tổ chức sự kiện chuyển mình trong lạm phát

Tổ Chức Sự Kiện chuyển mình trong lạm phát
Tuy sinh sau đẻ muộn nhưng Event Việt luôn bắt kịp nhịp phát triển của thế giới,
các doanh nghiệp luôn cập nhật và đầu tư các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, nâng
cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động và phong phú hơn bao
giờ hết. Đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, ai cũng biết rằng con đường kinh
doanh luôn cần có những bước đi thích hợp cho từng thời điểm, đặc biệt ứng phó
với “thời tiết” kinh tế. Vậy trong năm 2011, ngành tổ chức Event sẽ chuyển mình
ra sao với thực trạng kinh tế như hiện nay?
Ngành tổ chức sự kiện chuyển mình trong lạm phát
Lạm phát gia tăng, khủng hoảng chính trị, thảm họa thiên tai kéo theo hàng loạt
các yếu tố khác khiến cho quá trình phục hồi kinh tế trở nên mong manh. Nhu cầu
sử dụng dịch vụ event bị bó hẹp, cắt giảm hoặc thậm chí chuyển thành hình thức
khác. Điều này khiến cho dân kinh doanh đau đầu vì một số dự án cất công theo
đuổi từ năm ngoái đến năm nay bỗng nhiên tan thành mây khói. Đầu năm 2011,
các công ty sự kiện ngỡ đã khởi sắc với hàng loạt tin vui về nền kinh tế và nhận
nhiều các đơn đặt hàng lý tưởng. Song tất cả đều thay đổi!
Trước tình hình đó, tùy theo mô hình họat động, thế mạnh chuyên môn mà các
nhà tổ chức sự kiệnnhanh trí thay đổi kế hoạch kinh doanh, chiêu thức tiếp cận
khách hàng của mình. Dự đoán trong năm 2011, những ý tưởng tổ chức độc chiêu
ngốn chi phí hàng tỉ đồng sẽ không còn là lựa chọn hàng đầu. Khách hàng sẽ “vắt
óc” agency để tìm ra một phương án tối ưu với chi phí thấp nhất. Điều này phát
động một làn sóng lớn cho việc rà soát khắt khe đầu vào của agency và “đun sôi”
sức đua đường dài cạnh tranh. Người xưa thường nói “thời thế tạo anh hùng” –
“cái khó ló cái khôn”, người làm event ngày càng nghĩ ra những cách thức thực
hiện Event thông minh và hiệu quả hơn, chẳng hạn như việc tận dụng Social
Media Marketing thay vì các hình quảng bá truyền thống vốn ngốn ngân sách lớn,
hay tổ chức các Online Event thay vì làm Ofline Event.
Đối với ngành hàng tiêu dùng, việc tổ chức sự kiện Event vẫn duy trì mật độ vì
nó góp phần kích thích sức mua và làm tăng giá trị sản phẩm, thương hiệu doanh
nghiệp, tuy mật độ có thể dày nhưng mô hình tổ chức có thể giảm. Còn đối với các
ngành hàng B2B thì việc thuê agency luôn là điều đáng cân nhắc trong thời điểm

này. Những Event nhỏ gọn thường nội bộ sẽ tự thực thi, chỉ khi chương trình có
tính chất đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao hơn thì họ sẽ sử dụng đến các chuyên gia
tư vấn.
Cơ hội có thể giảm đi nhưng con số không đáng kể
Thời bão giá nên cái gì cũng phụ thuộc vào giá. Chi phí thực hiện luôn là mối
quan tâm hàng đầu của khách hàng vì thế các nhà tổ chức sự kiện phải nắm bắt
được xu hướng chung (bao hàm về khuynh hướng tiêu dùng, marketing và nền
kinh tế) để đưa ra các đề xuất thuyết phục. Tổ chức một Event thành công cần có
nội dung rõ ràng và điểm nhấn quan trọng để tạo dấu ấn trong lòng đối tượng mà
khách hàng nhắm đến. Thực hiện được điều đó, các nhà tổ chức sự kiện có thể sử
dụng bằng nhiều ý tưởng và cách thức khác nhau. Tuy nhiên các nhà tổ chức
không nên quá lạm dụng những ý tưởng “râu ria” tốn kém mà không thật sự cần
thiết. Chúng ta nên nghiên cứu kỹ trước khi đưa ra phương án với khách hàng và
thuyết phục họ sử dụng sản phẩm của chúng ta.
Việc tư vấn tốt cho khách hàng là một ưu thế để thể hiện đằng cấp của nhà tổ chức
sự kiện. Ngoài ra, các chuyên gia tổ chức sự kiện event nên chú ý tới hình ảnh
của mình, cách tiếp cận khách hàng luôn phải thể hiện được sự chuyên nghiệp
thực thụ. Tự quảng bá mình là một cách tốt nhất khẳng định năng lực trước khách
hàng. Một lần nữa các nhà tổ chức sự kiện nên nghiêm túc nhìn nhận lại những
công cụ, phương tiện hỗ trợ quảng bá thương hiệu, sản phẩm của mình đã thực sự
họat động tối đa chưa? Hãy thay đổi nó để giúp mình trở thành một nhà event luôn
“có mặt trên từng cây số”.
Hơi thở Internet tràn ngập trong hoạt động tổ chức sự kiện
Khuynh hướng Marketing thay đổi đồng thời khuynh hướng tổ chức Event cũng
phải đổi thay. Ngày nay, để gây chú ý cho khách hàng, các doanh nghiệp thường
tổ chức những chiến dịch dài hơi mang hơi thở kết nối cộng đồng.
Iternet đã giúp cho nhu cầu tổ chức sự kiện event mang một sắc thái mới, đưa
khán giả đi từ không gian ảo đến không gian thật. Chẳng hạn Yomost tổ chức cuộc
thi sáng tạo party ảo trên phongcachyo.com, sau đó hiện thực hóa thành một
event hoành tráng. Nếu như lúc trước, doanh nghiệp chỉ “đánh” trực tiếp đến

người tiêu dùng thì giờ đây họ đã sử dụng nhiều phương thức gián tiếp, thu hút
nhiều đối tượng nhưng hiệu quả mang lại rất cao. Rất nhiều sự kiện gần đây thu
hút rất nhiều sự quan tâm của công chúng cũng nhờ đến online marketing và nó đã
mang đến cho doanh nghiệp một con số lợi nhuận bất ngờ trong thời khủng hoảng.
Event – 5 cách tiếp cận thành công
Dịch vụ tổ chức sự kiện cũng giống như các dịch vụ ngành nghề khác, tức là sản
phẩm vô hình. Mà đối với sản phẩm thì chúng ta điều có những chiến lược bán
hàng rõ ràng cho dù nó là vô hình hay hữu hình. Đối với sản phẩm hữu hình chúng
ta đều có thể áp dụng các hình thức khuyến mãi, quảng bá, thay đổi phương thức
sản xuất nhưng đối với sản phẩm hữu hình thì sao? Trước tiên phải tìm kiếm cho
mình những “đầu vào” tối ưu nhất, giá tốt nhất. Rà soát, kêu gọi nhà cung cấp chất
lượng với giá rẻ, thiết lập mối giao dịch hai chiều lâu dài, thay đổi các thiết bị thay
thế nhân công là điều nên làm. Tiếp theo là nghiên cứu tìm ra chiêu thức khuyến
mại khách hàng bằng những thứ “sẵn có”, quy hoạch những hạng mục trọn gói
tiện ích, hỗ trợ khách hàng tối đa. Đặc biệt nhất là phải đảm bảo được chất lượng
dài lâu, dù sự kiện nhỏ hay lớn, đơn giản hoặc hoành tráng, lợi nhuận ít hay nhiều
thì phong thái phục vụ không được giảm sút, giám sát kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ
và sử dụng luôn những dịch vụ cung cấp tốt nhất.