thông báo trong tổ chức sự kiện

Thông báo trong tổ chức sự kiện

Quan hệ tốt trong công việc với các nhân
viên truyền thông luôn là một việc cần thiết
nhằm giúp cho công việc thuận lợi. Tuy
nhiên, bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận bởi vì họ là những
người có thể khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn,
cũng có thể gây khó khăn thậm chí phá hỏng toàn bộ chương
trình của bạn, bí quyết thành công khi tổ chức sự kiện là xây
dựng một mối quan hệ thật tốt với báo chí bằng cách luôn đón
bắt được nhu cầu của họ.
Các hoạt động QHCC bao giời cũng gốm 2 phần: Một là cung cấp
thông tin đến đối tượng mục tiêu và hai là giải quyết các thắc mắc
của các đối tượng mục tiêu đó. những cuộc gặp gỡ quan hệ sẽ
rất hữu ích bởi nó là đối tượng mục tiêu đó. Những cuộc gặp gỡ
rất hữu ích vì nó đem lại cho bạn nảy ra ý tưởng liên quan đến
công việc, đống thời đó cũng là cách dể bạn có thể cập nhập kịp
thời những thay đổi về mặt nhân sự hoặc các quy định mới của
bên truyền thông.
Soạn thông báo. Các thông báo được các biên tập viên của các
tòa soạn và các đài truyền hình xem xét có đăng hay không, cho
nên dù khác nhau về mặt này mặt khác, nhưng nhìn chung các
thông bào cần đáp ứng đủ 3 tiêu chí sau:
Thông báo đó phải thật sự cần thiết và quan trong đối với đối
tượng tiếp nhận, khi đăng tải ở một địa phương nào đó, nó phải
nhắm đến đúng mối quan tâm của công chúng ở địa phương đó.
Thông báo đó cần phải mang tính thời sự, phải là sự kiện vừa
mới diễn ra đang diễn ra hoặc sẽ diễn ra trong một tương lai gần.
Không được là sự kiện đã diễn ra.
Thông báo chính xác, trung thực và đầy đủ.
Giá trị của thông tin là thước đo cho giá trị của thông báo, một giá

trị nữa mà các thông báo cần lưu ý là tính nhân văn, một bức
trang mang tính hài hước, nghệ thuật, lòng trắc ẩn. những câu
chuyện hài hước luôn có tác dụng lớn đối với đối tượng bởi hầu
hết bởi hầu hết những gì mà nhà biên tập cho đăng điều quá
nghiêm túc. Một thông báo mang tính vui nhộn chân thành
thường có sức hấp dẫn mạnh mẽ hơn trong lòng công chúng.
Khi làm thông báo bạn phải quan tâm đến việc sẽ đưa nó lên các
phương tiện thông tin đại chúng, bao gồm các kênh truyền thông,
bao gồm các kênh truyền thông và các dạng ấn phẩm. Nhiệm vụ
trước hết của bạn là làm cho bên báo chí thích các ý tưởng trong
thông báo và các bức tranh mà họ nhận đăng. Để làm dược việc
này bạn cần chuẩn bị tài liêu nói về các hình thức cảu thông báo
như thư tay, sách, tờ rơi, phát thanh truyền hình, thuyết trình trên
máy chiếu hoặc là phim ảnh… Khi cần thiết bạn phải bố trí cho
bên báo chí nói chuyện trực tiếp với ban lãnh đạo cảu công ty
thông qua các cuộc hội thảo hay phỏng vấn. Do đó, bạn phải nắm
vững về phong cách làm việc trong ngành báo chí và đặc biệt là
phát triển tốt trong lĩnh vực này.
Cần biết chính xác hạn chót là phải thanh toán thành tất cả tin bài
cho báo chí địa phương và hạn chót nộp bài cho báo chí.
Nếu bạn nằm trong QHCC của quốc tế, bạn sẽ phải chuẩn bị tinh
thần để làm việc muộn, đôi khi là rất muộn để liên lạc được với
các đối tác ở nước ngoài trong giờ làm việc của họ vì sự lệch về
thời gian.
Nắm rõ lịch làm việc của bên báo chí sẽ tránh cho bạn được rất
nhiều điều đáng tiếc. Tốt hơn hết là bạn nên thường xuyên gọi
điện cho biên tập viên chuyên đề như thể thao, kinh doanh hoặc
chuyên đề khác để kiểm tra xem có sự thay đổi nào về hạn nộp
bài không. Những công việc tỉ mỉ như thế sẽ cho thấy ai là người
chuyên nghiệp và ai là người nghiệp dư.

Một điều hết sức quan trong nữa là cần phải nắm rõ về những
người mình cần liên lạc ở cơ quan báo chí liên quan đến công
việc bạn đang làm để đảm bảo rằng tin bài cảu bạn sẽ đến được
đúng phóng viên hoạt biên tập viên chịu tránh nhiệm đăng thông
báo cho công ty của bạn