Quy định Về mua sắm, cấp phát tài sản, sử dụng và quản lý tài sản

UBND TỈNH LÀO CAI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY ĐỊNH
Về mua sắm, cấp phát tài sản, sử dụng và quản lý tài sản
(Ban hành kèm theo Quyết định số: ngày tháng năm 20
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Lào Cai)
Điều 1. Quy định chung
1.1. Quy định này áp dụng đối với các phòng, khoa, ban và các tổ chức đoàn
thể thuộc trường Cao đẳng Cộng đồng Lào Cai (sau đây gọi tắt là các đơn vị).
1.2. Tài sản thuộc sở hữu của Nhà trường bao gồm:
- Đất và công trình xây dựng;
- Máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học;
- Phương tiện vận tải, thiết bị mạng, thông tin liên lạc;
- Bàn ghế; công cụ, dụng cụ; thiết bị văn phòng;
- Tài sản vô hình : Phần mềm máy vi tính, các phần mềm chuyên dụng, bản
quyền tác giả, bằng phát minh sáng chế;
- Các loại tài sản khác.
1.3. Tài sản thuộc sở hữu của Nhà trường được hình thành do:
- Tài sản Nhà nước giao cho trường quản lý, mua sắm bằng tiền từ ngân sách
Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước.
- Tài sản mua sắm từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi.
- Tài sản viện trợ của các Chính phủ, các tổ chức nước ngoài; tài sản do tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước biếu tặng.
- Các tài sản khác được xác lập sở hữu Nhà nước.
Điều 2. Quy trình mua sắm tài sản
2.1. Nguyên tắc chung:
- Việc mua sắm phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
- Tài sản lựa chọn mua sắm phải đúng mục đích sử dụng, có độ bền cao, hiện

đại, đồng bộ, tần suất sử dụng lớn, tiết kiệm năng lượng, có khả năng mở rộng và
nâng cấp khi cần.
- Không khuyến khích sử dụng ngân sách Nhà nước để mua sắm những hàng
hoá nhập ngoại mà trong nước đã sản xuất được.
- Khi các đơn vị nhận tài sản viện trợ, biếu tặng thì phải khai báo theo Quy
định của Nhà nước và làm thủ tục nhập tại Phòng Quản trị đời sống.
2.2. Quy trình mua sắm:
2.2.1. Xây dựng kế hoạch, đề xuất:
- Đối với tài sản cố định và công cụ dụng cụ có giá trị từ 1.000.000 đồng/đơn
chiếc hoặc theo lô trở lên: Các đơn vị có nhu cầu mua sắm để sử dụng trong năm học
mới thì phải lập kế hoạch hàng năm nộp về phòng Quản trị đời sống theo thông báo
lập dự toán hàng năm. Những tài sản cố định không nằm trong kế hoạch thì không
được mua trong năm học. Phòng Quản trị đời sống tổng hợp chuyển cho phòng Tài
vụ lập dự toán.
- Đối với công cụ dụng cụ có giá trị dưới 1.000.000 đồng/đơn chiếc hoặc theo
lô, văn phòng phẩm và các vật dụng rẻ tiền mau hỏng: Khi có nhu cầu, các đơn vị
làm đề xuất (do lãnh đạo đơn vị ký) và nộp về phòng Quản trị đời sống trước ngày
yêu cầu tối thiểu 2 ngày.
2.2.2. Duyệt đề xuất:
Phòng Quản trị đời sống nhận đề xuất, đánh giá sự cần thiết và tính hiệu quả
của việc sử dụng các loại tài sản theo đề xuất. Nếu không đồng ý phải trả lời đơn vị
đề xuất chậm nhất hai ngày sau khi nhận đề xuất; nếu đồng ý với đề xuất thì ký xác
nhận rồi chuyển đề xuất sang phòng Tài vụ.
Phòng Tài vụ đối chiếu xem có nguồn để mua sắm hay không. Nếu không còn
nguồn thì chuyển đề xuất về phòng Quản trị đời sống để trả lời đơn vị đề xuất; nếu còn
nguồn để mua sắm thì ký xác nhận rồi chuyển đề xuất về phòng Quản trị đời sống.
Phòng Quản trị đời sống trình đề xuất (đã có đủ chữ ký của lãnh đạo hai
phòng Quản trị đời sống và Tài vụ) để Ban giám hiệu xem xét, phê duyệt.
Sau khi đề xuất đã được duyệt, phòng Quản trị đời sống photo thêm 01 bản để
thực hiện mua sắm, cấp phát và lưu trữ; bản gốc chuyển về phòng Tài vụ để lưu

cùng chứng từ thanh toán sau này.
2.2.3. Mua sắm - cấp phát
a. Đối với tài sản cố định và công cụ dụng cụ có giá trị từ 1.000.000 đồng trở
lên và tổng giá trị mỗi lần mua sắm từ 10.000.000 đồng trở lên:
Nhà trường thành lập Hội đồng thẩm định giá với thành phần gồm: Ban giám
hiệu (là chủ tịch và phó chủ tịch hội đồng); lãnh đạo phòng Quản trị đời sống, Tài vụ
và một số phòng, ban, khoa liên quan (là ủy viên). Các thành viên tham gia Hội đồng
thẩm định giá căn cứ vào đề xuất đã được duyệt lấy báo giá từ 3 nhà cung cấp trở lên
để Hội đồng lựa chọn, trình gửi các cơ quan chức năng để phê duyệt huặc thẩm địn
giá (nếu cần).
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, phòng Quản trị đời sống tiến hành thực
hiện các thủ tục mua sắm theo quy định và cấp phát cho các phòng, khoa và lập biên
bản bàn giao tài sản cố định tại nơi sử dụng (theo mẫu). Biên bản bàn giao được lập
thành 02 bản, phòng Quản trị đời sống lưu 01 bản, còn 01 bản giao cho phòng Tài vụ
lưu cùng chứng từ thanh toán.
b. Đối với công cụ dụng cụ có giá trị dưới 1.000.000 đồng, văn phòng phẩm
và các vật dụng rẻ tiền mau hỏng:
Phòng Quản trị đời sống cùng phòng Tài vụ tìm một số nhà cung cấp nhất
định, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng và hợp lý về giá (không cần báo giá), báo
cáo Ban giám hiệu xem xét và lựa chọn. Phòng Quản trị đời sống căn cứ vào đề xuất
đã được phê duyệt cử cán bộ đi mua tại các nhà cung cấp đã được Ban giám hiệu lựa
chọn, thực hiện cấp phát cho các phòng, khoa theo đề xuất và lập bảng phát (theo
mẫu). Bảng phát được lập thành 02 bản, phòng Quản trị đời sống lưu 01 bản, còn 01
bản giao cho phòng Tài vụ lưu cùng chứng từ thanh toán.
Đối với văn phòng phẩm và các vật dụng phát sinh thường xuyên, khi mua về
thực hiện cấp phát ngay, không lưu kho vì khó quản lý. Mỗi lần lấy hàng yêu cầu
nhà cung cấp phải có bảng kê chi tiết đến từng sản phẩm về số lượng và về giá mua
tại thời điểm giao hàng để làm căn cứ đối chiếu công nợ và thanh toán.
Từ mồng 01 đến mồng 05 hàng tháng, phòng Quản trị đời sống tổng hợp báo
cáo Ban giám hiệu về tình hình mua sắm các loại tài sản, công cụ dụng cụ và văn

phòng phẩm trong tháng trước.
2.2.4. Phương thức, thủ tục và chứng từ thanh toán:
a. Phương thức thanh toán: Chuyển khoản (Theo quy định của Sở tài chính và
Kho bạc: Các khoản chi mua Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, vật
dụng rẻ tiền mau hỏng ngoài chi khoán theo Quy chế chi tiêu nội bộ chỉ được thanh
toán bằng chuyển khoản).
Phòng Tài vụ cùng Phòng Quản trị đời sống đối chiếu công nợ, báo cáo Ban Giám
hiệu rồi lấy chứng từ thanh toán.
b. Thủ tục và chứng từ thanh toán:
- Phòng Quản trị đời sống hoàn thiện chứng từ thanh toán gồm:
+ Giấy đề xuất;
+ 03 bản hợp đồng mua bán và thanh lý hợp đồng mua bán (đối với tài sản cố
định và công cụ dụng cụ có giá trị trên 1.000.000 đồng);
+ Hóa đơn đỏ (do hai phòng cùng đối chiếu và yêu cầu bên bán cung cấp);
+ Giấy báo giá (đối với tài sản cố định và công cụ, dụng cụ có giá trị từ
1.000.000 đồng trở lên);
+ Biên bản bàn giao hoặc bảng phát có ký nhận của đơn vị sử dụng,
và chuyển về phòng Tài vụ để thanh toán. Hoàn thành chậm nhất 10 ngày kể
từ ngày mua.
Riêng đối với văn phòng phẩm, vật dụng rẻ tiền mau hỏng, chè nước...:
Trước ngày 10 hàng tháng, Phòng Quản trị đời sống cùng phòng Tài đối chiếu
công nợ và lấy hóa đơn chứng từ thanh toán của các khoản mua trong tháng
trước để thanh toán.
- Phòng Tài vụ có trách nhiệm hướng dẫn phòng Quản trị đời sống về thủ tục
thanh toán và chỉ thực hiện thanh toán đối với những khoản mua sắm thực hiện đúng
Quy định này và quản lý trên sổ sách kế toán, lập báo cáo đối với đơn vị quản lý cấp
trên (Kho bạc, Tài chính...) theo quy định hiện hành.
Điều 3. Phân cấp quản lý tài sản
3.1. Nhà trường áp dụng cơ chế quản lý tài sản 2 cấp: Trường - Các đơn vị thuộc
trường. Trong đó, các đơn vị thuộc trường là đơn vị quản lý, sử dụng trực tiếp.

3.2. Phòng Quản trị đời sống được Ban giám hiệu ủy quyền quản lý chung tài
sản thiết bị toàn trường và là đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng những tài sản thiết bị
chung, lắp đặt tại lớp học, giảng đường, hành lang, nơi công cộng…, không thuộc
quyền quản lý của đơn vị khác trong trường và những tài sản chưa đưa vào sử dụng.
3.3. Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu về quản lý tài
sản, thiết bị, phòng ốc được giao sau khi mua sắm, nhận biếu, tặng, chuyển giao từ
nơi khác. Tuỳ theo cơ cấu tổ chức, trưởng các đơn vị có thể giao cho trưởng các đơn
vị cấp dưới hoặc cán bộ thuộc quyền, trực tiếp quản lý và sử dụng.
3.4. Căn cứ vào nhu cầu nội bộ, Trưởng đơn vị sử dụng có quyền điều chuyển
tài sản trong nội bộ đơn vị để khai thác hiệu quả. Khi điều chuyển, đơn vị phải làm
các thủ tục giao nhận nội bộ và điều chỉnh trong sổ theo dõi tài sản tại nơi sử dụng,
báo với phòng Quản trị đời sống thay đổi tài sản trong biên bản kiểm kê hàng năm.
Mọi trường hợp làm mất hoặc hư hỏng tài sản đều phải báo ngay cho phòng
Quản trị đời sống bằng văn bản để xác định nguyên nhân và trình Hiệu trưởng xử lý.
Điều 4: Sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, tài sản.
4.1. Đơn vị được giao quản lý, được chủ động lên kế hoạch sử dụng thiết bị
sao cho hiệu quả, tiết kiệm. Mội sự điều chuyển tài sản giữa các đơn vị phải được sự
đồng ý của Hiệu trưởng và thực hiện các thủ tục cần thiết theo hướng dẫn của phòng
Quản trị đời sống (làm đề nghị, biên bản bàn giao có xác nhận của cán bộ quản lý tài
sản). Khi có sự điều chuyển tài sản giữa các đơn vị, phòng Quản trị đời sống phải
điều chỉnh ngay sổ theo dõi tài sản tại nơi sử dụng.
4.2. Không sử dụng tài sản của Trường vào mục đích cá nhân. Khi cho thuê tài
sản để sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải được phép của Hiệu trưởng. Tài sản sử
dụng vào các hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc cho thuê đều phải trích khấu hao
tài sản theo quy định của Nhà nước.
4.3. Các cá nhân chỉ được phép mang tài sản thiết bị của trường ra khỏi cổng
trường khi được sự đồng ý của Ban giám hiệu và làm thủ tục theo hướng dẫn của Tổ
bảo vệ (Trừ các tài sản, công cụ dụng cụ giao trực tiếp cho các cá nhân phụ trách và có
tính lưu động cao như: ô tô, xe máy, máy tính sách tay, máy ảnh, máy quay phim...).
4.4. Phòng Quản trị đời sống kiểm tra, giám sát việc quản lý tài sản của các đơn

vị, tổ chức kiểm kê hàng năm và trình Hiệu trưởng làm quyết định điều chuyển tài sản
giữa các đơn vị khi cần thiết.
4.5. Phòng Quản trị đời sống phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức sửa
chữa, bảo dưỡng, nâng cấp tài sản. Riêng đối với hệ thống mạng Internet và toàn bộ
máy tính, máy in của Nhà trường do bộ phận quản trị mạng chủ trì thực hiện việc
chăm sóc kỹ thuật, bảo dưỡng và sửa chữa.
Điều 5. Kiểm kê, điều động, thanh lý
5.1. Phòng Quản trị đời sống có trách nhiệm lưu trữ tài liệu, thống kê tài sản
thiết bị toàn trường và báo cáo Ban giám hiệu khi cần.
5.2. Phòng Tài vụ có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mua sắm toàn trường. Phòng
Tài vụ và Phòng Quản trị đời sống phải phối hợp thường xuyên đối chiếu sổ sách để
đảm bảo số liệu trùng khớp giữa hai đơn vị.
5.3. Phòng Quản trị đời sống chịu trách nhiệm tổ chức và phố hợp cùng phòng
Tài vụ trong công tác kiểm kê tài sản hàng năm (6 tháng 1 lần vào 30/6 và 31/12) hoặc
bất thường (do bàn giao, chia tách, sáp nhập, giải thể đơn vị hoặc tổng kiểm kê theo chủ
trương của Nhà nước); phát hành mẫu biểu, sổ sách và hướng dẫn các đơn vị thực hiện.
Báo cáo kết quả kiểm kê và biện pháp xử lý trình Hiệu trưởng quyết định.
5.4. Thời hạn sử dụng tài sản thiết bị tối thiểu phải bằng thời gian khấu hao do
Nhà nước quy định. Tuy nhiên, các cá nhân và đơn vị phải bảo quản tốt để kéo dài thời
hạn sử dụng sau khi khấu hao hết. Khi đơn vị không có nhu cầu sử dụng và thời hạn
khấu hao đã hết, trưởng đơn vị có thể đề nghị trả lại cho Nhà trường. Sau khi có quyết
định điều động của Ban giám hiệu thì phòng Quản trị đời sống và đơn vị làm thủ tục
bàn giao chuyển cho đơn vị mới hoặc phòng Quản trị đời sống tạm thời quản lý. Đơn vị
sử dụng tài sản có nhu cầu điều động, chuyển nhượng, thanh lý tài sản phải làm đề xuất
gửi Phòng Quản trị đời sống để trình Hiệu trưởng quyết định.
Khi hết thời hạn khấu hao và thiết bị hư hỏng, không còn sử dụng được nữa
thì làm thủ tục thanh lý. Sau khi Ban giám hiệu đồng ý thì phòng Quản trị đời sống
làm thủ tục tiếp nhận về kho của trường. Những thiết bị hư hỏng trước khi hết thời
hạn khấu hao thì phải báo cáo để Ban giám hiệu xem xét, giải quyết. Khuyến khích
tiếp tục sử dụng sau khi hết khấu hao.

Sau khi bàn giao những thiết bị không có nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý, cho
phòng Quản trị đời sống thiết bị và phòng Quản trị đời sống làm thủ tục giảm sổ thì
đơn vị mới hết trách nhiệm quản lý thiết bị đó.
Phòng Quản trị đới sống chịu trách nhiệm làm các thủ tục thanh lý theo đúng
quy định của Nhà nước.
Điều 6. Tổ chức thực hiện
Lãnh đạo các đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định
này. Các trường hợp vi phạm sẽ bị Hiệu trưởng xử lý tuỳ theo mức độ nặng, nhẹ.
Trong năm học, những phát sinh về nhu cầu mua sắm tài sản cố định phải có
sự đồng ý của Ban giám hiệu.
Trong quá trình thực hiện, Quy chế này có thể được điều chỉnh, bổ sung hoặc
thay thế để phù hợp với tình hình thực tế theo quyết định của Hiệu trưởng.
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Văn Thắng