Quản lý dự trữ (Phần 4) pot

Quản lý dự trữ
(Phần 4)

6. Dữ liệu dự trữ (Tiếp theo)
6.4. Mức dự trữ
Mức dự trữ là mức hàng mà tại đó cần đặt thêm hàng mới, là mức dự trữ tối
thiểu cần được dự tínhMuốn vậy cần biết:
 Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng
· Lượng hàng dự trù bán được trong thời gian chờ đợi
· Hàng cần để dự phòng những trường hợp rủi ro
7. Kiểm kê hàng hoá
7.1. Khái niệm kiểm kê hàng hoá
Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng
hoá vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép:
 Đếm số lượng
· So sánh với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ
· Tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến
7.2. Các bước tiến hành kiểm kê hàng hoá
· Chuẩn bị Danh mục kiểm kê h
hhhMục đích: Thu thập đầy đủ dữ liệu dự trữ, tránh bỏ sót dữ liệu cần
thiếthh
hhPhương tiện: Bằng nhiều cách: Sổ, trang giấy…

Danh mục kiểm kê Trang 1
Số lượng
Tên
hàng
Ki
ểm
kê
Thẻ

kho
Chênh
lệch
Giá
vốn
Giá
bán


 Kiểm đếm và ghi số lượng từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê.
Trong bước này cần chú ý tránh sai sót và ghi chi tiết cả về số lượng và danh mục.
· Ghi thông tin từ thẻ kho sang Danh mục kiểm kê: Cần chú ý đảm bảo
thông tin cập nhật, là số liệu mới nhất, cần có thông tin chính xác để ra quyết định
kinh doanh đúng đắn
· Đối chiếu số liệu
hhhhh- Danh mục đối chiếu
hhhhh- Loại hàng. Ví dụ mặt hàng dầu ăn:Đối chiếu số liệu trong danh mục
kiểm kê (thực còn bao nhiêu hàng) 12Cột còn thẻ kho (Đáng ra phải còn bao nhiêu
hàng) -15Để tìm ra số chênh lệch (Thiếu hụt bao nhiêu hàng) = -12Chú ý cần tìm
nguyên nhân vì sao lại có sự sai lệch và cần điều chỉnh như thế nào?· Viết lại số
liệu chính xác vào thẻ kho:
hhhhh- Ghi giá vốn của từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê
hhhhh- Tính tổng giá trị mỗi loại dự trữ 7.3. Sử dụng thông tin kiểm kê
hàng hoá để cải tiến hoạt động kinh doanh.Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy:
 Hàng hoá, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không?
· Có đủ số lượng hay không? · Có đảm bảo chất lượng hay không? Từ đó
có thể:
 Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu dự trữ
· Cải tiến từng công việc trong quản lý dự trữ và đưa ra những quyết định
kinh doanh đúng đắn cho công ty

7.4. Khi nào cần kiểm kê hàng hoá
Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hoá thường xuyên hay không, nên
kiểm kê hàng hoá định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn
thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ
nhật/ ngày nghỉ).
7.5. Quyết định phương thức tối ưu cho DN
Quyết định phương thức tốt nhất cho doanh nghiệp
 Không qu
ản lý dữ liệu dự
trữ·
 Lượng hàng dự trữ lớn
 Có nhiều loại h
àng hoá
hay nguyên vật liệu
 Dự trữ không đư
ợc đảm
bảo an toàn
 Có nhiều công nhân v
à
nhân viên hoặc công nhân mới v
ào làm
việc
 Có nhiều vấn đề li
ên quan
tới việc thất thoát hàng hoá
Có th
ể quyết định thỉnh thoảng
mới kiểm kê hàng dự trữ nếu:
 Có quản lý dữ liệu dự trữ
 Số lượng dự trữ nhỏ

 Chỉ có một vài loại h
àng
hoá hoặc nguyên vật liệu
 Dự trữ đư
ợc đảm bảo an
toàn
 Không có vấn đề g
ì liên
quan đến việc thất thoát hàng hoá