Học cách đưa ra câu hỏi trong cuộc họp. ppt

Học cách đưa ra câu hỏi trong cuộc
họp.

Chúng ta biết cách đưa ra câu hỏi, nhưng đưa ra những câu hỏi có chất lượng cao thường
không phải là việc dễ dàng… Vậy làm thế nào để có thể đưa ra câu hỏi hiệu quả trong các
cuộc họp?



“Cái gì đang hoạt động có hiệu quả, cái gì đang hoạt động kém hiệu quả,
cái gì có thể làm tốt hơn và làm thế nào để làm việc đó tốt hơn?” - Các câu
hỏi buộc bạn phải tìm tòi, mở rộng vấn đề, học hỏi, phát triển tư duy và trở
nên sáng tạo.
Để có thể đưa ra những câu hỏi hiệu quả trong các cuộc họp, bạn hãy lưu ý những điều
sau:
- Khi bạn cảm thấy sự việc có gì đó không đúng, chưa hoàn toàn hiểu hết những thông
tin mới, hoặc với những tình huống mới nghe được vẫn chưa rõ lắm, bạn hãy tích cực suy
nghĩ và đưa ra câu hỏi để được hiểu rõ hơn.
- Khi chưa hiểu thì không nên giữ thái độ im lặng và đợi người khác hỏi, hy vọng cuối
cùng sẽ hiểu ra được vấn đề. Bởi câu hỏi người khác đưa ra sẽ không chắc là câu mà bạn
muốn hỏi. Và đợi người khác giúp bạn đưa ra câu hỏi để giải quyết thắc mắc của bạn sẽ
khiến cho bạn mất nhiều thời gian, công sức. Ngược lại, cách suy nghĩ về các vấn đề
trong các cuộc họp giúp bạn trở nên sáng tạo và biết tìm tòi học hỏi hơn trước rất nhiều.
- Cần nghiên cứu trước chủ đề của buổi họp và tìm hiểu càng nhiều thông tin càng tốt.
Khi đưa ra câu hỏi, thái độ nên kiên định và tự tin khiến cho người khác phải suy nghĩ.
- Đặt các câu hỏi ở vị trí trọng tâm của cuộc họp, nhưng nội dung câu hỏi của bạn không
nên mang tính chất xem bản thân mình là trung tâm (không phải để thể hiện sự thông
minh, hoặc buộc người khác tiếp nhận quan điểm của mình).
- Định hướng việc đặt câu hỏi, tận dụng thời gian để thúc đẩy cuộc thảo luận xung quanh
những câu hỏi quan trọng. Nếu câu hỏi của bạn đưa ra chưa nhận được sự giải đáp rõ
ràng, bạn sẽ tiếp tục hỏi cho đến khi được làm rõ và có thể hiểu được.

- Câu hỏi nên khách quan, không mang tính chất ủng hộ hay phản đối, mà câu hỏi đưa ra
để khơi gợi tiềm lực của các thành viên. Đồng thời, thông qua việc đưa ra câu hỏi để xác
nhận việc lý giải vấn đề của bản thân: Quan điểm nào đáng được áp dụng? Cách nào cần
phải được hoàn thiện? Có thể thực hiện được không? Không làm như vậy sẽ như thế nào,
nếu làm thì sẽ ra sao? … Từ đó có thể cống hiến rất nhiều kế sách cho cuộc họp.
Tóm lại, đưa ra câu hỏi có thể là một việc khó, vì không phải ai cũng muốn bị chất vấn.
Vì thế, bạn cũng cần kiểm tra lại tính chính xác của thông tin mà bạn đang nắm để tránh
những câu hỏi “sai” hoặc “khó trả lời”. Bạn hãy hỏi bản thân: “Mình đã chú ý đến nội
dung của những lời phát biểu chưa? Mình nên đặt câu hỏi như thế nào để có thể mang lại
lợi ích lớn nhất cho tổ chức? Điều mình muốn nói rốt cuộc là cái gì?” Như vậy, trước khi
đưa ra câu hỏi, bạn nên phân tích mục đích của việc đưa ra câu hỏi là ở chỗ nào. Nếu câu
hỏi bạn đưa ra là để mọi người cùng nhau có thể nhìn ra vấn đề thì mọi người sẽ hiểu
được thiện ý hợp tác của bạn, từ đó họ sẽ mạnh dạn phát biểu trả lời.
Cuối cùng, sau khi kết thúc cuộc họp, bạn nên bỏ ra chút thời gian suy nghĩ: “Mình có
những câu hỏi nào nên hỏi mà vẫn chưa đưa ra?” để bạn rút kinh nghiệm đối với vấn đề
trong cuộc họp đó và cho các cuộc họp lần sau. - Biết cách đưa ra câu hỏi trong cuộc họp
sẽ có ích cho việc nâng cao khả năng tư duy và cũng sẽ khiến bạn chú ý đến những vấn
đề quan trọng khác.