event nhập môn quy trình tổ chức một sự kiện

Event nhập môn: Quy trình tổ chức một sự kiện
1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với
những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng
(đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục
đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các
yêu cầu đối với Event từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự
kiện của mình.
2. Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví
như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan
trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của
Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình,
việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói
thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event.
Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. (Xem thêm bài
Concept và Theme: Linh hồn của sự kiện)
Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là
"Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn
đầy năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các
chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster , qua các trò chơi trong
Event thật trẻ khỏe, năng động.
Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm
sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng,
và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý
tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.
3. Viết kế hoạch (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng
này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý
tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một
Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về

việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực
hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả Bạn có thể đọc thêm
bài viết hướng dẫn viết Proposal tại đây.
Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông
thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop),
tờ rơi, phối cảnh sân khấu Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng
hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng
dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay
Báo giá (làm cho khách hàng), Event Channel đã có bài viết về việc này, các bạn
có thể xem thêm tại đây.
4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện,
bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế
hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình
dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một
số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường
hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng
được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp
thuận cho bạn tiến hành.
5. Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực
hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của
mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê
ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có
quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên
chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế
(Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận
Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)
Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là

kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng
mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn
(deadline) cụ thể thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận
nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo
sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn
nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời
khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal) và bạn sẽ phải thật chu
đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có
thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.
Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy
mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình
suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.