Quản lý việc thực hiện dự án doc

Quản lý việc thực hiện dự án

Khi dự án đã đi vào hoạt động, bạn cần phải quản lý dự án sao
cho hiệu quả nhất. Khả năng thất bại của dự án sẽ rất cao nếu
công tác quản lý kém. Những công việc không được điều hành
hợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và cả công sức của
những người tham gia. Thậm chí, dự án sẽ phát triển chệch
hướng hoặc tạo ra những kết quả không phù hợp với yêu cầu
của nhà tài trợ và các thành phần liên quan.
Việc thực hiện dự án đòi hỏi tất cả các kỹ năng quản lý truyền
thống: tạo động lực thúc đẩy và tập trung vào mục tiêu, làm
trung gian giữa cấp trên và cấp dưới, ra quyết định, phân bổ
những nguồn lực có giá trị cho các mục đích sử dụng cao nhất,
điều chỉnh lại nguồn lực để giải quyết những vấn đề phát sinh
v.v. Ngoài ra, nhà quản lý dự án phải kiểm tra và giám sát chặt
chẽ lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng của tất
cả các mục tiêu trong dự án. Trong những phần sau của cuốn
sách này, chúng ta sẽ thấy nhà quản lý còn phải đặc biệt lưu ý
đến những vấn đề song hành cùng công việc được thực hiện
theo nhóm như mâu thuẫn trong việc tương tác cá nhân, sự
hợp tác và giao tiếp.
Kết thúc dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án. Bất cứ
dự án nào cũng đều có điểm kết thúc - đây là thời điểm các
mục tiêu đã thực hiện được và kết quả chuyển giao cho các
thành phần liên quan. Tại thời điểm kết thúc, dự án phải giải
tán và các thành viên trở về với công việc thường ngày.
Tổng kết rút kinh nghiệm là khâu quan trọng nhất trong giai
đoạn này. Dù đa số các thành viên đều nóng lòng được trở lại
nhiệm vụ thường ngày, nhưng mọi người vẫn nên dành thời
gian để rút kinh nghiệm. Điều gì đã thực hiện tốt, điều gì cần

khắc phục? Kết quả nào lẽ ra đã có thể cải thiện? Nếu được
làm lại, việc lập kế hoạch và thực hiện dự án có thay đổi gì
không và như thế nào? Những bài học kinh nghiệm này cần
được ghi chép và lưu trữ lại để áp dụng cho các dự án trong
tương lai. Việc này sẽ tạo nền tảng vững chắc và đảm bảo sự
thành công cho những dự án tiếp theo.
Bốn giai đoạn vừa mô tả trên đây đã được thử nghiệm qua thời
gian và phù hợp với hầu hết các dự án. Chi tiết của từng giai
đoạn sẽ được trình bày kỹ hơn ở những chương tiếp theo. Tuy
nhiên, phương pháp tuyến tính này không phù hợp lắm cho
những dự án có mức độ rủi ro cao.
Tóm tắt
• Các dự án đều có bốn giai đoạn: xác định và tổ chức, lập kế
hoạch, quản lý thực hiện, và kết thúc. Bốn giai đoạn này nên
nối tiếp nhau theo một quy trình tuyến tính song các dự án
trên thực tế không phải lúc nào cũng có thể theo quy trình này
một cách chính xác bởi tính phức tạp và đa dạng của nó.
• Công việc trong giai đoạn đầu tiên là xác định rõ ràng các
mục tiêu của dự án và tổ chức nhân sự, nguồn lực phù hợp
xoay quanh những mục tiêu đó.
• Lực lượng thúc đẩy chịu trách nhiệm tổ chức công việc nên là
nhà điều hành đã đề xuất và cấp phép cho dự án hoặc cá nhân
được chỉ định làm người quản lý dự án.
• Giai đoạn thứ hai của dự án – lập kế hoạch – nói chung bắt
đầu từ mục tiêu và công việc sau cùng, cụ thể là xác định từng
nhiệm vụ phải thực hiện, ước tính thời gian cần thiết để hoàn
tất, và xếp đặt các nhiệm vụ theo trình tự hợp lý.
• Giai đoạn triển khai thực hiện đòi hỏi bạn phải vận dụng tất
cả những kỹ năng quản lý truyền thống, cũng như cần kiểm
tra và giám sát nghiêm ngặt. Điều đó sẽ đảm bảo cho dự án

luôn theo đúng lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất
lượng đã định.
• Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của dự án là nó
có một tuổi thọ nhất định. Dự án sẽ kết thúc sau khi đạt được
mục tiêu và chuyển giao kết quả cho các thành phần liên quan.
Nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động, nhưng chỉ sau khi các
thành viên đã tổng kết và rút ra các bài học kinh nghiệm.