Môi trường làm việc cho nhân viên - đôi điều cần nói! pdf

Môi trường làm việc cho nhân viên - đôi điều cần nói!
Các nhân viên thông minh đang ngày một nhận diện rõ ràng hơn tầm
quan trọng của sự cân bằng tại môi trường làm việc với yếu tố thư giãn
và vui vẻ. Đối với họ, chuyện lương bổng nhiều khi chưa hẳn là yếu tố
quan trọng nhất để giữ chân và
gắn bó lâu dài với công ty.
Khi mà các nhân viên sử dụng
email, tin nhắn, công cụ trò chuyện
trực tuyến (chát) hay các diễn đàn
dành cho những cuộc giao tiếp
không chính thức, các phòng nghỉ
giải lao, phòng ăn và nhà bếp trong
thế giới kinh doanh bắt đầu trông
như những di tích của một thời đại
analog.
Hãng điều tra thị trường Gensler đã tiến hành một cuộc điều tra trực tuyến
và thấy rằng có tới 2/3 các nhân viên văn phòng tại Mỹ tin rằng họ sẽ làm
việc hiệu quả hơn khi được tiếp xúc gần gũi với các đồng nghiệp mỗi ngày.
Và có đến 30% số người được hỏi nói rằng môi trường làm việc của họ hiện
không khích lệ được các giao tiếp và cộng tác tự nhiên - một yếu tố mà
khiến nhiều công ty phải suy nghĩ lại môi trường làm việc của mình.
Trong một vài trường hợp, điều này liên quan tới việc bố trí sao cho hai
nhân viên có thể gặp gỡ nhau hoàn toàn riêng tư. Hay các trường hợp khác
đó là một sân bóng rổ của công ty cho các cuộc vui đùa.
Dù thế nào, mục tiêu luôn là duy nhất: để đẩy mạnh giao tiếp giữa các đồng
nghiệp công ty và nâng cao lợi nhuận kinh doanh từ những ý tưởng sáng tạo
và tinh thần làm việc cao.
“Có rất nhiều lý do hợp lý để có những khu vực giao tiếp không chính thức”,
Jay Brand, nhà tâm lý học kinh doanh tại hãng sáng tạo Haworth, Mỹ, cho
biết. Jay khuyên các công ty nên thận trọng lên các kế hoạch cho những khu
vực này và xác định những giá trị nào được các nhân viên mong đợi để đem

lại sự thoả mãn và hiệu suất công việc cao hơn.
Theo Jay, việc gia tăng các giao tiếp chính thức và ngẫu nhiên trong công ty
về dài hạn sẽ đem lại không ít lợi ích.
Giám sát công sở và Phản hồi của nhân viên
Một số công ty đã dành hàng tháng trời để thăm dò các nhân viên để biết
được các cuộc trao đổi, họp bàn diễn ra như thế nào và ở đâu là thích hợp
nhất. Thách thức sau đó chính là cân bằng được các phản hồi này với thực
tế.
Gervais Tompkin, giám đốc hãng thiết kế Gensler, cho biết: “Khi mọi người
nói với bạn về những gì họ làm tại công sở, họ đang nói với bạn những gì họ
tin tưởng hay mong muốn được làm”. Gensler và nhiều công ty thiết kế khác
thường tiến hành điều tra với sự giám sát công sở, chẳng hạn như đi lại xung
quanh văn phòng khoảng 1 hoặc 2 giờ một lần để xem các nhân viên đang
làm gì.
Đó cũng là cách thức được hãng thiết kế nội thất và kiến trúc VOA áp dụng
khi phải tiến hành cấu trúc, sắp xếp lại văn phòng làm việc vốn khá thảm hại
và lộn xộn. Sau 16 năm không có thay đổi gì trong văn phòng làm việc trong
khi tiếp nhận hàng trăm nhân viên mới, VOA nhận thấy đã đến lúc có chiếc
áo mới.
Vì vậy, các nhà quản lý của VOA có các cuộc gặp riêng với hầu hết các
nhân viên và thường xuyên dạo quanh văn phòng làm việc của hãng. VOA
cũng tổ chức các cuộc bàn thảo quy mô lớn để có được sự đồng thuận đối
với vài thiết kế quan trọng, chẳng hạn như kiểu không gian cộng đồng nào sẽ
thích hợp.
Những thay đổi không gian cho các tập thể
Một trong những lời phàn nàn phổ biến nhất đó là cách bố trí sắp xếp hiện
tại không tạo điều kiện thuận lợi cho các giao tiếp xã hội trong công ty.
Robert Skelton, giám đốc hành chính của VOA: “Kể từ khi lắp đặt hệ thống
phòng cháy chữa cháy, nhiều nhân viên đã lên tận sân thượng để hút thuốc
và họ thích thú điều này. VOA đã lên kế hoạch thiết kế các phòng nhỏ tại

các góc của văn phòng làm việc – nơi mà các nhân viên có thể nhâm nhi
chén cà phê hay nấn ná lại trò chuyện với nhau”.
Một sự quan sát nữa mà VOA nhận ra đó là trong khi hầu hết các công việc
tại hãng được thực hiện qua các nhóm nhỏ tối đa 5 người, thì chỉ có duy nhất
một nơi để mọi người họp bàn: phòng hội thảo lớn và chính thức.
“Không có nơi nào cho 5 người gặp gỡ cả”, Robert Skelton nhận định. Do
đó, VOA cũng cho xây dựng nhiều phòng họp nhỏ hay các góc hóc mát –
nơi hoàn hảo cho các cuộc thảo luận không chính thức giữa các thành viên
tập thể.
Giờ đây tại VOA các nhóm nhân viên 5 người thường xuyên gặp gỡ đến nỗi
các phòng nhỏ phải được đăng ký trước hàng tuần. Và Robert cho biết ông
phải sử dụng các “chỗ kín đáo” trong hành lang một cách thường xuyên do
mọi nhân viên quá gần gũi với ông. “Nếu ai đó muốn bàn bạc và không
muốn ngắt quãng công việc của người khác, họ sẽ đến những chỗ kín đáo
riêng biệt sẵn có”, Robert cho biết.
Ngắt quãng cho giải trí và các trò chơi
Những không gian chung quy tụ mọi người gần gũi với nhau trong công việc
có thể rất thuận tiện, song đôi lúc việc tạo ra cảm giác của khoảng cách cũng
không kém phần quan trọng.
Đó là những gì các nhà quản lý tại hãng Principal Financial Group áp dụng
sau khi nghe thấy nhiều lời phàn nàn từ các nhân viên rằng văn phòng làm
việc tại trụ sở chính quá căng thẳng và sức ép. Từ đấy, “High Street Retreat”
(Rút lui xa lộ) - một câu lạc bộ thể thao nhân viên rất gần với văn phòng làm
việc – đã ra đời. Nó được thiết kế cho rất nhiều môn thể thao, trò chơi khác
nhau, như pinball, bóng đá mini, hockey, sách vở, máy bán đồ,
Câu lạc bộ đem lại cho các nhân viên cơ hội để tạm dừng suy nghĩ về công
việc trong khi giải trí vui chơi - một điều mà theo CEO Rhonda Clark-Leyda
là thực sự giá trị với họ và với công ty.
“Các nhân viên cảm thấy thoả mãn và làm việc hiệu suất hơn, còn công ty
được tận hưởng doanh thu gia tăng, giảm các chi phí liên quan tới stress và

nhân viên xin nghỉ phép”, Rhonda cho biết.
Những trợ giúp nhãn hiệu và tuyển dụng
Những khu vực giải trí, thư giãn
sáng tạo có thể đem lại cho các
nhân viên cơ hội giao tiếp với nhãn
hiệu công ty. Một tập thể sáng tạo
nội bộ đã thiết kế môi trường làm
việc mới tại Zune, một công ty âm
nhạc di động trực thuộc Microsoft.
Cảm hứng từ thẩm mỹ và thiết kế
của máy nghe nhạc Zune, các nhân
viên đã xây dựng một không gian được thiết kế nhằm hợp nhất các nhân
viên với môi trường và trải nghiệm âm nhạc.
Có một khu DJ trong phòng cà phê - nơi mà các nhân viên có thể trình diễn
năng khiếu DJ âm nhạc của mình hàng tuần trong cuộc thi “Release Your
Inner DJ”. Không chỉ vậy, bất cứ nơi nào trong không gian làm việc cũng
mang dấu ấn của âm nhạc, của máy nghe nhạc June và của những âm thanh
du dương. “Chúng tôi muốn mang nhãn hiệu tới cuộc sống của từng nhân
viên”, Jason Reindorp, giám đốc tiếp thị của Zune, cho biết.
Và những không gian làm việc, mang tính cộng tác còn thu hút nhiều nhân
viên triển vọng đến làm việc. Với suy nghĩ đó, hãng PopCap Games, Mỹ đã
thiết kế các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hết sức đặc biệt, theo đó các ứng
viên thấy được căn phòng giải trí (rumpus room) được trang bị đầy đủ các
máy Xbox, máy chơi bóng đá, chơi pingpong, các trường kỷ thư giãn và
nguồn nước giải khát vô tận.
Khi truyền cảm hứng như vậy cho các nhà thiết kế video game trong tương
lai tại PopCap, chứng kiến nhiều nhân viên chơi game vui nhộn, họ không
thể không muốn gia nhập PopCap. Rõ ràng một môi trường làm việc như
vậy không tồi chút nào, đúng như đồng sáng lập viên kiếm CEO của PopCap
cho biết: “Mọi người thốt lên rằng: Thật tuyệt vời, không ở đâu như vậy”.