Quản lý công việc và thời gian khi đi công tác xa pdf

Quản lý công việc và th
ời
gian khi đi công tác xa

Nhi
ều doanh nhân cho biết công việc và cuộc sống của họ thường bị
xáo tr
ộn khi phải trải qua những chuyến công tác xa nhà. Họ luôn cảm
thấy các mối quan hệ xã hội và gia đình bị gián đoạn nên khi trở về, họ
lại phải mất nhiều công sức để “lập lại trật tự”. Làm thế nào để có
những chuyến công tác xa khôn

Stephanie Elliott năm nay 38 tuổi, - hiện là Phó Chủ tịch của
Volt Europe, m
ột công ty tuyển dụng nhân lực ở Lon don. Công việc
buộc cô phải đi lại giữa các nước châu Âu ít nhất mỗi tháng một lần để
thăm khách hàng và làm việc ở các văn phòng chi nhánh. Elliott cho
biết việc đi lại thường xuyên cũng có mặt tích cực, giúp cô có điều kiện
để xây đựng quan hệ tốt hơn với các đồng nghiệp, nhưng nó cũng gây ra

không ít ảnh hưởng đến đời sống cá nhân.

Ngày nay, v
ới sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, từ chiếc máy tính xách
tay, công nghệ truy cập Internet không dây đến dịch vụ chuyển vùng
điện thoại di động, việc đi lại của doanh nhân đã thuận lợi hơn trước rất
nhiều. Tuy nhiên, họ vẫn cảm thấy khó có thể duy trì tất cả các mối
quan hệ khi phải đi công tác thường xuyên. Nhưng theo các chuyên gia
về quản lý thì hoàn toàn có thể khắc phục điều này. "Nguyên tắc quan
trọng nhất đối với một doanh nhân phải đi công tác thường xuy
ên là duy

trì khả năng kiểm soát" – Steve Prentice, một nhà tư vấn về quản lý thời
gian ở Toronto khẳng định. Và đây chính là một nghệ thuật, nhất là khi
các doanh nhân ph
ải trải qua nhiều sự xáo trộn do những khác biệt về
ẩm thực, giờ giấc và cách làm việc giữa các địa phương. Theo Prentice,
một trong những điều khó chịu nhất khi bạn phải đi công tác thường
xuyên là người ta có cảm giác bị cách ly khỏi những đồng nghiệp đang
ở nhà. Để khắc phục điều này, Prentice khuyên các doanh nhân nên
tranh thủ tạo mối quan hệ tốt với một đồng nghiệp và sử dụng đồng
nghiệp đó như là một báo cáo viên chuyên về tình hình doanh nghiệp.
Đó phải là một người đáng tin cậy và có thể giữ liên lạc hàng ngày.
Ngoài ra, m
ột cách khác để duy trì sự kiểm soát khi doanh nhân đi công
tác là tuân thủ một lịch trình làm việc càng giống lúc làm vi
ệc ở văn
phòng chính càng tốt. “Nếu khi ở văn phòng bạn thường dành thời gian
để trả lời các bức thư điện tử hay thư thoại thì bạn cũng phải làm công
việc này khi ở xa" - Prentince nói. Bạn có thể làm điều này bằng cách
tranh thủ thời gian nghỉ giữa hai cuộc họp với khách hàng vào buổi sáng
và buổi chiều. Theo Harold Taylor, một nhà tư vấn về quản lý thời gian
ở Toronto, doanh nhân cũng có thể giảm bớt gánh nặng kiểm soát công
vi
ệc khi đi xa bằng cách giao phó một số nhiệm vụ cho các trợ lý với
những bàn giao rõ ràng, sau đó gọi về văn phòng vào thời gian đã định
trong mỗi ngày để nắm bắt tình hình. Nếu làm được như v
ậy, các trợ lý
sẽ biết cần phải chuẩn bị những thông tin hay vấn đề gì để báo cáo, tiết
kiệm được thời gian.

Một mối quan tâm khác của các doanh nhân phải đi công tác thường

xuyên là làm sao kiểm soát được tình hình tài chính của doanh nghiệp
và cá nhân. Knight cho biết cô thường phải làm mọi thứ qua Internet, từ
kiểm tra các hóa đơn, các bản sao kê tài khoản cho đến thực hiện thanh
toán cho các khoản phải trả đến hạn. Thực tế cho thấy, đa số những
doanh nhân có thâm niên khi đi công tác xa đều ý thức rất cao việc kiểm
soát tình hình tài chính, trong khi các doanh nhân trẻ lại thư
ờng ít để ý
đến điều này cho đến khi họ nhận được các thông báo hóa đơn quá hạn
thanh toán. Nếu không có sự hỗ trợ của Internet, doanh nhân nên tranh
thủ giao dịch với ngân hàng qua điện thoại hoặc ủy quyền cho ngân
hàng thực hiện một số giao dịch thanh toán tự động ngay sau khi nhận
được hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ.

Một chuyến công tác xa hoàn toàn không phải là một chuyến nghỉ mát
miễn phí. Ranaall Dean - một nhà tư vấn quản lý thời gian - phải đi
công tác trên 100 ngày mỗi năm chỉ ra: "Bản thân tôi luôn phải làm việc
nhiều giờ hơn khi đi công tác. Tôi luôn ý thức phải giữ liên lạc với văn
phòng, nhận và trả lời các bức thư điện tử thường xuyên, đẩy nhanh tiến
triển của các công việc để khi trở về, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn
cho gia đình và ít thời gian hơn cho công việc.
Nguồn: Báo Doanh Nhân Sài Gòn Cuối tuần