Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn (Phần 8) ppsx

Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn
(Phần 8)

3. Tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hoá công ty
Để tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hoá, công ty cần quan tâm đến 2 yếu tố, đó
là:
- Cán bộ tiêu chuẩn hoá
- Tổ chức bộ phận tiêu chuẩn hoá
3.1 Cán bộ tiêu chuẩn hoá
3.1.1 Yêu cầu về trình độCán bộ tiêu chuẩn hoá trong công ty phải có trình
độ và nghiệp vụ sau:
a. Có hiểu biết vững chắc về:
- Hoạt động của công ty: sản phẩm, công nghệ và thị trường của công ty
- Những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn hoá, hoạt động của cơ quan tiêu chuẩn
hoá quốc gia, của các hội kinh doanh chuyên ngành và của các công ty khác có
liên quan.
b. Viết và nói lưu loát
c. Nghệ thuật giao tiếp
3.1.2 Đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hoá
Mọi công ty cần có một chương trình đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hoá riêng
cho mình. Cán bộ trong các phòng, ban của công ty cũng cần được đào tạo theo
những nội dung cụ thể khác nhau. Các công ty vừa và nhỏ cần tranh thủ sự trợ
giúp của cơ quan tiêu chuẩn quốc gia trong vấn đề này.
Những nội dung chung nhất mà một cán bộ tiêu chuẩn cần được đào tạo là:
- Những nguyên tắc của tiêu chuẩn hoá, tổ chức cơ quan tiêu chuẩn quốc
gia và quốc tế
- áp dụng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn hoá và chất lượng, chứng nhận phù hợp
tiêu chuẩn…
- Xây dựng tiêu chuẩn công ty
3.2 Bộ phận tiêu chuẩn hoá công ty
Để đảm bảo các hoạt động tiêu chuẩn hoá của công ty mang lại hiệu quả,

mỗi công ty dù lớn hay nhỏ cũng cần thành lập một bộ phận tiêu chuẩn hoá. Bộ
phận này có thể gồm một số người, nếu công ty quá nhỏ cũng có thể chỉ cần một
người chuyên trách. Bộ phận này có thể đặt trong phòng thiết kế hoặc phòng quản
lý chất lượng.
Dù đặt ở đâu, bộ phận này cũng cần sự chỉ đạo trực tiếp của cấp lãnh đạo
cao nhất: giám đốc kỹ thuật.Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận tiêu chuẩn là:
- Xây dựng tiêu chuẩn
- Phổ biến thông tin về tiêu chuẩn
- Tổ chức và kiểm tra việc áp dụng tiêu chuẩn
Trách nhiệm của bộ phận tiêu chuẩn hoá của công ty là
1- Tổ chức xây dựng và giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn của công ty, tiêu
chuẩn hội, tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có liên quan.
2- Xem xét quá trình sản xuất và các hoạt động của công ty để đảm bảo các
quy trình, quy phạm, các thủ tục tốt nhất đang được sừ dụng trong toàn công ty.
3- Xem xét lại các tiêu chuẩn của công ty để phù hợp với những tiến bộ về
vật liệu và công nghệ, những quy định mới về luật pháp, làm cho tiêu chuẩn của
công ty luôn luôn được cập nhật.
4- Duy trì thư viện tiêu chuẩn của công ty phục vụ cho các hoạt động của
công ty.
5- Đảm bảo cho tất cả các tài liệu kỹ thuật của công ty được trình bày rõ
ràng, thống nhất và chuyển giao cho mọi người có liên quan.
6- Đảm bảo cho quan điểm và quyền lợi của công ty được xem xét khi xây
dựng tiêu chuẩn quốc gia. Tốt nhất là cán bộ tiêu chuẩn hoá của công ty được
tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn có liên quan.
4. Xây dựng tiêu chuẩn hoá công ty
Tiêu chuẩn của công ty thường bao gồm một phạm vi rộng rãi hơn so với
tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế Tiêu chuẩn của công ty cũng cần phải được soạn
thảo nhanh chóng và tiết kiệm. Tiêu chuẩn của công ty cần cụ thể và có chất lượng
cao vì chúng là những tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng trong công ty.
Các giai đoạn chính trong xây dựng là:

- Đề xuất yêu cầu
- Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin
- Xây dựng dự thảo
- Hoàn thiện dự thảo
- Phê duyệt
– công bốa.
Đề xuất yêu cầu
Một bộ phận, cá nhân trong và ngoài công ty có thể đề xuất yêu cầu xây
dựng tiêu chuẩn công ty, khi nảy sinh vấn đề nào đó do không có tiêu chuẩn thích
hợp. Đề nghị này được đưa lên phòng tiêu chuẩn.
b. Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin
Phòng tiêu chuẩn tổ chức việc phân tích yêu cầu, thu thập thông tin về sử
dụng tiêu chuẩn, các thông tin và tài liệu có liên quan, xác định chức năng và nội
dung của tiêu chuẩn dự kiến, xác định chi phí và hiệu quả dự kiến
c. Xây dựng dự thảoViệc biên soạn dự thảo cần được giao cho người hay
bộ phận thích hợp phối hợp với cán bộ tiêu chuẩn.
Dự thảo tiêu chuẩn cần phải : đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn trình bày như một
tiêu chuẩn thực sự.
Dự thảo tiêu chuẩn cần phải có bản thuyết minh kèm theo nói rõ :
Sự cần thiết phải có tiêu chuẩn, nhưng nội dung và định hướng của tiêu
chuẩn, nguồn gốc tiêu chuẩn và các tài liệu tham khảo khác trích dẫn khi xây dựng
tiêu chuẩn.
d. Hoàn chỉnh dự thảo:
Dự thảo tiêu chuẩn và bản thuyết minh cần được gửi tới những người có
liên quan trong công ty để lấy ý kiến. Cần quy định thời hạn thu ý kiến. Phòng tiêu
chuẩn tổng hợp các ý kiến nhận được, thảo luận với nhưng bên có liên quan để
dung hoà các ý kiến.
e. Phê duyệt – công bố
Sau khi đã hoàn chỉnh dự thảo, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồ sơ để trình
duyệt tiêu chuẩn. Hồ sơ gồm: bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn, các bản dự thảo

tiêu chuẩn bản thuyết minh, các ý kiến góp ý, biên bản họp thảo luận, bản dự thảo
cuối cùng. Tiêu chuẩn cần được lãnh đạo cấp cao nhất của công ty phê duyệt.Sau
khi phê duyệt, tiêu chuẩn được cấp số hiệu vào sổ đăng ký, công bố và được phân
phát cho các bộ phận có liên quan của công ty.
f. Soát xét:Cần thường kỳ xem xét lại các tiêu chuẩn đã ban hành để đảm
bảo nó không bị lạc hậu.
5. áp dụng tiêu chuẩn trong công ty
Công ty ban hành tiêu chuẩn là để sử dụng cho mục đích của công ty. Nếu
vì một lý do nào đó một tiêu chuẩn của công ty không thể áp dụng được, lãnh đạo
công ty phải biết điều đó để xem xét lại tiêu chuẩn kịp thời.Công ty có thể và nên
sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia, ngành hay tiêu chuẩn của các công ty
khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, cách sử dụng tốt nhất là xem
xét để công nhận chúng thành tiêu chuẩn của công ty, cấp cho nó một số hiệu của
công ty để dễ dàng tra cứu.
6. Cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia cần quan tâm đến hoạt động tiêu
chuẩn hoá ở các công ty
Hoạt động tiêu chuẩn hoá ở cấp quốc gia có mối liên quan với hoạt động
tiêu chuẩn hoá ở công ty:
- Tiêu chuẩn công ty là nguồn cung cấp dự thảo tiêu chuẩn quốc gia.
- Cán bộ tiêu chuẩn hoá công ty tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn
quốc gia
- Qua hoạt động tiêu chuẩn hoá ở công ty, nhận được các thông tin phản hồi
về tiêu chuẩn quốc gia.
- Hiệu quả của tiêu chuần hoá quốc gia chỉ được thể hiện nếu tiêu chuẩn
quốc gia được các công ty chấp nhận rộng rãi.Cơ quan tiêu chuẩn hoá quốc gia ở
các nước đang phát triển cần đặc biệt quan tâm hỗ trợ hoạt động tiêu chuẩn hoá ở
công ty.