúp họ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như khi phải làm việc một mình.Làm việc theo nhóm sẽ tập trung được khả năng của nhiều người, giúp họ

bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hồn thành cơng việc tốt hơn.Làm việc nhóm cịn có nghĩa là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn

nhau để phát huy tốt nhất tiềm năng của từng người. Sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên sẽ tạo ra được nhiều giá trị hơn so với việc tận dụng sức mạnh của từng người riêng lẻ mà thiếu đi sự liên kết.

Một trong những lợi ích của làm việc nhóm lớn nhất mà ta khơng thể khơng nhắc tới đó là nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ratừ kết quả của các cuộc thảo luận nhóm. Từ đó cho thấy, tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm thể hiện rất rõ ràng. Khi một ý tưởng hay được đưa ra từ một người thì đó vẫn là một viên ngọc thơ mang đậm tính cá nhân. Nhưng nếu có sự hợp tác của các thành viên còn lại cùng nhau mài giũa, góp ý, chỉnh sửa thì kết quả cuối cùng mới là một viên ngọc sáng thật sự.

3, Thuyết DISC phân tích tính cách thành viên trong nhóm

Dựa vào thuyết DISC, cả nhóm đã làm bài trắc nghiệm để kiểm tra tính cách của thành viên. Thơng qua kết quả bài kiểm tra được tổng hợp đã được đưa ra phân tích và đánh giá để phân chia chức vụ cũng như cơng việc của từng thành viên trong nhóm, đồng thời hiểu được tính cách, khả năng của mọi người để nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Influence (I)- Người ảnh hưởng

Duyên dáng, tự tin, thuyết phục, nhiệt tình, đầy cảm hứng, lạc quan, có sức thuyết phục, bốc đồng, nhiều cảm xúc, thân thiện và hoạt bát.

Steadiness (S)- Người kiên định

Tận tâm, lịch sự, ngoại giao, tiêu chuẩn cao, trưởng thành, kiên nhẫn, chính xác, nói năng chậm rãi, hành động có chủ ý, đi vào chi tiết, tìm kiếm sự thật, hay nghi ngờ .

Compliance (C)- Người tn thủ

Hịa nhã, vơ tư, giỏi lắng nghe, kiên nhẫn, chân thành, ổn định, thận trọng, thích đi đó đây, giọng điệu đều đều.

Thơng qua bài test DISC và cuộc biểu quyết của nhóm đã quyết định bạn Nguyễn Hồng Dương trở thành nhóm trưởng nhóm Alpha Wolfs

o Thông qua bài test nhận thấy bạn Nguyễn Hoàng Dương là mẫu ngườithống trị (D) chiếm tới 46%. Bên cạnh đó các chỉ số về sự kiên định và sức ảnh hưởng cũng khá cao,

lần lượt chiếm tỉ trọng là 28%và 19%.

o Với những gì bạn NguyễnHồng Dương đã biểu hiệntrước nhóm cùng với kết quảcủa bài kiểm tra DISC, cả nhómđã đưa ra kết luận: “bạn NguyễnHồng dương xứng đáng trởthành nhóm trưởng nhóm AlphaWolfs chúng tơi”

<small>Hình 1 . 1 : Ảnh biểu diễn DISC của bạn Nguyễn Hoàng Dương </small>

5

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Sau đây là kết quả bài test đối với thành viên nhóm

Nguyễn HoàngDương

Khổng Ngọc Anh Nguyễn QuangToàn

Nguyễn Văn Độ

Phạm Xuân Đức

Nhận xét

Nhóm Alpha Wolfs có 10 thành viên với màu sắc, tính cách đa dạng và cóđầy đủ các thành viên trong 4 nhóm tính cách, nhận thấy đây chính là điểm mạnh của nhóm cần được phát huy.

Các thành viên trong nhóm có những điểm mạnh riêng, có những sở trường riêng đa dạng và phong phú có thể đảm nhiệm nhiều thể loại cơng việc mà nhóm đề ra.

Ở mỗi thành viên vẫn tồn tại những yếu điểm với những kỹ năng mềm, kiến thức còn hạn chế nên chưa phát huy được hiệu quả cao trong cơng việc của nhóm. Điều này cần được rèn dũa dần dần để mỗi người trong nhóm đều phát triển.

4, Đánh giá việc kiểm soát bản thân và kiểmsoát cơng việc

A,Các bước kiểm sốt bản thân và kiểm sốt cơng việc

Tự kiểm sốt, hiểu bản thân:

Cần phải biết được mục đích của bản thân mình,

Cần tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và cơng việc,Cần phải cân bằng các mục tiêu, mục đích phải thực tế , rõ ràng, không viển vông,

Nắm rõ được ưu điểm, khuyết điểm,Biết được khả năng của mình tới đâu,

Biết được khả năng hoạt động nhóm của bản thân.

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Kiểm sốt cơng việc

Biết được mục đích cơng việc của nhóm hướng tới,Nhận thức được vai trị của bản thân trong cơng việc, Đề cao trách nhiệm cá nhân,

Chú ý hoàn thành đúng tiến độ của mỗi cá nhân,Không so đo, tị nạnh giữa các cá nhân trong nhóm.

B, Ứng dụng thực tiễn:

Hiểu biết những bước trên để đánh giá cá nhân và kiểm sốt cơng việc của cả nhóm, nhóm Alpha Wolfs ln tuân theo phương châm mỗi thành viên tự đánh giá bản thân và đánh giá thành viên khác. Đồng thời nhóm hợp tác tích cực từ khâu thảo luận bàn bạc ý tưởng đến chuyển hóa ý tưởng thành sản phẩm, đặc biệt là bài báo cáo cuối kì của nhóm với sự tham gia tích cực của các thành viên. Mỗi thành viên có một thế mạnh khác nhau nên công việc được phân chia theo thế mạnh của từng cá nhân đó, để tạo sự tự tin cũng như nhiệt huyết trong mỗi cá nhân.

5, Mơ hình 5P

Có nhiều cách để mơ tả một nhóm làm việc, trong đó phương pháp hiệu quả nhất là sử dụng 5 chữ P đặc trưng. Chúng ta đã hiểu thế nào là nhóm làm việc, để mơ tả cụ thể hơn ta có thể sử dụng 5chữ "P": Purpose – Mục đích, Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – Kế hoạch,và People – Con người. Việc xác định 5P giúp chúng ta tập hợp được đúng các thànhviên để tạo ra nhóm hoạt động hiệu quả. Ngược lại, nếu bỏ qua thì chúng ta chỉ đơn thuần là tập hợp một số người có cơng việc liên quan đến nhau chứ không phải là hợp tác với nhau một cách có tổ chức và hiệuquả.

Purpose (mục đích): Như chúng ta đã biết, bất kể một việc gì khi làm cũng đều cần có mục đích và mục tiêu cụ thể. Khi một nhóm làm việc vớinhau mà khơng đề ra một mục đích chung để mọi người cùng hướng tới thì mỗi người sẽ làm một kiểu, từ đó kết quả cơng việc sẽ khơng được như mong muốn. Vì vậy, tất cả các thành viên trong nhóm đều phải hiểu mục tiêu chung mà tập thể của họ phải đạt đến là gì? Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện, mọi thành viên trong nhóm được giao công việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể, rõ ràng.

7

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

Power (quyền hạn): Khi trả lời được câu hỏi về mục đích và vị trí của nhóm, vấn đề nhóm được làm gì, khơng được làm gì và trách nhiệm tới đâu là vấn đề phải được cân nhắc kĩ càng. Quyền hạn (Power) là câu hỏi thứ ba mà chúng ta phải trả lời khi thành lập một nhóm làm việc. Xác định quyền hạn cho nhóm là vấn đề khó, nó phụ thuộc vào đặc điểm về quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động … của tổ chức.

Plan (kế hoạch): Việc xác định trước hoặc dự kiến các hoạt động theo cáctrình tự, thứ tự cơng việc, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên của nhóm được gọi là kế hoạch hoạt động nhóm. Kế hoạch thể hiệncấu trúc các công việc với sự hợp tác giữa các thành viên, cụ thể là ai(Who), làm việc gì (What), ở đâu (Where), vào thời điểm nào (When), tạisao (Why) và phải làm việc đó như thế nào (How)? Cấu trúc "5W + 1 H" giúp bạn thiết lập một bản kế hoạch hoạt động nhóm. Dựa vào đó, bạn có thể dự kiến được con người và các nguồn lực để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu. Việc xây dựng các kế hoạch của nhóm sẽ giúp cho quá trìnhđiều hành hoạt động đạt hiệu quả tốt hơn.

People (con người): Đối với bất cứ hoạt động gì, vấn đề con người ln là vấn đề quan trọng nhất. Chính con người tạo ra nhóm, vận hành nhóm và tất nhiên họ cũng chính là người quyết định hiệu quả hoạt động của nhóm. Chính vì vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn và kế hoạch là việc tạo điều kiện để con người hợp tác và làm việc nhóm thành cơng. Câu hỏi đặt ra ở đây không phải: "Ai là người xuất sắc nhất", mà là:"Chúng ta có thể tạo ra sự kết hợp nguồn lực tốt nhất và đạt kết quả tốt nhất như thế nào?".

Trong một nhóm, vấn đề con người ln là vấn đề phức tạp, bao giờ cũngcó những thành viên xuất sắc, và những thành viên "ít xuất sắc hơn". Khi đã hợp tác với nhau trong mơi trường làm việc nhóm, bạn hãy nhớ rằng: "Khơng có thành viên nào kém, chỉ có những trưởng nhóm tồi", "Một tập

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

Giai đoạn 2- Xung đột

Đây là giai đoạn đối mặt với những xung đột trong nội bộ nhóm.

9

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Mâu thuẫn xuất phát từ sự khác biệt về phong cách làm việc, cách cư xử, quan điểm, văn hóa... hoặc sự lo lắng của các thành viên nhóm khikhơng thấy sự tiến triển của cơng việc. Dẫn đến, nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, đổ lỗi lẫn nhau,vv...

Các thành viên thường không thể tập trung vào công việc hướng đến mục đích chung, tuy nhiên họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn.

Giai đoạn 3- Bình thường hóa

Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể hóa giải được những xung đột, đạt được sự đồng nhất trong quan điểm. Đây là giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn bó giữa cácthành viên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở và hướng đến công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá nhân về vai trị của mình trong đội. Đồng thời nhóm thống nhất được những nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc (thay vì chỉ định một chiều từ trưởng nhóm).Giai đoạn 4- Hoạt động trơi chảy

Đội ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động hiệu quả trên cơsở trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành cơng chung của cả đội. Tinh thần đồng đội mới được bộc lộ rõ nét và sâu sắc nhất: phối hợp với nhau nhịp nhàng, mỗi thành viên biết mình phải làm gì và được người khác kỳ vọng ra sao... Dự án được hoàn thành chất lượng, đúng thời gian cam kết.

Giai đoạn 5- Ngưng lại

Các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một thời gian nhất định và sẽ kết thúc sau khi dự án đã hoàn thành

Đây là giai đoạn để các đội nhóm ghi nhận/ăn mừng những thành công đã đạt được, chia sẻ và nắm bắt các thực tiễn tốt nhất cho các dự án trong tương lai.

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

II, Lập kế hoạch nhóm 1, Khái niệm

Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định được các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi cà bao gồm cả chu kì mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa. Đây là chức năng đầu tiên của nhà quản trịdoanh nghiệp. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành cácchương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, hoặc một nhóm học tập, làm việc

.

2, Vai trò của việc lập kế hoạch

Kế hoạch là một trong những cơng cụ có vai trò quan trọng tròn iệc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu của tổ chức đó. Khi tất cả các thành viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp sẽ đi về đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ alf đường ziczac phi hiệu quả.

Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sựu bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi người chỉ huy. Lập kế hoạch buộc những người chỉ huy phải nhìn về phía trước, dự đốn được những thay đổi trong nội bộ daonh nghiệp cũng

11

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu khơng cókế hoạch thì giống nhưu là khúc gỗ trơi nơit trên dịng sơng thời gian. Mộtkhi doanh nghiệp khơng ác định được là mình phải đạt tới cái hì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ khơng thể xác định được liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng khơng thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ta, Do vậy, có thể nói nếu khơng có kế hoạch thì cũng khơng có cả kiểm tra

.

3, Kế hoạch nhóm theo mơ hình 5A

1, wareness (Nhận biết): Nhận biết mục tiêu của nhóm: Hồn thành một bài A

thuyết trình với chủ đề “ Kỹ năng phỏng vấn”

2, nalyse( Phân tích ): Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, trước tiên nhóm trưởng A

sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên cụ thể như sau:- Đức mơ tả nhóm, làm word phần mơ tả nhóm - Tú lập kế hoạch nhóm, Làm word phần kế hoạch nhóm - Tìm kiếm tài liệu về “ Kĩ năng phỏng vấn”

+ Nhóm tìm tài liệu tiếng Việt: Ngọc Anh, Nghĩa, Hịa, Sơn, Minh.+ Nhóm tìm tài liệu tiếng Anh: Hồng Dương(nhóm trưởng), Ngọc Anh.+ Nội dung phần tài liệu cần tìm:

- Lý thuyết “Kĩ năng phỏng vấn”

- Phương pháp, biện pháp thực hành “ kĩ năng phỏng vấn”

- Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, cách cá nhân sử dụng để có thể thành thạo “ kĩ năng phỏng vấn”

- Tổng hợp nội dung và làm bản Word tổng hợp : Độ

- Toàn nhận xét và ghi chép lại ghi lại quá trình làm việc nhóm, kế hoạch nhóm, sự kiện của nhóm, những kết quả mà nhóm đã đạt được.- Mỗi người đều phải tự viết ra ý nghĩa của làm việc nhóm đối với hồn

thiện và phát triên kĩ năng của mọi người. - Tổng kết và đánh giá: Hồng Dương( nhóm trưởng)- Làm PowerPoint: Ngọc Anh

- Rà sốt và chỉnh sửa nội dung: Hồng Dương( nhóm trưởng)

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Thành viên nào của nhóm cũng cần tìm hiểu và nắm rõ nội dung của chủ đề không chỉ đạt điểm số tốt nhất mà còn để vận dụng và trong cuộc sống.

Ngồi các cơng việc cá nhân, nhóm có tổ chức 1 vài buổi offline để thảo luận về nội dung và cách thức thực hiện chủ đề.

Ví dụ cho 1 buổi offline để phân chia nhiệm vụ gồm các công việc:- Trước buổi offline, nhóm trưởng thơng báo đến các thành viên thời gian,

3, ssign( lập trật tự ưu tiên): Sau khi đã hiểu rõ nhiệm vụ của mình thì từng A

thành viên phải có đánh giá mức độ quan trọng của phần công việc cần làm để sắp xếp thời gian. Do ngồi bài tập nhóm ra cịn có những cơng việc cá nhân khác nên cần có kế hoạch để hồn thành bài tập trong thời hạn. Nhóm tổng hợp tài liệu nên ưu tiên làm trước, sau đó đó là nhóm tổng hợp nội dung, ghi chép hoạt động nhóm và làm bản word, powerpoint.

4, ttack( yếu tố làm mất thời gian): Khối lượng công việc là khá nhiều, thời A

gian gấp rút nên khi đã bắt đầu làm thì mỗi thành viên đều phải có ý thức tự giác, hạn chế tối đa các yếu tố bên ngoài làm ảnh hưởng đến bản thân. Mọi người có thể áp dụng một số nguyên tắc như: không sử dụng mạng xã hội trong lúc làm việc, luôn tập trung tối đa để đạt hiệu quả, theo dõi thời gian làm việc của mình,...

5, rrange( lập kế hoạch): Từ các yêu cầu, mục đích, nhiệm vụ đã trình bày mỗiA

người sẽ lập ra kế hoạch cho riêng mình để hồnh thành nhiệm vụ được giao. Bản kế hoạch nên ghi rõ những việc cần làm và thời điểm thực hiện cơng việc. Ví dụ về kế hoạch của một thành viên nhóm tìm tài liệu:

-7h30-9h: bắt đầu đọc tài liệu về “ kĩ năng phỏng vấn”, tìm kiếm nội dung cótrong đề tài

13

</div>