xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện event

Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
event
Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn
khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy,
xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu.
Mỗi một mùa đều mang đến những việc cần phải xem xét và những tin tức cần
được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức
sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song Nhà tổ chức có thể
chuẩn bị được những vấn đề cơ bản do thời tiết gây ra.
Nhà tổ chức cần lưu ý rằng thời tiết khí hậu mang tính quy luật của tự nhiên, song
tác động cụ thể của nó tới đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội lại phải gắn với địa
hình từng khu vực. Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết
hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố đó mới có thể xuyên suốt những công việc cụ thể
phải giải quyết do thời tiết gây ra.
Ở Việt Nam, thời tiết mang tính quy luật rõ nét ở hai miền rất khác nhau. Dưới
đây là một số đặc điểm chính của thời tiết hai miền.
Miền Bắc, bao gồm các tỉnh, thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra (Bắc Đèo Hải
Vân) có bốn mùa rõ rệt: Xuân, hạ, thu, đông. Mỗi mùa có đặc điểm thời tiết khác
biệt.
 Vào mùa xuân, thời tiết ấm áp, độ ẩm cao và những trận mưa phùn kéo dài
vài ba ngày thậm chí hàng tuần. Hoa cỏ tốt tươi, cây cối nở hoa kết trái.
Mùa xuân là mùa lễ hội kéo dài. Tổ chức sự kiện trong mùa xuân gặp
nhiều thuận lợi. Tuy nhiên các Nhà tổ chức cũng cần lưu ý các đợt rét đầu
xuân và phải khai thác tác động tích cực của lễ hội ở khu vực. Ngoài ra cuối
xuân thường có nắng sớm và mưa rào đầu hè, cũng là những vấn đề không
thể bỏ qua. Mùa xuân thường xuất hiện sương mù, ảnh hưởng tới các
chuyến bay, các hoạt động trên sông, trên biển.
 Vào mùa hè, trời nóng nực, oi nồng, nhiệt độ không khí thường dao động
trên 30oC. Những cơn mưa giông mùa hạ tuy không dài như mùa xuân
nhưng rất nặng hạt. Mưa lớn lại tập trung trong một khu vực nhất định nên
dẫn tới lũ lụt chi phối đời sống kinh tế xã hội, như giao thông vận tải, nông

nghiệp, v.v… Đây là điều kiện dễ dàng cuốn hút mọi người vào mặt trận
chống thiên tai lũ lụt sẽ là rất phù hợp.
Thời tiết mùa hè tác động trực tiếp tới sự kiện, bắt buộc Nhà tổ chức phải chọn địa
điểm và phương thức tổ chức thích hợp.
 Mùa thu ở miền Bắc thường khô hanh, tiết trời dịu mát. Nắng nhẹ và se
lạnh. Trời cao xanh, cây trái vào mùa thu hoạch. Trời không còn mưa nhiều
như mùa hè mà thi thoảng mới có trận mưa mau. Nước sông , hồ và biển
đều trong xanh. Mùa thu gợi nhiều cảm xúc và ý tưởng mới lạ. Có thể tổ
chức các sự kiện ngoài trời với những sáng tạo độc đáo.
 Mùa đông tiết trời khô hanh, xen lẫn các đợt mưa phùn gió bấc, trời ùn mây
xám xịt, khó có điều kiện để tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên mùa
đông có những nét đặc thù có thể khai thác tốt cho sự kiện. Một số địa
phương như Mẫu Sơn, SaPa, Mộc Châu có tuyết rơi, thật là món quà quý
giá thiên nhiên ban tặng cho xứ sở nhiệt đới này. Nhiệt độ thấp, thiên nhiên
khắc nghiệt đã làm cho người ta dễ dàng xích lại gần nhau, dễ dàng hòa
nhập.
Miền Nam, gồm các tỉnh, thành phố từ Đà Nẵng trở vào, có hai mùa rõ rệt là mùa
mưa và mùa khô.
 Mùa mưa ở miền Nam kéo dài từ tháng 4 tới tháng 10. Mùa này nhiệt độ
cao và đều đặn xuất hiện những cơn mưa rào nhiệt đới diễn ra nhanh chóng.
Trong những năm gần đây, do môi trường sinh thái toàn cầu xấu đi làm quy
luật thời tiết khí hậu cũng khác trước. Các trận bão diễn ra liên tiếp ở các
tỉnh Nam Trung Bộ, thậm chí cả Nam Bộ đã gây ra lũ lụt nặng, ở các tỉnh
miền Trung làm tắc nghẽn giao thông đường sắt, đường bộ, đường không
cũng gặp khó khăn. Có nhiều chuyến bay chậm giờ hoặc bị hủy. Lũ lụt gây
thiệt hại lớn về kinh tế, đặt ra nhiều vấn đề bức xúc phải giải quyết.
 Mùa khô ở miền Nam kéo dài từ tháng 11 tới tháng 3 năm sau. Thời tiết
khí hậu mùa này khác hẳn. Bắt đầu trời quang đãng, rất ít mưa. Các hoạt
động giao thông vận tải đều phát triển. Hoạt động sự kiện ở ngoài trời cũng
rất phù hợp. Vào mùa khô, vấn đề nước uống, nước tưới tiêu là rất quan

trọng. Đó là vấn đề công chúng quan tâm. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý
những nội dung đó. Mùa khô cho phép ta thực hiện sự kiện với những nét
riêng biệt, sáng tạo, thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ mới.
Ngoài 4 mùa ở ngoài Bắc, 2 mùa ở trong Nam, Nhà tổ chức cần chú ý tới các tiểu
vùng khí hậu. Các tiểu vùng khí hậu gắn liền với từng địa phương nơi diễn ra sự
kiện.
Trước khi lên chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương
trình tổ chức sự kiện tới mức nào. Cần quan hệ với cơ quan khí tượng địa
phương, cơ quan du lịch để nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ,
lượng mưa, độ ẩm, sương giá, gió mùa, v.v… trước khi đưa ra quyết định cuối
cùng. Hãy hỏi số liệu thống kê diễn biến thời tiết chính thức, không chấp nhận một
bản báo cáo bằng miệng.
Cho dù trước kia chưa bao giờ diễn ra những hiện tượng thời tiết mà ta quan tâm
(gió, mưa, tuyết, v.v…) thì các Nhà tổ chức cần có những giải pháp dự phòng đối
với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những điểm dự
phòng.