bài thu hoạch học công tác văn thư (văn phòng)

BÀI THU HOẠCH
Môn: Nghiệp vụ văn thư
KHÁI QUÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY
VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CƠ QUAN
1. Tổ chức bộ máy cơ quan:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

2. Khảo sát tình hình công tác văn thư ở cơ quan:
a. đặc điểm tình hình công tác văn thư, những thuận lợi, khó khăn:
- Đặc điểm tình hình:
Hiện nay công tác văn thư ở các cơ quan nói chung và cơ quan
trường học nói riêng, người làm công tác văn thư thường chưa qua lớp đào
tạo. Cán bộ văn thư thường phải kiêm nhiệm rất nhiều viêïc, nên ảnh
hưởng không nhỏ đến công tác xây dựng quản lý, ban hành văn bản của
cơ quan.
- Thuận lợi:
BAN ĐẠI DIỆN
CHA MẸ HỌC SINH
HIỆU TRƯỞNG
CÔNG ĐOÀN
Tổ
Hành chính
Phó
Hiệu trưởng
Phó
Hiệu trưởng
Thanh tra
Nhân dân
Văn phòng
Kế toán
Thư viện

Khối 1
Khối 2
Khối 3
Khối 4
Khối 5
ĐOÀN
ĐỘI
Trong những năm gần đây được sự quan tâm và nhìn nhận tầm quan
trọng của công tác quản lý, ban hành văn bản của các cấp lãnh đạo trong
công tác văn thư, tạo điều kiện để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả
như: đầu tư cơ sở vâït chất, trang thiết bò văn phòng cho công tác văn thư,
đưa cán bộ đi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ để làm tốt hơn công tác
văn thư của cơ quan.
- Khó khăn:
Hiện nay công tác văn thư còn chưa được đánh giá đúng tầm quan
trọng trong công tác quản lý nhà nước. Người làm công tác văn thư thường
là nhân viên hợp đồng phải kiêm nhiệm nhiều công việc, thậm trí theo
quan điểm của một số cán bộ trong cơ quan xem người làm công tác văn
thư như người để sai vặt (nhân viên phục vụ…) Từ những nhận thức như
thế đã ảnh hưởng đến công tác văn thư ở cơ quan, đôi khi cán bộ lãnh đạo
làm luôn công tác văn thư.
b. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư:
Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của việc ban hành, quản lý
và giải quyết công việc bằng văn bản thì không thể thiếu được vai trò của
người làm công tác văn thư. Do đó lãnh đạo cơ quan đã đặc biệt quan tâm
và chỉ đạo chặt chẽ về việc thực hiện nghò đònh 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư ban hành ngày 08/4/2004, tăng cường đầu
tư mua sắm trang thiết bò văn phòng như: Bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy vi
tính, máy in….trong điều kiện cho phép của cơ quan, tạo điều kiện tốt để
cho công tác văn thư hoạt động có hiệu quả.

Tuy nhiên công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư
thực hiện chưa có bài bản, khoa học, chưa có quy đònh rõ rành trong công
tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản của cơ quan, chưa có nội quy,
quy đònh trong việc sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. Việc thực
hiện công tác văn thư diễn ra một cách tự phát, không có kế hoạch cụ thể.
c. Tình hình thực hiện những nội dung, nghiệp vụ văn thư của cơ quan.
- Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan:
Cơ quan trường học thường ban hành các loại văn bản như: Kế
hoạch, quyết đònh cá biệt, báo cáo, thông báo, thư mời, biên bản, giấy giới
thiệu, giấy đi đường.
- Về thể thức văn bản của cơ quan đanh trình bày so với quy đònh
của nhà nước là đủ 9 thành phầøn bắt buộc bao gồm:
+ Quốc hiệu
+ Tên cơ quan ban hành văn bản
+ Số và ký hiệu văn bản
+ Đòa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngøi có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan
+ Nơi nhận
Việc trình bày các thành phần của văn bản còn nhiều sai sót cụ thể
như sau:
Ví dụ: Việc soạn thảo một quyết đònh:
Thể thức Phần đúng Chưa đúng Cần sửa chữa
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan
ban hành văn
bản
- Số và ký hiệïu

văn bản
- Đòa danh, ngày
tháng, năm
- Tên loại
Trích yêùu nội
dung
- Thẩm quyền
ban hành
- Nội dung
- Thẩm quyền
ký
- Nơi nhận
Cỡ chữ, kiểu chữ
Cỡ chữ, kiểu chữ
Đúng vò trí
Cách trình bày
Cách trình bày
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Trình bày bằng
số Ả Rập
Đúng thẩm
quyền
Vò trí
Cách thức
Dòng dưới chưa

đậm
Chưa ghạch
chân
Sau số “:” chưa
có dấu cách
In đậm
Còn ghi cả tác
giả của quyết
đònh
Còn có dấu ( )
Chữ nghiêng
Không có
ghạch chân
- Sai phần căn
cứ có dấu
ghạch
- Đầu dòng
cuối mỗi căn cứ
có dấu chấm
câu
Không có dấu
(: )
Các điều 1,
Điều 2 … chưa
thẳng nhau
Còn đậm
Đậm dòng dưới
Cần ghạch chân
Sau số ( : ) cần
đánh dấu cách

Không đậm
Bỏ phần tác giả
Bỏ dấu ( ) kiểu
chữ đứng đậm có
dấu ghạch chân
- Bỏ dấu ghạch
đầu dòng cuối mỗi
căn cứ đánh dấu
(.) căn cứ cuối dấu
(,)
Sau từ quyết đònh
có dấu (:)
Cần cài Tap cho
thẳng nhau, chữ
đậm, đứng, không
ghạch chân sau
chữ điều 1, điều 2
có dấu ( . )
Cần cách dòng
Cần đậm, nghiêng
chữ nơi nhận
nghiêng
Có ghạch cân
sau điều 1, điều
2
Có dấu ( : )
- Chưa cách
dòng với nội
dung văn bản
chữ nơi nhâïn

còn chưa đậm,
nghiêng, sau
mỗi nơi nhận
chưa có dấu ( :)
Sau mỗi nơi nhận
có dấu ( ; )
Nơi nhận cuối có
dấu chấm ( . )
- Tình hình tổ chức quản l ý văn bản đi của cơ quan:
Việc ban hành và soạn thảo văn bản chủ yếu của bộ phận nào, bộ
phận đó trực tiếp soạn thảo sau đó tự đem trình lên cho Hiệu trûng ký,
cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan, dấu tên và lưu lại 1 bản và chuyển văn
bản ra ngoài. Như vậy việc quản lý và ban hành văn bản đi của cơ quan
còn rất nhiềøu sai sót cần chỉnh sửa lại như: Trước khi đưa cho người có
thẩm quyền ký và chuyển văn bản ra ngoài, tất cả các văn bản đầu phải
qua văn thư kiểm tra về mặt thể thức. Nêùu có sai sót thì phải chỉnh sửa sau
đó văn thư đưa lên cho người có thẩm quyền ký, văn thư trực tiếp đóng
dấu cơ quan vào văn bản, ghi số, vào sổ đăng ký văn bản đi và lưu l 1
văn bản ở tập hồ sơ lưu văn bản đi và gửi ra ngoài.
- Tình hình tổ chức quản lý văn bản đến của cơ quan:
Văn bản đến của cơ quan không nhiều, chủ yếu là công văn chỉ đạo
của Phòng giáo dục, hướng dẫn thực hiện giáo dục của Sở giáo dục, một
số thông báo… được gửi vào cư quan qua đường bưu điện; trực tiếp; cán bộ
đi hội họp mang về, sau đó đưa cho văn thư vào sổ đăng ký văn bản đến
và chuyển giao cho các bộ phận có trách nhiệm giải quyết. Việc theo dõi
thực hiện giải quyết công văn này chủ yếu do Hiệu trưởng quản lý, cán bộ
văn thư còn chưa coi đó là nhiệm vụ của mình. Cơ quan chưa có dấu đăng
ký văn bản đến.
- Tình hình tổ chức, sử dụng, quản lý con dấu của cơ quan:
cơ quan hiện có những loại con dấu như: Dấu cơ quan, dâùu Công

đoàn, dấu tên
Như vậy cần bổ sung con dấu như: Dấu Đến theo đúng mẫu quy
đònh.
Hầu hết các dấu tên và chức vụ của Hiệu trưởng, P. Hiệu trưởng
chưa đúng theo quy đònh như: Chữ nghhiêng cần sửa lại là kiểu chữ đứng
đậm.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan còn lỏng lẻo như:
Chưa có tủ kệ để đựng và bảo quản con dấu, nhiều cán bộ giáo viên tự
đóng dấu vào văn bản ( như sổ liên lạc, sổ điểm, học bạ )
Trên đây là tình hình thực tế việc thực hiện công tác văn thư của cơ
quan, so với những kiến thức mà em tiếp thu được qua quá trình học lớp
thư ký văn phòng 4/ 2005, em thấy cơ quan còn rất nhiều thiếu sót. Sau
khi học xong khóa này, khi về cơ quan dù có được phân công phụ trách
công tác văn thư hay không, em sẽ cố gắng đem những hiểu biết đã tiếp
thu được để vận dụng vào công tác ở cơ quan sao cho phù hợp với điều
kiện thực tế của cơ quan để công tác văn thư của cơ quan ngày càng tốt
hơn.
Người viết bản thu hoạch
Mai Thò Lụa