Vượt qua những rào cản thường gặp trong giao tiếp pot

Vượt qua những rào cản
thường gặp trong giao tiếp


1. Nghe
Do con người có hai tai nhưng chỉ có một miệng, nghe trở thành kỹ năng quan
trọng nhất trong giao tiếp. Tiếc là có ít người có khả năng nghe tốt. Nghe không
chỉ đơn giản là để âm thanh lọt vào tai mà là sự kết hợp của những gì người khác
nói và sự tham gia với người khác - những người đang nói. Tích cực lắng nghe là
một cách để lắng nghe và phản hồi lại cho người nói để hai bên hiểu nhau hơn,
vượt qua các rào cản giao tiếp. Có năm cấp độ nghe tích cực:

Tiếp thu cơ bản
Tiếp thu cơ bản bao gồm những tín hiệu bằng lời, bằng trực quan – hoặc không
trực quan, bắng giọng nói và âm thanh để người nói biết rằng đối tượng đang lắng
nghe với sự quan tâm và tôn trọng, như: gật đầu, người về trước hoặc sau, giao tiếp
bằng mắt, "à há", "vậy à", "thật chứ", “nói thêm cho tôi rõ chỗ này","Tôi đang
nghe đây","vậy là ","Hiểu rồi","Vâng".

Đặt câu hỏi:
Việc đặt câu hỏi thoạt tiên có vẻ ngược lại với việc nghe. Nhưng một hoạt động
của nghe chính là đặt câu hỏi để để người nói thấy rằng họ đang được lắng nghe và
quan tâm về : (a) Những gì đang được nói (b) quan điểm của người nói để người
nghe hiểu rõ hơn.
Câu hỏi mở là dạng câu hỏi thích hợp hơn là những câu hỏi đóng, vì sẽ cho phép
người nói mở ra cơ hội khám phá suy nghĩ và cảm xúc của mình. Hỏi đúng thời
điểm cũng là điều rất quan trọng.

Song hành:
Nghe song hành tập trung vào nội dung của người nói, và tổng kết những gì đã nói
để làm rõ và xác nhận sự hiểu biết chính xác. Các bước của quá trình là:

(a) Hãy để người nói hoàn tất.
(b) Lặp lại bằng ngôn từ của bạn về những điều bạn đã tiếp thu được từ người nói
(c) Nếu người nói khẳng định bạn đã nắm rõ, cuộc hội thoại tiếp tục
(d) Nếu người nói cho biết bạn đã hiểu sai ý, hãy đề nghị họ lặp lại : “À, vậy tôi
chưa hiểu rõ, bạn có thể lặp lại được không?”

Phản ảnh cảm xúc
Phản ánh lại cho người nói cảm nhận của người nghe. Đừng đánh giá thấp cảm xúc
trong cuộc hội thoại và tập trung quá mức vào nội dung.Khuyến khích người nói
bộc lộ cảm xúc - có thể là niềm vui, nỗi buồn, sự thất vọng, tức giận hay buồn bã.
Những phản ảnh cảm xúc này sẽ giúp chính người nói hiểu được bản thân và
hướng về cách tìm kiếm giải pháp cho vấn đề. Để hiểu và phản ảnh cảm xúc, ta
cần:
(a) Chú ý các thán từ mà người nói sử dụng.
(b) Có thể người nói hoàn toàn không dùng thán từ, vì trong nền văn hoá của
chúng ta, việc đè nén cảm xúc là khá phổ biến. Sau đó tập trung vào nội dung và tự
hỏi : Nếu tôi gặp phải hoàn cảnh này, nếu tôi nói và làm như vậy thì tôi đang cảm
thấy thế nào?
(c) Quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện trên khuôn mặt, giai điệu của giọng nói, cử
chỉ và tư thế.
Phản ánh ý nghĩa
Khi người ta đã biết cách phản ánh tách biệt tình cảm và nội dung, thì họ sẽ dễ
dàng gộp chung cả hai lại thành một sự phản ánh ý nghĩa. Có thể dùng cấu trúc :
“Bạn cảm thấy “Chèn từ biểu cảm” vì “Chèn các sự kiện hoặc nội dung liên quan
đến cảm giác đó”.

Phản ảnh tổng kết
Sự phản ánh tổng kết là một phát biểu ngắn gọn về những chủ đề chính và cảm xúc
của người nói thể hiện qua một khoảng thời gian dài thảo luận. Một tổng kết tốt sẽ
giúp người nói hiểu biết tình hình chặt chẽ hơn và rút ra kết luận tốt hơn.

Nghe hiệu quả
Những hành động hỗ trợ nghe hiệu quả
Giữ tư thế thoải mái
Hơi ngả về trước nếu đang ngồi
Đối mặt ở ngang tầm mắt
Giữ tư thế mở
Giữ khoảng cách thích hợp
Thể hiện những dấu hiệu tiếp nhận đơn giản
Phản ánh ý nghĩa (diễn giải)
Phản ánh cảm xúc
Nhìn thẳng vào mắt nhau
Tạo một môi trường giao tiếp không bị phân tâm
Những hành động cản trở nghe hiệu quả
Sự phân tâm
Kể lể chuyện của mình mà không quan tâm chuyện người khác
Không có phản ứng
Không phản hồi phù hợp
Ngắt lời
Chỉ trích
Đánh giá
Đoán mò
Đưa ra lời khuyên / giải pháp
Thay đổi chủ đề
Nhấn mạnh mà không chịu thừa nhận

2. Đọc ngôn ngữ cơ thể
Ngay từ buổi bình minh của loài người, những cách giao tiếp phi ngôn ngữ, ví dụ
như bằng ngôn ngữ cơ thể, đã được dùng một phương tiện giao tiếp và được sử
dụng từ rất lâu trước khi ngôn ngữ xuất hiện. Thế nhưng chỉ mới gần đây các nhà
khoa học hành vi mới bắt đầu quan sát một cách có hệ thống ý nghĩa của các dấu

hiệu.

Trong một thông điệp, ngôn ngữ là một cách hiệu quả để mang đến các thông tin
thực tế. Nội dung của cuộc hội thoại có thể là quan trọng. Nhưng khi cảm xúc được
kết hợp thì sẽ nhận được sự quan tâm chủ yếu, thường thì chúng sẽ được thể hiện
thông qua các yếu tố phi ngôn ngữ. Việc hiểu biết ngôn ngữ cơ thể là một trong
những kỹ năng quan trọng nhất để đạt hiệu quả giao tiếp. Để làm được điều này, ta
cần:
Tập trung chú ý các đầu mối quan trọng
Biểu hiện của khuôn mặt - đặc biệt là đôi mắt và ngữ điệu là những biểu
hiện rõ rệt nhất.
Ngữ điệu cung cấp thông tin về cảm xúc của người nói, giận dữ, chán
nản, trầm cảm, nhiệt tình hay hoài nghi.
Các tư thế và cử chỉ - chuyển động của đầu, chân, bàn tay tiết lộ mức độ tự
trọng và năng lượng nội tâm.
Cách ăn mặc và môi trường xung quanh cho biết đặc điểm cá nhân

Lưu ý sự khác biệt
Khi có sự khác nhau giữa từ ngữ và ngôn ngữ cơ thể, cả hai thông điệp đều rất
quan trọng. Hãy tìm kiếm ý nghĩa.
Phải nhận thức được cảm xúc của riêng mình và phản ứng của cơ thể
Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể bỏ qua tâm thức tỉnh táo và các phản ứng. Bằng cách
nhận thức rõ những trải nghiệm của cơ thế, người ta sẽ trở nên nhạy cảm hơn với
tình cảm của người khác.
Phản hồi tình cảm lại cho người gởi
Hãy đọc kỹ những dấu hiệu phi ngôn ngữ trong ngữ cảnh cụ thể. Đôi khi, ngôn ngữ
cơ thể là rất rõ ràng và minh bạch, nhưng tại một thời điểm khác lại khó có thể giải
mã. Nhưng nếu bạn làm chủ được nghệ thuật và khoa học của việc giải mã các dấu
hiệu phi ngôn ngữ, bạn có thể cải thiện giao tiếp đáng kể và vượt qua các trở ngại.

3. Nói
Khi gửi một thông điệp, mọi người nên:
Nắm chắc ý nghĩa thông điệp và gởi đi một cách rõ ràng với sự tôn trọng và nhạy
cảm.
Kiểm tra và hình thành ý nghĩa chung cho những từ ngữ dự định sẽ sử dụng, vì mỗi
từ có thể có ý nghĩa khác nhau đối với người nghe khác nhau, đặc biệt là khi họ
đến từ nền văn hóa, giáo dục, hay nguồn gốc khác nhau.
Sử dụng ngôn từ phù hợp, chống lại sự cám dỗ thực hiện các cuộc tấn công và
khiêu khích cá nhân, bằng cách thay thế các đại từ “các anh” bằng một đại từ “tôi”.

4. Rèn luyện kỹ năng
Những lớp rèn luyện kỹ năng có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp. Đọc tài
liệu này có thể nâng cao hiểu biết của bạn và kiến thức về những khái niệm chính.
Nhưng chỉ đọc sẽ không cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Để đạt được hiệu quả
giao hơn bạn cần phải thông qua một chương trình đào tạo được thiết kế chuyên
sâu.

Những thành ngữ đệm
Nhiều từ ngữ bạn dùng có thể nhấn mạnh hoặc gây bối rối
Đây là danh sách những thành ngữ đệm mà bạn nên tránh tối đa :
1. "Tôi xin nói thật"
(Còn có các câu tương tự như "Tôi xin nói thẳng" hoặc "Tôi nói thật là")
Diễn dịch: Thông tin không chân thật. Cụm từ này ngụ ý rằng, cho đến lúc đó, bạn
đã chỉ nói dối hoặc chưa trung thực, một cách nào đó, bạn đã thất bại.

2. "Kinda", "sorta," "Wanta" (Ví dụ, " It’s kinda hard to share my feelings with her
")
Diễn dịch: không chắc chắn. Các từ này thể hiện sự không chắc chắn của bạn và
không có khả năng truyền đạt những suy nghĩ của bạn. ("Tôi biết những gì tôi
muốn nói, tôi chỉ không biết làm thế nào để bày tỏ nó "). Khi chúng tôi giao tiếp,

chúng ta cần phải luôn luôn đảm bảo rằng chúng tôi truyền tải một thông điệp rõ
ràng.
Cách lựa chọn tốt nhất: Truyền đạt rõ ràng bằng cách không sử dụng những từ này.
Bạn có thể nói một cách mạnh mẽ hơn là : "Rất khó cho tôi để thể hiện tình cảm
của mình đối với cô ta vì cô ta thường xuyên ngắt lời tôi", thông điệp này truyền
đạt rõ ràng và chính xác suy nghĩ của bạn.

3. "Tôi sẽ cố gắng."
Diễn dịch: không cam kết. Bạn vẫn thường nghe "Tuần sau tôi sẽ cố gắng gọi điện
thoại cho anh " Chín trong số mười lần điều này sẽ không bao giờ xảy ra. Tại sao?
Bởi vì từ “cố gắng” mang ý là bạn không bị bắt buộc hoặc cam kết điều này. Do
vậy, khi bạn nói “cố gắng”, có nghĩa là “Có thể tôi sẽ hoặc sẽ không. Có thể tôi sẽ
thực hiện, nhưng nếu tôi không thực hiện thì không ai ràng buộc tôi gì cả”. Trong
cuộc sống, đừng nói là “cố gắng”, mà hãy nói là có hoặc không.

4. "Tôi phải "
Diễn dịch: Không mạnh mẽ. Người ta nói vui rằng chỉ có hai điều trong cuộc sống
mà ai cũng phải làm, đó là chết và đóng thuế. Cũng tương đối thôi, vì có nhiều
người quyết định không làm điều thứ hai. Trong cuộc sống, chúng ta luôn có quyền
lựa chọn, không có gì là phải làm. Chúng tôi có thể cảm thấy bắt buộc phải làm
điều gì đó vì giá trị của chúng tôi, ý thức về nghĩa vụ hay nhiệm vụ. Nhưng cuối
cùng, sự lựa chọn là ở trong tay bạn, vì vậy khi nói "Tôi phải " ngụ ý rằng bạn đã
chuyển toàn quyền kiểm soát cuộc sống của bạn cho người khác. Bạn bị phụ thuộc
vào người khác để thực hiện quyền lựa chọn cho bạn. Và nếu như sự lựa chọn là
không tốt, bạn sẽ có cớ để nói: "Hãy xem những gì cô đã làm với tôi!"

5. "Bạn có biết" hoặc "Bạn cũng biết ý tôi là"
Diễn dịch: Lờ mờ. Cụm từ này này có vẻ như phổ biến bởi ngay cả các phát ngôn
viên dày dạn nhất, nhân vật truyền hình, và người nổi tiếng. Cụm từ này ngụ ý,
"Những gì tôi đang cố gắng nói đã quá rõ ràng. Tôi không cần phải nói thêm điều

gì - Bạn cũng biết ý tôi”. Với đa số người, suy nghĩ đầu tiên sẽ là "Không tôi
không biết ý anh, xin vui lòng cho tôi biết" ". Còn cụm từ “Bạn có biết" là một
cụm từ kéo dài thời gian suy nghĩ về những gì để nói tiếp theo.