Báo cáo: Ứng dụng ACCESS về đề tài kế toán nguyên vật liệu ppt

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
o0o

ỨNG DỤNG ACCESS TRONG
CÔNG TÁC KẾ TOÁN
BẢN BÁO CÁO VỀ ĐỀ TÀI KẾ
TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Đà Nẵng, tháng 11 năm 2010
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường với sự quản lý và điều tiết của nhà
nước, kế toán với chức năng của mình có vai trò đặc biệt quan
trọng trong việc phản ánh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính
của nhà nước. Nó là công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và
kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước.
Để tồn tại và phát triển tuân theo các quy luật vận hành của nền
kinh tế đầy khó khăn, các doanh nghiệp phải năng động về mọi
mặt, phải biết tận dụng các biện pháp kinh tế một cách linh hoạt
khéo léo và hiệu quả. Trong đó không thể thiếu quan tâm đến công
tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. bởi lẽ
nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản cấu thành nên
giá thành sản phẩm. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm
bảo cho việc cung cấp đầy đủ kịp thời các nguyên vật liệu cho quá
trình sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự
trữ, tiêu hao nguyên vật liệu trong qúa trình sản xuất góp phần
giảm bớt chi phí và nâng cao doanh lợi cho công ty.
Nhận thức rõ được vai trò của công tác kế toán mà đặc biệt là công
tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh
nghiệp.Chúng em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài cho
bài báo cáo của chúng em là : Kế toán nguyên vật liệu.
Đề tài của chúng em gồm những nội dung chính sau:
I : Khái niệm nguyên vật liệu.

II :Giới thiệu chung về nguyên vật liệu.
III :Phân loại nguyên vật liệu.
IV :Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu.
V : Ứng dụng Access trong kế toán nguyên vật liệu.
NỘI DUNG
KHÁI QUÁT VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHÂN
LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU.
I. Khái niệm nguyên vật liệu.
NVL trong các Doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động _ một
trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp
dịch vụ _ là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm.
II . Giới thiệu chung về nguyên vật liệu.
1.Đặc điểm nguyên vật liệu.
- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chế tạo và cung cấp dịch vụ.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi
hòan toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ,
một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
2. Yêu cầu quản lý NVL và nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL
trong các DN.
a. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích
cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi
phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều
ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do
vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần
được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu
một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt
mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên
thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu
quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên

vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và
bảo quản đến khâu sử dụng.
Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành
thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi
phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả.
Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục
phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất
nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn
diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính
chất lý hoá học của vật liệu.
Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp
thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong
khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử
dụng tiết kiệm, hiệu quả.
b. Nhiệm vụ của tổ chức kế toán nguyên vật liệu
Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần
phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ
Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ
chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông
tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho
chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp
hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải
giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất.
Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống
nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp
xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ
ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên

đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán
của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai
nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt
buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ
cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế
độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ
phận chức năng quản lý nguyên vật liệu.
III. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác
nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và
tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức
hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị …
cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong
quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản
phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật
kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất
chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục
công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là
sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị
xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây
dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận
của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của
đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản

xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn
vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu
lôi…
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất,
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác
dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất
lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục
vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong
ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản
xuất.
+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng
cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện
cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu
có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng
để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy
móc, thiết bị hoạt động.
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế,
sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản
xuất…
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp,
công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây
dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp
như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài
sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của
từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia
thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh
điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một
ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi,
nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm

vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
IV :Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu.
1. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức
hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước
đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc
nhất định.
Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán
Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số
149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: "
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể
thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện được". Trong đó:
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các
chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa
điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho
trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để
hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ
chúng.
Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác
hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế.
1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí.
Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều
nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế
của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau.
·Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
của NVL

mua ngoài
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu
mua
+
Các khoản
thuế không
được hoàn lại
-
CKTM,
Giảm giá
hàng mua
Trong đó:
–Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong
ĐM.
–Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế
GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực
tiếp)
·Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế
của VL thuê
ngoài gccb
=
Giá thực tế
của VL xuất

thuê ngoài gccb
+
Chi phí
thuê ngoài
gccb
+
Chi phí
vận chuyển
(nếu có)
·Đối với vật liệu tự chế:
Giá thực tế
của VL tự chế
=
Giá thành
sản xuất VL
+
Chi phí vận
chuyển (nếu có)
·Đối với vật liệu được cấp:
Giá thực tế
của VL được cấp
=
Giá theo
biên bản giao nhận
·Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của vật liệu
nhận góp vốn liên doanh
=
Giá trị vốn góp
do hđld đánh giá

·Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ:
Giá thực tế của vật liệu
được biếu tặng, viện trợ
=
Giá thị trường
tại thời điểm nhận
·Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất:
Giá thực tế của
phế liệu thu hồi
=
Giá có thể sử dụng lại
hoặc giá có thể bán
2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh
điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán,
thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Điều 13 chuẩn mực số 02
nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho:
—Phương pháp giá thực tế đích danh
—Phương pháp bình quân
—Phương pháp nhập trước xuất trước
—Phương pháp nhập sau xuất trước
Ngoài ra trên thực tế còn có phương pháp giá hạch toán, phương pháp
xác định giá trị tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối. Tuy nhiên khi xuất
kho kế toán tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương
pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ
kế toán.
—Phương pháp giá thực tế đích danh:
Theo phương pháp này, vật tư xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được
tính theo đơn giá đó. Phương pháp này thường được áp dụng cho

những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận
diện được.
Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện
tại phù hợp với doanh thu hiện tại.
Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất
thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu
sẽ rất phức tạp.
—Phương pháp bình quân:
Theo phương pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lượng vật liệu
xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định
theo 1 trong 3 phương pháp sau:
PBình quân cuối kỳ trước:
Đơn giá bình quân
cuối kỳ trước
=
Trị giá vật tư tồn đầu kỳ
Số lượng vật tư tồn đầu kỳ
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của
kế toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin
kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ.
Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến
động giá cả nguyên vật liệu. Trường hợp giá cả thị trường nguyên vật
liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo
phương pháp này trở nên thiếu chính xác.
P bình quân cả kỳ dự trữ:
Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ = (Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư
nhập trong kỳ) / (S.lượng vật tư tồn đầu kỳ + S.lượng vật tư nhập trong
kỳ)
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm
vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh
điểm vật tư.
Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối
kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác.
P bình quân liên hoàn ( bình quân sau mỗi lần nhập):
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập VL, kế toán tính đơn giá bình
quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng VL xuất để tính giá
VL xuất.
Đơn giá BQ liên hoàn = (Trị giá VT tồn trước lần nhập n + Trị giá VT
nhập lần n) / (S.lượng VT tồn trước lần nhập n + S.lượng VT nhập lần
n)
Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm
vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
Ưu điểm: Phương pháp này cho giá VL xuất kho chính xác nhất, phản
ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều
đặn.
Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với
những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy.
2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Trong việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp thường
xuyên kiểm kê nguyên vật liệu để xác định lượng tồn kho thực tế của
từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác
định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời.
Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện
kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn
kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất
thường theo yêu cầu của công tác quản lý.
+,Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu hư hỏng, mất mát, kế toán ghi:
Nợ TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152: giá thực tế của NVL thiếu
+,Khi có biên bản xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 334, 3388: cá nhân bồi thường
Nợ TK 632: thiệt hại doanh nghiệp chịu
Có TK 3381: giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
+,Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa, nếu xác định là
của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 711
+,Nếu xác định phải là vật liệu thừa, trả người khác kế toán ghi đơn vào
bên Nợ TK 002. Nếu quyết định mua số vật liệu đó, doanh nghiệp thông
báo cho bên bán và ghi:
NợTK:152
Có TK 338
A,

Hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp
thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật
liệu theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất
nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng
kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu. Rồi ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển. Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
Mẫu sổ kế toán :
Thẻ kho
Ngày lập thẻ :
Tờ số :
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:
Đơn vị tính :

Mã số :
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận
của KT
Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn

Sơ đồ 1: Quy trình hạch toán chi tiết VL theo PP sổ đối chiếu luân
chuyển


Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song
song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép
trùng lặp.
Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công
việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục,
hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh
nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất
không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi
tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Bảng kê nhập (xuất) vật liệu
D.điểm
VL
Tên VT ĐVT
Giá
HT
Số lượng
Chứng từ
Số lượng
Số tiền
Kho Kho Cộng

Sổ đối chiếu luân chuyển
Năm
Kho
Danh
điểm
Tên
VL
ĐVT
Đơn
giá
Số dư đầu
T1
Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu T2
SL TT
Nhập Xuất
SL TT
SL TT SL TT

B. Hạch toán theo phương pháp sổ số dư
Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ
kho vào Sổ số dư.
Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do
thủ kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế
toán lập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ
số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm
nguyên vật liệu trên sổ số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.
Sơ đồ 2: Quy trình hạch toán chi tiết VL theo phương pháp sổ số dư

Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn
đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.
Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong
việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh
điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên
kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.
Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày đến ngày tháng năm
Nhóm vật liệu
Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền

Ngày tháng năm
Người nhận Người giao
( Cột số tiền do kế toán tính toán và điền vào, thủ kho và kế toán chỉ
giao nhận về lượng và số hiệu chứng từ)
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu
Tháng năm
Kho
Danh
điểm
Tên
vật
liệu
Đơn
giá
Tồn
đầu
tháng

Nhập Xuất
Tồn
cuối
tháng
Từ
ngày
Đến
ngày
Từ
ngày
Đến
ngày
Cộng
nhập
Từ
ngày
Đến
ngày
Từ
ngày
Đến
ngày
Cộng
xuất

Sổ số dư
Năm
Kho
Danh
điểm

Tên vật
liệu
ĐVT
Đơn
giá
Số dư đầu
năm
Tồn kho
cuối tháng 1
Tồn kho
cuối tháng 2

SL TT SL TT SL TT

3.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu
* Các phương pháp kế toán hàng tồn kho : Khi hạch toán hàng
tồn kho, người ta sẽ sử dụng 2 phương pháp kê khai thường xuyên và kê
khai định kỳ
3.1 : Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên :
A, Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên
PP này theo dõi phản ánh tình hình hiện có tình hình biến động tăng,
giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản
phản ánh từng loại hàng tồn kho … hiện nay phương pháp này đựơc sử
dụng phổ biến ở nước ta.
B, Tài khoản sử dụng
*TK 151 – hàng mua đang đi trên đường :
Kế toán sử dụng TK – hàng mua đang đi trên đường, để phản ánh
giá trị vật tư, hàng hóa được mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của
danh nghiệp, còn đang trên đườngvận chuyển, đang ở bến cảng, bến bãi

hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho…
Kết cấu và nội dung TK 151- Hàng mua đang đi trên đường
Nợ TK 151 Có
- Gía trị vật tư, hàng hóa - Gía trị vật tư, hàng hóa
đã mua đang đi trên đường đang đi trên đường đã nhập kho
hoặc chuyển giao thẳng cho các
bộ phận sử dụng, cho khách
hàng.

- Gía trị vật tư, hàng hóa
đã mua nhưng chưa về
nhập kho ( hàng mua đi
đường )
* TK 152 – Nguyên vật liệu
Kế tóan sử dụng TK 152 – Nguyên vật liệu để phản ánh giá trị hiện
có, tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu trong kho
của doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung TK 152 – Nguyên vật liệu
Nợ TK 152 Có

- Gía trị thực tế NVL nhập - Trị giá thực tế NVL xuất kho
kho do mua ngoài, tự chế, dùng cho sản xuất kinh doanh,
thuê ngoài gia công, chế để bán, thuê ngoài gia công chế
biến, nhận góp liên doanh biến hoặc góp vốn liên doanh.
hoặc nhập từ các nguồn khác. - Trị giá NVL trả lại người bán
- Trị giá NVL thừa phát hiện hoặc được giảm giá.
khi kiểm kê . - Trị giá NVL thiếu hụt phát
hiện khi kiểm kê.
- Trị giá thực tế NVL tồn kho
cuối kỳ .

TK 152 được mở chi tiết cho từng loại NVL tùy theo yêu cầu quản lý
của từng doanh nghiệp.
* TK 331- Phải trả cho người bán
Kế tóan sử dụng TK 331- Phải trả người bán, để phản ánh tình
hình thanh tóan về các khỏan nợ phải trả của doanh nghiệp cho người
bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã
ký. Tk này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh tóan về các
khỏan nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
Kết cấu và nội dung TK 331- Phải trả cho người bán

Nợ TK 331 Có
-Số tiền đã trả cho người bán, - Số tiền phải trả cho người bán,
người cung cấp hàng hóa, dịch người cung cấp hàng hóa, dịch vụ,
vụ, người nhận thầu xây lắp. người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người - Điều chỉnh giá tạm tính về giá
bán, người cung cấp, người thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch
nhận thầu xây lắp nhưng chưa vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc
nhận được sản phẩm, hàng hóa, thông báo giá chính thức.
dịch vụ.
- Số tiền người bán chấp nhận
giảm giá hàng hóa, dịch vụ
đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh tóan được
người bán chấp nhận cho doanh
nghiệp trừ vào nợ phải trả.
- Số kết chuyển về giá trị vật
tư, hàng hóa thiếu hụt, kém
phẩm chất khi kiểm nhận và
trả lại người bán.
- Số tiền còn phải trả cho

người bán
người cung cấp, người nhận thầu
xây lắp.
Số dư bên nợ(nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán
hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của
từng đối tượng cụ thể.
TK này cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh
tóan, từng lần thanh tóan.
C, Phương pháp kế tóan tổng hợp các trường hợp tăng NVL.
TH1: Kế tóan tổng hợp tăng NVL do mua ngoài.
+, TH1a) Trường hợp hàng nhập kho và hóa đơn cùng về.
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập
kho và các chứng từ khác có liên quan:
* Nếu mua hàng trong nước:

Nợ TK 152, 153 ( Gía mua thực tế )
Nợ TK 133(1) - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111,112,331…(Tổng giá thanh tóan)
* Mua hàng nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD được khấu trừ
thuế GTGT:
- Nợ TK152 (Gía mua thực tế)
Có TK 111,112,331(Số tiền phải trả cho người bán và CP vận
chuyển, bốc dỡ)
Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính(Chênh lệch tỷ
giá ghi sổ < tỷ giá thực tế)
Nếu chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế tóan TK 1112, TK 1122 lớn hơn
tỷ giá hối đoái thực tế thì số chênh lệch tỷ giá được ghi vào bên Nợ TK
TK 635 – CP tài chính .
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa và

thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Nợ TK 133(1) - Thuế GTGT được khấu trừ của vật tư, hàng
hóa.
Có TK 333(12) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
* Mua hàng nhập khẩu không đựơc khấu trừ thuế GTGT:
Nếu NVL nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ
không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp, hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương
trình, dự án, văn hóa, phúc lợi…được trang trải bằng nguồn kinh phí
khác thì thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị
NVL:
Nợ TK 152 (theo giá thực tế)
Có TK 111,112,331(Số tiền đã trả, phải trả và CP thu mua)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (TK 3333
- Thuế xuất, nhập khẩu – chi tiết thuế nhập khẩu)
(TK 33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Chênh lệch tỷ
giá ghi sổ < tỷ giá thực tế)
Hoặc ghi:
Nợ TK 635 nếu chênh lệch tỷ giá ghi sổ > tỷ giá thực tế.
Các trường hợp cần chú ý:
- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại do
mua khối lượng lớn hoặc được giảm giá hàng mua do hàng sai
quy cách, kém phẩm chất hoặc trả lại hàng đã mua cho người
bán, ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào nợ phải trả (Nếu chưa trả tiền cho người bán)
Nợ TK 111,112: Số tiền được trả lại (Nếu đã trả tiền cho người bán)
Nợ 138(1388): Số tiền được người bán chấp nhận
Có TK 152 (Số giảm giá hàng mua được hưởng hoặc số hàng mua
trả lại theo giá không có thuế)

Có TK1331 - Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số được giảm
giá hoặc hàng mua trả lại (nếu có)
- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh tóan do
thanh tóan tiền hàng trước hạn, không được ghi giảm giá hàng
mua, được ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính, kế tóan ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào nợ phải trả (Nếu chưa trả tiền cho người bán)
Nợ TK111,112: Số tiền được trả lại(Nếu đã trả tiển cho người bán)
Nợ TK 138(1388): Số tiền được người bán chấp nhận
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ( Chiết khấu thanh
tóan được hưởng)
+, TH1b) Trường hợp hàng về nhập kho nhưng chưa có hóa đơn.
Trường hợp này kế tóan không ghi sổ ngay, lưu phiếu nhập vào hồ
sơ “ Hàng về chưa có hóa đơn”.
Nếu trong tháng nhận được hóa đơn, căn cứ vào hóa đơn và phiếu
nhập ghi sổ như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
Nếu đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn, kế tóan tạm tính
giá để ghi sổ kế tóan:
+ Ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 152(giá tạm tính)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Sang tháng sau khi nhận được hóa đơn , kế tóan tiến hành điều
chỉnh lại sổ kế tóan theo một trong hai cách sau:
C1: Xóa giá tạm tính đã ghi sổ tháng trước bằng bút tóan đỏ, sau đó
ghi sổ theo giá thực tế bằng bút tóan thường.
C2: Điều chỉnh sổ kế tóan theo số chênh lệch giữa số đã ghi sổ kế
tóan theo giá tạm tính và giá mua ghi trên hóa đơn.
TH2: Trường hợp hàng mua đang đi trên đường ( hóa đơn về nhưng
chưa nhận được hàng)
Trường hợp trong tháng khi hóa đơn về nhưng chưa nhận được
hàng, kế tóan không ghi sổ ngay mà lưu hóa đơn vào hồ sơ “ hàng mua

đang đi trên đường”, nếu trong tháng hàng về, căn cứ vào hóa đơn và
phiếu nhập ghi sổ kế tóan như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
- Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, căn cứ vào hóa đơn, kế tóan ghi:
Bút toán 1: Phản ánh trị giá hàng đang đi đường
Nợ TK 151: ghi theo giá hóa đơn
Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào( nếu có)
Có TK 111,112,141,331: Tổng giá thanh tóan
Sang tháng sau, khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập, kế tóan ghi:
Bút toán 2: Xóa sổ số hàng đang đi đường
Nợ TK 152: Nếu hàng nhập kho, ghi theo giá hóa đơn
Nợ TK 621,627,641,642: Chuyển cho các bộ phận sử dụng
Có TK 151: Số hàng đi đường đã về(ghi theo giá hóa đơn)
TH3:Hàng thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất
- Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn:
+Nếu nhập kho tòan bộ số hàng
Nợ TK 152:Trị giá toàn bộ số hàng(giá không có thiế VAT)
Nợ TK 133(1331):Thuế GTGT tính theo giá hóa đơn
Có TK 331:Tổng giá thanh tóan theo hóa đơn.
Có TK 338(3381):Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý, tùy từng trường hợp kế toán ghi
sổ như sau:
+ Nếu trả lại người bán số hàng thừa:
Nợ TK 338(3381):Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152:Trả lại số hàng thừa
+ Nếu đồng ý mua lại số hàng thừa
Nợ TK 338(3381): Trị giá số hàng thừa đã xử lý
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa(nếu có)
Có TK331 : Tổng giá thanh tóan của số hàng thừa
+ Nếu hàng không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác
Nợ TK 338(3381):Trị giá hàng thừa đã được xử lý

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân
+ Nếu chỉ nhập kho theo hóa đơn thì số hàng thừa coi như giữ hộ
và ghi Nợ TK 002: Trị giá số hàng thừa.Khi trả lại số hàng thừa, ghi Có
TK 002.
- Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn:
Kế toán ghi sổ số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận hàng thông báo cho bên bán biết, kế tóan ghi sổ như sau:
Bút toán 1: Phản ánh số hàng thực nhận:
Nợ TK 152: Trị giá số hàng thực nhận(giá chưa có thuế VAT)
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo hóa đơn(nếu có)
Nợ TK 138(1381): Trị giá hàng thiếu chưa có thuế VAT
Có TK 331: Tổng giá thanh tóan theo hóa đơn
Bút toán 2: Xử lý số hàng thiếu
- Nếu người bán giao tiếp số thiếu:
Nợ TK 152: Số thiếu do người bán giao
Có TK 138(1381): Số thiếu được xử lý.
- Nếu người bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền trả cho người bán
Có TK 138(1381): Xử lý do thiếu
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu
- Nếu cá nhân làm mất, phải bồi thường:
Nợ TK 138(1388), 334: Cá nhân bồi thường
Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
- Nếu số thiếu không xác định được nguyên nhân ghi tăng giá vốn
hàng mua
Nợ TK 632 : Các khoản mất mát, hao hụt sau khi trừ đi phần
đã được bồi thường
Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu
TH 4: Trường hợp kém phẩm chất, sai quy cách, không bảo đảm

hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người
bán.Khi xuất kho giao cho chủ hàng hoặc số hàng được giảm giá:
Nợ TK 331,111,112 : Tổng giá thanh toán
Có TK 152 : Số hàng được giảm giá hoặc trả lại
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT giảm trừ
TH 5: Các trường hợp nhập khác:
+, Nhập vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến:
Nợ TK 152 : Theo giá thành thực tế
Có TK 154 : Gía thành thực tế vật liệu tự sản xuất hoặc thuê
ngoài gia công
+, Tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác,
được cấp phát:
Nợ TK 152 : Gía thực tế
Có 411 : Gía thực tế
+, Tăng vật liệu do được biếu tặng:
Nợ TK 152 : Gía trị hợp lý ban đầu
Có TK 711 : Gía trị hợp lý ban đầu
+, Tăng vật liệu do thu hồi vốn góp liên doanh, vốn góp vào cơ sở
kinh doanh đồng kiểm soát:
Nợ TK 152 : Gía trị thu hồi
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính : Số vốn không thu hồi được
Có TK 128,222,223,228 : Số vốn góp
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính : Gía trị thu hồi
vượt quá số vốn góp
+, Tăng do sản xuất dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi nhập
kho:
Nợ TK 152
Có TK 621,627,641,154,711
+, Tăng vật liệu do kiểm kê phát hiện thừa:
Nợ TK 152: Gía thực tế thừa

Có TK 632 : Số thừa trong định mức
Có TK 338(3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý
+, Tăng do đánh giá lại:
Khi có quyết định của Nhà nước hoặc của cơ quan có thẩm
quyền về đánh giá lại tài sản, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê và
đánh giá lại tài sản. Nếu đánh giá lại > giá ghi trên sổ kế tóan DN,
phần chênh lệch tăng kế tóan ghi:
Nợ TK 152: Phần chênh lệch
Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
D, Phương pháp kế tóan tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong các DN sản xuất chủ yếu giảm là do nhu
cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý sản xuất trong phạm vi các
phân xưởng, các bộ phận sản xuất phục vụ cho các bộ phận bán
hàng cho quản lý doanh nghiệp và một số nhu cầu khác ( góp vốn
liên doanh, nhượng bán, cho vay…)
TH1: Xuất vật liệu dùng cho SXKD:
Nợ TK 621,627,641,642,241
Có TK 152: Gía gốc thực tế NVL xuất dùng.
TH2: Xuất NVL tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
TH3: Xuất NVL góp vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết:
Căn cứ vào giá trị đánh giá lại vật tư đựoc thỏa thuận giữa nhà
đầu tư và công ty liên kết và giá gốc NVL xuất kho để xác định phần
chênh lệch.
a, Nếu giá trị đánh giá lại NVL > giá gốc NVL xuất kho , phần
chênh lệch ghi Có TK 711 – Thu nhập khác :
Nợ TK 222,223…:Gía trị đánh giá lại
Có TK 152: Gía gốc NVL xuất kho
Có TK 711: Phần chênh lệch.

b, Nếu giá trị đánh giá lại vật tư < giá gốc NVL xuất kho, phần
chênh lệch ghi Nợ TK 811 – Chi phí khác:
Nợ TK 222,223…:Gía trị đánh giá thừa
Nợ TK 811: Phần chênh lệch
Có TK 152: Gía gốc NVL xuất kho
TH4: Xuất NVL cho vay tạm thời:
Nợ TK 138(1388): Cá nhân, tập thể vay tạm thời
Nợ TK 136(1368): Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152: Gía gốc NVL cho vay thực tế
TH5: Xuất NVL bán, trả lương, thưởng, tặng, biếu(Theo giá thực
tế)
Nợ TK 632 – Gía vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên vật liệu
TH6: Kiểm kê phát hiện thiếu:
Nợ TK 138(1388): Thiếu cá nhân phải bồi thường
Nợ TK 334: Khấu trừ vào lương
Nợ TK 632: Thiếu trong định mức
Nợ TK 138(1381): Thiếu ngoài định mức
Có TK 152: Trị giá NVL thiếu hụt
TH7: Đánh giá giảm NVL theo quyết định Nhà nước:
Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 152 – Nguyên vật liệu.

4. Một số chứng từ sử dụng.
+, Hóa đơn giá trị gia tăng
+, Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa
+, Phiếu xuất kho
+, Bảng phân bổ vật liệu
5. Các loại sổ sách sử dụng
+, Thẻ kho

+, Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
+, Bảng phân bổ nguyên vật liệu nhập xuất
+, Chứng từ ghi sổ