Thu thập database trong tổ chức sự kiện pdf

Thu thập database trong tổ chức sự
kiện
Đối với một event, sự thành công của nó được quyết định bởi sự hài lòng của
người tham dự, và để đánh giá sự thành công đó, bạn cần phải thu thập thông
tin người tham dự, đó cũng chính là Database. Bên cạnh đó, thu thập dự liệu
sẽ giúp công ty của bạn có một nguồn thông tin khổng lồ về khách hàng tiềm
năng của mình, và nếu biết tận dụng, đó sẽ là một tài sản vô cùng quý báu đối
với người tổ chức sự kiện.

Có nhiều cách để thu thập datatabase (dữ liệu), thông qua các chiến dịch khuyến
mãi, mua lại dữ liệu từ các công ty khác, thu thập từ các nhà phân phối, sử dụng
bảng hỏi Tuy nhiên chúng tôi chỉ tập trung đến việc thu thập dữ liệu khách hàng
trong tổ chức sự kiện bởi đây chính là một trong những database chất lượng nhất,
thể hiện được khách hàng tiềm năng của công ty, bởi vì chỉ có những người quan
tâm đến các sản phẩm, dịch vụ của công ty mới bỏ công sức đến với event. Bên
cạnh đó, database này cung thể hiện tính cách, sở thích, từ đó tìm ra được cách
phân loại thích hợp.
Việc thu thập database trong event có thể chia ra thành 3 giai đoạn: trước, trong,
và sau khi event xảy ra.

Trước khi event bắt đầu

+Gửi mail.

Công ty của bạn có một danh sách email thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau,
tuy nhiên bạn không biết được các đối tượng đó có phải là khách hàng tiềm năng
của mình hay không.Chất lượng của database này rất quan trọng, đừng nên tin vào
những quảng cáo bán database, danh sách 1, 2 triệu email nhan nhản trên mạng
với giá rẻ như cho. Nên nhớ rằng thà gởi 100 email cho đúng đối tượng còn hơn
gởi 1 triệu email kiểu tràn làn, vừa làm tốn tài nguyên của bạn vừa có nguy cơ bị
người dùng liệt bạn vào spam do họ không quan tâm đến những chào mời của bạn,

và điều này không có lợi cho những lần gởi tiếp theo.
Các phần mềm gởi mail chuyên nghiệp thường cho phép bạn lấy lại danh sách
những người đã mở mail bạn gởi. Đó chính là những người quan tâm thực sự đến
thông tin của bạn, hãy gạn lọc lại danh sách này trong số tất cả các địa chỉ mail
bạn đã gởi đi để phục vụ cho những Event lần sau.
Ngoài ra, những người thực sự quan tâm đến event, đến công ty của bạn sẽ phản
hồi qua email. Vậy là bạn đã có một database với các thông tin rõ ràng hơn rất
nhiều rồi.

+Đăng ký qua forum.

Khi bạn tổ chức một event về một sản phẩm nào đó, bạn nên ghé thăm các forum
chuyên ngành về sản phẩm đó. Hàng ngày có hàng ngàn lượt khách truy cập và
những người này cũng chính là một nguồn để thu thập database vô cùng hữu hiệu.
Ví dụ như về laptop có forum yeulaptop.net, về xe hơi có otosaigon.com… Thông
qua những forum này, những khách hàng thực sự quan tâm đến event sẽ đăng ký
trực tiếp trên forum. Phương pháp này chi phí rất thấp nhưng hiệu quả khá lớn vì
đây là các forum này thu hút lượng độc giả.

+Công cụ: google document, facebook

Hiện nay, có một số công cụ hỗ trợ để bạn có thể thu thập database, đó có thể là
Google document, Facebook…

+Các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm

Đây là những database đáng quan tâm nhất mặc dù chi phí nó có thể cao hơn các
hình thức thu thập database khác. Các record trong database thường được phân
loại, gạn lọc rõ ràng theo các thông số tên, tuổi, nghề nghiệp, thu nhập, mối quan
tâm Tuy nhiên cần phải chú ý mức độ cập nhật của database vì nghề nghiệp, thu

nhập, số điện thoại của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian.
Đặc biệt, nếu bạn mua được database từ các nhà tổ chức Event tương tự Event của
bạn, xác suất các khách hàng này sẽ tiếp tục tham dự sự kiện của bạn là rất cao.

Trong khi diễn ra event

+Bốc thăm trúng thưởng.

Trong một sự kiện, bạn có để ý rằng thường có tiết mục bốc thăm trúng thưởng, và
bạn phải điền vào một mẫu do ban tổ chức cung cấp. Điều này bên cạnh việc nâng
cao tính hấp dẫn cho event, thu hút thêm khách mời, đó còn là một phương pháp
thu thập Database hiệu quả.

+Dùng thử sản phẩm, tặng quà

Đối với tâm lý người Việt, dùng thử sản phẩm miễn phí trong một sự kiện luôn là
một điều hấp dẫn. Ngày 6/3 vừa qua, tại công viên Lê Thị Riêng (TP HCM),
Cocacola đã áp dụng phương pháp trên và thu hút được một lượng lớn bạn trẻ
tham gia. Ngay tại cổng ra vào, ban tổ chức cho đặt một bàn tiếp tân, khách tham
gia muốn nhận được một chai Cocacola miễn phí phải đăng ký và điền vào một
mẫu khảo sát do ban tổ chức cung cấp. Khách tham gia tại đây chủ yếu là giới trẻ
và điều này sẽ giúp Cocacola dẽ dàng thu thập được các yếu tố liên quan đến đối
tượng khách hàng là giới trẻ của mình.
+Phiếu khảo sát thăm dò về Event, hội thảo
Phiếu này giúp bạn một công đôi việc: Vừa tìm hiểu cảm nghĩ của khách hàng về
Event của bạn để lần sau cải thiện tốt hơn, vừa thu thập được Database của người
tham dự và nghiên cứu những mối quan tâm của họ. Để khuyến khích người tham
dự điền đầy đủ thông tin bằng cách cho bốc thăm trúng thưởng dựa trên mẫu phiếu
được điền.