Quản trị cung ứng trong doanh nghiệp ppt

QUẢN TRỊ CUNG ỨNG
TRONG DOANH
NGHIIỆP
1
I. KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN CUNG ỨNG .
1. Khái niệm.
2. Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng .
II. QUẢN LÝ MUA SẮM.
1. Dự đoán nhu cầu
2. Phân tích nhu cầu.
3. Soạn thảo một kế hoạch mua sắm.
III. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1. Các quan điểm đối lập về tồn kho
2. Bản chất của tồn kho:
3. Quản trị hiện vật của dự trữ.
4. Quản trị kế toán dự trữ.
5. Quản trị kinh tế của dự trữ.
IV. HỆ THỐNG LƯỢNG ĐẶT HÀNG CỐ ĐỊNH :
1. Xác định lượng đặt hàng:
2. Xác định điểm đặt hàng :
BÀI TẬP TỰ GIẢI
CÂU HỎI ÔN TẬP

Sau khi đọc chương này, người đọc có thể
- Nắm được khái niệm về cung ứng, các nguyên tắc lựa chọn cung ứng.
- Xây dựng chính sách mua, các yếu tố ảnh hưởng đến việc mua, quy trình mua.
2
- Sự cần thiết và bản chất của dự trữ.
- Quản trị về hiện vật, kế toán và quản trị về mặt kinh tế của dự trữ,
- Các mô hình quản trị cung ứng cho nhu cầu độc lập về vật tư, hàng hóa trong
doanh nghiệp.

I. KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN CUNG
ỨNG.
1. Khái niệm.
TOP
Cung ứng bao gồm hai chức năng bộ phận: mua và quản lý dự trữ (tồn kho):
1.1 Mua: tức là hành động thương mại xuất phát từ biểu hiện của một nhu cầu và
được thể hiện qua việc đặt hàng với nhà cung ứng đã lựa chọn.
Để hoạt động, mọi doanh nghiệp sử dụng những tư liệu sản xuất (máy móc, vật tư
và các thiết bị khác), hơn nữa:
- Doanh nghiệp công nghiệp phải được cung cấp năng lượng, nguyên vật liệu mà
chúng được biến đổi thành sản phẩm cuối cùng.
- Doanh nghiệp thương mại phải mua hàng hóa và nó sẽ bán lại.
1.2 Quản lý dự trữ (tồn kho):
Mua chưa đủ, mà sản xuất hoặc bán hàng cũng không được ngưng trệ (không
thực hiện được do không có hoặc thiếu dự trữ). Dự trữ là toàn bộ hàng hóa hoặc những
mặt hàng được tích lũy lại chờ đợi để sử dụng về sau, và nó cho phép cung cấp cho người
sử dụng dần dần theo những nhu cầu của họ, không áp đặt cho họ những thời hạn và sự
trục trặc.
Khái niệm dự trữ có liên quan đến khái niệm dự phòng và cũng như dự đoán. Có
thể nói rằng, một doanh nghiệp đứt chân hàng khi nó không có nguyên liệu, thành phẩm
hoặc là hàng hóa với số lượng cần thiết vào lúc thích hợp.
1.2.1 Chức năng của tồn kho:
1.2.1.1 Chức năng liên kết:
Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Tồn kho là
hết sức cần thiết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục vào những lúc cao điểm, nhất là khi
cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định.
1.2.1.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát:
3
Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật
liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát. Trong trường hợp này tồn kho sẽ

là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể
xảy ra.
1.2.1.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng:
Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có khối lượng lớn.
Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhưng sẽ dẫn đến làm tăng
chi phí tồn kho. Nhà quản trị cần phải xác định lượng hàng tối ưu để có thể hưởng được
chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.
1.2.2 Vai trò của chức năng cung ứng là cung cấp cho khách hàng :
- Vào thời điểm mong muốn (hàng hóa cần phải sẵn sàng khi người ta có nhu cầu)
- Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít).
- Với chất lượng mong muốn (có khả năng đáp ứng đúng nhu cầu).
- Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách hàng phải
chịu).
Bằng việc quản lý tốt cung ứng đã tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
2. Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng.
TOP
Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng
một tầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số
khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng
người cung ứng hạn chế).
Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chú
ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để
xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất.
2.1 Phân tích 20/80: Nguyên tắc:
Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80% doanh số chỉ
với 20% lượng khách hàng của mình và ngược lại 80% số lượng khách hàng chỉ góp
phần vào 20% doanh số. Trong vấn đề dự trữ, người ta kiểm tra và nhận thấy rằng 20%
số lượng các mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu tư cho dự trữ, hoặc là 80% tiêu dùng về giá
trị hoặc còn là 80% giá trị mua. Tất nhiên, những số liệu này là số trung bình, số liệu tỷ lệ
này có thể là 15/85 hoặc là 25/75.

4
2.2 Phương pháp A.B.C. Nguyên tắc
Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích 20/80, chia
các loại vật tư hàng hóa thành 3 nhóm:
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với
tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% lượng hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung
bình từ 20-30% ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5-15% nhưng số
lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số lượng hàng tồn kho.
Ví dụ 6-1: Phân loại vật liệu tồn kho theo ABC.
Loại vật liệu Nhu cầu hàng năm Giá đơn vị Tổng giá trị hàng năm Loại
1 1.000 4.300 4.300.000 A
2 5.000 720 3.600.000 A
3 1.900 500 950.000 B
4 1.000 710 710.000 B
5 2.500 250 625.000 B
6 2.500 192 480.000 B
7 400 200 80.000 C
8 500 100 50.000 C
9 200 210 42.000 C
10 1.000 35 35.000 C
11 3.000 10 30.000 C
12 9.000 3 27.000 C

5
Phương pháp phân tích A.B.C cho phép ra những quyết định quan trọng:
+ Có liên quan đến dự trữ:
Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được đầu tư lập kế hoạch thận trọng,
nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục, còn

các sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ. Tất cả mọi sự can thiệp nhằm
hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A.
+ Có liên quan đến việc mua hàng:
Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa:
* Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng những
người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa.
* Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt
hàng nhóm C giao cho những người mới vào nghề.
* Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng mua tập trung,
mua các loại khác là phi tập trung.
* Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị
trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ.
+ Có liên quan đến nhà cung ứng:
Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:
* Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình hình
tài chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật
* Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho phép DN
có các thông tin có ích về mối quan hệ tương tác.
Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:
Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều phải
dựa trên các dữ liệu tồn kho. Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì càng đảm bảo
việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu. Chỉ khi nào xác định những gì
thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những quyết định chính xác về đơn
hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển.
Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính xác
trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A,B,C. Chu kỳ này thay đổi tùy theo
nhóm hàng: nhóm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/quí; nhóm hàng C: 1
6
lần/năm. Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời gian
ngừng và gián đoạn sản xuất, phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra để có

những hoạt động điều chỉnh kịp thời.
2.3 Cung ứng đúng thời điểm (just in time: J.I.T)
Để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số DN đã thành công trong việc
sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm đến
không.
Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản
xuất. Quan điểm này được thể hiện như sau:
* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được
đem bán đúng thời điểm trên thị trường.
* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải
cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:
- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn
chỉnh.
- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết.
- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.
Trong hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là "hệ thống sản xuất
không dự trữ", lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiến
sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảm
đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng
đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Những ưu điểm của J.I.T:
+ Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với
khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ.
+ Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung
ứng mới.
Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sản
xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoài
quá trình điều hành sản xuất.
Nhược điểm:
7

+ Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp.
+ Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn.
II. QUẢN LÝ MUA SẮM. TOP
Hiệu quả của các hoạt động mua sắm tùy thuộc vào các nguyên tắc quản trị cơ
bản trong lĩnh vực: dự báo - tổ chức - điều phối - thực hiện - giám sát.
1. Dự đoán nhu cầu TOP
1.1 Các yếu tố xác định nhu cầu của một doanh nghiệp.
- Các nhu cầu của thị trường tiêu thụ đã được thiết lập và chọn lọc (dự báo bán
hàng).
- Các mục tiêu marketing thường bị khống chế bởi các vấn đề về phân phối và
quản lý bán hàng.
- Các đòi hỏi về giá cả có thể chấp nhận được có tính chất xã hội đi cùng với sức
mua giới hạn của người tiêu dùng. Điều này bó hẹp phạm vi của những người cung cấp
và hạn chế chất lượng được xem xét.
- Việc phân phối trên phạm vi rất rộng cần phải tính đến các phương tiện hậu cần
(kho vận) như vận chuyển và bốc dỡ.
- Các khả năng của doanh nghiệp về sản xuất theo lý thuyết và thực tế, năng lực
về kỹ thuật, thương mại và quản trị của cán bộ, tình trạng tài chính, khả năng vay vốn.
1.2 Các yếu tố ngẫu nhiên.
Trong việc xác định nhu cầu của một doanh nghiệp cần phải đưa ra ảnh hưởng
của các yếu tố bên ngoài không liên quan trực tiếp đến hoạt động nhưng có thể tác động
đến việc chỉ đạo và quản trị thông thường như: các yếu tố kinh tế quốc gia và hành chính;
các yếu tố kỹ thuật; các yếu tố xã hội, các yếu tố địa lý; các yếu tố kinh tế quốc tế. (Xem
lại các yếu tố môi trường – chương I)
2. Phân tích nhu cầu. TOP
2.1 Giải thích sơ bộ: Các nghiên cứu về yêu cầu và tính khả thi phải được thực
hiện trước khi bắt đầu bất kỳ một hoạt động đầu tư hoặc mua sắm nào.
2.2 Phân tích về giá trị chức năng.
8
- Đánh giá ảnh hưởng dài hạn của việc mua sắm thiết bị hoặc hàng tiêu dùng về

phương diện kinh tế, môi trường và xã hội, thay đổi lối sống và kiểu cách tiêu dùng mà
tạo ra sự phụ thuộc mới.
- Phân tích có phê phán về hiệu quả chi phí
- Mặt hàng cần nên mua hay tự sản xuất, khả năng về tài chính và kỹ thuật đã sẵn
sàng hay chưa? Điểm hòa vốn của một nhà máy như vậy đã được tính toán chưa?
- Đánh giá các chi phí có liên quan.
- Phương pháp chế tạo, trình độ kỹ thuật chế tạo, các hạn chế kinh tế - kỹ thuật
trong sử dụng.
- Uy tín về chất lượng và độ tin cậy dài hạn.
- Chi phí và sự dễ dàng trong bảo dưỡng.
- Khả năng thay thế bằng mặt hàng khác.
- Đánh giá thông tin về các nguồn cung cấp cạnh tranh, những nguồn cung cấp
thay thế đã được khai thác hết hay chưa.
3. Soạn thảo một kế hoạch mua sắm. TOP
Kế hoạch mua sắm thường dựa trên cơ sở các nhu cầu đã được xác định và chọn
lựa trước như:
- Thiết lập các mục tiêu cung cấp từ các nguồn trong nước và ngoài nước.
- Lập lịch biểu cho các đơn hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, lưu ý
thời gian cần thiết để thu thập các số liệu quá khứ và các dự tính về đầu vào sản xuất và
lượng bán.
- Xác định nguồn vốn hiện có và ước tính nguồn vốn cần có.
- Tổ chức hợp lý việc tiếp nhận và quản lý hàng khi nhận hàng.
Chìa khóa của công việc này là sự khôn ngoan của nhà quản trị, một kế hoạch
mua sắm thông thường là kế hoạch hàng năm, nó đưa ra các chi tiết của mục tiêu mua
sắm hiện tại như giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bảo hiểm và dịch vụ
sau khi bán.
III QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1. Các quan điểm đối lập về tồn
kho
TOP

9
Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý
marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có
nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác
nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu
cho khách hàng. Mục này sẽ giải quyết các quan điểm đối chọi nhau để thiết lập chính
sách tồn kho. Chúng ta khảo sát về bản chất của tồn kho và các công việc bên trong hệ
thống tồn kho, xây dựng những vấn đề cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân
tích một số vấn đề tồn kho.
Có nhiều lý do để giải thích tại sao muốn tồn kho và tại sao lại không muốn tồn
kho?
1.1 Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho?
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được
giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị.
Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp:
Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ
có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản
xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô
hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.
Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất nhưng cũng
có nhiều lý do đối với việc tại sao ta không giữ hàng tồn kho.
Bảng 6 -2: Bảng tóm tắt lý do tồn kho.
Thành phẩm - Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng.
- Năng lực sản xuất có hạn.
- Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng.

Bán thành phẩm - Vì khâu quản lý, không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại
- Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều
hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển
nguyên vật liệu.

Vật liệu thô - Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu
thô theo lô.
- Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được
10
khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng.









1.2 Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho?
Một số lý do sau đây làm cho chi phí gia tăng khi lượng tồn kho cao.
1.2.1 Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ
như trong bảng 6-2 dưới đây.
1.2.2 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho
quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các
đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của
khách hàng yếu đi.
11
1.2.3 Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui
trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những
vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
1.2.4 Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích
thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số
lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể
giảm được lượng kém phẩm chất.

Bảng 6-: Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ.
Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao.
- Thuế nhà đất.
- Bảo hiểm nhà kho.
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.
- Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạtđộng.
- Chi phí vận hành thiết bị.
Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:
- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản.
- Chi phí quản lý điều hành kho hàng.
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
- Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãivay.
- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Chi phí khác phát sinh:
- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu.
- Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó.
- Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chấtlượng.
12

2. Bản chất của tồn kho:
TOP
Hai vấn đề quan trọng trong mọi hoạch định tồn kho là:
13
- Cần đặt hàng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu ?
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại ?
Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm cả nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu
cầu nguyên vật liệu độc lập. Trong tồn kho nhu cầu độc lập, nhu cầu tồn kho của một loại
hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác. Ví dụ như hàng
hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng này được ước
lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng. Mục đích của chương này
là đề cập đến quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng của những hàng hóa có nhu
cầu độc lập. Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ
thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho. Ví dụ: để lắp ráp được một xe đạp
chúng ta cần 2 lốp xe, 1 sườn xe, 1 gi-đông, Nói chung, nhu cầu về vật liệu và các phần
tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm
cần sử dụng chúng. Các quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa
tồn kho phụ thuộc rất khác biệt với tồn kho độc lập
Những nguyên vật liệu, hàng hóa mua về đã được kiểm tra trước khi đưa vào các kho dự

trữ. Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ bao quát trên ba phương diện:
Quản trị hiện vật của dự trữ, quản trị kế toán và quản trị kinh tế của dự trữ .
3. Quản trị hiện vật của dự trữ.
TOP
Quản trị về mặt vật chất của dự trữ dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản
phẩm: diện tích và số lượng cần thiết là bao nhiêu? kho tàng có những phương tiện nào,
trong số đó có những phương tiện vận chuyển nào?, cần phải mua chúng như thế nào?.
Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi của các khỏan đầu tư
đã chấp nhận. Quản trị tốt về mặt vật chất của dự trữ bảo đảm cho khách hàng của doanh
nghiệp một "mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra một lợi thế so với các đối thủ.
3.1 Những nguyên tắc cơ bản của kho tàng.
Trong các doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho
nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v. Trong các doanh
nghiệp thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được dự trữ ở các kho tạm giữ
hoặc là các kho dự trữ, nhưng cũng cả ở diện tích bán. Những kho này là cần thiết, bởi vì
các dự trữ phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm và chống
những biến dạng v.v. Những cơ sở dự trữ cần phải kín và phù hợp với từng loại sản
phẩm, hàng hóa, vật tư cần được bảo vệ. Địa điểm kho dự trữ cần phải được bố trí sao
cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa.
3.2 Mã hóa và phương pháp xếp đặt các sản phẩm dự trữ
Để thuận lợi cho công tác dự trữ và tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải
nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng. Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên gọi
14
của chúng, nhưng cách gọi tên này thường ít được sử dụng, đặc biệt khi chúng gồm
những chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ, do đó doanh nghiệp thường sử dụng một bộ mã số
(chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt hàng dự trữ.
- Những phương pháp xếp đặt các sản phẩm dự trữ.
Có nhiều phương pháp để sắp xếp sản phẩm, chúng có thể được kết hợp với nhau.
+ Phương pháp: "Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình" là dành cho mỗi một
loại sản phẩm một chỗ quy định.

Ưu điểm là dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho; xác định lượng dự trữ
thừa hay thiếu một cách nhanh chóng. Nhưng măc nhược điểm là không tận dụng được
diện tích kho tàng.
+ Phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trí
nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một sản phẩm có nhiều điạ chỉ.
Ưu điểm của nó là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định
vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho.
+ Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở
chỗ thuận tiện nhất.
+ Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung
ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lập các đơn đặt
hàng.
+ Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out FI FO)
4. Quản trị kế toán dự trữ.
TOP
4.1 Nắm số lượng dự trữ:
- Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa
(nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu + nhập -
xuất)
- Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ,
nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng. Để khắc
phục điều này, quy định các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê một cách thường xuyên (kế
toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán).
Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho
phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ. Việc kế toán này
của dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị.
15
4.2 Nắm giá trị dự trữ.
Việc nắm các dự trữ về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường các mặt hàng
nhập vào có những giá mua khác nhau. Vấn đề cần phải định giá cho chúng khi xuất kho

theo giá nào? Về phương pháp có thể sử dụng (xem thêm trong kế toán dự trữ):
- Phương pháp nhận diện.
- Phương pháp giá bình quân gia quyền.
- Phương pháp FIFO.
- Phương pháp LIFO.
Cả bốn phương pháp trên đều là phương pháp kế toán được thừa nhận. Tuy nhiên,
lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từng phương pháp đối
với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lời lỗ của doanh nghiệp.
5. Quản trị kinh tế của dự trữ.
TOP
Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:
- Mục tiêu an toàn: có dự trữ để tránh mọi gián đoạn.
- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm
những chi phí kho tàng.
Để giải quyết điều đó, quản trị dự trữ cần trả lời hai câu hỏi:
- Đặt hàng khi nào?
- Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?
5.1 Những khái niệm cơ bản.
5.1.1 Dự trữ trung bình: là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệp
trong thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên.
16
5.1.2 Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu.
Nếu như doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàng cho nhà
cung ứng, nó sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gian được gọi là thời
gian tái dự trữ. Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khối lượng
hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng. Dự trữ tối
thiểu đáp ứng nhu cầu này.
5.1.3 Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm
5.2 Những chi phí liên quan đến dự trữ
Khi thực hiện dự trữ, doanh nghiệp cần phải tính toán ba loại chi phí:

5.2.1 Chi phí tồn trữ: là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn
kho, bao gồm:
17
5.2.1.1 Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa dự trữ, chi phí cho kho
tàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương và bảo
hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị, ánh
sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý
5.2.1.2 Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hai
nguyên nhân sụt giá:
- Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công
nghệ tiến triển nhanh
- Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi, trộm cắp,
hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm
5.2.2 Chí phí đặt hàng: Đó là những chi phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình
mua để tái dự trữ. Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn hàng
như: chi phí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, đi
lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm người cung ứng, thương lượng,
thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), của nhân viên kế toán (ghi chép, thanh toán
hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số và chất lượng
hàng hóa. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi
qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo. Kích thước
lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì
chi phí đặt hàng hàng năm thấp hơn.
5.2.3 Chi phí mua hàng: Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của
DN và giá mua. Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí
tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận
chuyển cũng giảm.
5.2.4 Chi phí thiếu hàng: là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong
kho, mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm
cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng,

và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể
bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất
doanh thu, mất lòng tin khách hàng. Loại chi phí này gồm:
- Doanh thu bị mất do thiếu hàng doanh nghiệp không có thể thỏa mãn được nhu cầu về
vật tư, hàng hóa.
- Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Chi phí gián đoạn được
tính bằng số mất đi do ngưng sản xuất, hoặc số tiền mất do bõ lỡ cơ hội kiếm được cộng
thêm phần mất đi hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp (chẳng hạn: sự mất lòng tin của
khách hàng). Loại chi phí này rất khó ước lượng, dể khắc phục tình trạng này, người ta
phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn.
18
Các loại chi phí này có mối quan hệ qua lại với nhau, nếu lượng đặt hàng nhiều
thì chi phí đặt hàng sẽ thấp nhưng chi phí lưu hàng lại tăng vì hàng trong kho nhiều. Mặt
khác, đặt hàng nhiều khả năng bị mật doanh thu thấp, chi phí thiếu hàng thấp. Mục tiêu
của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu chi phí toàn bộ của dự trữ. Các nhà quản trị
doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung ứng phải quan tâm đến hai vấn đề sau:
Một là: Xác định mức mà hàng tồn kho cần được bổ sung thêm, nghĩa là xác định
khi nào phải đặt hàng.
Hai là: Xác định số lượng mỗi lần đặt hàng. Nếu chỉ đặt hàng đủ nhu cầu và đúng
lúc thì sẽ làm giảm tối đa chi phí tồn kho.
5.3 Xác định mức tái đặt hàng.
Hàng tồn kho còn đến mức nào thì doanh nghiệp cần phải đặt để bổ sung? Trả lời
câu hỏi này là xác định mức tái đặt hàng có thể là số lượng hoặc giá trị. Mục tiêu của việc
xác định điểm tái đặt hàng là nhằm hạn chế tối đa chi phí lưu kho và thiệt hại do thiếu
hàng. Mức tái đặt hàng phụ thuộc vào ba yếu tố: thời gian chờ đợi, mức dự trữ an toàn và
mức sử dụng dự kiến hàng ngày.
- Thời gian chờ đợi là số ngày tính từ ngày đặt hàng cho đến khi nhận được hàng
đặt.
- Mức dự trữ an toàn là số lượng (hoặc giá trị) hàng tồn kho dự phòng cho các
trường hợp hàng đặt đến trễ hoặc sử dụng nhiều hơn dự kiến.

- Mức sử dụng dự kiến hàng ngày là mức sử dụng bình quân của một trong kỳ 1
năm.
Mức tái đặt hàng được xác định như sau:
Ví dụ 5-1:Một doanh nghiệp đang xác định mức tái đặt hàng cho mặt hàng A, có các tài
liệu như sau:
- Thời gian chờ đợi: 20 ngày
- Mức sử dụng dự kiến hàng ngày: 50 đơn vị
- Mức dự trữ an toàn: 400 đơn vị
Mức tái đặt hàng của mặt hàng A là: 400 + (50 x 20) = 1.400 đơn vị.
19
Kết quả này có nghĩa là khi trong kho còn 400 đơn vị mặt hàng A thì doanh
nghiệp đặt mua bổ sung là hợp lý nhất. Nếu hàng đặt không bị chậm trễ và mức sử dụng
hàng ngày đúng như dự kiến thì trong lần đặt sau không cần có mức dự trữ an toàn. Mức
tái đặt hàng trong trường hợp này là 50 x 20 = 1.000 đơn vị.
IV. HỆ THỐNG LƯỢNG ĐẶT HÀNG CỐ ĐỊNH: TOP
Hệ thống lượng đặt hàng cố định thiết lập các đơn hàng với cùng số lượng cho
một loại vật liệu khi vật liệu đó được đặt hàng. Lượng tồn kho giảm cho đến mức giới
hạn nào đó sẽ được tiến hành đặt hàng, tại thời điểm đó lượng hàng còn lại được tính
bằng cách ước lượng số lượng vật liệu mong đợi được sử dụng giữa thời gian chúng ta
đặt hàng đến khi nhận được lô hàng khác của loại vật liệu này.
Quyết định chủ yếu của hệ thống lượng đặt hàng cố định là xác định số lượng
hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng và điểm đặt hàng lại là bao nhiêu?
1. Xác định lượng đặt hàng: TOP
Khi các nhà quản trị tác nghiệp phải quyết định số lượng của một vật liệu để đặt
hàng trong hệ thống đặt hàng cố định, không có công thức đơn giản nào áp dụng cho mọi
tình huống. Chúng ta khảo sát ở đây ước lượng tối ưu đơn hàng theo 3 kiểu tồn kho.
1.1 Mô hình: Lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
CÁC GIẢ THIẾT ĐỂ ÁP DỤNG MÔ HÌNH:
- Nhu cầu hàng năm (D), chi phí tồn trữ (H) và chi phí đặt hàng (S) có thể tính
được.

- Tồn kho trung bình là kích cỡ của đơn hàng chia 2 (Q/2). Điều này hàm ý là
không có hàng tồn kho an toàn, đơn hàng được nhận đủ ngay lập tức, vật liệu được sử
dụng theo tỷ lệ đồng nhất và hoàn toàn sử dụng hết khi nhận đơn hàng mới.
- Các chi phí do hết hàng và những chi phí khác không đáng kể.
20
Ví dụ 6-2: Công ty C tồn kho hàng ngàn vale ống nước bán cho những thợ ống
nước, nhà thầu và các nhà bán lẻ. Tổng giám đốc doanh nghiệp lưu tâm đến việc có bao
nhiêu tiền có thể tiết kiệm được hàng năm nếu EOQ được dùng thay vì sử dụng chính
sách như hiện nay của xí nghiệp. Ông ta yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho, lập bảng
phân tích của loại vật liệu này để thấy việc tiết kiệm (nếu có) do việc dùng EOQ. Nhân
viên phân tích lập các ước lượng sau đây từ những thông tin kế toán: D = 10.000
vale/năm, Q = 400 vale/đơn hàng (lượng đặt hàng hiện nay), H = 0,4 triệu đồng/vale/năm
và S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng.
Giải pháp:
- Nhân viên kế toán tính tổng chi phí cho hàng tồn kho hiện tại trong năm:
TC
1
= C
đh
+ C
tt


TC
1
= triệu đồng
- Khi áp dụng mô hình EOQ:
Lượng hàng tối ưu cho một đơn hàng:

vale/đơn hàng
21
Tổng chi phí cho lượng hàng tồn kho hàng năm nếu áp dụng EOQ:
TC
2
=

triệu đồng
- Ước tính khoản tiết kiệm hàng năm:
TK = TC
1
– TC
2
= 217,5 - 209,76 = 7,74 triệu đồng
1.2 Mô hình: EOQ cho các lô sản xuất (POQ):
Giả thiết của mô hình:
- Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật liệu có
thể ước lượng được.
- Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất (p),
vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất (d) và tất cả vật liệu được dùng hết toàn bộ khi
đơn hàng kế tiếp về đến.
- Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác không đáng kể.
- Không có chiết khấu theo số lượng.
- Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng (d) (d ≤ p)
22
Công thức tính chi phí:
Tồn kho tối đa = Mức tăng tồn kho x Thời gian giao hàng
Q
ma x
= (p - d) (Q/p)

Tồn kho tối thiểu = 0
(Q
min
)

Tồn kho trung bình =

1/2(Tồn kho tối đa +Tồn kho tối thiểu)

Chi phí tồn trữ
hàng năm = Tồn kho trung bình x Phí tồn trữ đơn vị hàng năm
Ctt =

Chi phí đặt hàng
hàng năm = Số đơn hàng/năm x Chi phí một đơn đặt hàng
C
đh
= (D/Q).S

Tổng chi phí việc TK = Chi phí tồn trữ hàng năm + Chi phí đặt hàng hàng năm
TC =

23





Mô hình EOQ cho lô sản xuất (POQ), hữu dụng cho việc xác định kích thước đơn

hàng nếu một vật liệu được sản xuất ở một giai đoạn của qui trình sản xuất, tồn trữ trong
kho và sau đó gửi qua giai đoạn khác trong sản xuất hay vận chuyển đến khách hàng. Mô
hình này cho ta thấy các đơn hàng được sản xuất ở mức đồng nhất (p) trong giai đoạn đầu
của chu kỳ tồn kho và được dùng ở mức đồng nhất (d) suốt chu kỳ. Mức gia tăng tồn kho
là (p - d) trong sản xuất và không bao giờ đạt mức Q như trong mô hình EOQ.
24
Ví dụ 6-3: Công ty C có bộ phận sản xuất bên cạnh có thể sản xuất vale # 3925. Nếu vale
này sản xuất tại chỗ theo lô sản xuất, họ muốn nhập kho một cách từ từ vào nhà kho
chính để dùng. Ông giám đốc quan tâm đến việc này có ảnh hưởng thế nào đến lượng đặt
hàng và chi phí hàng tồn kho hàng năm, ông yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho để thấy
khoản tiết kiệm khi dùng mô hình này. Số liệu được ước lượng như sau: D = 10.000
vale/năm, H = 0,4 triệu đồng/vale/năm, S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng, p = 120 vale/ngày,
d = 40 vale/ngày.
Giải pháp:
- Xác định lượng hàng tối ưu khi áp dụng mô hình này:


vale/đơn hàng
- Tổng chi phí cho trường hợp này:
triệu đồng
- Nếu so với trường hợp trước (mô hình 1), thì tiết kiệm được:
TK
2
= TC
2
– TC
3
= 209,76 - 171,26 = 38,5 triệu đồng
25