bến đỗ xe đưa đón khách tham gia sự kiện tổ chức

Bến đỗ xe đưa đón khách tham gia
sự kiện tổ chức
Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần
thiết đối với công tác tổ chức sự kiện,
góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện. Nhà
tổ chức cần chuẩn bị điểm đỗ xe thuận lợi cho khách tham
dự. Công việc không hề đơn giản vì các bến xe tĩnh ngày
càng khan hiếm, công suất không đáp ứng được nhu
cầu.Trong đó các đô thị lớn, quan hệ cung cầu càng mất
cân đối hơn. Thông thường các điểm đỗ xe đã quá tải, khi
có sự kiện càng quá tải hơn.
Bến đỗ xe phải bảo đảm sử dụng được, an toàn, dự kiến
sự cố và giải pháp khắc phục. Kho6g những thế, điểm đỗ
xe còn phải sẵn sàng đón nhận xe trong các tình huống
khác nhau.
 Không để khách mất thời gian chờ đợi khi vào cũng
như khi ra nơi đỗ. Cũng không để khách mất thời gian
đi vòng vèo tới bến đỗ xe.
 Sức chứa của bến đỗ: Nhà tổ chức phải nắm chắc
được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiêu xe, bao
nhiêu chỗ phải dành lại cho chủ xe gửi theo tháng
vào những giờ cụ thể nào? Để tránh lãng phí và tăng
hiệu quả sử dụng, cần phân nơi đỗ thành các khu cho
các loại xe khác nhau đồng thời phải có quy định
thống nhất, tránh lộn xộn.
Đối với bến đỗ xe, sự việc tuy đơn giản song phải bổ sung
thêm những thứ cần thiết như biển chỉ dẫn, dựng vật phân
cách khu cho các loại xe hoặc bổ sung thêm ánh sang,
bảo vệ, v.v… Ngược lại đối với các điểm đỗ xe trong nhà,
xe sẽ được đỗ trong các nhà chứa xe công nghiệp với
nhiều tầng để khai thác khoảng không gian, tiết kiệm diện

tích. Điểm đỗ này thường ở nội đô các đô thị lớn, được
thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh nên sử dụng rất thuận lợi. Tuy
nhiên chi phí thuê điểm đỗ loại này sẽ cao hơn.
Cần xem xét những vấn đề đặc thù, yêu cầu nơi đỗ phải
thỏa mãn chẳng hạn vấn đề lên xuống xe đối với người
tàn tật, hiện tại bến đỗ đã giải quyết thế nào? Hướng phục
vụ sự kiện ra sao? Hãy kiểm tra lại các thiết bị kỹ thuật và
phương tiện như hệ thống cửa và lối lên xuống dành riêng
cho người tàn tật, các nút bấm tự động còn hoạt động
không, hệ thống xe lăn thế nào, v.v… không được để vấn
đề này ảnh hưởng tới sự kiện.
Thời gian sử dụng bến đỗ phải cụ thể, từ ngày giờ nào tới
ngày giờ nào. Tùy khả năng ngân sách của công ty, tùy
theo giờ khai mạc, giờ kết thúc của sự kiện để quyết định
thời gian sử dụng điểm đỗ. Không nhất thiết thời gian sử
dụng điểm đỗ phải tương ứng với thời gian diễn ra sự
kiện, có thể ngắn hơn hoặc dài hơn. Cần nắm chắc giờ
mở cửa, đóng cửa của điểm đỗ xe. Nếu thấy cần thiết và
bảo đảm thuận lợi cho khách trong việc năng động sử
dụng xe trong thời gian nghỉ, có thể kéo dài thêm thời gian
đỗ xe để tránh tình trạng những nhân viên bến đỗ gây khó
dễ cho khách khi gửi cũng như khi lấy.
Mục tiêu của các sự kiện là mang mọi người lại với nhau
để có thể hòa đồng trò chuyện và thư giãn mà không lo
lắng gì đến xe của họ đang được cất giữ qua đêm.
Nhà tổ chức cần thông báo thời gian cụ thể diễn ra sự
kiện cho Ban quản lý điểm đỗ xe biết để họ chủ động thu
xếp công việc.
Tác động do sử dụng bến đỗ: Các điểm đỗ xe đều đã tồn
tại trước sự kiện. Do vậy đã hình thành quy luật hoạt động

riêng của nó như nhận xe, trả xe, thời gian mở, đóng cửa
bến, những quy chế, quy tắc của bến bãi. Với hoạt động
như vậy đã tác động vào thị trường, vào xã hội đã kéo
theo hàng loạt các hoạt động hưởng ứng và hỗ trợ khác
nhằm thỏa mãn nhu cầu do sự vận hành của điểm đỗ xe
tạo nên.
Khi điểm đỗ xe phục vụ sự kiện phải thay đổi quy luật hoạt
động so với thường ngày sẽ tác động rất lớn tới nhiều
thành phần có liên quan và có thể có những phản ứng.
Nhà tổ chức phải dự đoán trước những vấn đề đó và phải
có giải pháp dự phòng.
Chi phí giữ xe: Phải xác định rõ người sở hữu các điểm
đỗ xe để thực hiện các hoạt động giao dịch. Chi phí đậu
xe thanh toán trước hay sau khi sử dụng? Nhà tồ chức sự
kiện thanh toán hay khách tham dự thanh toán.
Bạn cần lưu ý rằng nơi đỗ xe thường khan hiếm và phải
cạnh tranh với các sự kiện khác mới có được nơi đỗ xe
phù hợp. Do vậy chi phí đậu xe không thấp lại có khuynh
hướng tăng nếu sử dụng vào ban đêm. Khi hợp đồng bãi
đậu xe có thể thuê luôn cả đội ngũ nhân viên quản lý điều
hành bến bãi, bảo đảm cho việc vận hành được thuận tiện
và chi phí cụng được hạch toán vào hợp đồng thuê bến
đậu. Cần thông báo cụ thể số lượng xe các loại để ban
quản lý bố trí số nhân viên cụ thể cho phù hợp.
Nếu Nhà tổ chức sự kiện thanh toán thì mọi chi phí đều
tính vào hợp đồng. Ngược lại, do khách thanh toán (trả
sau), Nhà tổ chức phải hợp đồng nguyên tắc với điểm đỗ.
Sau đó cung cấp phiếu gửi, sơ đồ hướng dẫn tận tay từng
lái xe.
Cần thỏa thuận với các điểm đỗ, bố trí riêng khu vực đỗ

xe dành cho khách VIP và nhân viên đơn vị tổ chức. Như
vậy trật tự mới được thiết lập và nhân viên yên tâm làm
việc, sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu nhân viên
không yên tâm với công việc hoặc có sự cố sẽ chi phối
trực tiếp vào sự kiện, sư kiện sẽ không an toàn và kết quả
sự kiện sẽ không cao. Ngoài ra cần phải miễn phí cho các
đối tượng này.
Giấy phép đỗ xe: Đây cũng là nội dung rất quan trọng.
Mặc dù bãi đỗ vẫn hoạt động thường ngày song chỉ đối
với một số loại xe nhất định. Thực tế có nhiều loại xe
không được phép dừng đỗ ở nội đô và cả trong bến đỗ.
Do vậy, phải xin giấy phép đỗ xe cho sự kiện. Ai là người
xin giấy phép đỗ xe? Nhà tổ chức sự kiện hay Ban quản lý
bến bãi? Cần bàn bạc kỹ, xác định cụ thể và ghi vào hợp
đồng.
Cần thông báo cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời
gian biểu của sự kiện để Ban quản lý bến trông giữ có thể
sắp xếp thay ca và nghỉ ngơi.