Quản trị Dự án - Bài 3: Lập kế hoạch Dự án pptx

Đại học Khoa học Huế
Khoa Môi Trường
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
(Bài 3: Lập kế hoạch Dự án)
Giảng viên: Ths. Hoàng Thanh Hùng

NỘI DUNG
1. Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch
2. Phân loại kế hoạch
3. Các công cụ lập kế hoạch
4. Các khái niệm, thuật ngữ dùng trong giám
sát và đánh giá
5. Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic
(Logframe)
6. Lập kế hoạch ngân sách Dự án

1. Khái niệm lập kế hoạch
-Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án
-Lập KH là một hoạt động quan trọng của
quản lý dự án
-Lập KH là chiếc cầu nối từ vị trí hiện nay của ta
đến vị trí ta muốn tới
-Lập KH lá quá trình cụ thể hóa hành động để
đạt được ý định, mục tiêu đã đề ra

Định nghĩa
1. Lập KH là quá trình quyết định trước xem
phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và
ai làm
2. Lập KH là tiến trình đề ra những mục tiêu và

hoạt động cụ thể để đạt được những mục
tiêu đó thông qua sự phân công, sắp xếp và
phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả
trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất
định

Các bước lập kế hoạch
1. Xác định mục tiêu dự án cần đạt được
2. Đề ra các hoạt động dự án để đạt được các
mục tiêu đề ra
3. Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết để
đạt được mục tiêu
4. Vạch ra các bước thực hiện các hoạt động
và xác định nguồn lực, thời gian, địa điểm,
đối tượng thụ hưởng/ảnh hưởng, đối tác,
người chịu trách nhiệm

Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch
-Dự toán nguồn lực và thời gian không chính
xác (thừa hoặc thiếu) sẽ gặp khó khăn trong
quá trình thực hiện và quản lý dự án
-Cần huy động sự tham gia của tất cả những
người liên quan vào quá trình lập kế hoạch
-Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống
quản lý dự án như hành chính, nhân sự, tài
chính và kỹ thuật.
-Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình
quản lý dự án dễ dàng hơn.

Mục đích của Lập kế hoạch


Tập trung sự chú ý vào mục tiêu

Ứng phó với sự bất định và thay đổi

Tạo khả năng tác nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả
kinh tế

Giúp kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề và quản lý,
ứng phó hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra

Tạo thuận lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra, giám
sát và đánh giá

Tăng cường hiệu quả thông tin trao đổi giữa các
bên liên quan

2. Phân loại kế hoạch
1. Phân theo thời gian
-Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm vv)
-Kế hoạch hàng năm (annual plan)
-Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan)
2. Phân theo cấp độ chuyên môn
-Kế hoạch chiến lược (strategic plan)
-Kế hoạch hành động (action plan )
-Kế hoạch tác nghiệp (operational plan)
3. Phân theo nội dung
- Kế hoạch thời gian thực hiện (timelines/work plan)
- Kế hoạch tài chính (financial plan)
- Kế hoạch giám sát và đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay

M&E plan
- Kế hoạch tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân sự
(plan for recruitment, management and development of human
resources)

3. Các công cụ lập kế hoạch (planning tools)
1. Work Breakdown Structure
2. P.E.R.T Network
3. Gantt Chart

1. Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc)
D ánự
H p ph n 1ợ ầ H p ph n 2ợ ầ H p ph n ợ ầ 3
Ho t đ ng 1.1ạ ộ Ho t đ ng 1. 2ạ ộ
Ho t đ ng 1.2.1ạ ộ
Ho t đ ng 1.2.2ạ ộ
Ho t đ ng 1.2.3ạ ộ
Ho t d ng 1.1.1ạ ộ
Ho t đ ng 1.1.2ạ ộ
Ho t đ ng 1.1.3ạ ộ
Ho t đ ng 1.1.4ạ ộ
Ho t đ ng 3.1ạ ộ Ho t đ ng 3.2ạ ộ
Ho t đ ng 3.2.1ạ ộ
Ho t đ ng 3.2.2ạ ộ
Ho t đ ng 3.2.3ạ ộ

2. Mạng lưới P.E.R.T
P.E.R.T Network
Nhiệm vụ
Ho t đ ng chính/ạ ộ

Ho t đ ngạ ộ
1
Ho t đ ngạ ộ
2
Ho t đ ngạ ộ
3
Ho t đ ng nhạ ộ ỏ
1.1
Ho t đ ng nhạ ộ ỏ
Ho t đ ng nhạ ộ ỏ
Ho t đ ng nhạ ộ ỏ
HĐ nhỏ
Ho t đ ng nhạ ộ ỏ

3. Biểu đồ Gantt
(Henry Laurence Gantt, 1917)
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN 2006-2007
Các hoạt động dự án
2006 2007
Q1
Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
1. Hoạt động 1
2. Hoạt động 2
3. Hoạt động 3
4. Hoạt động 4
5. Hoạt động 5
6. Hoạt động 6

4. Khái niệm, thuật ngữ sử dụng


Mục đích (Purpose): Là ước muốn, là động cơ
lâu dài, là hy vọng muốn đạt tới. Đối với tổ
chức, mục đích quyết định lý do ra đời và tồn
tại của nó

Mục đích có thể chỉ là ở dạng định tính chưa
đo đếm, định lượng được.

Tuy mới ở dạng định tính nhưng mục đích
cũng phải được nêu lên một cách rõ ràng để
làm kim chỉ nam cho các hoạt động quản lý

Các loại mục tiêu trong dự án

Mục tiêu tổng quát (Goal)

Mục tiêu chiến lược (Strategic objective)

Mục tiêu trung gian (Intermediate objective)

Mục tiêu cụ thể (Specific objective)

Mục tiêu tổng quát (Goal)

Mục tiêu tổng quát nêu lên các kết quả mong
muốn cao nhất đối với vấn đề mà chương
trình/dự án nỗ lực ngăn chặn, xoá bỏ hoặc cải
thiện.

Mục tiêu tổng quát không phải đo lường hay

đạt được sau khi thực hiện chương trình dự
án.

Mục tiêu tổng quát chỉ đưa ra định hướng cho
chương trình/dự án mà thôi. Nói chung mục
tiêu tổng thể thể hiện mục đích mà dự án
mong muốn thực hiện.

Mục tiêu (Objective)
Mục tiêu thường là những chỉ tiêu đo đếm
được: thu nhập quốc dân theo đầu người,
doanh số Thường là những mốc cụ thể, linh
động phát triển từng bước để đạt được mục
đích cơ bản, lâu dài.

Mục tiêu (Objective)

Mục tiêu (Objective): Tác động hoặc thay đổi mà dự án định đạt
được một cách cụ thể. Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục tiêu kết
quả và mục tiêu tiến độ
1. Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ
tác động cụ thể mà chương/dự án mong muốn có thông qua các
hoạt động can thiệp
Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ:
-Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục tiêu kết
quả cuối cùng (Final outcome objective)
-Mục tiêu kết quả trung gian (intermediate outcome objective)
2. Mục tiêu tiến độ (Process objective): Mục tiêu tiến độ nêu rõ
phương tiện/biện pháp/cách thức cần thiết để đạt được kết quả
mong muốn của chương trình/dự án.

Phân loại mục tiêu
1.Theo nội dung
-Mục tiêu kinh tế
-Mục tiêu xã hội
-Mục tiêu chính trị
-Mục tiêu tư tưởng
-Mục tiêu khoa học kỹ thuật
2. Theo cấp quản lý
-Mục tiêu quốc gia, địa phương
-Mục tiêu quản lý cấp cao, cấp giữa, cấp cơ sở
3. Theo thời gian
-Dài hạn
-Trung hạn
-Ngắn hạn

Các nguyên tắc cơ bản xác định mục tiêu

Có mục tiêu rõ ràng

Có khung thời gian

Xác định đối tượng đích của sự thay đổi/cải
thiện

Có kết quả/sản phẩm sẽ đạt được

Nguyên tắc xác định mục tiêu SMART

Specific- Cụ thể, rõ ràng


Measurable-Đo lường được

Attainable-Có thể đạt được

Reliable-Xác thực, đáng tin cậy (cho cùng kết
quả qua nhiều lần đo lường và nhiều người
đo lượng)

Timely (Time bound) Khung thời gian phù
hợp

Mục tiêu tổng
quát
Tăng cường cứu
sống bà mẹ và trẻ sơ
sinh
Mục tiêu chiến
lược
Cải thiện thực
hành & sử dụng
dịch vụ bảo vệ
chăm sóc SK BM
và TSS
Mục tiêu trung
gian
Tăng cường cải
thiện chất lượng
dịch vụ CSBM và
TSS

Mục tiêu trung
gian
Nâng cao nhận
thức hiểu biết của
cộng đồng về
thực hành đúng
CSBM và TSS
Hoạt động 1 Hoạt động 2 Hoạt động 1 Hoạt động 2

Một số thuật ngữ trong GSĐG Dự án

Kết quả mong đợi (Expected results)

Chỉ số (Index): một thước đo để đánh giá việc thực
hiện mục tiêu

Chỉ báo (indication): phạm vi/lĩnh vực của chỉ số/chi
tiêu

Chỉ tiêu (indicator): là định lượng cụ thể của một chỉ số,
là tiêu chuẩn cần phấn đấu để đạt được

Đầu vào (Inputs): các nguồn lực để thực hiện hoạt
động

Hoạt động (Activities): hành động để đạt được mục tiêu

Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án



Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ
vào các can thiệp của dự án. Cần phải có một thời
gian nhất định để đo lường. Thường có thể đo lường
vào cuối dự án

Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có tính
lâu dài do dự án mang lại

Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra ảnh
hưởng đến kết quả dự án

Điều kiện tiên quyết (Prerequisite/Preconditions):

Chỉ tiêu (Indicator)
Những chỉ tiêu có thể xác minh một cách khách quan là các tiêu chuẩn cần
phải phấn đấu đạt tới nhằm đạt được mục tiêu
Các chỉ tiêu này cho ta thấy mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể và các kết
quả, đầu ra của dự án có đạt được không về các phương diện

Đối tượng đích: Đối tượng nào? Cái gì?

Số lượng: Bao nhiêu?

Chất lượng: Như thế nào?

Thời gian: Đến bao giờ? Chừng nào?

Địa điểm/vùng: Ở đâu?
Các chỉ tiêu cần tập trung vào các quan điểm trọng tâm của mục tiêu cần đạt
tới

Chúng cung cấp cơ sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý và đánh giá dự
án.

Ví dụ

Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực

Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu

VD: Mức thu nhập lương thực

Bước 2: Xác định số lượng:

Từ 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg

Bước 3: Xác định chất lượng

Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng

Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian

Đến cuối năm 2008

Bước 5: Chọn vị trí

Trong toàn vùng dự án
Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương
thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg
mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa
phương.