Những sự cố thường gặp trong Tổ chức sự kiện ppt

Những sự cố thường gặp
trong Tổ chức sự kiện
1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo
nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công
ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một
khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã
được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của
hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê -
khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần
thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách
tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy
là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả
lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo
được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu
“nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách
tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra,
công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự,
đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không
rơi vào tình thế bị động.



2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay
nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ
chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian
cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu
tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước
ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì
không chừng phải rơi vào cảnh… hoãn họp! Kế đến là việc treo băng

rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với
khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa
điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!
Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và
chỉ được treo ở 20 địa điểm.
3. Thông thường, khi tổ chức họp báo,
giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải
thưởng… doanh nghiệp thường nhắm
đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn.
Khách sạn càng nhiều sao càng được
xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện
nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại
một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ
chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước,
có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng
hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các
khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng;
ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có
nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh
nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng
tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém,
ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ
sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy
thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn.
Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến
nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.


4. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng
là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân

khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu
người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn.
Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ
buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang
phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất
hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể
đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây
ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình
sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần
nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin
vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC
chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình
bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao”
thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường
không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy”
chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải
đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời
trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc
cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa.
Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến
buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai
cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa.
Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục
diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm
toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không
kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

5. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình

trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu
bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý
rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng
nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện,
cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình.
Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất
nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa
trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và
khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm
tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với
phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được
liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công
cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải
pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình
huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra
sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn
thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây
là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt
này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những
vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được
qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.
(Theo Opera)