bữa tối trong tổ chức sự kiện

Bữa tối trong tổ chức sự
kiện
Có nhiều sự lựa chọn cho bữa tối, có thể là
bữa tiệc ăn tự chọn đứng hay ngồi, phục vụ
ăn bằng từng đĩa riêng, trang trọng hay bình
thường, vui nhộn hay thoải mái. Đối với bất kỳ sự kiện nào, mỗi
khi tụ họp mọi người lại phải sắp xếp thế nào để đạt mục đích
của mình. Khách mời có thể ngồi phân táng, mục đích của Nhà tổ
chức sự kiện là làm cho mọi người cùng hòa mình chung vui, gặp
gỡ cởi mở.
Tự chon: Với mục đích hòa đồng, thân thiện gặp gỡ thì bữa ăn tự
chọn sẽ thích hợp hơn. Theo cách đó khách mới có thể duy
chuyển xung quanh một cách thoải mái. Chổ ngồi cũng không
nhất thiết phải cố định. Tốt nhất là sắp xếp một dãy bàn dài, mọi
người có thể gặp nhau trong khi chọn món ăn. Vị trí để thức ăn
sao cho thật thú vị và vui nhộn để thu hút mọi người.
Đối với các món ăn, hãy chú ý tới nhiệt độ thích hợp cho việc
phục vụ các món ăn và phải có biện pháp duy trì nhiệt độ đó tại
nơi ăn. Cần bảo đảm các món ăn không bị ảnh hưởng của thời
tiết khí hậu như mất mùi hôi, khô cứng hay thay đổi màu sắc.
Hãy chú ý tới thời gian ma thức ăn được bày ra, các món ăn tối
không giống như các món khai vị. Cố gắng đưa ra nhiều thực
đơn để có thể lựa chọn. Hãy hình dung sự việc và cân nhắc tránh
dư thừa quá mức gây lãng phí tới ngân sách dù dưới bất kỳ dạng
nào.
Hãy thong báo với khách sạn để họ chuẩn bị trước việc sắp xếp
các bộ đồ ăn và có sẵn số nhân viên để phục vụ khi cần. Cần xác
định chính xác số lượng dao, dĩa, thìa, đĩa, khăn ăn và ly uống
mà khách sạn có thể có. Mặt khác cũng phải chú ý tới kích thước,
kiểu dáng của đĩa ăn sẽ được dùng.
Đối với một bữa tiệc đứng kiểu tự chọn thì nên dùng loại đĩa có

gờ thì thức ăn sẽ được giữ trên đĩa tốt hơn. Hãy tính toán, mỗi
người sẽ dùng hết 3 cốc, 3 dĩa và 3 khăn. Khăn ăn trong tiệc
đứng không cần chất lượng cao lắm, phải hợp với ngân sách cho
phép. Có thể in hình của công ty lên khăn ăn để tăng thêm sự
chú ý.
Đối với tiệc tối có thể ăn một lần hoặc nhiều lần. Nếu quyết định
ăn nhiều lần thì Nhà tổ chức phải tăng số người phục vụ, tăng số
lượng vật dụng, món ăn và thời gian phục vụ và tăng ngân sách.
Đối với tiệc đứng thì vật dụng có thể tăng thêm 3 lần vì khách có
thể duy chuyển và để thứ mình đã dùng ở nơi nào có thể sau đó
lại lấy đồ mới sạch dùng tiếp.
Nếu bữa tối được thiết kế là bữa ăn ngồi, thì chú ý tới việc sắp
xếp thứ tự các món ăn. Cần chuẩn bị sẵn món khai vị hay món
salad để phục vụ những người đến trước và có thể phục vụ các
món ăn nhẹ khi khách chờ đợi. Bữa tối ăn kiểu ngồi có thể sắp
xếp theo 2 kiểu: kiểu tự do và kiểu sắp xếp trước. Kiểu chổ ngồi
tự do cho phép khách có thể tự do chọn chỗ ngồi, khách có thể
ngồi bất kỳ đâu.
Kiểu sắp xếp trước là chổ ngồi được phân chia trước cho từng cá
nhân. Nhà tổ chức có thể lên kế hoạch chỗ ngồi một cách đơn
giản và chỉ cho khách vị trí của họ một cách rõ rang. Lập bản sơ
đồ vị trí ngồi và được dán trước cửa ra vào hoặc có thể được
đánh số và đặt lên bàn ăn. Tuy nhiên trong một bàn cũng không
nhất thiết khách phải ngồi đúng ghế của mình. Đối với những
người đến muộn cần đánh dấu riêng và bố trí chỗ ngồi cho họ.
Nếu mục đích của sự kiện là tập hợp những người quan trọng
vào 1 khu vực riêng thì việc sắp xếp chổ ngồi phải được kế hoạch
một cách có chủ định, không để ngẩu nhiên. Tuy vậy cũng phải
bố trí thuận lợi để khách có thể duy chuyển chổ ngồi sao cho họ
chọn được chỗ ngồi hợp với người họ muốn. Khi lên kế hoạch

cho vị trí chỗ ngồi của khách không nên chuẩn bị một cách quá tỷ
mỉ vì nó sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn.
Bố trí nhân viên sao cho họ phải nắm được sơ đồ bố trí phòng để
họ hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí của mình. Bàn ăn phải được
đánh số rõ rang, kiểm tra xem các bàn trong khách sạn có đánh
số không? Nếu không phải có giải pháp thực hiện. Nếu có cũng
phải kiểm tra xem số còn rõ không? Số nào mẻ, mất nét phải
chỉnh sữa lại kịp thời. Các số phải được thiết kế sao cho hài hòa
với khung cảnh chung và phải được gắn chắc vào bàn. Bàn ăn
cần được sắp xếp sao cho dễ nhìn và không bị khuất đối với
những bàn ở trung tâm. Không bố trí bàn ở vị trí xa, trong gốc
phòng.
Khi buổi tiệc kết thúc, quán bar đã đóng cửa, cần kiểm tra lại hóa
đơn cho đồ ăn, đồ uống và hãy cầm 1 bản copy các hóa đơn.
Nếu có bất kỳ sự sai sót nào, nên kiểm tra, xác định và thong báo
ngay. Hãy dành thời gian để ghi lại các khoản đặc biệt mà bạn lúc
đó vẫn còn nhớ rõ như số lượng chai sâm panh đã dùng hết. Sau
khoảng 3 tuần, Nhà tổ chức có thể sẽ quên hết những hóa đơn
hay số lượng đã đặt hoặc lý do đặt chúng, việc ghi lại cẩn thận sẽ
giúp kiểm tra lại tốt hơn. Nếu địa điểm gửi hóa đơn ngay sau tiệc
kết thúc có thể so sánh được ngay với số liệu đã ghi chép của
bạn và sẽ biết được những khoản chênh lệch và thay đổi chúng.