Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III doc

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao
hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty
Xăng dầu khu vực III
Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng


Lời nói đầu

Những năm qua - khi nền kinh tế chuyển dịch từ cơ chế quản lý tập trung,
bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng
XHCN - Cũng nh các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, Công ty Xăng dầu khu
vực III gặp rất nhiều khó khăn. Là một doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh
thơng mại nên vấn đề cốt lõi đặt ra đối với Công ty là làm thế nào để bán ra
những sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng và đạt mức lợi nhuận cao
nhất.
Trong doanh nghiệp thơng mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất lợng
quan trọng. Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh hởng trực tiếp đến lợi
nhuận trong kỳ kinh doanh và đợc phản ánh trong Báo cáo Kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ báo cáo.
Nh vậy, việc giảm thấp cũng nh tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều
kiện cho các doanh nghiệp thơng mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài
chính, nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc, lợi ích của doanh nghiệp và của
ngời lao động Tuy nhiên, để thực hiện đợc điều này các nhà quản lý nói
chung và kế toán nói riêng phải thờng xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác,
kịp thời những thông tin cần thiết bên ngoài cũng nh bên trong nội bộ doanh

nghiệp nh: các thông tin về thị trờng, giá cả, khả năng tiêu thụ hàng hóa, dự
trữ
Xuất phát từ những lý do trên, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế cũng nh
đề xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch
toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên
cứu lý luận trong trờng và thực tập thực tế tại Công ty Xăng dầu khu vực III,
em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi
phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III".
Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn 3 phần:


1

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Phần I : Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp trong doanh nghiệp thơng mại.
Phần II : Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp tại Công ty Xăng dầu khu vực III.
Phần III : Phơng hớng hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả sử
dụng chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty Xăng dầu khu vực III.

2

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Phần I
Lý luận chung về hạch toán chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong
doanh nghiệp thơng mại
A-những vấn đề chung về chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng tự do cạnh tranh, các doanh nghiệp
luôn chịu sự ảnh hởng mạnh mẽ nhiều yếu tố nh: yếu tố nhân lực, yếu tố
kinh tế, yếu tố khoa học công nghệ, yếu tố chính trị, văn hoá

Tuy nhiên, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khả năng
của nhà quản lý. Họ phải xác định đợc mục tiêu kinh doanh, đề ra các phơng
thức để đạt đợc mục tiêu đó đồng thời phải tiến hành kiểm tra, kiểm soát liên

tục các bớc tiến hành cũng nh biện pháp đã sử dụng để thực hiện các mục
tiêu đề ra và có thể xử lý kịp thời những bất cập. Để thực hiện đợc điều đó,
các nhà quản lý phải nắm bắt chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết liên
quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xét trên phơng diện kế
toán, thông tin liên quan đến chi phí rất quan trọng, đặc biệt đối với các doanh
nghiệp kinh doanh thơng mại. Trong các doanh nghiệp thơng mại, chi phí có
ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính
là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

I-Chi phí bán hàng
I.1- Đặc điểm của chi phí bán hàng

Có thể nói, quá trình tiêu thụ là điều kiện cần cho hoạt động sản xuất kinh
doanh tồn tại. Xét một cách tơng đối, tiêu thụ đợc coi là khâu cuối cùng của
chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng lại quyết định trực tiếp đến quá trình tái sản
xuất của doanh nghiệp. Do vậy, chi phí bán hàng có vai trò rất quan trọng. Đó
là khoản chi phí cần thiết để thúc đẩy quá trình lu thông hàng hoá và đảm bảo


3

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
việc đa hàng hoá tới tay ngời tiêu dùng. Chi phí bán hàng phát sinh liên quan
đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ kinh doanh
bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng đại lý,
uỷ thác, chi phí vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, chi phí bảo hành, chi phí
bảo quản, đóng gói Chi phí bán hàng có trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào,
cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện tồn tại quan hệ hàng hoá- tiền tệ, chi phí cho hoạt động
sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản lao động

sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành hoạt động sản
xuất kinh doanh trong một kỳ kinh doanh nhất định (tháng, quý, năm ).

Khác với chi phí sản xuất là các chi phí gắn liền với quá trình sản xuất ra
sản phẩm, sáng tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, chi phí bán hàng
đợc định nghĩa là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động phát sinh
trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Chi phí bán hàng đợc biểu hiện
bằng tiền nhng không phải tất cả các khoản chi bằng tiền trong thơng mại
đều là chi phí bán hàng. Trên thực tế, có những khoản chi phí bán hàng đợc
biểu hiện bằng hiện vật nh: hao hụt tự nhiên về hàng hoá, khấu hao tài sản cố
định (KH TSCĐ), phân bổ công cụ dụng cụ Chi phí bán hàng không tạo ra giá
trị và giá trị sử dụng mà chỉ có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của
sản phẩm, hàng hoá.
Trớc đây ngời ta cho rằng: toàn bộ hao phí lao động sống và lao động
vật hoá tiêu hao trong quá trình mua, bán hàng đợc biểu hiện bằng tiền gọi là
chi phí lu thông hàng hoá. Quan niệm này là thiếu chính xác vì khi phân tích
từ nhiều phơng diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới
của sản phẩm hàng hoá, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần
thiết biểu hiện dới hình thái tiền lơng (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm
biểu hiện dới hình thái thu nhập thuần tuý (M). Trên thực tế, ngời ta không
tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V) có nghĩa là chỉ
gồm lao động sống cần thiết và một phần của (M).
Trong chuẩn mực quốc tế IAS 1: Trình bày các Báo cáo Tài chính, chi
phí đợc phân loại theo chức năng bao gồm: Chi phí khấu hao tài sản vật chất;
chi phí hao mòn tài sản phi vật chất và chi phí nhân viên. Còn trong kế toán
quản trị Mĩ, chi phí bán hàng hay tiếp thị bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để
thực hiện các đơn đặt hàng và giao thành phẩm đến khách hàng. Chi phí này
bao gồm: chi phí quảng cáo, giao dịch, hoa hồng bán hàng, lơng nhân viên
bán hàng và các chi phí gắn liền với kho cất thành phẩm.

4

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Từ đây, chúng ta thấy rằng: Chi phí bán hàng trong kế toán quản trị Mĩ
thể hiện đầy đủ các khoản mục nh trong chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy
định nhng cụ thể hơn.

Nh vậy, thông qua nghiên cứu, phân tích, liên hệ với chuẩn mực kế toán
quốc tế, kế thừa và phát triển, chi phí bán hàng trong kế toán Việt Nam đợc
định nghĩa:
Chi phí bán hàng là toàn bộ hao phí về lao động sống (lơng nhân viên
bán hàng, bảo hiểm xã hội ) và lao động vật hoá (KH TSCĐ, công cụ dụng
cụ ) phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.

Chi phí bán hàng có đặc điểm chung là các khoản chi phí phát sinh trong
quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhng không phải là số bất biến và cũng
không tỷ lệ thuận với doanh thu hàng bán hay số lợng hàng bán ra. Có trờng
hợp hàng không bán đợc nhng chi phí bán hàng vẫn phát sinh hoặc ngợc
lại, doanh thu tăng nhanh hay số lợng hàng bán tăng nhanh nhng chi phí bán
hàng tăng chậm, biến động tỷ lệ thuận với doanh thu hoặc không.
Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục
tiêu lợi nhuận. Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong
cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thơng mại - khi mà nền kinh
tế đang ngày càng mở rộng, hàng ngoại nhập vào trong nớc ngày càng phong
phú thì 1 vấn đề quan trọng họ phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm 1 đồng
chi phí có nghĩa là tăng 1 đồng lợi nhuận. Để đạt đợc điều đó trớc mắt các
doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh trên
cơ sở nguyên tắc tiết kiệm, tránh những khoản chi phí có tính chất phô trơng
và hạn chế các khoản thiệt hại làm tăng chi phí bằng cách lập kế hoạch chi,

thực hiện, phản ánh đúng đắn các khoản chi đã đợc ký duyệt và thực hiện
kiểm soát liên tục.

I.2- Nội dung của chi phí bán hàng
Theo thông lệ chung đã đợc áp dụng phổ biến ở các nớc trên thế giới,
tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng
doanh nghiệp, chế độ kế toán Việt Nam đã quy định chi phí bán hàng đợc
chia ra theo nội dung sau:
Chi phí nhân viên:
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có 3 yếu tố cơ bản là lao
động, t liệu lao động và đối tợng lao động. Trong đó lao động của con ngời


5

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
là yếu tố trung tâm, giữ vai trò quyết định trong qua trình kinh doanh. Để tái
sản xuất sức lao động, ngời lao động sau khi đã sử dụng sức lao động của
mình tạo ra sản phẩm có ích thì sẽ đợc trả một số tiền thù lao nhất định gọi là
tiền lơng (hay tiền công).
Về bản chất, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động hay
tiền lơng chính là một yếu tố chi phí kinh doanh. Mặt khác tiền lơng còn là
đòn bẩy kinh tế, kích thích ngời lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm
chi phí.
Các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh
phí công đoàn (KPCĐ) đợc trích theo lơng.
Trong chuẩn mực quốc tế IAS 19 "Lợi ích trả cho công nhân viên" đã quy
định rõ chi phí nhân viên hay lợi ích mà họ đợc hởng, bao gồm:
+ Các lợi ích ngắn hạn cho công nhân viên.
+ Các lợi ích sau khi hết hạn thời gian làm việc.

+ Các lợi ích dài hạn khác.
+ Các lợi ích hởng khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Kế thừa sự phát triển và để phù hợp với chuẩn mực chung, chi phí nhân
viên của bộ phận bán hàng đợc phản ánh bao gồm các khoản tiền lơng, tiền
công, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong và ngoài
danh sách trực tiếp làm công tác bán hàng, phân loại, chọn lọc, bảo quản hàng
hoá (khoản này không bao gồm tiền lơng của nhân viên hành chính, văn
phòng và các bộ phận quản lý khác), các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

BHXH, BHYT, KPCĐ là các khoản trích theo tỷ lệ phần trăm nhất định
của quỹ lơng thực tế. Tỷ lệ này đợc quy định theo từng thời kỳ. Hiện nay,
theo quy định của Nhà nớc BHXH tính bằng 15%, BHYT tính bằng 2% quỹ
lơng theo ngạch bậc, chức vụ hệ số bảo lu và các khoản phụ cấp theo lơng
(nếu có) tại Nghị định 26 CP tính theo mức lơng tối thiểu Nhà nớc quy định
và KPCĐ tính bằng 2% quỹ lơng thực tế.

Chi phí vật liệu, bao bì:
Chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông
hàng hoá. Do đó, theo thông lệ chung đợc áp dụng phổ biến chi phí vật liệu,
bao bì trong doanh nghiệp thơng mại là các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng
cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nh: chi phí vật liệu
đóng gói sản phẩm, hàng hoá; chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản,


6

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng
cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ của doanh nghiệp.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng:

Khác với vật liệu, bao bì, dụng cụ đồ dùng là những t liệu lao động
không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng đợc quy định đối với
TSCĐ. Công cụ, đồ dùng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị của
chúng đợc chuyển dần vào chi phí và giữ nguyên hình thái nh ban đầu.
Theo thông lệ chung đợc áp dụng phổ biến, nội dung chi phí công cụ, đồ
dùng phản ánh chi phí công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ cho quá trình tiêu thụ
sản phẩm, hàng hoá nh: dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện
làm việc

Chi phí khấu hao tài sản cố định:
TSCĐ là một bộ phận TSCĐ hữu hình hặc vô hình của doanh nghiệp có
giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, đáp ứng tiêu chuẩn là TSCĐ do Nhà nớc quy
định. Việc quy định tài sản nào là TSCĐ do từng nớc quy định. Theo chế độ
kế toán Việt Nam hiện hành, những tài sản có giá trị từ 5.000.000 đồng và thời
gian sử dụng từ 1 năm trở lên sẽ đợc xếp vào TSCĐ.
TSCĐ khi tham gia vào quá trình kinh doanh sẽ bị hao mòn. Nhận thức
đợc sự hao mòn nên khi sử dụng TSCĐ, các doanh nghiệp tính toán và phân
bổ nguyên giá TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng kỳ hạch toán gọi là KH
TSCĐ. Mục đích của việc trích KH TSCĐ là giúp doanh nghiệp tính đúng, tính
đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu t để tái tạo TSCĐ khi chúng bị
h hỏng.
Nh vậy, chi phí KH TSCĐ của bộ phận bảo quản, bán hàng bao gồm
khấu hao nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phơng
tiện tính toán, đo lờng, kiểm tra chất lợng

Chi phí bảo hành:
Phản ánh những chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá sau khi tiêu thụ
nh: sửa chữa các hàng hoá bị lỗi, bị hỏng nhng vẫn nằm trong thời gian bảo
hành

Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh: chi
phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, tiền thuê kho bãi, tiền thuê


7

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
bốc vác vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng,
cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu

Chi phí bằng tiền khác:
Phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi
phí đã kể trên nh: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo,
chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, khoản chi phí cho lao động nữ
Khi xác định nội dung chi phí bán hàng chúng ta cần phải xem xét kỹ
lỡng, bởi vì không phải bất kỳ một khoản chi phí nào phát sinh ở doanh
nghiệp thơng mại đều đợc tính vào chi phí bán hàng. Việc xác định nội dung
chi phí bán hàng không những phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải đảm
bảo tính thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý và và phản ánh đúng đắn chi
phí bán hàng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định.

Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đợc tính vào
chi phí bán hàng:
Những khoản chi phí thiên tai hoả hoạn, tai nạn giao thông (kể cả
những khoản chi phí giải quyết hậu quả).
Những chi phí về gia công chế biến (bao gồm cả chi phí sơ chế, tái
chế, chọn lọc, phân loại hàng hoá cha đủ tiêu chuẩn nhập kho). Những khoản
chi phí này khi phát sinh phải tính vào giá của hàng hoá vật t.
Những chi phí phát sinh trong quá trình phục hồi đời sống tinh thần,

văn hoá nghệ thuật của đời sống cán bộ công nhân viên, các chi phí phục vụ
cho các câu lạc bộ những chi phí này đợc bù đắp bằng quỹ xí nghiệp.
Những khoản chi phí về công tác Đảng, đoàn thanh niên, công
đoàn Những chi phí này đợc bù đắp bằng các khoản công đoàn, đảng phí do
thành viên của các tổ chức trên đóng góp.
Những chi phí do Ngân sách cấp đài thọ nh: kinh phí sự nghiệp, kinh
phí xây dựng cơ bản.
Những khoản hao hụt hàng hoá, vật t ngoài định mức do khuyết
điểm chủ quan của các doanh nghiệp hay cá nhân ngời phạm lỗi gây ra.
Những khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm kỷ luật
thanh toán các khoản tiền thởng hoàn thành kế hoạch, thởng đột xuất


8

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Theo quy định của Thông t số 76-TC/TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996
các doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải mọi
khoản chi phí bằng thu nhập và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình.

Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại
lý, uỷ thác và chỉ đợc hạch toán theo số thực chi khi có đủ chứng từ hợp pháp.

Đối với hoa hồng môi giới, doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và
quy chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại. Hoa
hồng môi giới không đợc áp dụng cho các đối tợng là đại lý của doanh
nghiệp, các khách hàng đợc chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh
nghiệp, những nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật t, tiêu thụ hàng hoá
thành phẩm trong doanh nghiệp.

Đối với các dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp phải có dự toán, hợp đồng
kinh tế, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với giá cả theo quy định của Nhà
nớc hoặc theo giá thị trờng và phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp.

Những khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong lĩnh vực tiêu thụ
nhằm khôi phục năng lực của tài sản đợc hạch toán vào chi phí bán hàng.
Trờng hợp chi phí đó quá lớn thì phải phân bổ cho nhiều năm. Doanh nghiệp
có thể có kế hoạch sửa chữa lớn và tiến hành trích trớc vào chi phí, kết thúc
phải có quyết toán trên cơ sở dự toán đợc duyệt y.
Chi phí bằng tiền khác nh: các khoản chi cho trờng, lớp đào tạo bồi
dỡng nâng cao tay nghề , năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ đợc hạch
toán vào chi phí theo số thực chi cho các đối tợng là cán bộ công nhân viên
(CBCNV) của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực
chi sau khi trừ đi các khoản hỗ trợ của Ngân sách Nhà nớc (nếu có). Mức chi
tối đa không vợt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối tợng trên do
Nhà nớc quy định. Nếu đào tạo cho các đối tợng ngoài doanh nghiệp thì phải
thu phí để tự trang trải các khoản phí.

Nh vậy, kế toán chỉ đợc hạch toán vào chi phí bán hàng của kỳ hạch
toán những hao phí có liên quan đến khối lợng sản phẩm hàng hoá xuất ra
trong kỳ chứ không phải mọi khoản phí chi ra trong kỳ đều đợc tập hợp vào
Tài khoản (TK) 641 và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Việc xác định nội dung và phạm vi chi phí nh trên sẽ có thể tạo nhiều
điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo thực tiễn, trong việc xây dựng kế
hoạch hạch toán và phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục. Do đó, việc


9

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

quản lý và chỉ đạo thực tiễn có cơ sở đi sâu vào quản lý trọng điểm từng loại
chi phí.
I.3- Phân loại chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp bao gồm nhiều loại chi phí khác
nhau. Để hiểu rõ bản chất của từng loại chi phí nhằm phục vụ cho công tác
quản lý tại doanh nghiệp đợc chặt chẽ và chính xác tối đa, ngời ta tiến hành
phân loại chi phí bán hàng.
Phân loại chi phí đúng đắn, khoa học, phù hợp với điều kiện quản lý kinh
tế là vấn đề có ý nghĩa lớn cả về lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao chất lợng
quản lý chi phí, phát huy đợc chức năng kiểm tra, giám sát và tổ chức thông
tin cũng nh cung cấp thông tin một cách chính xác, phục vụ cho quá trình
điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện nay trên thế giới nói chung và việt Nam nói riêng đã có rất nhiều
tiêu thức để phân loại chi phí bán hàng. Việc phân loại chi phí bán hàng với
mục đích cuối cùng là để quản lý, sử dụng hiệu quả chi phí và tuỳ thuộc vào
đặc điểm kinh doanh của từng Ngành, từng doanh nghiệp, từng quốc gia. ở
nớc ta hiện nay, chi phí bán hàng đợc phân loại chủ yếu dựa vào một số tiêu
thức sau:
1-Phân loại chi phí bán hàng dựa vào tính chất của chi phí:
Là việc sắp xếp các khoản mục chi phí bán hàng có chung một tính chất
hoặc gần giống nhau về tính chất thành từng loại chi phí nhất định. Theo cách
phân loại này, chi phí bán hàng đợc chia thành:
Chi phí tiền lơng (hay còn gọi là chi phí nhân viên): Là toàn bộ số tiền
trả công lao động cho công nhân viên trong và ngoài danh sách phục vụ trực
tiếp cho quá trình kinh doanh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí nh tiền thuê ngoài
sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ,
tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận xuất khẩu uỷ
thác
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm những khoản chi phí nh chi phí tiếp

khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí
tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí hội nghị khách hàng, chi đối ngoại, chi phí
KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vật liệu bao bì đóng gói


10

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
2-Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế và phạm vi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Là việc quy định nội dung phơng thức hạch toán từng khoản mục chi
phí bán hàng đợc thống nhất từ lập kế hoạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và phân tích tình hình chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng trong thơng mại có
thể phân thành các khoản mục sau:
Tiền lơng và các khoản phụ cấp.
Trích BHXH, BHYT và KPCĐ.
KH TSCĐ.
Chi phí vật liệu bao bì.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói.
Chi phí sửa chữa TSCĐ.
Chi phí trả tiền cho đại lý.
Chi phí hao hụt hàng hoá, vật t trong định mức.
Chi phí bằng tiền khác nh chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi
đối ngoại, chi giới thiệu, quảng cáo, chào hàng
Cớc vận chuyển và bảo hiểm (đối với chi phí nớc ngoài).
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng giữ đợc tính nguyên vẹn của
từng yếu tố cũng nh từng khoản chi trong yếu tố không kể đến việc nó đợc
chi ra ở đâu và có quan hệ với quá trình tiêu thụ nh thế nào. Chi phí bán hàng

theo yếu tố là chi phí ban đầu giản đơn, trong quá trình chi phí của doanh
nghiệp không thể tiếp tục chia nhỏ hơn các loại chi phí này. Hạch toán chi phí
theo cách này không những cho chúng ta biết trong quá trình tiêu thụ sản
phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp cần phải chi ra những khoản chi phí gì, bao
nhiêu mà còn là cơ sở để lập các dự toán chi phí, kế hoạch quỹ lơng, tính toán
nhu cầu vốn lu động định mức.

3-Phân loại chi phí bán hàng trong mối quan hệ với khối lợng hàng hoá
luân chuyển:

Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng đợc chia thành:
Chi phí bán hàng khả biến: là khoản chi phí có đặc trng cơ bản khi mức
tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thay đổi thì chi phí bán hàng cũng thay đổi theo và


11

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
thay đổi theo quan hệ tỷ lệ thuận, còn tỷ suất chi phí thì hầu nh không thay
đổi hoặc thay đổi không đáng kể theo chiều ngợc lại. Chi phí này bao gồm:
chi phí vận chuyển, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hao hụt bảo quản, chi phí
chọn lọc, chi phí lơng theo hình thức khoán.

Chi phí bán hàng bất biến: là những khoản chi phí có đặc trng cơ bản là
khi mức tiêu thụ hàng hoá thay đổi nhng chi phí bán hàng vẫn giữ cố định,
còn tỷ suất chi phí thì thay đổi theo chiều ngợc lại. Chi phí này bao gồm:
lơng nhân viên bán hàng theo thời gian, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ
dùng, chi phí thuê cửa hàng, kho tàng bến bãi

Chi phí bán hàng bất biến chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của

doanh nghiệp nghĩa là phạm vi giữa khối lợng sản phẩm hàng hoá tối thiểu và
khối lợng sản phẩm hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp dự định tiêu thụ.

Phân loại chi phí bán hàng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến chỉ
mang tính chất tơng đối vì trong điều kiện khác nhau thì những khoản chi phí
nào đó có thể là chi phí bất biến hoặc chi phí khả biến. Chẳng hạn, khi xem xét
mối quan hệ của chi phí này với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chúng
ta thấy rằng: chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bán hàng khả biến và bất
biến lẫn lộn trong đó nhng rất khó phân tách đợc rõ ràng. Tuy cách phân loại
này bị hạn chế khi các nhà quản lý sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp trong
việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lợng - lợi nhuận nhng là cần thiết
và nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác chỉ đạo thực tiễn.

Hiện nay, rất nhiều nớc trên thế giới đã đa kế toán quản trị vào sử dụng
để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp nh dự toán tổng mức
chi phí cho một kỳ kinh doanh, cho từng phơng án kinh doanh Tuy sự tính
toán đó còn mang tính chất tơng đối nhng tính khả thi của công việc cùng
với sự đối chiếu điều chỉnh trên thực tế kinh doanh đã giúp ích rất nhiều cho
các nhà quản lý. Bởi lẽ kế toán quản trị giúp các nhà quản lý giám sát chặt chẽ
sự thay đổi của chi phí kinh doanh trong từng thời kỳ, từng thời điểm cho từng
mặt hàng kinh doanh để giảm thấp chi phí cũng nh tăng lợi nhuận đạt đợc tới
mức tối đa. Đây cũng chính là mục tiêu cuối cùng của nhà quản lý.

Trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay cha
đòi hỏi phải nhất thiết tồn tại song song 2 loại hình quản lý kế toán là kế toán
tài chính và kế toán quản trị nhng điều này là rất cần thiết bởi tính hiệu quả
rất cao của nó trong công tác quản lý.

12

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Để phân loại chi phí bán hàng ngời ta còn dựa vào rất nhiều tiêu thức
khác nh: phân loại theo bản chất kinh tế, theo khâu kinh doanh, theo Ngành
kinh doanh

Tóm lại, trong thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí bán hàng song
cuối cùng nó chỉ nhằm đạt tới mục đích là hợp lý hoá chi phí để tiết kiệm tối đa
chi phí cũng nh để đạt đợc tối đa mức lợi nhuận. ở mỗi doanh nghiệp khác
nhau có thể lựa chọn những tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng
sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình để đạt hiệu quả sử dụng
chi phí tốt nhất.
I.4-Hạch toán chi phí bán hàng.
I.4.1-Hạch toán ban đầu
Chứng từ kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự
biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo
và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Nói cách khác, chứng từ kế toán có
thể đợc hiểu là những bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh
tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành.

Chứng từ bao gồm: Chứng từ bắt buộc (doanh nghiệp Nhà nớc có 32
chứng từ, doanh nghiệp khác có 27 chứng từ) và chứng từ mang tính hớng dẫn
(doanh nghiệp Nhà nớc có 14 chứng từ, doanh nghiệp khác có 19 chứng từ).
Tất cả các loại chứng từ đều bắt buộc phải có đầy đủ 8 yếu tố cơ bản (tên gọi
chứng từ; ngày tháng năm lập; số hiệu chứng từ; tên gọi, địa chỉ của đơn vị cá
nhân lập; tên gọi và địa chỉ của cá nhân lập; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát
sinh; chỉ tiêu về lợng và giá trị; chữ ký của ngời chịu trách nhiệm).

Chứng từ kế toán phải đợc lập một cách rõ ràng và trung thực, ghi đầy đủ

dữ liệu, gạch bỏ phần trống, không tẩy xoá sửa chữa, nếu sai không đợc xé rời
mà chỉ gạch chéo, ghi chữ huỷ và chứng từ phải đợc đánh số liên tục. Kế toán
trởng và thủ trởng đơn vị không đợc ký trớc trên chứng từ hoặc séc trắng,
không đợc viết bằng bút chì.

Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ
tiêu do đó cần có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ đợc sử
dụng trong chi phí bán hàng thuộc:

Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lơng gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh
toán tiền lơng, Bảng thanh toán tiền thởng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng
thanh toán BHXH


13

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện,
Hoá đơn tiền nớc, Hoá đơn cho thuê nhà

Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi
Quá trình luân chuyển chứng từ phải theo tuần tự từ lập chứng từ, kiểm tra
chứng từ đến ghi sổ và lu trữ. Quá trình này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1
: TRìNH Tự luân chuyển chứng từ


KT phần Thủ trởng Bộ phận KT phần
Yêu hành KTT chức năng hành

Cầu lập Lu
CT Lập CT Kí CT Thực hiện Ghi sổ


I.4.2-Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng đợc hạch toán trên TK 641-Chi phí bán hàng.
Theo quy định hạch toán TK 641, toàn bộ chi phí bán hàng cuối kỳ đợc
kết chuyển vào bên Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Do đó, cuối
kỳ hạch toán TK 641 không có số d.

Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có
ít sản phẩm hàng hoá đợc tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một
phần chi phí bán hàng vào bên Nợ TK142 (1422 - Chi phí chờ kết chuyển). Tức
là không phải tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều kết chuyển vào TK
xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK142(1422) chờ phân bổ hay
chi phí trong Báo cáo Kết quả kinh doanh cha hẳn đã có chi phí kỳ này.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 nh sau:
Bên Nợ:
Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Bên Có:

Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911để tính kết quả kinh doanh
trong kỳ.


14

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
TK 641 không có số d cuối kỳ.
TK 641 đợc mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí nh sau:
TK 6411 - Chi phí nhân viên
TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ
TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng
doanh nghiệp, TK 641 có thể mở thêm nội dung chi phí khác.
Để đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng chi phí, trớc hết kế toán các doanh nghiệp cần phải:
+ Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát
sinh trong quá trình kinh doanh; kiểm tra tính hợp pháp. hợp lệ của từng
khoản mục chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí.
+ Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố.
+ Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ.
+ Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, phân tích, đánh giá tình hình thực
hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp để lập kế hoạch chi phí cho kỳ tới sao
cho hiệu quả, hợp lý hơn.

Khi hạch toán chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số
các trờng hợp sau:

- Đối với các xí nghiệp có bộ phận vận tải phụ thuộc thì các chi phí vận tải phát
sinh phải đựơc tập hợp vào TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
(nếu áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên) hoặc TK 631 - Giá thành

sản xuất (nếu áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ), chi tiết cho hoạt động
vận tải đến cuối tháng mới phân bổ cho đối tợng kinh doanh cụ thể. Ngoài ra,
những chi phí vận chuyển do đơn vị bán phải chịu nhng do các đơn vị mua
hàng tổ chức lấy thì phải hạch toán vào chi phí bán hàng của đơn vị mua hàng
phần chênh lệch giữa chi phí thực tế cao hơn so với chi phí theo định mức hai
bên đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.



15

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
- Hao hụt vật t hàng hoá trong quá trình tiêu thụ vận chuyển ngoài định mức:
+ Nếu cha xác định đợc nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138(1381) - Phải thu khác
Có TK 156 - Hàng hoá

+ Khi xác định đợc nguyên nhân, theo quyết định xử lý của cấp trên, ghi:
Nợ TK 411, 821, 138, 641
Có TK 138(1381) - Phải thu khác

- Hao hụt vật t hàng hoá trong tiêu thụ, vận chuyển trong định mức, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 156 - Hàng hoá

-Về phân bổ chi phí bán hàng:
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại thờng có rất nhiều mặt
hàng kinh doanh khác nhau. Để tạo điều kiện cho việc xác định chính xác kết
quả kinh doanh của từng mặt hàng, ngời ta tiến hành phân bổ chi phí bán
hàng cho từng mặt hàng kinh doanh. Có rất nhiều tiêu thức để phân bổ chi phí

bán hàng. Ngời ta có thể căn cứ vào doanh thu, tốc độ luân chuyển của từng
mặt hàng để tiến hành phân bổ chi phí bán hàng.

Nếu đơn vị phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu tiêu thụ của từng mặt
hàng thì phân bổ nh sau:

M.m
i
Mi =
Tổng m
i

Trong đó: Mi là mức chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng i tiêu thụ
M là tổng mức chi phí bán hàng trong kỳ
mi là tổng doanh thu thu tiêu thụ của mặt hàng i trong kỳ
Phân bổ chi phí bán hàng càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định kết
quả kinh doanh trong kỳ của từng mặt hàng càng chính xác bấy nhiêu. Các nhà
quản lý căn cứ trên hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để quyết định cơ
cấu mặt hàng tiêu thụ sao cho doanh thu đạt đợc cao nhất, giảm tỷ suất chi
phí, nâng cao lợi nhuận của đơn vị.



16

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Hạch toán chi phí nhân viên:
Thông thờng, các doanh nghiệp tổ chức chi trả lơng làm 2 lần trong
một tháng. Vào ngày đầu tháng, doanh nghiệp tiến hành tạm ứng lơng cho
công nhân viên, cuối tháng doanh nghiệp quyết toán lơng, tính ra số tiền

BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Cuối tháng, khi tính ra số tiền lơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi:
Nợ TK 641(6411) - Chi phí bán hàng
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng trong
kỳ, ghi:

Nợ TK 641(6411) - chi phí bán hàng
Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác

Hạch toán chi phí vật liệu, bao bì:
- Trong kỳ, xuất dùng vật liệu cho bán hàng bao gồm: hoạt động bảo trì, đóng
gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ (tự làm), ghi:
Nợ TK 641(6412) - Chi phí bán hàng
Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Hạch toán chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Xét về mặt giá trị, CCDC là những tài sản có giá trị dới 5.000.000 VNĐ
và bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của
CCDC vào chi phí kế toán phải sử dụng phơng pháp phân bổ sao cho thích
hợp.

Xét phơng thức sử dụng, CCDC đợc chia làm 3 loại: CCDC, bao bì luân
chuyển, đồ dùng cho thuê.

- Khi xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phơng pháp phân bổ một
lần, căn cứ vào giá thực tế của CCDC, ghi:
Nợ TK 641(6413) - Chi phí bán hàng

Có TK 153 - CCDC

Trờng hợp xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phơng pháp
phân bổ 50%, ghi:



17

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Nợ TK 142 - 50% giá thực tế của CCDC
Nợ TK 641(6413) - 50% giá thực tế của CCDC
Có TK 153 - Giá thực tế của CCDC xuất dùng

- Khi bộ phận bán hàng báo hỏng CCDC, ghi:
Nợ TK 641: Ghi theo giá trị còn lại
Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho
Nợ TK 138: Tiền bồi thờng vật chất phải thu
Có TK 142: 50% giá thực tế của CCDC hỏng

- Trờng hợp xuất dùng CCDC theo phơng pháp phân bổ dần, khi xuất dùng
căn cứ vào giá thực tế CCDC, ghi:

Nợ TK 142: Chờ phân bổ
Có TK 153: CCDC xuất dùng

Phản ánh mức phân bổ giá trị CCDC vào chi phí bán hàng ở các kỳ hạch
toán, ghi:

Nợ TK 641(6413): Chi phí bán hàng

Có TK 1422: CCDC đợc phân bổ
- Khi xuất dùng bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao
bì, ghi:

Nợ TK 1422:
Có TK 153(1532):

- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán phải xác định giá trị hao mòn của
bao bì để phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 641(6413): Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán
hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá)
Có TK 1422:
Hạch toán chi phí TSCĐ:

Chi phí về TSCĐ tính vào chi phí bán hàng bao gồm 2 bộ phận: KH TSCĐ
và sửa chữa TSCĐ.
Theo chuẩn mực quốc tế IAS 16 Bất động sản, xởng và thiết bị: Khấu
hao phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của một tài sản và đợc công


18

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
nhận là một khoản chi phí trừ khi nó đợc tính vào số mang sang của một tài
sản tự bổ sung. Số khấu hao đợc phân bổ dựa trên hệ thống tính vòng đời sử
dụng và phản ánh cách thức tiêu dùng dự tính.

Theo Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của
Bộ trởng Bộ Tài chính, các doanh nghiệp phải tính khấu hao theo phơng
pháp đờng thẳng (còn gọi là phơng pháp khấu hao bình quân).

Đây là điểm phù hợp hiện nay bởi tính u việt của nó là dễ tính toán và
thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra.
Cũng trong quyết định này quy định: Tài sản tăng hoặc giảm trong tháng
này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao hoặc thôi không tính khấu hao.
Còn trong Kế toán Pháp lại quy định: tài sản đa vào sử dụng ngày nào thì
sẽ trích khấu hao luôn từ ngày đó.
Qua đây, em thấy mỗi cách quy định về tính trích khấu hao vào chi phí
đều có những điểm thuận lợi và bất thuận lợi riêng. Nếu hai quy định này đợc
đem ra so sánh thì thấy rằng: Cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng
trong chế độ kế toán Việt Nam quy định không đợc chính xác bằng cách tính
khấu hao trong Kế toán Pháp nhng lại tính toán đơn giản, gọn nhẹ hơn rất
nhiều.

Hàng tháng, căn cứ vào số khấu hao đã trích trong tháng trớc, giá trị
TSCĐ tăng giảm trong tháng này, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong
tháng này theo công thức:


Tổng mức Tổng mức Mức khấu Mức khấu
khấu hao = khấu hao + hao tăng - hao giảm
tháng này tháng trớc trong tháng trong tháng


- Trích KH TSCĐ cho bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641(6414) - KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng
Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ

Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- Nguồn vốn khấu hao
Ngoài việc trích KH TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ sử dụng cho bộ phận
bán hàng cũng đợc trích vào chi phí bán hàng. Chi phí sửa chữa TSCĐ có thể

đợc trích trớc vào chi phí bán hàng (sửa chữa lớn theo kế hoạch).



19

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
- Khi trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả

- Khi sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi:
Nợ TK 241(2413) - Chi phí sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ (nếu có)
Có TK 214, 111, 112, 152, 331, 334, 338,

- Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán tính giá thành thực tế và tiến
hành kết chuyển, ghi:

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241(2413):
+ Nếu giá thành thực tế công việc sửa chữa lớn hơn giá thành dự toán thì
phần vợt dự toán sẽ đợc tính vào chi phí bán hàng của kỳ kết chuyển chi phí
sửa chữa:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có Tk 335: Phần vợt dự toán.
+Ngợc lại, kế toán ghi:
Nợ TK 335: Phần dự toán thừa (đã trích trớc).
Có TK 721: Thu nhập bất thờng.

-Trờng hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên
quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán, kế toán có
thể sử dụng TK 142- Chi phí trả trớc. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng
phần chi phí đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 142 - Chi phí trả trớc
Hạch toán chi phí bảo hành hàng hoá:
Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:
Trờng hợp cần trích trớc chi phí bảo hành:
- Khi trích trớc chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả



20

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
- Số tiền phải trả cho cấp dới, cho đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, 112, 336
- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi
phí thực tế so với số trích trớc về chi phí bảo hành:

+ Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc về chi phí bảo hành thì số
chênh lệch ghi tăng chi phí:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Có TK 335 - Chi phí phải trả

+ Nếu số trích trớc về chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì
số chênh lệch ghi giảm chi phí:

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành:
- Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 336.

Trờng hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:
Trờng hợp trích trớc chi phí bảo hành hàng hoá:
- Khi trích trớc chi phí bảo hành hàng hoá trong kỳ, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả

- Số tiền phải trả cho cấp dới, cho đơn vị nội bộ, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 336, 111, 112
- Khi chi phí bảo hành hàng hoá phát sinh thực tế, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, 152, 214, 334,

- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi
phí thực tế với số trích trớc về chi phí bảo hành.

21

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
+ Nếu số trích trớc chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì
số chênh lệch (số trích thừa), ghi giảm chi phí:

Nợ TK 335 - Chi phí phí trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

+ Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc chi phí bảo hành thì số chênh
lệch (số trích thiếu) đợc tính vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả.

Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành:
- Khi chi phí thực tế bảo hành phát sinh, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 152, 334

- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 641- Chi phí bán hàng.

Đối với sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn
cứ vào chứng từ liên quan, ghi:

- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động chịu thuế GTGT thì số thuế
GTGT phải nộp đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán cha có thuế
GTGT)
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.

- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động không chịu thuế GTGT thì số
thuế GTGT phải nộp của sản phẩm, dịch vụ sử dụng nội bộ tính vào chi phí bán
hàng, ghi:

Nợ TK 641(6412, 6413, 6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.



22

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
- Khi phát sinh các khoản chi phí này, ghi:
Nợ TK 641(6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 331

- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng nh: vật liệu dùng thừa trả
lại kho, công cụ đồ dùng dùng không hết , ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 335:

Có TK 641- Chi phí bán hàng
Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng đã tập hợp ở bên Nợ TK 641 sau khi
trừ đi các khoản giảm trừ sẽ đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.

Quá trình hạch toán chi phí bán hàng đợc thể hiện trên sơ đồ sau: (xem
trang sau:)
I.4.3-Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng

Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát
đã đợc trình bày bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin cho việc
quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế đợc chặt chẽ. Do đó, giữa hạch toán
tổng hợp và hạch toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trớc hết về
mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho
các nhà quản lý. Về mặt ghi chép, chúng đều dựa trên cơ sở chung là hệ thống
chứng từ ban đầu thống nhất, do đó đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu luân
chuyển lẫn nhau. Nh vậy, việc phân chia hạch toán chi phí nói chung cũng
nh chi phí bán hàng nói riêng thành hạch toán tổng hợp và chi tiết là cần thiết
trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác
hạch toán của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm, loại hình kinh doanh mà mỗi
doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết khác nhau nhằm đáp ứng
đợc yêu cầu quản lý chi phí bán hàng.

*Một số phơng pháp hạch toán chi tiết chi phí bán hàng:

Hiện nay có rất nhiều hớng hạch toán chi tiết chi phí bán hàng khác
nhau. Các phơng pháp này đợc xây dựng chủ yếu dựa vào cách phân loại chi
phí bán hàng.

23

Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng
Theo yếu tố chi phí:
Phơng pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí đợc áp
dụng ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực lu thông sản phẩm hàng hoá. Các yếu
tố chi phí phát sinh trong quá trình mua bán hàng hoá đợc kế toán theo dõi
trên các sổ chi tiết, các tờ kê chi tiết, và cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí
bán hàng tổng hợp. Phơng pháp này đáp ứng đợc yêu cầu của công tác kế
toán tài chính, cung cấp thông tin nhanh cho ngời quản lý về các yếu tố chi
phí phát sinh trong kỳ, từ đó đề ra đợc các biện pháp quản lý kinh tế tài chính
phù hợp với cơ chế quản lý mới.

Theo địa điểm phát sinh:
Đây là phơng pháp hạch toán chi tiết chi phí đang đợc vận dụng phổ
biến. Theo phơng pháp này, những chi phí trực tiếp phát sinh ở các đơn vị phụ
thuộc đợc hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến địa điểm thì
phân bổ hợp lý từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi tiết chi phí
theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tốt công tác kế toán, giao chỉ tiêu chi
phí cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu một cách chặt
chẽ.

Theo nhóm mặt hàng kinh doanh:
Phơng pháp này áp dụng chủ yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu
chuyên doanh. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí chung.
Những khoản chi phí thuộc nhóm mặt hàng kinh doanh nào thì sẽ đợc hạch
toán trực tiếp vào nhóm mặt hàng đó. Đối với những chi phí phát sinh liên quan
đến nhiều nhóm mặt hàng thì sẽ đợc phân bổ theo tiêu thức hợp lý cho từng

nhóm mặt hàng.
I.4.4.Sổ kế toán chi phí bán hàng
Trong thực tế việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết chi phí bán
hàng đợc thể hiện trên hệ thống sổ sách.
Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, kế toán phải tổ chức hạch toán chi
phí bán hàng theo từng khoản mục, yếu tố chi phí và theo theo từng địa điểm
phát sinh chi phí tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý.
Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức
kế toán khác nhau, từ đó kế toán chi phí bán hàng sử dụng các loại sổ tơng
ứng.


24