lập kế hoạch chủ trì một sự kiện ở trong văn phòng

Lập kế hoạch chủ trì một
sự kiện ở trong văn phòng
Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực
hiện đối với tất cả các sự kiện mà người phát
ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những
sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc
cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao.
Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ
sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có
thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm
vụ khác nhau.
Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện:
 Mục đích của sự kiện là gì?
 Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
 Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
 Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc
khác nhau của sự kiện.
 Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
 Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
 Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
 Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
 Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham
gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc
đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít
nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra
về các công việc chuẩn bị. Sự kiện càng lớn thì càng
phải đến sớm hơn – ví dụ với một chuyến thăm ở cấp
nhà nước, có thể là vài tuần trước; với một cuộc họp
khoảng nửa giờ giữa các bộ trưởng là một giờ trước
đó. Nhưng luôn phải có người của bạn có mặt tại nơi
tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện

được những thay đổi vào phút chót.
 Hãy chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin
nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc,
danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu
chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan
trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính
trị và các vấn đề quan trọng khác, và các bài báo liên
quan đến những vấn đề này.
 Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia
tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân
viên.
 Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và
viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và
chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm
tổ chức các sự kiện trong tương lai.
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện
đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.