Báo cáo đề tài:" “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH ”. pot

PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA: KẾ TOÁN
*****************

MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÝ VẬT TƯ
GVHD :
NHÓM TH :

 Trang: 1
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
I: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt đối với sự thành công
của doanh nghiệp trong thời đại thông tin ngày nay. Chất lượng của những
thông tin phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệ
thống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính trong
doanh nghiệp. Đây chính là lý do khiến cho việc tin học hóa hệ thống thông
tin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Ở nước
ta, hiện nay phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi.
Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và
đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng
CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ
trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ
không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho.
Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn,
tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý.
Xuất phát từ những quan điểm đó, nhóm chúng em quyết định chọn đề

tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty
TNHH " .
II : PHẠM VI NỘI DUNG:
Tên đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật
tư tại Công ty TNHH ”.
Công ty TNHH là đơn vị nhiều năm trong lĩnh vực kinh doanh buôn
bán, dịch vụ xây lắp, hoạt động tại địa bàn thành phố .
Địa chỉ công ty: .
- Tài liệu của đề tài đề cập đến việc quản lý vật tư của công ty.Bao gồm các
thông tin như: Hóa đơn, Nhà cung cấp, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi,
Kho, Phân xưởng,Vật tư.
 Trang: 2
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
- Hệ thống thông tin kế toán về quản lý vật tư không thể áp dụng cho các
công ty khác nhau, bởi vì mỗi công ty có một cách quản lý khác nhau, có các
phương pháp hạch toán khác nhau.
III : TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG:
Thiết kế hệ thống thông tin ở đây là công việc phân tích hệ thống, thông
qua sơ đồ phân tích hoàn thiện công tác quản lý vật tư. Thông qua việc thiết
kế chỉ rõ các chức năng cơ bản của hệ thống được xây dựng và tiến hành làm
việc như thế nào, chỉ ra các sơ đồ thuật toán, các sơ đồ cấu trúc chính của hệ
thống, đồng thời mô tả một cách chi tiết các chức năng của hệ thống.
IV : MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU :
- Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư
với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng, các chương trình kế toán, doanh
nghiệp có thể thay thế một số công đoạn thủ công bằng tin học hóa.
- Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về quá trình nhập, xuất vật tư ,
các thông tin về nhà cung cấp, phân xưởng, vật tư sẽ được cập nhập và xử lý
một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ.
- Từ việc cập nhật và xử lý thông tin, các chứng từ, sổ sách kế toán sẽ

được lập một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý quá
trình hoạt động của công ty.
- Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tình
hình hoạt động của công ty.
V: LỜI CAM ĐOAN:
Đề tài này được thực hiện dựa trên những kiến thức mà chúng em đã
được học ở bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán và tham khảo một số tài
liệu liên quan.
 Trang: 3
Thông tin kết
xuất
Ghi
nhận
Dữ liệu
vào
Xử lý
Lập báo
cáo
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
Chúng em xin cam đoan đây là đề tài chúng em tự thực hiện không sao
chép hay copy bài của ai khác. Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của chúng
em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai lầm và thiếu
sót.
VI. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI:
VII: KHẢO SÁT THỰC TẾ:
1. Thực trạng khảo sát:
Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu
cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch ra kế hoạch thì
công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc
xây dựng hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được

thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội
hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những
nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời định hướng cho hệ thống mới.
 Trang: 4
Tuần Công việc Nhân sự
17
Lập kế hoạch triển khai đề tài
Cả nhóm
18
Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa
chọn đề tài
19
Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu
20
Phác thảo khung đề tài
21
Tiến hành triển khai đề tài: Lời mở đầu
22
Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng
FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD
Cả nhóm
23
Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình
ER(Entity Relationship). Thiết kế các
Form nhập liệu và các báo cáo
24
Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập
Cả nhóm
25
Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài

PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa
phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy
tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa đạt hiệu
quả cao.
Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh
nghiệp ngày càng được mở rộng, đòi hỏi công tác quản lý vật tư phải có sự
quản lý chặt chẽ, tránh sai lầm và thiếu sót. Do vậy mà quản lý thủ công đã
dần dần không còn phù hợp với xu hướng hiện đại hóa mà thay vào đó là việc
sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý vật tư. Cụ thể là tại công ty TNHH
a. Nhược điểm của hệ thống cũ.
 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về vật tư
rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ
không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.
 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm
những thông tin về vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian .
 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất
khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và
hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc. Khi nhập vật tư với một số lượng
lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch.
b. Ưu điểm của hệ thống cũ.
 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp
cho các doanh nghiệp nhỏ.
 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ
mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học
cho các cán bộ quản lý.
Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh
nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương
pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức
hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực

lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc.
 Trang: 5
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.
a. Ưu điểm của hệ thống mới:
 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin
cần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm
thông tin.
 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc
xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử
dụng, việc lập các tổng hợp báo cáo thuận tiện nhanh chóng.
b. Nhược điểm của hệ thống mới.
 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật
hiện đại nên cũng phải có kinh phí để triển khai.
 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải
đào tạo một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao.
 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải
thay đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay.
Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ
thống mới thì nhóm em thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương
pháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết
của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản
xuất kinh doanh. Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc
thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần
mềm máy tính quản lý vật tư. Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công
việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn.
 Trang: 6
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
I. Biểu đồ phân cấp chức năng – FHD:
 Trang: 7

Cập nhật
danh mục
Quản lý
vật tư
Mua hàng
Bán hàng
KT hàng
tồn kho
Báo cáo
Đặt
hàng
Nhập
hàng
Báo
cáo
mua
hàng
Cập
nhật
phiếu
xuất
Giao
hàng
Cập
nhật
hàng
tồn đầu
kỳ
Làm
thẻ kho

Báo
cáo bán
hàng
tháng
Báo
cáo
hàng
tồn
Thống
kê hàng
hóa
Dự trù
Danh
mục
khách
hàng
Danh
mục
nhà
cung
cấp
Danh
mục
Kho
Danh
mục
Hàng
hóa
Báo
cáo bán

hàng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư

II. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD .
1. DFD Mức khung/Bối cảnh(Mức 0)
 Trang: 8
Khách hàng
Nhà cung cấp
Quản lý
vật tư
Lãnh đạo
Đặt hàng
Phiêu
nhập
hàng
Phiếu thanh toánHóa đơn BH


Trả
lời
đơn
Báo
cáo
Đặt hàng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. DFD mức đỉnh(Mức 1)
 Trang: 9
1.Cập nhật
danh mục
Kho

Khách hàng
Thông tin khách hàng
3. Bán hàng
Yêu cầu
mua hàng
Hóa
đơn
xuất
Hàng
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
4. Kiểm tra
tồn hàng
Thông
báo
xử
lý
Yêu
cầu
kiểm
tra
hàng
Lãnh đạo
5. Báo cáo
Báo
cáo
Hóa đơn nhập
Hàng
Thông tin
hàng tồn

2. Mua
hàng
Yêu
cầu
mua
hàng
Thông tin
hàng nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn nhập
Đơn đặt hàng
Phiếu thanh toán
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3. DFD mức dưới đỉnh ( mức 2):
3.1. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục :
 Trang: 10
Khách
hàng
1.1. Cập nhật
danh mục khách
hàng
Nhà cung
cấp
1.3. Cập nhật
kho
1.2. Cập nhật
nhà cung cấp
1.5. Cập nhật
hàng
Khách hàng

Kho
Hàng
Nhà cung cấp
Thông
tin KH
Thông
tin NCC
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3.2.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng:
 Trang: 11
Nhà cung cấp
2.1 Đặt
hàng
Nhà cung cấp
Kiểm tra tồn hàng
Đơn đặt hàng
Yêu cầu mua hàng
2.2 Nhập
hàng
2.3 Báo cáo
mua hàng
Hóa
đơn
nhập
hàng
Hóa đơn nhập
Lãnh đạo
Phiếu
thanh toán
Báo cáo

Kho
Thông tin hàng nhập
Sổ
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3.3.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng :
 Trang: 12
Khách hàng
Xét đơn đặt
hàng
Yêu cầu mua hàng
Từ chối bán hàng
3.1 Cập
nhật phiếu
xuất
Đồng ý
3.2 Giao
hàng
Hóa
đơn
xuất
3.3 Báo cáo
bán hàng
Lãnh đạo
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo bán hàng
Kiểm tra tồn hàng
Thông tin xử lý
Yêu cầu kiểm
tra hàng

Khách hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin
hàng xuất
Thông tin
hàng xuất
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư

3.4.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng :
 Trang: 13
Kho
Hóa đơn nhập
4.1 Cập nhật
hàng tồn đầu
kỳ
4.2 Làm thẻ
kho
Hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin
hàng tồn đầu
kỳ
Thông tin hàng tồn
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư

3.4.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo :
 Trang: 14
Lãnh đạo
5.2 Báo
cáo hàng

tồn
5.1 Báo cáo
bán hàng
tháng
5.3 Thống
kê hàng
hóa
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Hóa đơn
nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
Khách hàng
Báo
cáo
Yêu cầu báo cáo
5.4 Dự trù
xuất nhập
Làm đơn
đặt hàng
Quản lý
kho
Hàng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
III. C á

c k

iể u t h ực t hể & m

ô h

ì nh E RD ( E n tit y Rel a

ti o

n s h i pDiagram):
IV.

T h iế t

k

ế D a

ta b

a se V ậ

t l ý :
1. Table Hàng:
STT Field name Data type Field size Index Description
1 Ma Hang Text 10 Khóa
chính
Mã hàng
2 Ten Hang Text 50 Tên hàng

3 Ma Loai Text 10 Mã loại
4 TrongLuong Number Single Trọng lượng
5 DVT Text 10 Đơn vị tính
6 ĐG Nhap Number Double Đơn giá
nhập
7 ĐG Xuat Number Double Đơn giá
xuất
 Trang: 15
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. Table Khách hàng:
STT Field name Data type Field
size
Index Description
1 Ma KH Text 10 Khóa
chính
Mã khách
hàng
2 Ten KH Text 30 Tên khách
hàng
3 Dia chi Text 20 Địa chỉ
4 Dien thoai Text 40 Điện thoại
3. Table Nhà Cung Cấp:
STT Field name Data type Field
size
Index Description
1 Ma NCC Text 10 Khóa
chính
Mã nhà cung cấp
2 Ten NCC Text 10 Tên nhà cung
cấp

3 Dia chi
NCC
Text 20 Địa chỉ nhà cung
cấp
4 Fax Text 30 Fax
4. Table HĐ xuất:
Stt Field name Data type Field size Index Description
1 So CT Text 10 Khóa
chính
Sổ chứng từ
2 Ngay Date/time 25 Ngày
3 Ma NV Text 10 Khóa
ngoại
Mã nhân viên
4 Ma KH Text 10 Khóa
ngoại
Mã khách
hàng
5 Ma Kho Text 10 Khóa
ngoại
Mã kho
6 Dien Giai Text 40 Diễn giaỉ
7 Tk Co Number Double Tài khoản có
8 Tk No Number Double Tài khoản nợ
9 Ma NX Text 10 Khóa
ngoại
Mã nhập xuất
 Trang: 16
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
5. Table DM loại:

6. Table HĐ Xuất CT (Hóa đơn xuất chi tiết):
Stt Field name Data type Field
size
Index Description
1 So CT Text 10 Khóa
chính
Sổ chi tiết
2 MaHang Text 10 Khóa
chính
Mã hàng
3 Soluong Number Double Số lượng đơn đặt
hàng
4
DG ban
Number
Double
Đơn giá bán
7. Table HĐ Nhập:
Stt Field
name
Data
type
Field
size
Index Description
1 So CT Text 10 Khóa
chính
Sổ chứng từ
2 Ngay Date/time 10 Xác định ngày nhập hàng
3 Ma NCC Text 10 Khóa

ngoại
Nhà cung cấp
4 Ma KH Text 10 Khóa
ngoại
Mã khách hàng
5 Ma Kho Text 10 Khóa
ngoại
Mã kho
6 Dien Giai Text 50 Diễn giải
7 Tk Co Number Double Xác định số nợ là bao
nhiêu
8 Tk No Number Double Xác định số có là bao
nhiêu
 Trang: 17
Stt Field name Data type Field size Index Description
1 Ma loai Text 10 Khóa
chính
Mã loại
2 Ten loai Text 10 Tên loại
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
9 Ma NV Text 10 Khóa
ngoại
Mã nhân viên
8. Table HĐ nhập chi tiết:
Stt Field
name
Data
type
Field
size

Index Description
1 So CT Text 15 Khóa
chính
Sổ chi tiết
2 MaHang Text 15 Khóa
chính
Khóa chính của
bảng hàng
3 Soluong Number Double Số lượng
đơn đặt hàng
4 DG ban Number Double Đơn giá bán nhập
9. Table Nhân viên:
Stt Field
name
Data type Field size Index Description
1 Ma NV Text 10 Khóa chính Mã nhân
viên
2 Ten NV Text 30 Tên nhân
viên
3 Chuc vu Text 40 Chức vụ
của nhân
viên
4 Dia chi Text 10 Địa chỉ
10. Table DM Kho:
Stt Field name Data type Field size Index Description
1 Ma Kho Text 10 Khóa
chính
Mã kho
2 Ten Kho Text 40 Tên kho
3 Dia Chi

Kho
Text 40 Địa chỉ
11. Table DM NX:
Stt Field name Data type Field size Index Description
 Trang: 18
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
1 Ma NX Text 10 Khóa
chính
Mã nhập
xuất
2 Ten NX Text 10 Tên nhập
xuất

V. Thiết kế các thuật toán(Algorithms) xử lý (sơ đồ khối):

1. Thuậ

t toá

n cập nhậ

t da

nh mục hà

ng ho

á:
 Trang: 19
Begin

Thông tin hàng hóa
Mã hàng tồn
tại ?
Nhập thông tin và lưu
End
Sai
Đúng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. Thuật toá

n Nhập hà

ng và

o kho:
 Trang: 20
Begin
Nhập thông
tin HH
Mã hàng tồn
tại
Sai
Đúng
Nhập thông
tin và lưu
End
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3. Thuật toá

n Sửa ho

á đơn nhậ

p:
 Trang: 21
Begin
Mở file muốn chỉnh sửa
Nhập vào thông tin cần sửa
Xác nhận
sửa?
Lưu?
Lưu lại các thông tin vào
CSDL HDNhap tại mẩu tin
hiện hành
Sai
Đúng
End
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
4. Thuật toán Xóa HĐ nhập:
 Trang: 22
End
Sai
Begin
Mở file liên quan
Xác nhận xóa
Tiếp?
Chọn hóa đơn cần xóa
Xóa và chuyển đến
mẫu tin kế
Đúng

ĐúngSai
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
5.Thuật toán Tìm hóa đơn:
 Trang: 23
Bắt đầu
Di chuyển về mẩu tin đầu tiên
Nhập số chứng từ cần tìm
Tìm theo số
chứng từ
Hiện mẫu tin
F
Thông báo không tìm thấy
Kết
thúc
T
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
`VI. Thiết kế các Form nhập liệu:
1. Form Danh mục hàng hóa:

2. Form Đơn đặt hàng:
3. Form Hóa Đơn Nhập:

4. Form Hóa Đơn Xuất:
 Trang: 24
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3. Form Hóa Đơn Nhập:
5. Form Hoá Đơn Xuất:
 Trang: 25