Không gian tương tác và hiệu quả làm việc tập thể pptx

Không gian tương tác và
hiệu quả làm việc tập thể


Tổng hành dinh của Pixar, hãng phim hoạt hình nổi tiếng với sức sáng
tạo không giới hạn, hoàn thành năm 2000 với thiết kế mang tính “hội tụ”.
Hộp thư của các bộ phận, phòng họp, quầy nước, quầy ăn tự phục vụ và dãy
phòng vệ sinh duy nhất của studio rộng lớn với lượng nhân viên khổng lồ, tất
cả đều được bố trí tập trung về tòa nhà trung tâm của khuôn viên. Mục đích
của người tạo ra nó rất rõ ràng: Tất cả mọi người đều phải “đụng mặt” nhau.

Không gian làm việc tại Google
Không gian làm việc có ảnh hưởng to lớn đến con người của thế giới công sở,
vì đây là nơi họ sử dụng đến hơn một phần ba quỹ thời gian mỗi ngày của
mình.
Nếu như trước đây khi bắt tay vào xây dựng, thiết kế văn phòng mới, các nhà
quản lý chỉ đơn thuần giải quyết vấn đề diện tích thì hiện nay, họ chú trọng
tạo ra sự thoải mái cho nhân viên.
Nó có thể là việc đặt thêm một góc trà nước nho nhỏ để nhân viên có thể thư
giãn hay trao đổi nhanh với đồng nghiệp, hay đơn giản là trang trí các bức
tường theo chủ đề.
Ở Việt Nam không thiếu những doanh nghiệp quy mô nhỏ nhưng nghiêm túc
với sự đầu tư này, họ biến văn phòng thành không gian mô phỏng gia đình
hay phố xá, tạo cảm giác thân thuộc cho nhân viên.
Nhiều công ty chuyên về sáng tạo dành hẳn những khu vực thiết kế độc đáo
như quầy bar, sân chơi làm nơi phát triển ý tưởng theo yêu cầu của khách
hàng.

Họ tin rằng khi được tạo điều kiện làm việc tốt, nhân viên sẽ phát huy tốt nhất
năng lực của họ và nhờ đó, đóng góp cho doanh nghiệp nhiều hơn.

Thế nhưng đây mới chỉ là một phần tác động của không gian làm việc đến
những con người ở trong đó.
Ngày nay người ta còn biết rằng sự tương tác lẫn nhau giữa các thành viên
trong một môi trường công việc chung cũng giống như sự cộng hưởng hiệu
quả làm việc của các cá thể, và không gian làm việc vì vậy phải tạo cơ hội
cho sự tương tác đó diễn ra.

Từ tương tác có chủ đích


Mỗi thành viên được tạo điều kiện làm việc tốt chưa đủ nếu họ chỉ quanh
quẩn trong góc làm việc của mình ngoài những cuộc họp chính thức, tự giới
hạn sự giao tiếp của mình vào điện thoại nội bộ, email, văn bản.
Không thể phủ nhận rằng điện thoại nội bộ hay email giúp việc trao nhận
thông tin giữa các thành viên trở nên tiện lợi, dễ dàng hơn, nhưng cũng khó
phủ nhận việc gặp mặt trao đổi trực tiếp có thể giúp giải quyết công việc
nhanh hơn và hiệu quả hơn khi cả hai cùng có cơ hội giải thích những luận
điểm của mình một cách rõ ràng, đồng thời còn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ
thể để làm rõ ý hoặc tăng tính thuyết phục.
Kết quả công việc đôi khi có thể đạt được chỉ sau một cuộc trao đổi mà nếu
qua email, có thể sẽ cần đến nhiều lần hồi đáp và kéo dài thời gian hơn.

Không chỉ có thế, sự tương tác vật lý này còn tạo sự gắn bó trong tập thể khi
các thành viên đã xây dựng được những hiểu biết, ấn tượng nhất định về
nhau, từ đó là sự sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhóm làm việc.
Không gian làm việc lý tưởng theo quan điểm này “buộc” các thành viên ở
trong đó phải “xê dịch” nhiều hơn, đối thoại trực tiếp nhiều hơn, mỗi nhóm

làm việc vẫn có thể được bố trí tập trung nhưng những phân cách vật lý như
tường, vách ngăn không còn cần thiết nữa.

Dự án văn phòng mới của Tập đoàn Unilever, triển khai đồng bộ từ nhiều
năm trước tại các quốc gia trên toàn cầu, được xây dựng trên quan điểm này.
Dự án yêu cầu một mặt bằng trải rộng để không gian làm việc chỉ giới hạn
trong một vài tầng lầu, nhiều phòng ban được bố trí trong cùng một tầng với
các bàn làm việc mở.
Ở đó, các nhân viên sẽ di chuyển để đến trao đổi trực tiếp với nhau thay vì
ngồi bấm điện thoại khi mà họ có thể nhìn thấy nhau từ một khoảng cách nhất
định.
Nhiều ý kiến ủng hộ dạng không gian tương tác này còn nhận thấy rằng nó
giúp cho nhân viên, vì được tạo điều kiện để rời ghế thường xuyên hơn, trở
nên năng động hơn, giữ được tinh thần làm việc tích cực hơn trong suốt một
ngày làm việc.

Cho đến những cuộc “chạm mặt” vô tình


Cần hiểu rằng phạm vi giao tiếp của nhân viên không giới hạn trong nhóm
làm việc của họ. Quan điểm quản lý mới cho rằng chính những cuộc gặp gỡ
vô tình giữa những thành viên ít hoặc hầu như không có liên quan với công
việc cụ thể lại đem đến những kết quả bất ngờ.
Môi trường công việc đòi hỏi sự học hỏi và cập nhật kiến thức không ngừng,
và những cuộc gặp gỡ vô tình hoàn toàn có thể tạo ra những cơ hội học hỏi
đó. Hay bất ngờ hơn, nó có thể đem đến cho các thành viên một cách nhìn
mới, cảm hứng mới để giải quyết công việc.
Như với Pixar, khi tất cả nhân viên buộc phải di chuyển đến khu sảnh trung
tâm để nhận thư, họp, hay pha một tách cà phê, họ vô tình gặp gỡ và trò
chuyện với nhân viên thuộc các khâu sản xuất khác, và những ý tưởng mới

trong nhiều trường hợp đến với họ chính từ những cuộc gặp gỡ, trao đổi vô
tình và thường là ngắn ngủi này, như một giám đốc sản xuất từng nhìn nhận:
“Tôi làm được việc hơn nhờ xuống đấy nhấp một tách cà phê rồi chào hỏi, nói
đôi ba câu chuyện với một đồng nghiệp không quen biết”.

Không gian tương tác có thể được xây dựng với nhiều giải pháp khác nhau,
như tạo ra không gian mở hay một không gian chung buộc tất cả phải di
chuyển về đó như ở hai ví dụ trên.
Đây là một quan điểm đã có cách đây khá lâu và sẽ là một xu hướng mới
trong quản lý nhân sự.Nó chắc chắn sẽ là một bài toán khó nhưng thú vị, và
phụ thuộc rất nhiều vào tầm nhìn, sự đầu tư nghiêm túc, lâu dài của nhà quản
lý doanh nghiệp cũng như quản lý nhân sự với việc sử dụng nhân lực một
cách hiệu quả.