đề cương bài giảng 2 tổ chức và quản lý tài liệu điện tử

Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả
Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả
T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả
T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả
TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử
TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử


TS. Nguy n L Nhungễ ệ
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
0912581997
0912581997

N i dungộ
1. Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - Nh ng khái ệ ư ữ ờ ạ ệ ử ữ
ni m c b nệ ơ ả
2. Các khuynh h ng t ch c và l u tr TLĐTướ ổ ứ ư ữ
3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t phápấ ề ệ ố ậ
4. Các chi n l cế ượ
5. Nh ng tác đ ng đ i v i l u trữ ộ ố ớ ư ữ
6. Tài li u trong môi tr ng CSDLệ ườ
7. Các ng/t c b o qu n và ti p c n khai thác s d ng ắ ả ả ế ậ ử ụ
TLLTĐT

TÀI LI U THAM KH OỆ Ả
1. H i đ ng l u tr qu c t - C m nang qu n lý ộ ồ ư ữ ố ế ẩ ả
tài li u đi n t nhìn t góc đ l u tr . (ICA ệ ệ ử ừ ộ ư ữ
Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997
2. Lu t giao d ch đi n t s 51/2005/QH11 ngày ậ ị ệ ử ố
29 tháng11 năm 2005

3. Quy t đ nh s 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 ế ị ố
tháng 4 năm 2003 c a Th ng đ c NHNN ban ủ ố ố
hành quy đ nh v b o qu n, l u tr ch ng t ị ề ả ả ư ữ ứ ừ
đi n t đã s d ng đ h ch toán và thanh toán ệ ử ử ụ ể ạ
v n c a các T ch c cung ng d ch v thanh ố ủ ổ ứ ứ ị ụ
toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of
Commonwealth records 2003 - Lu t Giao d ch ậ ị
đi n t và x lý h s Liên bang năm 2003ệ ử ử ồ ơ

5. Kinh nghi m c a NARA trong h ng d n qu n lý tài li u đi n t ệ ủ ướ ẫ ả ệ ệ ử
(Xem: Lu t l u tr Liên bang M ) ậ ư ữ ỹ
6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Qu n lý h s ả ồ ơ
đi n t và văn phòngệ ử - www.archives.ru
7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения
информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25,
1998 - Dmitry Kazan “Vài ý ki n ế v công ngh c a các lu ng ề ệ ủ ồ
thông tin thông qua tài li u, Computerra, 24-25 № năm 1998ệ
8. Chính sách qu n lý tài li u đi n t c a C quan UNDP,ả ệ ệ ử ủ ơ
9. H ng d n qu n lý tài li u đi n t ” c a ti u bang Minnesota, ướ ẫ ả ệ ệ ử ủ ể
M , 2004ỹ
10. Larin M.V, R xkov O.I. – Tài li u đi n t trong qu n lý, ư ệ ệ ử ả
VNIIDAD, M., 2005

Ngu n:ồ
•
www.vanthuluutru.com,
•
www.archives.gov.vn,
•

/>n
,
•
www.tailieu.vn,
•
www.archives.ru
•
www.vniidad.ru
•
www.nhb.gov.sg/NAS/
•
www.arkib.gov.my/home
•
www.nat.go.th/

1.Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - ệ ư ữ ờ ạ ệ ử
Nh ng khái ni m c b nữ ệ ơ ả
1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT
1.3. Quan niệm về chức năng LT
1.4. Xác định lại vai trò của người làm LT và
các tổ chức LT

Khái ni m v tàì li u ệ ề ệ l uư trữ đi nệ tử
•
là thông tin đ c ghi l i, đ c làm ra hay ượ ạ ượ
nh n đ c trong quá trình tri n khai (b t ậ ượ ể ắ
đ u), th c hi n hay hoàn t t m t h/đ ng c a ầ ự ệ ấ ộ ộ ủ
cá nhân hay c a CQ, TC và bao g m n i dung, ủ ồ ộ
b i c nh và c u trúc đ đ cung c p b ng ố ả ấ ủ ể ấ ằ

ch ng v ho t đ ng đó.ứ ề ạ ộ

•
Quan ni m v b i c nh đ c g n v i môi tr ng c a ệ ề ố ả ượ ắ ớ ườ ủ
TL đó, 3 khía c nh c a khái ni m v b i c nh c a TL. ạ ủ ệ ề ố ả ủ
- nh ng thông tin b i c nh có ch a trong tài li u (ch ữ ố ả ứ ệ ữ
ký c a quan ch c th a hành). ủ ứ ừ
- m i quan h gi a m t TL và các TL khác trong fond. ố ệ ữ ộ
- ho t đ ng mà trong đó TL đ c t o ra. ạ ộ ượ ạ
* Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi
là TL được ghi lại như thế nào, nó bao gồm
việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp
(layout), thể loại (format), phương tiện vật lý
v.v Đối với TLĐT thì việc phân định rõ ràng
giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều
cần thiết.

“TL đ c đ c b ng máy”, “TL trên v t mang là máy ọ ượ ằ ậ
tính (t tính)”, và “đ h a máy tính”,… ừ ồ ọ
Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là
máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-
98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật
mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin
của nó bằng máy tính điện tử”.

tài li u đi n t - đó là m t hình th c trình bày ệ ệ ử ộ ứ
tài li u d i d ng t p h p các th c hi n liên ệ ướ ạ ậ ợ ự ệ
quan v i nhau trong môi tr ng đi n t và các ớ ườ ệ ử
th c hi n liên quan v i nhau t ng ng v i ự ệ ớ ươ ứ ớ
chúng trong môi tr ng s ; (TC_ 52292R)ườ ố

1) tính ghi nh nậ - thu c tính ch c năng c a TL, nó ộ ứ ủ
ch ra TL ph/ánh các tin t c ch a đ ng trong nó ỉ ứ ứ ự
không ph thu c vào hình th c trình bày;ụ ộ ứ
2) tính tiếp cận - thuộc tính của TL, ph/ảnh hình thức trình
bày TL bảo đảm khả năng hiển thị các tham số đã cho của
việc trình bày TL đó (n/d, t/chất, c/nghệ) bằng các ph/tiện
sẵn có tại những thời điểm đã cho trong khoảng thời gian
có giới hạn;
3) tính toàn vẹn - thuộc tính của TL: trong bất cứ sự trình
bày TL nào thì các giá trị cho trước của các tham số của TL
được trình bày phải thoả mãn những y/cầu đặc thù;
4) tính pháp lý - thuộc tính của TL, sự trình bày TL
chứa các tham số khẳng định tính hợp pháp
kh/quan của c/nghệ được sử dụng trong suốt vòng
đời của TL.
Yêu cầu: TLĐT theo TC_52292R

Theo l u tr Mư ữ ỹ
•
tài li u đi n t , đó là tài li u ch a đ ng thông ệ ệ ử ệ ứ ự
tin s , đ th và văn b n có th đ c ghi trên ố ồ ị ả ể ượ
b t c v t mang máy tính nàoấ ứ ậ (nghĩa là ch a ứ
thông tin đ c ghi d i hình th c thích h p ượ ướ ứ ợ
cho x lý ch nh s h tr c a máy tính) ử ỉ ờ ự ỗ ợ ủ

Phân bi t tài li u đi n t v i nh ng tài ệ ệ ệ ử ớ ữ
li u khác d ng truy n th ng:ệ ở ạ ề ố
- Vi c ghi tin và s d ng các ký hi u. ệ ử ụ ệ
- S liên k t gi a n i dung và ph ng ti n ự ế ữ ộ ươ ệ

mang tin.
- Nh ng đ c đi m v c u trúc lôgic và c u ữ ặ ể ề ấ ấ
trúc th c th (v t lý). ự ể ậ

1.2. Đ tin c y và tính xác th c c a ộ ậ ự ủ
tài li uệ đi nệ tử
•
m c đích chính c a vi c t o l p và l u gi ụ ủ ệ ạ ậ ư ữ
tài li u là đ cung c p b ng ch ng. B ng ệ ể ấ ằ ứ ằ
ch ng v các ho t đ ng và tác nghi p là ứ ề ạ ộ ệ
c n thi t đ minh ch ng cho trách nhi m ầ ế ể ứ ệ
c a m t pháp nhân hay cá nhân.ủ ộ
•
Đ tin c y c a m t TL chính là kh năng ộ ậ ủ ộ ả
c a TL đ làm m t b ng ch ng đáng tin ủ ể ộ ằ ứ
c y. V b n ch t, m t TL không th tin ậ ề ả ấ ộ ể
c y h n so v i b n thân TL đó vào th i ậ ơ ớ ả ở ờ
đi m nó đ c t o ra.ể ượ ạ

1.2. Đ tin c y và tính xác th c c a ộ ậ ự ủ
TLĐT
•
Tính xác th c c a TL dùng đ ch s b n v ng ự ủ ể ỉ ự ề ữ
qua th i gian c a các đ c đi m ban đ u ờ ủ ặ ể ầ
(nguyên b n) c a TL đó xét v khía c nh b i ả ủ ề ạ ố
c nh, c u trúc và n i dung. M t TL xác th c ả ấ ộ ộ ự
là TL gi l i đ c đ tin c y ban đ u c a nó.ữ ạ ượ ộ ậ ầ ủ

1.3. Quan ni m v ệ ề ch cứ năng l uư trữ
C/năng LT là t p h p các h/đ ng liên đ i góp ậ ợ ộ ớ

ph n c n thi t cho vi c th c hi n thành công ầ ầ ế ệ ự ệ
nh ng m/tiêu v xác đ nh, b o qu n an toàn ữ ề ị ả ả
TLLT và b o đ m cho nh ng TL đó có th ti p ả ả ữ ể ế
c n khai thác s d ng và hi u đ c.ậ ử ụ ể ượ

1.4. Xác đ nh l i vai trò c a ng i làm LT ị ạ ủ ườ
và các t ch c LTổ ứ
•
trong môi tr ng đi n t đang t n t i m t đ ng l c ườ ệ ử ồ ạ ộ ộ ự
thay đ i gi a ch/năng LT và các giai đo n c a vòng ổ ữ ạ ủ
đ i TL mà trong đó ch/năng LT ph i đ c th c thiờ ả ượ ự
chú ý hơn tới giai đoạn tạo lập và chuẩn bị của vòng
đời của TL, bảo toàn được những TL thực sự xác thực,
đáng tin cậy và có thể BQ được, bằng cách đặt ra
t/chuẩn và h/dẫn cho các bên liên quan áp dụng
và/hoặc xây dựng hệ thống luật pháp và/hay quy định
phù hợp
thiết lập những cơ chế, chính sách để kiểm tra,
giám sát nỗ lực những người thực hiện các
ch/năng LT về BQ, tiếp cận KT và SD TL

2. Các khuynh h ng t ch c ướ ổ ứ
và l u tr tài li u đi n tư ữ ệ ệ ử
2.1. S phát tri n c a các ph/pháp và quy ự ể ủ
trình qu n lý TLĐTả
2.2. S thay đ i liên t c c a công ngh và ự ổ ụ ủ ệ
các ng d ngứ ụ
2.3. Nhu c u c a ng i s d ng thay đ i và ầ ủ ườ ử ụ ổ
kỳ v ng ti p c n khai thác TLĐT ọ ế ậ
2.4. C/tác l u tr TLĐT và s ph thu c l n ư ữ ự ụ ộ ẫ

nhau gi a công ngh và t ch c ữ ệ ổ ứ

2. Các khuynh h ng t ch c và l u tr TLĐT ướ ổ ứ ư ữ
2.1. S phát tri n c a các ph/pháp và ự ể ủ
quy trình QL TLĐT
Các CQ, TC đã d a trên TLĐT đ th c thi và ghi ự ể ự
chép l i h/đ ng c a mình ho c quan tâm đ n vi c ạ ộ ủ ặ ế ệ
lo i b TL gi y kh i các h th ng c a mình hi n ạ ỏ ấ ỏ ệ ố ủ ệ
đang tìm ki m các gi i pháp cho các v/đ v tính ế ả ề ề
xác th c, v qu n lý và đ nh THBQ cho TLĐT ự ề ả ị
khả năng của các hệ thống thông tin của cq, về tổ chức
và cấu trúc của các nguồn lực thông tin về các chính
sách và thực tiễn đối với việc lưu giữ TL trong môi
trường KTS sẽ có một tác động q/trọng đối với các kiểu
chiến lược và ph/pháp mà các tổ chức LT có thể áp dụng
để bảo đảm BQ lâu dài TL có giá trị LT

TL đ c t o ra t h th ng cũ s còn luôn s n ượ ạ ừ ệ ố ẽ ẵ
sàng, có th hi u và s d ng đ c đ i v i ng i ể ể ử ụ ượ ố ớ ườ
s d ng c a h th ng m i thì CQ, TC ph i ử ụ ủ ệ ố ớ ả
chuy n đ i TL cũ sang h th ng m i. Đa s các ể ổ ệ ố ớ ố
h th ng ph n m m ngày nay b o đ m đ c s ệ ố ầ ề ả ả ượ ự
“t ng thích v i tr c đó” gi a phiên b n m i và ươ ớ ướ ữ ả ớ
cũ c a cùng m t nhà cung c p ph n m m, nh ủ ộ ấ ầ ề ư
gi a 2 phiên b n c a cùng m t lo i b ph n m m ữ ả ủ ộ ạ ộ ầ ề
x lý VB. ử

2.2. S thay đ i liên t c c a công ngh ự ổ ụ ủ ệ
2.2. S thay đ i liên t c c a công ngh ự ổ ụ ủ ệ
và

và
các ng d ngứ ụ
các ng d ngứ ụ
•
Các CQ, TC ti n hành nâng c p các h th ng c a ế ấ ệ ố ủ
mình th/xuyên và c vài năm m t l n, thay đ i ứ ộ ầ ổ
hoàn toàn h th ng máy tính c a mình.ệ ố ủ
•
Tuổi thọ tương đối ngắn của p/mềm và phần
cứng có tác động lớn đến việc bảo quản lâu dài
TLĐT. Các CQ,TC thay thế các hệ thống của
mình khi mà các nhà cung cấp ngừng cung cấp
một hệ thống đã lạc hậu hay khi mà các sản
phẩm mới hứa hẹn nhiều điểm ưu việt hơn
p/mềm cũ.
Sự x/hiện của các quy trình và hệ thống mới chủ yếu là
do đòi hỏi của thị trường, các nhà sản xuất phần cứng
và phần mềm máy tính tìm cách tăng thị phần bằng
cách đưa ra các sản phẩm mới với các đặc điểm mới,
tính năng được tăng cường.

2.3. Nhu c u c a ng i s d ng thay đ i ầ ủ ườ ử ụ ổ
và kỳ v ng ti p c n khai thác tài li u đi n ọ ế ậ ệ ệ
tử
•
Đa s ng i s d ng c a các h th ng máy tính ố ườ ử ụ ủ ệ ố
tr c kia ph i có nh ng k năng và s ti p c n k ướ ả ữ ỹ ự ế ậ ỹ
thu t chuyên sâu t i các h th ng máy tính. “Các ậ ớ ệ ố
công vi c” đ c chuy n t i trung tâm máy tính và ệ ượ ể ớ
k t qu đ c tr l i cho ng i s d ng d i ế ả ượ ả ạ ườ ử ụ ở ướ

d ng các s n ph m in ra t máy tính. ạ ả ẩ ừ
•
S ti p c n tr c ti p t i nh ng thông tin KTS có ự ế ậ ự ế ớ ữ
nhi u u đi m xét t ph ng di n ng i s d ng. ề ư ể ừ ươ ệ ườ ử ụ
Vi c tra c u và cung c p đ c th c hi n nhanh ệ ứ ấ ượ ự ệ
chóng. Ng i s d ng có th trích l c các ph n ườ ử ụ ể ượ ầ
c a m t VB, phân tích và x lý chúng d dàng h n ủ ộ ử ễ ơ
d ng KTS. ở ạ
•
các l u tr c n tính t i nhu c u ngày càng tăng t ư ữ ầ ớ ầ ừ
phía nh ng ng i s d ng đ i v i vi c ti p c n ữ ườ ử ụ ố ớ ệ ế ậ
TLLT d ng k thu t s . ở ạ ỹ ậ ố

2.4. C/tác l u tr TLĐT và s ph thu c l n ư ữ ự ụ ộ ẫ
nhau gi a ữ công ngh và t ch cệ ổ ứ
•
môi tr ng k thu t s ch a đ ng nh ng m i ườ ỹ ậ ố ứ ự ữ ố
quan h và đi u ph thu c l n nhau ph c t p ệ ề ụ ộ ẫ ứ ạ
h n nhi u so v i môi tr ng truy n th ng. ơ ề ớ ườ ề ố
•
M i liên h gi a c u trúc t ch c và ki n ố ệ ữ ấ ổ ứ ế
trúc công ngh ệ  ng i s d ng cu i có quy n ườ ử ụ ố ề
ki m soát đáng k đ i v i vi c t ch c, l a ể ể ố ớ ệ ổ ứ ự
ch n và qu n lý nh ng tài li u mà h t o ra ọ ả ữ ệ ọ ạ
 ng i thi t k h th ng ph thu c vào ườ ế ế ệ ố ụ ộ
ng i s d ng cu i đ xác đ nh nh ng yêu ườ ử ụ ố ể ị ữ
c u đ i v i h th ng mà h thi t k ầ ố ớ ệ ố ọ ế ế

3. Các v n đ pháp lý và ấ ề h th ng lu t phápệ ố ậ
3.1. S th a nh n TLĐT trong các th t c pháp lýự ừ ậ ủ ụ

3.2. Th m quy n c a l u tr đ i v i nh ng TL hi n ẩ ề ủ ư ữ ố ớ ữ ệ
hành
3.3. Th i h n giao n p TL vào kho l u tr ờ ạ ộ ư ữ
3.4. H th ng lu t pháp v b o v đ i t và ti p ệ ố ậ ề ả ệ ờ ư ế
c n khai thác thông tinậ
3.5. S tách bi t tài li u kh i s giám sát c a công ự ệ ệ ỏ ự ủ
chúng

•
Trong các văn b n pháp lý c a n c ngoài, ả ủ ướ
nh ng đ nh nghĩa “tài li u đi n t ” khác bi t ữ ị ệ ệ ử ệ
nhau, nh ng đa ph n chúng kh ng đ nh tính b t ư ầ ẳ ị ấ
bi n c a s t n t i các lo i TL d i d ng đi n ế ủ ự ồ ạ ạ ướ ạ ệ
t , công nh n TLĐT nh d ng đ c bi t c a TL.ử ậ ư ạ ặ ệ ủ
Đặc điểm của TLĐT là ở chỗ, thông tin của nó được t/bày
dưới dạng “điện tử - số” và kết quả là chỉ có thể cảm nhận
được nó nhờ sự trợ giúp của các ph/tiện kỹ thuật và
ch/trình tương thích.
TLĐT đang thực hiện chính các c/năng và có g/trị đích
thực như TL truyền thống.  trong luật lưu trữ của một số
nước phát triển, các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử”
điểm nhấn không dành cho hình thức của TL mà cho các
c/năng của chúng