Tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên

đề án môn học
Đề tài:
tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên
Lời nói đầu
Những năm gần đây, với những yêu cầu của nền kinh tế thị trờng và hội
nhập quốc tế, hoạt động của công tác kinh tế ở Việt Nam đã hình thành và phát
triển nhanh chóng, mang lại nhiều tác dụng thiết thực cho các doanh nghiệp sản
xuất và khách hàng. Mà trong quá trình hoạt động sản xuất của mọi doanh nghiệp,
một yếu tố đóng vai trò quan trọng không thể thiếu để sản xuất ra sản phẩm hàng
hóa, dịnh vụ đó là hệ thống nguyên vật liệu (NVL).
Cùng với tiến trình phát triển ngày một mạnh của nền kinh tế trong nớc, thì
hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất (DNSX) ngày một phát triển đa dạng và
hoàn thiện hơn, hệ thống NVL đợc xuất nhập vào dùng cho quá trình sản xuất
cũng ngày càng nhiều và phong phú hơn. Nhng làm thế nào để kiểm soát đợc hết
tất cả các NVL nhập vào và xuất ra của một doanh nghiệp thì lại đòi hỏi các doanh
nghiệp sản xuất phải có những công cụ tốt hơn nhằm quản lý các hoạt động của
mình. Trong đó đặc biệt chú ý đến công tác tổ chức hạch toán, kế toán về NVL
trong các doanh nghiệp.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán NVL trong các doanh
nghiệp , nên em đã chọn đề tài: Tìm hiểu về kế toán NVL trong các DNSX theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên", để phần nào nêu lên đợc những thực trạng của
công tác tổ chức kế toán NVL hiện nay và đa ra những giải pháp nhỏ của mình để
giúp cho quá trình sản xuất trong doanh nghiệp ở nớc ta ngày một hoạt động có
hiệu quả tốt hơn.
Vì sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài viết của em chỉ có thể mô phỏng
đợc phần nào những mặt ngoài tổng quát nhất của công tác kế toán NVL. Vì vậy
em rất mong đợc sự góp ý và giúp đỡ của thầy giáo.
1
Phần I
những lý luận cơ bản về Nguyên vật liệu

1.1. Một số nội dung tổng quát về nguyên vật liệu
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của công tác kế toán
1.1.1.1. Khái niệm
Vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hóa.
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao
động. Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hóa nh sắt,
thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong
doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc...
Khác với t liệu lao động vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất
định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị
tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật
chất sản phẩm.
Do vậy vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lao động dự
trữ của doanh nghiệp.
1.1.1.2. Đặc điểm
Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định vào
toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động,
nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu.
Đặc điểm của nguyên vật liệu tạo nên sự khác biệt giữa nó và t liệu lao
động, sức lao động.
1.1.1.3. Nhiệm vụ của công tác kế toán.
- Theo dõi, phản ánh đúng, chính xác tình hình của nhập - xuất - tồn kho
đối với từng vật liệu.
2
- áp dụng các nghiệp vụ kết hợp phòng ban khác nhằm tính giá, thuế
nguyên vật liệu đúng, phù hợp chế độ quy định, phù hợp đặc điểm riêng của từng
doanh nghiệp.
- Có nhiệm vụ vào việc kiểm kê kho đựng nguyên vật liệu, ghi chép đầy đủ,
phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê.

- Phân bố giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh, phù
hợp với đối tợng sử dụng.
- Nắm bắt số liệu thờng xuyên, kịp thời, phân tích các số liệu nắm bắt các
số liệu đó nh: dự trữ, tồn kho, sử dụng nguyên vật liệu. Nhằm đánh giá tình hình
thừa thiếu, từ đó có những ý kiến nhằm đề xuất với doanh nghiệp điều chỉnh kịp
thời kế hoạch cung cấp, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn, liên tục.
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
Nhằm mục đích thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán ngời ta tiến hành
phân loại vật liệu thành từng nhóm, loại theo những đặc trng nhất định.
1.1.2.1. Phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất.
* Vật liệu có thể đợc chia thành:
+ Vật liệu chính: là vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành
thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm.
VD: Bông ở nhà máy dệt, sắt ở nhà máy cơ khí...
+ Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất đợc
sử dụng kết hợp với vật liệu chính nhằm làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị
hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của công nhân viên.
Vật liệu phụ làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, kích thích thị hiếu của
ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất đợc thuận lợi.
+ Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản
xuất than, củi, điện, xăng...
+ Phụ tùng thay thế: gồm các chi tiết, phụ tùng cho việc thay thế, sửa chữa
cho máy móc thiết bị phơng tiện, vận tải.
3
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật liệu doanh nghiệp mua
về để nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản và các thiết bị máy móc mua về để
chuẩn bị lắp đặt đa vào sử dụng.
+ Phế liệu: là những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý
tài sản mà doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc bán ra bên ngoài.
+ Các vật liệu khác: gồm những vật liệu còn lại ngoài những thứ kể trên.

1.1.2.2. Phân theo nguồn nguyên vật liệu
+ Nguyên vật liệu mua vào
+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công
+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh
+ Nguyên vật liệu đợc biếu tặng, viện trợ không hoàn lại
+ Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê
1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu nhập - xuất kho
Trong hạch toán vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực
tế có thuế GTGT (nếu tính giá GTGT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có
thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).
+ Với vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn ngời
bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,
tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi...) trừ các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.
+ Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế
+ Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ...).
+ Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: giá thực tế là giá thỏa thuận do các bên xác định (+) chi phí tiếp nhận (nếu
có).
4
+ Với vật liệu đợc tặng, thởng: tính theo giá thị trờng tơng đơng (+) chi phí
tiếp nhận (nếu có).
+ Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tính tuỳ theo đặc điểm hoạt động của
từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử
dụng một trong những phơng pháp sau theo những nguyên tắc nhất quán trong
hạch toán.
Ph ơng pháp 1 : Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hoặc
bình quân sau mỗi lần nhập).
Giá tt vật liệu
xuất dùng
=
Số lợng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ
chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh h-
ởng đến công việc quyết toán nói chung.
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ
=
Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc mặt dù khá đơn giản và phản
ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì
không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Giá đơn vị bình quân
cuối kỳ trớc
=
Giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trớc)
Lợng thực tế vật liệu thực tế tồn kho đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trớc)
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc

điểm của hai phơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhập. Nhợc điểm của phơng
pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Giá đơn vị bình
quân
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
5
Ph ơng pháp 2 : Nhập trớc xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này số vật liệu nào vào kho trớc thì đợc xuất ra khỏi kho
trớc, xuất hết số nhập thì mới xuất đến số nhập kho sau theo giá thực tế của từng
số hàng đợc xuất và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá vật liệu mua
vào sau cùng. Phơng pháp này áp dụng trong điều kiện giá cả ổn định.
Ph ơng pháp 3 : Nhập sau xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này ngợc với phơng pháp Fifo. Ưu điểm hạn chế sự tác động
của lạm phát đối với hàng tồn kho.
Ph ơng pháp 4 : Phơng pháp trực tiếp (phơng pháp giá thực tế đích danh).
Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc theo
từng lô hàng, đợc giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng. Khi xuất số vật
liệu nào sẽ đợc tính theo giá thực tế đích danh của số vật liệu đó. Phơng pháp chỉ
áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao, tính cách biệt lớn.
Ph ơng pháp 5 : Phơng pháp giá hạch toán.
Theo phơng pháp này vật liệu xuất kho trong kỳ đợc ghi theo giá hạch toán
(là một giá cố định trong kỳ, giá này có thể là giá kế hoạch hoặc giá thực tế của kỳ
trớc).
Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh trị giá hạch toán đến giá thực tế theo công thức.
* Giá hạch toán.
Giá hạch toán vật liệu xuất kho số lợng xuất x đơn giá hạch toán.
Tuỳ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp về số lợng điểm vật liệu, số lần
nhập, xuất, điều kiện cho hàng, trình độ kế toán viên và điều kiện vật chất trang

thiết bị cho công tác kế toán để doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp thích hợp.
1.2. Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
1.2.1. Thủ tục chứng từ
+ Căn cứ vào báo cáo nhận hàng, khi hàng về tới đơn vị, nếu xét thấy cần
thiết doanh nghiệp có thể lập bản kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu. Kiểm nhận về:
số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại.
6
Bản này căn cứ vào kết quả kiểm thực tế để ghi vào biên bản: Biên bản
kiểm nhận vật t. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật t trên cơ sở
hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận. Sau đó giao cho thủ kho, thẻ
kho ghi sổ vật liệu thực nhập vào phiếu nhập kho chuyển cho phòng kế toán để
làm căn cứ ghi sổ. Nếu phát hiện thừa thiếu, sau quy cách, thủ kho phải báo cáo
cho bộ phận cung ứng biết để cùng ngời giao hàng lập biên bản.
+ Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn VAT của ngời bán
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
1.2.2. Các tài khoản sử dụng
+ Tài khoản 151 hàng mua đang đi đờng
Đây là TK phản ánh quan hệ vật t, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mà doanh
nghiệp đã mua, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng hàng cha
về nhập kho đơn vị.
Nợ: phản ánh giá trị hàng mua đi đờng tăng
Có: Phản ánh giá trị hàng mua đi đờng tháng trớc về nhập kho đơn vị tháng
này.
D nợ: Hàng mua đang đi đờng
+ Tài khoản 152: nguyên vật liệu

Là tài khoản phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật
liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế.
Nợ: phản ánh thực tế vật liệu tăng do mua ngoài, do nhận góp liên doanh,
biếu, tặng...
Có: phản ánh thực tế vật liệu giảm.
D nợ: phản ánh thực tế vật liệu hiện có
Tài khoản này mở chi tiết cho từng loại vật t chính, phụ, nhiên liệu...
7
+ Tài khoản 331 phải trả cho ngời bán
+ Tài khoản 133 Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ.
+ ....
1.2.3. Hạch toán nguyên vật liệu:
1.2.3.1. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL
*NVL thu mua nhập kho:
Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại
chứng từ bắt buộc đó là Hoá đơn bán hàng (do ngời gửi cho doanh nghiệp) và
Phiếu nhập kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập), trờng hợp NVL là
nông lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập
Phiếu mua hàng thay cho hoá đơn. Ngoài ra, trong các trờng hợp đặc biệt, doanh
nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác nh Biên bản kiểm nghiệm vật t,
Biên bản xử lý vật t thiếu
Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc
vào tình hình thu nhận các chứng từ trên.
- Trờng hợp hàng hoá cùng về:
+ Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 152 phần ghi vào giá NVL nhập kho
Nợ TK 133 thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 111, 112, 311, 331 Giá hoá đơn
- Trờng hợp hàng đang đi đờng:
Khi kế toán chỉ nhận đợc hoá đơn mà cha nhận đợc phiếu nhập kho thì lu

hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đờng, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình th-
ờng nh trờng hợp trên, nhng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn cha về thì căn cứ
hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 151 phần đợc tính vào giá NVL
Nợ TK 133 thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331 Hoá đơn cha trả tiền cho ngời bán
Có TK 111, 112, 311 . Hoá đơn đã thanh toán
8
Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho
kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 151
- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:
Khi kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập, cha nhận đợc hoá đơn thì căn cứ vào
lợng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 331
Khi nhận đợc hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để
điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ
(nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ). Chẳng hạn, khi giá hoá
đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung:
Nợ TK 152 Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính
Nợ TK 133 Thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331 Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính
- Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán: Khi ứng trớc
tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi.
Nợ TK 331
Có TK 111,112,311
Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn phiếu
nhập kho, kế toán ghi.

Nợ TK 152 Phần đợc ghi vào giá nhập kho.
Nợ TK 133 Thuế thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331 Giá thanh toán theo hoá đơn.
- Khi trả tiền cho ngời bán, nếu đợc hởng chiết khấu thanh toán, thì khoản
chiết khấu thực tế đợc hởng ghi.
Nợ TK 111 Tiền mặt
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 331 Phải trả cho ngời bán
9
Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).
- Phản ánh cho phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL.
Nợ TK 152 Phần đợc tính vào giá NVL
Nợ TK 133 Thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 111,112,331
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ theo
nguyên nhân, kế toán ghi.
Nợ TK 138 (1381) Chờ xử lý
Nợ TK 138 (1388) Yêu cầu bồi thờng
v.v
Có TK 111,112,311,331 Giá thanh toán của số NVL thiếu
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có
thể ghi số thừa vào tài khoản 002 vật t, hàng hoá giữ hộ (nếu doanh nghiệp
không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi.
Nợ TK 152
Có TK 338 (3388)
- Trờng hợp khi nhận đợc Hoá đơn bán hàng mà doanh nghiệp đã thanh
toán một phần, số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với ngời bán hoặc thanh toán
bằng nhiều loại tiền thì kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng để ghi.
Nợ TK 151,152 Giá không có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT

Có TK 331 Giá thanh toán ghi trên hoá đơn
Phản ánh số tiền đã thanh toán, để ghi
Nợ TK 331
Có TK 111,112,141,331
* Nhập kho NVL từ các nguồn khác:
- Nếu nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất kinh
doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế nhập khẩu)
10