Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công pptx

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến
thành công
Những sự kiện online đã trở thành một kênh quảng bá quan trọng của
nhiều sản phẩm, nhất là những công ty có khách hàng tiềm năng
thường xuyên lướt net.
Việc tổ chức sự kiện hiện nay còn bao hàm cả tổ chức sự kiện trực tuyến và
càng ngày các Event trực tuyến được tổ chức ngày càng nhiều. Nhưng tổ
chức một online event làm sao cho hiệu quả, và đo lường hiệu quả tổ chức
sự kiện làm sao cho chính xác là điều trăn trở của những người thực hiện.
Chọn kênh thực hiện phù hợp
Nhiều công ty tổ chức Event của mình trên một microsite được thuê thiết kế
như một trang web độc lập hoặc là dành một phần riêng trên website của
mình cho việc này. Việc này có thuận lợi là họ có thể có một trang web hoàn
toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý
tưởng về sự kiện của họ. Chẳng hạn một cuộc triển lãm ảnh thì trang web sẽ
được tối ưu những hiệu ứng trình diễn ảnh hoa mỹ nhất, hay trang web phục
vụ một cuộc thi thì có phần bầu chọn, bình luận, tổng kết điểm, sắp xếp thí
sinh hữu hiệu nhất. Đi đôi với việc này là một chi phí đầu tư khá lớn cho
việc xây dựng microsite trong khi thời gian sử dụng không lâu.
Nhiều công ty chọn giải pháp khác: xây dựng chiến dịch (campaign) của
mình trên một diễn đàn (forum) hay trang mạng xã hội trung gian, ví dụ
Facebook, Zing Me Việc này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí
đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ cộng đồng có sẵn trên các
mạng xã hội đó.
Vậy nên tổ chức sự kiện trên microsite, website hay "tá túc" trên một forum,
mạng xã hội nào đó sẽ hiệu quả hơn? Về việc này sẽ có một số điều bạn nên
cân nhắc như sau:
Trước tiên là về độ phủ: Bạn chỉ nên làm microsite khi bạn chắc chắn có
một chiến lược truyền thông rầm rộ đi kèm, nếu chỉ đơn thuần xây dựng
microsite mà không quảng bá mạnh mẽ thì sẽ rất lèo tèo người tham gia. Đó
là lý do chỉ có các nhãn hàng mạnh mới dám bỏ nhiều tiền của ra làm các

chiến dịch (campaign) trên microsite. Ngược lại, nếu làm trên các forum,
mạng xã hội khác, bạn sẽ có sẵn một cộng đồng khổng lồ, việc tổ chức một
cuộc thi trên Facebook chẳng hạn, có thể đem về cho bạn 10,000 - 20,000
thành viên một tháng mà không tốn quá nhiều nỗ lực quảng bá.
Thứ hai là về các tính năng của website: Microsite sẽ là nơi bạn mặc sức
thể hiện thông điệp marketing của mình qua giao diện, tính năng giống
như mình mong muốn, trong khi đó các trang tạo trên những mạng xã hội
khác chẳng khác gì một gian hàng tiêu chuẩn trong hội chợ: đơn điệu và mờ
nhạt. Tuy nhiên nếu Event của bạn tổ chức khá đơn giản thì bạn cũng có thể
xem việc tổ chức trên fan page như một cách tiết giảm chi phí và tăng độ
phủ, và bạn cũng có thể phát triển các ứng dụng cộng thêm (application)
chẳng hạn các trò chơi nhỏ, các thăm dò để phục vụ Event của mình, các
mạng xã hội nền tảng mở như Facebook, Google+, Zing Me đều hỗ trợ
việc này. Các forum thì hỗ trợ việc này kém nhất, họ chỉ có thể dành cho bạn
một khu vực, gọi là Box, trên forum của mình, và các tương tác được thực
hiện dưới hình thức mở topic, comment, chức năng bầu chọn cũng khá kém,
tuy nhiên nhiều forum có số lượng thành viên lớn cũng là mảnh đất màu mỡ
mà người làm marketing nhắm đến, vì một sự kiện tổ chức trên đó có thể thu
hút vài trăm ngàn người chú ý chỉ trong vài ngày.
Mạng xã hội Facebook xây dựng trên nền tảng mở cho phép bạn phát triển
khá hoàn thiện các tính năng, ứng dụng theo như mong muốn, thậm chí tùy
biến về HTML để có trang Fan page thu hút nhất có thể. Tuy nhiên, nếu
bạn muốn có một Fan page thân thiện hơn với sự hỗ trợ tối đa từ đội ngũ
phát triển, giúp bạn tiết kiệm chi phí về kỹ thuật lẫn những thiếu sót có thể
xảy ra trong quá trình phát triển các ứng dụng sao cho tương thích với mạng
xã hội đó, bạn cũng có thể xem xét việc hợp tác, kết nối với các nhà phát
triển mạng xã hội nội địa như là Zing Me và Go.vn. Hiện nay các mạng xã
hội này đã có chính sách hợp tác đôi bên cùng có lợi với những đối tác triển
khai chiến dịch marketing, truyền thông trên nền tảng của họ, cho nên việc
cùng bàn thảo và hợp tác sẽ diễn ra tương đối thuận lợi. Thêm vào đó Nhà tổ

chức có thể tận dụng kênh thanh toán trực tuyến và phân phối trên toàn quốc
- vốn đã được phát triển từ lâu cho cộng đồng game thủ của họ - điều mà
những mạng quốc tế như Facebook, Google+ chưa hỗ trợ tốt.
Tại hội thảo Social Network - The Opent Platform do mạng xã hội Zing Me
và Mạng Việt Nam go.vn tổ chức vào ngày 27/08/2011, ông Vương Quang
Khải, phó tổng giám đốc VNG, phụ trách Zing.vn chia sẻ : Với thị phần
chiếm 44,6%, Zing Me hiện đang là mạng xã hội Việt Nam đông người dùng
nhất, đến cuối năm 2011 sẽ có khoảng 60 ứng dụng chạy trên nền tảng mạng
xã hội Zing Me và doanh thu dự kiến là 80 tỉ đồng/tháng". Nhiều đối tác như
Megastar, Converse, Nokia đã tổ chức thành công các campaign dành cho
giới trẻ trên Zing Me (xem thêm tại />case) với sự hỗ trợ tích cực từ "chủ nhà". Việc phát triển một Fan page dĩ
nhiên là miễn phí, chỉ khi nào nhà tổ chức cần phát triển các ứng dụng, hỗ
trợ kỹ thuật cho người dùng tốt hơn hay muốn hợp tác trên một tầm cao hơn
thì khi đó mới phát sinh chi phí.
Thứ ba là sự kết nối với khách hàng: Có một sự lãng phí lớn khi người ta
xây dựng các microsite là, mặc dù tốn rất nhiều tiền bạc, công sức để phát
triển một microsite nhưng khi campaign kết thúc, rất ít nhãn hàng giữ lại
micorsite của mình. Số lượng khán giả đã ghé thăm sau đó một đi không trở
lại. Nhưng khi làm trên các Fan page thì mối kết nối vẫn còn được duy trì,
10,000 fan của trang sẽ vẫn còn đó, vẫn hoạt động trên mạng xã hội đó để
sẵn sàng tiếp nhận các thông điệp và các campaign mới của bạn. Mặc dù họ
không chủ động ghé vào trang của bạn nữa nhưng các Fan page vẫn truyền
thông điệp đến được họ.
Cân nhắc tính chất của sự kiện trực tuyến cần tổ chức
Đầu tiên là đối tượng tham dự chương trình. Nếu bạn xây dựng một trang
riêng và có một chiến dịch truyền thông đặc biệt để quảng bá cho nó thì bạn
có thể chủ động về đối tượng mình muốn tiếp cận, nhưng nếu bạn thực hiện
Event trên một trang mạng xã hội thì bạn cần cân nhắc các mạng xã hội có
đối tượng người dùng tương thích với mình, vừa lợi công về truyền thông lại
tránh gây nhầm lẫn về hình ảnh thương hiệu. Hiện tại các mạng xã hội như

Zing Me, Go.vn , đối tượng chủ yếu nằm ở độ tuổi học sinh, sinh viên, nếu
đối tượng của bạn là dân văn phòng chẳng hạn, bạn sẽ cần phải xem xét tìm
kiếm các mạng xã hội khác phù hợp hơn, đơn cử như Facebook, hay gần đây
là Google + bước đầu đang manh nha phát triển game và ứng dụng. Một số
mạng nội địa dành cho giới văn phòng mà bạn có thể xem xét đó là
Motibee.com (chuyên về phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp), Noi.vn,
Henantrua.vn, Truongxua.vn (chuyên về kết bạn, làm quen) Tuy nhiên vì
các bên này chưa có sẵn chính sách nền tảng mở như Zing Me, Go.vn nên
chắc chắn bạn sẽ phải bàn bạc thêm với họ về một phương án hợp tác suôn
sẻ nhất, nhưng cái lợi mà bạn thu được đó là tính địa phương hóa cao hơn so
với các mạng quốc tế.
Bạn cũng cần xem xét tính chất Event của mình để lựa chọn một trang
mạng xã hội phù hợp cho mình. Một dạng Event thường hay được sử dụng
nhất trên Internet đó là tổ chức cuộc thi vì tinh thần tranh đua sôi nổi sẽ làm
cho Event luôn sôi động và thu hút nhiều sự chú ý. Ngoài ra có thể kể đến
các dạng triển lãm trực tuyến, giao lưu trực tuyến, hay chơi game tính điểm
để nhận một ưu đãi nào đó như vé mời dự sự kiện ngoại tuyến (offline
event), tương tác ảo với thần tượng Nếu quyết định tổ chức trên các trang
social media thì bạn nên cân nhắc trang nào có những tính năng phù hợp
nhất với tính chất Event của mình. Một cuộc thi viết có lẽ phù hợp với một
trang đã được tối ưu cho việc viết lách và blogging như Yume.vn hay
Motibee Blog thay vì Facebook Note, ngoài việc chính là việc hiển thị thân
thiện, dễ dùng thì nó cũng cho phép bạn đo đếm lượt xem, comment, bầu
chọn tốt hơn. Một cuộc thi ảnh cá nhân thì có thể tổ chức trên Facebook,
Zing Me hay Ipro.vn, một cuộc thi clip có thể tổ chức trên Youtube,
Clip.vn , một cuộc thi trình diễn các powerpoint presentation đẹp có thể
được phát động trên Slideshare.net hay tailieu.vn còn một sự kiện giao lưu
trực tuyến hay cuộc thi đơn giản có thể được tổ chức trên các forum nơi các
thành viên ra vào liên tục.
Như đã có lần nhắc đến trong một bài viết khác, bạn nên chú ý tới yếu tố

văn hóa để lựa chọn nơi tổ chức và hình thức tổ chức tối ưu cho mình. Bạn
cần biết forum, mạng xã hội do địa phương nào phát triển thì nó quyết định
văn hóa, cách giao tiếp, hành xử trong forum đó, từ đó nó quyết định đối
tượng chủ yếu là người ở địa phương nào, chẳng hạn như forum otofun.net
được rất nhiều nam giới mê xe hơi ở khu vực Hà Nội và miền Bắc nói chung
tham gia và đánh giá cao, trong khi đó tại Tp.HCM, otosaigon.com mới là
diễn đàn được anh em miền Nam ưa chuộng. Nếu bạn tổ chức Event cho
một showroom xe hơi tại Tp.HCM mà lại tổ chức trên otofun.net thì xem
chừng không hợp lý lắm.
Ngoài ra, tính cách của người miền Bắc là mạnh về ngôn ngữ diễn đạt, thích
tranh luận, bàn thảo trong khi đó đa phần người miền Nam thì hơi yếu
phần này, nên trên các forum nơi có nhiều người miền Nam, đa phần có cách
ứng xử là xem rồi lặng lẽ đi ra hoặc nói vài câu vô thưởng vô phạt. Chính
vì vậy những cuộc thi như thi viết, thi tranh luận nếu tổ chức ở khu vực
ngoài Bắc có vẻ sẽ được hưởng ứng nhiều hơn ở miền Nam, trong khi đó
những cuộc thi như chơi game tính điểm, chọn mã số may mắn sẽ làm cho
những khán giả trong Nam thấy hứng thú hơn