Nghệ thuật quản lý thời gian cho người đi làm pdf

Nghệ thuật quản lý thời gian cho
người đi làm
Hàng tá công việc, hàng đống tài liệu luôn chực chờ bạn giải quyết. Bạn
luôn trong tình trạng đầu bù tóc rối chạy đua với thời gian mà vẫn không thể
hoàn thành hết nhiệm vụ của mình. Công việc của bạn quá nhiều hay bạn
chưa quản lý được thời gian?

Hãy luôn đi trước thời gian

Nhiều nhân viên công sở than thở rằng, khối lượng và lịch làm việc quá
nặng làm họ luôn phải chạy đua với thời gian. Thời gian được ví như con
thoi, làm sao có thể chạy đua với nó được. Hãy luôn đi trước thời gian một
bước, bạn mới có thể quản lý được nó.

Đi trước thời gian, có nghĩa là sớm có kế hoạch cụ thể, thời gian biểu cụ thể
cho từng công việc của bạn. Nếu bạn không dành buổi sáng của ngày mới để
thư giãn, lấy hứng thú cho công việc bằng một tách cafe, một tờ báo yêu
thích mà lại dùng nó để lập kế hoạch cho ngày hôm ấy, e rằng đã quá trễ để
giải quyết những rắc rối nảy sinh. Hãy dùng thời gian cuối buổi làm việc
ngày hôm trước để lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn sẽ luôn đón đầu
được mọi vấn đề và thời gian sẽ luôn phải chạy sau lưng bạn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

Nhiều người chỉ quen lập kế hoạch bằng cách nhẩm trong đầu những việc
cần làm, hay ỷ lại vào cái đầu của mình để ghi nhớ những công việc được
giao. Điều này dễ dẫn đến thiếu xót trong công việc. Hãy luôn có bên mình
một quyển lịch bàn, một sổ ghi chú nhỏ. Tập thói quen ghi chú tất cả mọi
thứ. Dùng đồng hồ báo thức, có thể là từ điện thoại hay PDA để nhắc nhở
những thời điểm cần kết thúc công việc trong ngày. Bạn sẽ giải phóng trí
não khỏi những lo lắng không cần thiết nhờ những công cụ hỗ trợ đơn giản

nhưng rất đắc lực này.

Lập kế hoạch thật logic

Lập kế hoạch sao cho phù hợp với bản thân cũng là một nghệ thuật. Bạn nên
dành một khoảng thời gian kha khá để tập trung lập một kế hoạch thật đầy
đủ và chi tiết. Bạn cần ưu tiên những việc cần giải quyết ngay, phân loại việc
nhỏ và việc quan trọng, phức tạp. Bạn cũng nên hiểu rõ nhịp sinh học của
mình thường tập trung nhất vào lúc nào, hay mệt mỏi vào giờ nào để sắp xếp
công việc cho phù hợp. Ngoài ra, còn phải chú ý đến vấn đề không gian, nếu
đặc thù công việc của bạn cần phải di chuyển nhiều nơi, hãy sắp xếp sao cho
tiện đường nhất, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí đi lại. Bạn cần
hiểu rõ từng công việc phải làm, giải đáp ngay những thắc mắc để tránh gián
đoạn trong lúc giải quyết công việc. Lập kế hoạch cho hàng tá công việc sao
cho phù hợp cả về không gian, thời điểm mà vẫn đảm bảo theo kịp tiến độ
làm việc của mọi người là cả một vấn đề. Vì vậy, đừng tiếc một chút thời
gian lập kế hoạch để đổi lại sự thanh thản thư thái trong quá trình làm việc
của mình.

Kỷ luật với bản thân

Hãy gỡ bỏ những trò chơi giải trí trên máy tính, đoạn tuyệt với chương trình
chat trong lúc làm việc. Thiếu thời gian nhưng có thể bạn vẫn đang lãng phí.
Nếu bạn cần tập trung làm việc hay nghiên cứu các tài liệu, hãy vứt bỏ
những suy nghĩ về câu chuyện đang tán dở với cô đồng nghiệp dễ thương
hay tiếc nối về một trò chơi xếp hình mà mình sắp phá kỷ lục. Những cám
dỗ linh tinh ấy sẽ âm thầm làm chậm nhịp độ làm việc của bạn đấy.

Tự tăng năng suất của mình

Một tinh thần minh mẫn nằm trong một cơ thể khỏe mạnh. Bạn hãy luôn chú
ý đến sức khỏe của mình bằng một chế độ ăn giàu dinh dưỡng, siêng năng
tập thể dục mỗi buổi sáng để luôn có đủ sức chịu đựng mà chạy trước thời
gian. Một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng không những tăng cảm hứng làm
việc của bạn mà còn giúp bạn không bị gián đoạn công việc vì thất lạc một
cây bút hay giấy tờ quan trọng.

Làm việc không mệt mỏi, luôn hứng thú với công việc và mọi chuyện diễn
ra trôi chảy sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng chạy đua với thời gian. Bạn sẽ
không còn phải mang việc về nhà, sẽ có nhiều thời gian dành cho gia đình
hay theo học một khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ hay tin học ngoài
giờ làm việc. Có thể nói, quản lý, nắm bắt được thời gian là chiếc chìa khóa
quan trọng nhất trong sự thành công của bạn đó.