LUẬN VĂN:Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất pot

LUẬN VĂN:

Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất

lời nói đầu
“Phi thương bất phú” đây là câu truyền miệng đã có từ lâu đời nghĩa là:không buôn
bán không giàu có được,vì thế mà từ thời phong kiến và trước đó con người ta đã trao đổi
hàng hoá để đổi được những thứ cần thiết.Và khi đồng tiền được ra đời đánh dấu bước phát
triển quan trọng trong quan hệ trao đổi buôn bán.Ngày nay, trong thời buổi kinh tế thị
trường nơi mà khó khăn chồng chất khó khăn,con người thì ngày càng tinh khôn,xảo quyệt
hơn trong buôn bán.Hay chúng ta có thể nói rằng là chúng ta đang sống trong một bối cảnh
người khôn của cũng khôn.
Vì vậy, mà vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp và mỗi cá nhân là phải làm như thế
nào để có thể tồn tại trong bối cảnh này. Để trở thành một thành một doanh nghiệp tốt, hùng
hậu thì ngay từ ban đầu hãy chuẩn bị tốt nhất những yếu tốt đầu vào để từ đó có thể phát
huy được lợi thế của mình. Vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Hoạt động đảm bảo vật tư cho
sản xuất” ở công ty cổ phần Lam Sơn để viết đề án môn học kinh tế thương mại.
“Lam Sơn” là công ty cổ phần chuyên sản xuất và cung ứng trên thị trường sản
phẩm thức ăn chăn nuôi gia súc với mục tiêu nghiên cứu chính là:
Thứ nhất là bảo đảm số lượng,chủng loại,chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Thứ hai là bảo đảm đúng về thời gian
Thứ ba là chi phí sản xuất thấp nhất
Thứ tư là bảo đảm tính linh hoạt trong tổ chức
Với phạm vi của tề tài chỉ nằm trong hoạt động bảo đảm vật tư của công ty cổ phần
Lam Sơn trong thời gian gần đây với thời kì hội nhập

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản
về hoạt động đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh hàng mỹ nghệ.

I. Bản chất và vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư ở DNSX.
1. Đảm bảo vật tư cho sản xuất là điều kiện tất yếu của quá trình sản xuất.
1.1 Khái niệm về vật tư.




Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất hoặc cho sản xuất. Đó là
nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, điện năng, máy móc, thiết bị, dụng cụ và
phụ tùng.
Vật tư được chia làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động
và những vật tư dùng làm tư liệu lao động. Những loại vật tư thuộc nhóm thứ nhất có đặc
điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang
giá trị thành phẩm. Còn những vật tư thuộc nhóm thứ hai, ngược lại, được sử dụng nhiều lần
và chuyển dần giá trị sang giá trị thành phẩm.
1.2 Phân biệt vật tư với tư liệu sản xuất và vật phẩm tiêu dùng.
Mọi vật tư đều là tư liệu sản xuất. Nhưng không phải mọi tư liệu sản xuất cũng đều là
vật tư. Vật tư là tư liệu sản xuất theo nghĩa hẹp.
Vật tư giống vật phẩm tiêu dùng vì đều là sản phẩm của lao động. Vật tư khác vật
phẩm tiêu dùng ở mục đích sử dụng. vật tư dùng cho sản xuất còn vật phẩm tiêu dùng để
tiêu dùng.
1.3 Đảm bảo vật tư cho sản xuất là tất yếu.
Vì, quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào
đối tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý, hoá của đối tượng
lao động, nhằm tạo ra các giá trị sử dụng khác nhau. Vật tư là bộ phận chính cấu thành lên
sản phẩm. Để có vật tư cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật
tư cho sản xuất. Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là một tất
yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.

2. Vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư ở DNSX.
Để thực hiện quá trình sản xuất trơn chu đòi hỏi phải đảm bảo thường xuyên, liên tục
nguyên, nhiên, vật liệu và máy móc thiết bị, Chỉ có đảm bảo đủ về số lượng, đúng về mặt
hàng, đúng về chất lượng và kịp thời các loại vật tư thì quá trình sản xuất mới tiến hành
được bình thường và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả. Những vi phạm, sai sót dù nhỏ
trong quá trình đảm bảo vật tư cũng sẽ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất, gây ứ đọng vốn và
mất đi cơ hội kinh doanh.

II. Những nội dung chủ yếu của hoạt động đảm bảo vật tư ở DNSX và hệ thống
chỉ tiêu đánh giá.
Vật tư là bộ phận chủ yếu cấu thành lên sản phẩm. Do vậy bất cứ doanh nghiệp nào
khi tiến hành sản xuất cũng đều phải tiến hành hoạt động mua sắm vật tư. Quá trình tổ chức
mua sắm và quản lý vật tư ở doanh nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau. Đây là các bước
của công tác đảm bảo vật tư ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh nói riêng.


Mô hình mua sắm và quản lý vật tư ở doanh nghiệp sản xuất.

Phân tích
đánh giá
quá trình
quản lý
Xây
dựng kế
hoạch
yêu cầu

Xác
định
các
phương
Xác
định
nhu cầu
Quản lý dự
trữ và bảo
qu
ản

Cấp phát
vật tư nội
b
ộ

Quyết toán
vật tư
Tổ
chức
quản
lý vật
Lập và
tổ chức
thực
hiện kế
ho
ạch
Lựa chọn

người cung
Thương
lượng và
đ
ặt hàng

Tổ chức
tiếp nhận
và vận
chuy
ển vật




1. Xác định nhu cầu mua sắm vật tư.
1.1 Xác định nhu cầu vật tư là việc đầu tiên của công tác hậu cần vật tư (đảm bảo vật
tư cho sản xuất). Đây là bước nhằm trả lời những câu hỏi sau: Cần mua những loại vật tư
gì? Chất lượng ra sao? Khối lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu? Bước này mà làm
tốt sẽ tạo điều kiện cho việc lạp kế hoạch mua sắm vật tư được chính xác.
1.2 Cơ sở của việc xác định nhu cầu mua sắm vật tư.
Một là, phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua chiến
lược kinh doanh, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Đó là, các chỉ số như khối lượng
sản phẩm dự định sản xuất, mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm, Từ đó, xác
định được những loại vật tư nào là cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, số lượng cần bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Hai là, dự báo nhu cầu của vật tư trên thị trường. Trong tình hình hiện nay vấn đề dự
báo rất quan trọng, do thị trường trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt
hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện. Công ty cần nắm vững diễn biến của thị trường
về mặt hàng mà công ty sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh

tranh của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh của công ty.
Công ty cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó công ty biết các
vật tư mà công ty cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự
báo này công ty có thể mở rộng thị trường và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi
đó lắm được tình hình tiêu thụ sắp tới của công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư
trong nước và nước ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lượng giá trị ổn định, thuận tiện để
bảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho công ty biết
được, những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào công ty đã mua hoặc những nguồn hàng
mà công ty vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của các bộ
phận.
Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư: Diễn biến của thị trường; Nhu cầu tiêu
thụ sản phẩm trong nước; Khả năng cung cấp vật tư trong nước; Những biến đổi của cơ cấu
sản phẩm.




Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư: Xác định chi phí sản xuất; Khả năng
trong nước (cung cấp và khai thác); Cơ chế kinh tế; Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng
sản phẩm
2. Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
2.1 Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư.
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính
toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ
thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt
nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định, cho lượng vật tư cần
thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian.
Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác
định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi vậy kế hoạch mua vật tư
thường phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây:

Một là, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu
cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ.
Hai là, phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn
kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài.
2.2 Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm có 4 giai đoạn sau:
Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng
và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực
hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản
xuất chuẩn bị các tài liệu về phường án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm,
mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh
nghiệp.
Thứ hai, Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh
nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác
định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng, để xác định
lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự




trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu
có ý nghĩa kinh tế to lớn.
Thứ ba, Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh
nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định theo phương
pháp "Uớc tính” và phương pháp "Định mức".
Thứ tư, Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số
lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp
được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là:
PN
jiji




,,

Trong đó:

ji
N
,
: Tổng nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j.

ji
P
,
: Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j.
3. Các phương pháp đảm bảo vật tư.
3.1 Các nguồn hàng và đặc điểm của chúng.
Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác
nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu
thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương
thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức
phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh
hoạt hơn. Do đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo
tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản: nguồn nhập khẩu
và nguồn nội địa.
Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ
năng khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại chung, luật
pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều

kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nước ngoài




phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua
hàng.
Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà
doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận:
nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác.
Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nước có nhiều điểm tích cực như
đảm bảo chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi phí lưu thông thấp.
Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không đồng bộ,
nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác.
Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có.
Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc.
Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất.
Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công.
Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết.
Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm.
3.2 Các phương thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
a. Mua hàng: Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua
hàng khác nhau. Nhưng có hai hình thức mua hàng phổ biến sau.
Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm
được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua.
Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm được nguồn
hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về giá cả và
các điều kiện có liên quan như vận chuyển, phương thức thanh toán, thì tiến hành mua
không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế.
b. Các hình thức tạo nguồn khác.

Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà
các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế
hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây
dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác định trước thời gian kiểm kê.




Vì vậy, người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết quả ước tính
càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó.
Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một
mặt hàng nào đó ta dùng công thức.

Ođk = Ott + Nh - X
Trong đó:
Ođk : Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
Nh : Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm
báo cáo.
X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó.
Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thường phát sinh do
yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lượng, chủng loại và cơ
cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng
mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu
cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh
doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt
quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư hàng
hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản xuất
Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác như:
Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lưu thông

kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tièn vốn(vật tư ở đây là
vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này có
tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã
hội, thực hiện được tiết kiệm.
Nguồn nhờ liên doanh liên kết:
Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư về vật
tư,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về lợi




nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên
nhưng không chi phối nhau về sản phẩm.
Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất
yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này
càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số
nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các nghành sản xuất
khác. Để tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết
với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu
và biết được đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng.
Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu
của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các
tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh
số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý.

4. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư.
Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp
nên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất, lên đơn hàng là quá
trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ
cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng

là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
4.1 Lựa chọn người cung ứng vật tư.
Thông qua các tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, khả năng kĩ thuật, sự nổi tiếng, thời
hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị
cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm theo mỗi tiêu chuẩn của doanh
nghiệp. việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở các đơn hàng đầu
tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng.
4.2 Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư.
a. Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt
được trong thương lượng là.




Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các vật tư (độ dung sai sản phẩm, độ bền) và phương pháp
kiểm tra.
Xác định lại giá cả với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn.
Xác định hình thức trả tiền.
Điều kiện giao hàng.
Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi giao hàng chậm.
b. Tổ chức kí hợp đồng mua bán vật tư.
Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng
mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có
tư cách pháp nhân. Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế xét sử khi có
những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc
thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai
bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản
theo quy định của pháp luật.
Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau.

1. Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng mua bán, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân
hàng giao dịch của các bên, họ tên người đại diện, người đứng tên đăng kí kinh doanh.
2. Đối tượng của hợp đồng mua bán tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị
quy ước đã thoả thuận.
3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của vật tư hoặc các yêu cầu
kĩ thuật.
4. Giá cả.
5. Bảo hành.
6. Địa điểm và thời gian giao nhận.
7. Phương thức thanh toán.
8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.
9. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng kinh tế.
10. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán vật tư.
11. Các thoả thuận khác.




Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các điều khoản cam kết giữa
hai bên bao gồm ba loại.
Một là, những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng
khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phương
thức giao nhận, phương thức thanh toán.
Hai là, những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhưng
vẫn được hai bên công nhận.
Ba là, những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của nhà
nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều
luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn). Đối với những hợp đồng kinh tế
mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có
kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế.

4.3 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư.
a. Tổ chức tiếp nhận vật tư:
* Nhiệm vụ của công tác tiếp nhận vật tư.
Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế
hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế độ.
Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an
toàn.
* Nội dung công tác tiếp nhận:
Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục
tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng,
kiểm tra và kho tàng.
Phương tiện tiếp nhận:
Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện cân, đong, đo, đếm để kiểm tra số lượng
vật tư nhập kho.
Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng với người giao trực tiếp xác định chất
lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong
lô.
Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ).




Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá.
Hình dáng kích thước mầu sắc.
Tính chất cơ lý hoá.
Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương pháp tiết kiệm
toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện
kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ
hiện hành.
Một số trường hợp cần sử lý khi tiếp nhận vật tư:

Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập
biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu.
Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra
toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế
hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ
theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập
với hoá đơn.
Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận
toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi. Nếu chưa
chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá
chuyển đến thì tiếp nhận bình thường.
làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất
phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng,
phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững
lực lượng vật tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động
và hạch toán giá thành.
b. Tổ chức chuyển vật tư về kho.
Tổ chức vận chuyển vật tư về kho, của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm
đảm bảo, vật tư cho sản xuất, vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư
kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tác vận chuyển cũng là một điều




khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối
lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng.
5. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ.
5.1 Quản lý dự trữ và bảo quản.
a. Quản lý dự trữ.

Dự trữ là một công tác mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm để thực hiện, duy trì
hoạt động của mình. Vì nó đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục. Dự trữ quá nhiều dẫn đến
tốn nhiều chi phí. Nhưng dự trữ mà quá ít có thể gây gián đoạn quá trình sản xuất.
Trong cơ chế thị trường, vấn đề quản lý dự trữ vật tư có ý nghĩa kinh tế to lớn, làm tốt
công tác dự trữ cho phép huy động được số lượng lớn vật tư vào chu chuyển. Tuy nhiên, đòi
hỏi phải phân bố hợp lý lực lượng dự trữ, xác định lượng thông tin kinh tế cần thiết để quản
lý các loại dự trữ vơí việc sử dụng công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và
kiểm tra dự trữ,
Tối ưu hoá dự trữ được bắt đầu ở các doanh nghiệp là việc xác định mức dự trữ cần
thiết, theo từng loại vật tư cụ thể. Cơ sở cho công tác này là dự báo thị trường vật tư, phân
tích giá cả, cũng như dự báo tiêu thụ sản phẩm. Trên cơ sở dự báo tính được khối lượng dự
trữ cần thiết. Đặc biệt, phải xác định giới hạn tối đa của dự trữ.
Hiện nay, có 2 phương pháp quản lý dự trữ. Đó là:
Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự biến động của vật tư một
cách liên tục.
Dtt = Dmin + Dtx
Trong đó:
Dtt: Mức dự trx thực tế.
Dmin: Mức dự trữ tối thiểu.
Dtx: Mức dự trữ thường xuyên.
Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Định kỳ tiến hành kiểm tra và đặt hàng.
Ddh = Dmax – MxT
Trong đó:
Ddh: Số lượng đặt hàng.
Dmax: Mức dự trữ tối đa.




M: Mức tiêu dùng vật tư bình quân 1 ngày đêm.

T: Thời gian đặt hàng.
b. Tổ chức công tác bảo quản.
Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số
lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử
dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng
cao hiệu quả lao động kho.
Nhiệm vụ của công tác bảo quản:
Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá, không ngừng phấn đấu giảm
hao hụt tự nhiên.
Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng.
Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:
Đầu tiên, quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc
điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho,
ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau.
Thứ hai, định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của một
loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản
tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư trong mỗi đơn vị đã được định
vị.
Thứ ba, Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt công
tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau
xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.
Thứ tư, điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư hàng
hoá.
Thứ năm, chống côn trùng và vật gặm nhấm.
Thứ sáu, thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm
tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó đề ra các
biện pháp nhằm khắc phục kịp thời.
Thứ bảy, phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.
5.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất.

Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp
có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung
ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất
tiến hành được nhịp nhàng.
Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rút
ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động, sử
dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của
doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của công tác cấp phát vật tư cho nhu cầu sản suất là:
Thứ nhất, xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc.
Thứ hai, Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư.
Nội dung của công tác cấp phát vật tư.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cấp phát.
Vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy
cách chủng loại và thòi gian cấp phát.
Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng chất lượng về sổ sách theo dõi chứng tư xuất kho.
Chuẩn bị phương tiện cân, đong, đo, đếm, phương tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn
bị về lao động.
Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở trong kho ở doanh
nghiệp,tiết kiệm được chi phí bảo quản,đáp ứng được nhu cầu sản xuất, cần đến loại vật tư
nào thì có ngay loại vật tư đó mà không cần phải dự trữ trước. Để làm tốt khâu này cán bộ
vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển, bốc
xếp Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế
hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện.
Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho tiêu dùng
trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính thống nhất.
Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm

bảo tính hiệu quả.
Giai đoạn 2: Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất, cơ sở của công tác này là dựa vào
hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật




tư với số lượng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mức
nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lượng vật tư
thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong
việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch góp
phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều cho công tác hạch
toán
Hạn mức được xác định theo công thức:
H = Nsx

 Ndd + D - 0
H: Hạn mức cấp phát vật tư
Nsx: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm
Ndd: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang
D: Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng
O: Tồn kho thực tế đầu kỳ
Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn
mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật tư. Thủ kho phải
chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất.
Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ đội sản xuất người ta tiến hành theo hai phương
pháp sau:
Một là, giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong đó phân
xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương tiện đến để nhập vật tư
từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận

tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện
vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi
xuất. Vì vậy phương pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và
không ổn định.
Hai là, Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư căn cứ vào
lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc bằng phương tiện và
nhân lực do phân xưởng quản lý. áp dụng phương pháp này phải có bộ phận cấp phát thuộc
phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán.
5.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán.




a. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư.
Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát số liệu hạch toán
xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị sử dụng về tình
hình sử dụng vật tư và số lượng sản phẩm làm ra. Mặt khác phải tiế hành kiểm tra thực tế
việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng.
Về mặt nguyên tắc, lượng vật tư xuất kho của doanh nghiệp phải khớp với hạn mức,
với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng trên thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều
hơn so với các chứng từ trên vì nhiều trường hợp có lệnh xuất kho mà không có hoặc không
đầy đủ, có vật liệu phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì vật liệu đó không thể chia nhỏ để bớt
lại, hoặc do nhiều nguyên nhân khác.
Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngày có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã
duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu
cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng.
Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ, đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng
kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm.
Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và
có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu

dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc
doanh nghiệp.
Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo
cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng).
Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật
tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế
phẩm và tồn kho cuối kỳ.
Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng
vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu
báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo.
Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, để xác minh
được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối




chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại
vật tư quy định trong các phiếu hạn mức.
b. Quyết toán vật tư.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của sản xuất đòi hỏi các doanh
nghiệp phải định kì quyết toán vật tư sử dụng. Việc quyết toán vật tư là nhằm tính toán
lượng vật tư thực chi có sử dụng đúng mục đích không? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có
tuân thủ các định mức tiêu dùng không? Lượng vật tư tiết kiệm hoặc bội chi? Nguyên nhân
gây lãng phí trong sủ dụng vật tư ở doanh nghiêp ở các doanh nghiệp, có thể áp dụng các
phương pháp sau để quyết toán vật tư sau.
* Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu
kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư
chi phí cho sản xuất sản phẩm:
C = Ođk + X - Ock
C: Lượng vật tư thực tế chi phí

Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê
Ock: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng.
Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số
lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản
phẩm dở dang cuối kỳ.
Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định theo công thức sau:
E = Q . M - C
E: Mức tiết kiệm hay bội chi
Q: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ
M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Kết quả của phép tính nếu là số dương k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi.
* Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin
từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này
đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp
này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu.




* Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng.
* Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát
trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập
kho.

Chương II : Thực trang và một số giải pháp ở công ty cổ phần Lam Sơn

1.Giới thiệu chung về công ty
Công ty với tiền thân ban đầu là cơ sở kinh doanh thóc gạo của một huyện thuần nông
.Với kinh nghiệm buôn bán công ty dần đó phát triển thành công ty trách nhiệm hữu hạn
chuyên kinh doanh mặt hàng gạo cho các tỉnh miền bắc.Sau khi cơ chế mở cửa được thông
thoáng nhận thấy kinh doanh sản phẩn về gạo thì sẽ mất rất nhiều năm mới phát triển được
công ty.Vì thế mà doanh nghiệp đã mạnh dạn chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng thức
ăn gia súc.Với sự hợp tác chỉ bảo của tổng công ty mẹ .Công ty đi vào hoạt động với đội
ngũ quản lý chủ yếu là người trong nhà họ hàng.Được đào tạo từ bậc trung cấp đến đại học .
Với đội ngũ quản lý đã tạo ra một sức mạnh tập thể với sự đoàn kết giữa các cá nhân.Mọi
người đã tạo ra một không khí làm việc rất thoải mái .Họ có thể trao đổi rất thẳng thắn với
nhau cùng nhau góp ý kiến để tìm giải pháp tốt nhất cho một vấn đề.
Và với sự nỗ lực như vậy công ty đẵ ngày càng đi lên với số vốn tăng đáng kể ban đầu
chỉ với vài tỷ đồng ngày nay con số đó thật đáng nể đã ngần 200 tỷ đồng.




Gìơ đây,là một công ty nằm trên khu đất công nghiệp của huyện Đông Hưng,Thải
Bình.Với vị trí thuận lợi tiện đường giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát
triển.
2.Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty cổ phần Lam Sơn
Làm việc đúng giờ là nguyên tắc đầu tiên của công ty đưa ra.Với những quy định và
bảng phân công việc làm rõ ràng chi tiết đã tạo điều kiện cho công nhân viên ý thức,kiểm

soát được thời gian làm việc của mình.Với khẩu hiệu “đi làm đúng giờ,tuân thủ đúng
nguyên tắc”.
Với đặc thù là sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi. Các công đoạn của quá trình sản
xuất phải thật chính xác, tỷ lệ pha trộn theo đúng quy định, vừa đảm bảo chất lượng thức
ăn, vừa tuân thủ theo đúng quy định của cục đo lường chất lượng. Với mong muốn vừa làm
cho bà con chăn nuôi phát huy được hiệu quả kinh doanh, tạo nhiều công ăn việc làm cho
công nhân thì cái mà doanh nghiệp hướng tới là đưa quê hương mình thành một khu công
nghiệp phát triển.
Ban đầu công ty cần thu gom nguyên vật liệu từ người dân, sản phẩm từ nông nghiệp
đặc biệt là ngô. Công ty đã đi đến từng xã, từng làng triển khai mô hình trồng ngô rộng khắp
đến bà con. Công việc ban đầu gặp khó khăn, nhưng sau khi phân tích cho bà con thấy được
lợi ích từ việc trồng ngô, bởi vì từ xưa nông dân vùng đồng bằng Bắc bộ quen trồng một
năm hai vụ lúa, trồng ngô chỉ là xen canh. Nay chuyển hầu hết sang trông ngô, bà con lo
lắng sợ rằng không đủ ăn. Công ty đã công bố là đưa các giống ngô tốt để bà con trồng thử,
mà trồng ngô lại nhàn, không tốn công chăm sóc, không sâu bệnh. Qua nhiều đợt trồng thử
ngô đã cho năng suất tốt và lợi nhuận thu về lớn hơn trồng lúa. Vì vậy, công ty đã thu mua
được nguồn nguyên liệu ngô có chất lượng cao.
Sau khi ngô được đưa về, công ty tiến hành kiểm tra, loại bỏ những nguyên liệu không
đủ chất lượng, tiến hành làm sạch đưa qua máy sấy làm khô để đảm bảo chất lượng, không
mối mọt. Với hoạt động sản xuất là liên tục không theo mùa vụ, do đó sản phẩm phải được
bảo quản tốt. Vì thế quá trình thu gom nguyên liệu của công ty phải đảm bảo đủ cho quá
trình sản xuất được diễn ra liên tục.
Ngô được sấy khô sẽ qua khâu chế biến và trải qua các bước sau:
Bước 1: Ngô được nghiền ra




Bước 2: Qua sàng lọc cho ra hai loại: ngô ở dạng nát và ngô dạng vỡ
Bước 3: Đây là khâu quan trọng nhất. Dạng nát được trộn với một số thành phần khác.

VD: các dạng của cua, ốc, hến… sau khi qua chế biến.
Đóng bao gói và chuyển cho các đại lý, các cơ sở được uỷ quyền để đưa vào lưu thông.
Với mục tiêu làm cho dân giàu nước mạnh thì công ty có thể nói là đã đi theo đúng Nghị
quyết của Đại hội Đảng đề ra. Giờ đây với khoảng hơn 200 công nhân viên, công ty đã dần
làm thay đổi bộ mặt của địa phương và cải thiện đời sống của người dân. Hàng năm, công ty
mở đại hội khách hàng, luôn tuyên dương và khen thưởng cho những đại lý có hiệu quả tiêu
thụ tốt, động viên cá nhân có thành tích tốt trong công việc với những phần thưởng có giá trị
như: tivi, tủ lạnh … Và hàng năm công ty được các cấp huyện, tỉnh tuyên dương là lá cờ
đầu trong công cuộc xây dựng và phát triển quê hương.
3. Thực trạng công tác quản trị vật tư của Công ty Cổ phần Lam Sơn
3.1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư.
Với đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là khó bảo quản, khối lượng lớn. Vì vậy, kế
hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản trị vật tư tại
công ty.
Kế hoạch cung ứng vật tư tại Công ty Cổ phần Lam Sơn do phòng kế hoạch vật tư đảm
nhiệm. Phòng này có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế
toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ( tháng, quý, năm). Ngoài ra
phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng kinh tế
với các đơn vị khác: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự hội trợ.
Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số
lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng, và đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho
sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai
đoạn sản xuất trong kỳ, phải lập kế hoạch chiến lược sản xuât và tiêu thụ sản phẩm trong
thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý. Xác định giá
thành sản phẩm một cách tối ưu. Phòng kế hoạch vật tư định mức tiêu hao vật tư do phòng
kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch. Lượng phế phẩm thu hồi
trong kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép, rồi lập kế hoạch cung ứng vật tư cho
từng đối tượng sản phẩm trong kỳ. Sau khi lập kế hoạch cung ứng vật tư trong kỳ, phòng kế

hoạch vật tư trình lên ban giám đốc. Nếu được phê chuẩn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành
thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá
trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất.
Tại công ty việc sản xuất mặt hàng thức ăn chăn nuôi gia súc cung ứng với số lượng
lớn, phù hợp với kế hoạch và chỉ tiêu của công ty đề ra nên đôi khi gặp khó khăn trong vấn
để thu mua vật tư. Phòng kế hoạch vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp
nhận vật tư rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng sao cho kịp tiến độ được giao.
Với việc xác định rõ ràng nhà cung ứng vật tư có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất.
Công ty đã đề nghị với bà con nông dân trong một làng, một xã nên có hai đến ba người
đứng lên làm đại diện làm nhà cung ứng vật tư cho công ty. Nó đảm bảo việc sản xuất, xem
xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian, địa điểm giao hàng.
Do đặc thù sản xuất và vấn đề tiết kiệm chi phi đi lại, vận chuyển, lại không quá khan
hiểm nên việc thu mua vật tư cho từng thời kỳ sản xuất không gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy,
trong thời gian gần đây giá trên thị trường tăng cao đột biến phần nào đã gây nhiều bất lợi
cho công ty. Công ty đã tăng cường, chú trọng hơn nữa đến công tác giá trị vật tư nhằm giải
quyết những khó khăn trong tình hình điều kiện thị trường có nhiều biến động như vậy.
3.2 Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất
ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ
chức và kỹ thuật nhất định của kỳ kế hoạch.
Vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư ở Công ty Cổ phần
Lam Sơn rất được chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không
thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức.
Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp vì
khối lượng xây dựng định mức lớn. Vì thế công ty chú trọng cả công tác xây dựng và quản
lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính lẫn công tác xây dựng và quản lý định mức vật
tư cho các sản phẩm chính mà cần thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý
định mức vật tư sản phẩm phụ nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ

tiêu dùng trong kỳ, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không
cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư vào sản xuất có hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo được




chất lượng. Công việc này thuộc về phòng kỹ thuật, phòng này luôn kết hợp giữa việc tính
toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến việc tiêu
dùng vật tư cho kỳ kế hoạch. Việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức từng
vật tư còn có thể dựa vào trình độ và kinh nghiệm của người lao động. Phòng kỹ thuật luôn
chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất để tiến
hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức từng vật tư nhằm nâng
cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật tư cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Thông qua hàng loạt những hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng
kỹ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản phẩm một cách
thực tế nhất.
Bảng kế hoạch định mức vật tư năm 2007
Tên sản phẩm TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng
- Cám ngô
- Cám con cò

Từ bảng định mức do phòng kế toán đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó tính
toán lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kỳ. Tính ra chi phí vật tư
trong kỳ rồi thực hiện công tác thu mua vật tư. Nhìn chung thì bảng định mức cũng khá
chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn
thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra.
Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản
xuất sản phẩm, thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng
phân xưởng. Từ đó, đưa ra quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn.
3.3. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư.

Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Công ty là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ
phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định tất cả các
loại vật tư đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư
cho sản xuất của Công ty đều do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư
có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách hợp đồng trong kỳ sản xuất để từ đó xác định chính
xác số lượng từng loại vật tư cần mua, từ đó xác định rõ thời gian sử dụng vật tư đó.




Khi vật tư được vận chuyển đến kho của Công ty, đại diện phòng kế hoạch nhận được
hoá đơn thì đến kiểm tra đối chiếu với bản hợp đồng và nếu không sai sót gì thì có thể được
nhập kho. Trước tiên vật tư được kiểm nghiệm về chất lượng có hợp tiêu chuẩn không, đúng
về khối lượng không, trên cơ sở hoá đơn giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm.
Phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho thành 3 liên: 1 liên cho người nhập, 1liên cho thủ
kho làm căn cứ biên nhận vật tư, 1 liên cho phòng kế hoạch vật tư. Hoá đơn của người bán
được chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Vật tư sau khi được làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của
Công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng
hư hỏng, mất mát.
3.4. Công tác bảo quản vật tư.
Với đặc điểm riêng: dễ ẩm mốc hút nước cao, vật tư dùng cho sản xuất với khối lượng
lớn, nhẹ. Vì vậy, việc bảo quản rất cần thiết và quan trọng. Trước khi được nhập kho đội
bảo quản tiến hành dọn sạch sẽ nơi bảo quản, phun thuốc chống ẩm mốc, làm sạch những
tàn tích của lần bảo quản trước, hệ thống thông thoáng được xem xét kỹ, không khí luôn
được lưu thông ngay cả khi đóng cửa kho. Đội bảo quản liên tục kiểm tra thường xuyên nếu
phát hiện mối mọt hay ẩm mốc có thể huỷ ngay không để lây lan, làm sạch chỗ gây án, có
như vậy mới đảm bảo tốt được nguyên vật liệu.
3.5. Công tác cấp phát vật tư
Công tác này được tiến hành theo hạn mức. Hình thức này dựa vào định mức sản xuất

được tiến hành ở trên. Theo hình thức này phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hệ thống định
mức tiêu dùng trong kỳ kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp phát định
mức hàng tháng. Căn cứ vào đó cấp pháp số lượng ghi trong phiếu, hình thức này không
những quy định cả về số lượng mà cả về thời gian cấp pháp nhằm đảm bảo chủ động cho bộ
phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát. Trong trường hợp thiếu nguyên vật liệu mà chưa
hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của Giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để
hoàn thành kế hoạch. Còn nếu thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản
phẩm thì coi đó là thành tích tiết kiệm vật tư và đựơc khấu trừ vào hạn mức tháng sau và
hưởng phần trăm theo giá trị tiết kiệm đó. Thủ kho có trách nhiệm cung cấp đúng số lượng
và chất lượng.