10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo pot

10 nguyên tắc vàng
cho nhóm làm việc ảo



Các công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập những
nhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau về mặt
địa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được những
nhân viên tốt nhất cho dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt động một
cách có hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng.

Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông tin liên lạc
trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Về mặt kỹ thuật, việc phối hợp với những người
đồng sự ở xa hoặc tổ chức những buổi họp với nhiều người ở rải rác khắp nơi trên
thế giới không còn là một thách thức nữa.

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều rào cản khiến cho hoạt động của các nhóm
này không đạt được hiệu quả cao như các công ty mong đợi. Múi giờ khác nhau
khiến cho việc trao đổi nhanh những thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn, và sự
khác biệt về văn hóa có thể gây nên những sự hiểu lầm, đôi khi là nghiêm trọng,
giữa các thành viên trong nhóm. Người ta nhận thấy ở những nhóm mà các thành
viên không gặp mặt nhau trực tiếp thì khó có thể phát triển một chất xúc tác thường
thấy ở những nhóm có các thành viên thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với nhau.
Chất xúc tác này là mối quan hệ giữa con người với con người, là yếu tố quan
trọng tạo nên năng suất của nhóm.

Một cuộc khảo sát gần đây tại một số công ty đa quốc gia về các nhóm làm việc ảo
có quy mô từ bốn người đến gần 200 người cho thấy nhiều nhóm gặp phải những
khó khăn từ những rào cản nói trên. Trong khi đó, các công ty ngày càng muốn
giảm chi phí cho những cuộc họp trực tiếp, và nhân viên cũng không muốn di
chuyển xa để dự họp thường xuyên vì như thế sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe cũng

như cuộc sống cá nhân của họ. Vì vậy, việc tìm ra một cách nào đó giúp cho các
nhóm làm việc ảo hoạt động tốt hơn là một trong những vấn đề trọng yếu của các
công ty.

Cuộc khảo sát nghiên cứu kỹ các nhóm làm việc ảo có năng suất cao tại các công
ty lớn như British Petroleum (BP), Nokia và Ogilvy & Mather. Ngoài ra, một
nhóm nghiên cứu của Trường Kinh doanh Luân Đôn cũng tiến hành thăm dò hơn
1.500 thành viên của 55 nhóm làm việc ảo tại 15 công ty đa quốc gia ở Mỹ và châu
Âu.

Dựa trên những kết quả có được, nhóm khảo sát đã đưa ra mười quy tắc vàng giúp
cho các nhóm làm việc ảo nâng cao năng suất.

1. Đầu tư vào một nguồn trực tuyến để các thành viên trong nhóm có
thể nhanh chóng tìm hiểu về nhau
Vì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong những thách
thức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ dàng, cũng như khó
biết rõ công việc của từng người trong một dự án. Những công cụ trực tuyến có thể
giúp giải quyết vấn đề này. Những công cụ này hoạt động giống như các trang web
mạng xã hội giúp các học sinh, sinh viên biết về các thành viên khác trong cộng
đồng của họ. Cuộc khảo sát cho thấy công cụ đó thường không được dùng phổ
biến trong các nhóm làm việc ảo dù chúng rất hữu dụng trong việc thông tin liên
lạc giữa họ với nhau.

David Ogilvy, người sáng lập công ty quảng cáo Ogilvy & Mather có trụ sở ở New
York, Mỹ, đã rất chú trọng đến việc chia sẻ kiến thức trong công ty. Cách nay hơn
một thập niên, ông ta đã xây dựng một mạng nội bộ gọi là Truffles, lấy tên một loại
nấm đắt tiền. Là người sành ăn, Ogilvy đánh giá cao hương vị của loại nấm này, và
ông tin rằng mọi người phải “săn lùng” kiến thức với tất cả năng lực và sự nhiệt
tình giống như con heo miệt mài ủi đất để tìm loại nấm này trong rừng.

Truffles cho phép mọi nhân viên truy cập vào những dự án dùng chung và cơ sở dữ
liệu tri thức của công ty. Nó tạo ra một diễn đàn cho hàng trăm cộng đồng trong
công ty với những mối quan tâm khác nhau, ở đó họ có thể chia sẻ những ý tưởng,
tâm tư và nguyện vọng. Truffles cũng có một thư mục liệt kê chi tiết các thông tin
về tất cả các nhân viên của công ty. Thư mục này được cập nhật thường xuyên,
mỗi nhân viên có thể đưa vào đó những lĩnh vực công việc mà họ ưa thích.

Những hệ thống như thế giúp cho các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng
quen biết nhau. Ví dụ, khi một khách hàng lớn của Ogilvy & Mather muốn tung ra
một chiến dịch quảng cáo cùng một lúc tại tất cả những thị trường của họ trên thế
giới, một nhóm làm việc ảo có thể bắt đầu làm việc với nhau một cách có hiệu quả
chỉ trong vài ngày.

2. Chọn một vài thành viên đã quen biết để thành lập nhóm
Các nhóm làm việc ảo sẽ có nhiều khả năng sáng tạo và nâng cao năng suất hơn
nếu có một số thành viên đã từng quen biết nhau. Những mối quan hệ này đóng vai
trò rất quan trọng trong việc xây dựng nhanh chóng những mối liên lạc trong cả
nhóm.

Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý : nếu đa số thành viên trong nhóm đều đã quen
biết nhau thì hoạt động của nhóm có thể trở nên tẻ nhạt. Người ta nhận thấy những
hiểu biết sâu sắc của các nhóm đồng sự mới thường làm này sinh những ý tưởng
cách tân
3. Bảo đảm trong nhóm có tối thiểu 15% là “người bắc cầu”
“Người bắc cầu” (boundary spanner) là những người có mối liên hệ với nhiều
người hữu ích khác ở ngoài nhóm nhờ tính cách, kỹ năng hay quá trình làm việc
của họ. Họ sẽ là những người tạo nên sợi dây liên lạc giữa các thành viên trong
nhóm với những người bên ngoài, giúp mở rộng biên giới của nhóm.

Song nếu nhóm có quá nhiều “người bắc cầu”, có thể sẽ mất tính đồng nhất và mục
tiêu chung.

4. Phát triển đội ngũ “người bắc cầu” trong các hoạt động của công ty
Vai trò kết nối của “người bắc cầu” rất quan trọng trong việc lôi kéo những nhóm
làm việc ảo riêng rẽ nhích lại gần nhau. Do vậy, công ty phải luôn phát triển đội
ngũ này.

Ở hãng điện thoại Nokia chẳng hạn, những người mới vào thường được giới thiệu
với ít nhất mười người ở trong và ngoài bộ phận làm việc của họ. Nokia cũng có
mối liên hệ mật thiết với các khoa của hơn 100 trường đại học để cùng tổ chức
những cuộc hội nghị khoa học, chia sẻ sáng kiến nghiên cứu và hỗ trợ công việc
của nghiên cứu sinh.

5. Chia công việc của nhóm thành những phần nhỏ để tiến trình thực hiện của
một phần này không bị lệ thuộc quá nhiều vào tiến trình của một phần khác
Phối hợp công việc của các thành viên ở những múi giờ khác nhau là một vấn đề
nan giải. Nhiều nhóm làm việc mà chúng tôi nghiên cứu đã vấp phải khá nhiều
điều bực mình khi một bộ phận này phải chờ đợi một bộ phận khác hoàn tất phần
việc của họ.

Bất kỳ khi nào có thể được, chúng ta phải phân bổ công việc cho các thành viên
trong nhóm ở những vùng địa lý khác nhau một cách hợp lý sao cho họ có thể phát
triển phần việc của họ và kết nối kết quả với các phần việc của người khác càng
nhanh càng tốt.

6. Tạo một trang web để các thành viên có thể hợp tác, trao đổi ý tưởng và
khích lệ lẫn nhau
Những nhóm làm việc ảo mạnh thường có chung một không gian làm việc trực
tuyến và tất cả các thành viên có thể truy cập bất kỳ lúc nào. Việc này bảo đảm cho

những thành viên đôi lúc phải làm việc tương đối độc lập vẫn có thể theo sát được
tiến trình công việc và hiểu rõ ý tưởng của các thành viên khác.

Trong hệ thống Truffles của Ogilvy có những khu vực dành riêng cho từng dự án,
trong đó các nhóm có thể chia sẻ kế hoạch của họ, sửa đổi một phần công việc làm
chung, và trao đổi ý tưởng một cách thân mật. Điều này bảo đảm rằng bất kỳ lúc
nào, mọi người đều có thể nhanh chóng biết được công việc của họ đi đến đâu, và
nó phù hợp như thế nào với công việc của người khác.

7. Khuyến khích việc thông tin liên lạc thường xuyên. Tuy nhiên, đừng buộc
mọi người phải gặp mặt nhau
Thành viên của các nhóm làm việc ảo thành công thường xuyên liên lạc với nhau.
Điều thú vị là phương thức liên lạc lại không được xem là yếu tố quan trọng. Ví dụ
như ở hãng Nokia, công cụ liên lạc được nhiều người ưa thích là tin nhắn, trong
khi ở các công ty khác nhiều người lại thích dùng thư điện tử hoặc thư thoại hơn.
Điều quan trọng là việc liên lạc phải nhanh và thường xuyên.

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, các nhóm cũng chọn vài thời điểm thích hợp
để tất cả mọi người gặp gỡ nhau. Chúng tôi khám phá ra rằng thời điểm tổ chức
những sự kiện như thế có thể có nhiều tác động lớn đến sự thành công của nhóm.

Ví dụ khi một nhóm mới được thành lập, việc tạo một không khí làm việc hấp dẫn
với một mục tiêu rõ ràng thì hữu ích hơn là ra sức tổ chức một buổi gặp mặt.
Nhưng khi nhóm đã phát triển tốt, một cuộc gặp mặt thân mật có thể đóng một vai
trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và thiện chí của mỗi thành viên.


8. Chỉ phân bổ những công việc thú vị và có nhiều thử thách
Vì công việc của các nhóm làm việc ảo thường ít bị giám sát nên chúng phải có
nhiều thử thách và lôi cuốn để thu hút sự tập trung của các thành viên.

Cuộc khảo sát cho thấy một trong những lý do chủ yếu khiến các nhóm làm việc ảo
thất bại là các thành viên không thấy hứng thú trong công việc. Từ đó, họ ngày
càng ít tham gia vào những cuộc hội thoại hay đưa những ý tưởng lên các diễn đàn.
Không phải các thành viên không thích nhau. Đơn giản chỉ là vì môi trường làm
việc tẻ nhạt, thiếu tính năng động.

9. Bảo đảm nhiệm vụ đặt ra là có ý nghĩa đối với nhóm và công ty
Nhiệm vụ của nhóm phải phù hợp với giá trị của từng thành viên, cả về cá nhân lẫn
về nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời, nó cũng phải có ý nghĩa đối với công ty.

Chúng tôi nhận thấy rằng các nhóm thực sự hoạt động sôi nổi khi họ bị kích thích
bởi một câu hỏi hay một nhiệm vụ thú vị và hấp dẫn đến nỗi mọi người trong công
ty đều bị lôi cuốn. Ví dụ như, cựu giám đốc điều hành John Browne của BP cách
nay hơn một thập niên đã hỏi mọi người trong công ty rằng làm thế nào để BP trở
thành một công ty luôn có sức mạnh. Nhiều nhóm đã hăng hái tìm câu trả lời. Một
trong số họ đã nghiên cứu cách sản xuất điện năng từ những nguồn tài nguyên bền
vững như năng lượng mặt trời và sức gió. Chính nghị lực và sự tập trung cao độ
của nhóm này đã khiến BP hướng đến việc nghiên cứu một nguồn năng lượng bền
vững từ rất sớm.

Tầm quan trọng của một công việc có ý nghĩa và có những viễn cảnh thú vị đã
được thể hiện rõ nhất trong hai nhóm làm việc ảo : sự hợp tác tạo ra bộ từ điển trực
tuyến Wikipedia, và những người sáng tạo ra hệ điều hành mã nguồn mở Linux. Sự
thành công của cả hai nhóm này là nhờ các thành viên – những người đã đóng góp
công sức cho dự án – đã truyền cảm hứng cho nhau tạo nên sự tận tụy cho một dự
án đầy ý nghĩa.

10. Khi xây dựng một nhóm làm việc ảo, hãy thu hút càng nhiều người tình
nguyện càng tốt

Khi Wikipedia và Linux xuất hiện, hai nhóm này đã phát triển nhanh khi nhiều
người có những kỹ năng giỏi tình nguyện tham gia.

Hãng Nokia cũng nhận thấy mối liên kết giữa sự thành công với sự mở rộng cửa
đón nhận những người tình nguyện của một nhóm làm việc ảo. Rất nhiều nhóm
của hãng được thành lập từ những người tình nguyện để giải quyết những thách
thức mang tính chiến lược trong tương lai.